労働条件通知書とは？記載事項や記入例、交付方法を解説【法改正対応版】

監修者： 川口 正倫（社会保険労務士）

2024/11/08更新

「労働条件通知書」は、従業員を雇用するときに必ず作成しなければならない書類です。使用者（会社）には従業員への交付が義務付けられており、記載事項も法律で定められています。交付しなかったり、必要事項の記載が漏れていたりすると違法となり、罰則が科されることがあります。

本記事では、労働条件通知書の役割、具体的な記載事項や記入例などに加え、労働条件通知書と混同されやすい雇用契約書との違いなどについて解説します。

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労働条件通知書とは労働者に交付する労働条件を記載した書類

労働条件通知書は、労働者と雇用契約を結ぶ際に、会社が必ず作成・交付しなければなりません。労働基準法第15条には「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定められています。

引用：e-GOV「労働基準法 第十五条 労働条件の明示」

労働条件通知書の発行対象

正社員、契約社員、パート、アルバイトといった雇用形態にかかわらず、すべての従業員が発行対象です。ただし、会社と直接、雇用関係のない派遣社員や業務委託の受託者は発行対象ではありません。派遣社員の場合は、派遣先での就業条件が明示された労働条件通知書を、派遣元の企業が発行・交付します。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書と混同されやすい書類に、同じく会社と従業員との間で交わされる雇用契約書があります。両者の大きな違いは、以下の2点です。

• 法的義務の有無
• 通知なのか契約なのか（署名捺印の有無）

労働条件通知書は、労働基準法で労働者への交付が義務付けられています。その一方で、雇用契約書は、会社に法的な作成義務はありません。雇用契約については、労働契約法第4条等で定められていますが、労働契約の内容をできる限り書面により確認するものとはされていますが、書面での契約は義務付けられておらず、口頭での合意でも成立します。しかし、口約束だけでは、入社後に「言った、言わない」のトラブルに発展する可能性があります。そのため、一般的には労働条件通知書を交付するか、雇用契約書を作成して契約を交わします。

労働条件通知書が「通知」であるのに対し、雇用契約書が「契約」である点も大きな違いです。前者の目的は、あくまで労働条件の提示であるため、労働者側の署名捺印（または記名押印）を必要としません。その一方で、後者には、会社・労働者の署名捺印（または記名押印）をするのが一般的です。

参照：e-GOV「民法 第六百二十三条 雇用」

「労働条件通知書 兼 雇用契約書」としてまとめて発行できる

実務上、労働条件通知書と雇用契約書を統合して、「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を発行する場合もあります。両者の記載事項には重複する内容が多いことと、個別に作成するよりは一本化した方が、手間が省けることが理由です。記載事項は、法的に作成義務のある労働条件通知書に準じている必要があります。

記載事項などについて詳しくは以下の関連記事をご覧ください。

• 雇用契約書とは？労働条件通知書との違いや記載事項、注意点を解説

労働条件通知書を交付するタイミング

では、労働条件通知書の交付はいつ行うのでしょうか。タイミングとしては、次の4つのケースがあります。

• 従業員を新規採用する場合
• 従業員を募集する場合
• 有期雇用の労働者の契約を更新する場合
• 労働条件に変更があった場合

以下で詳しく解説します。

従業員を新規採用する場合

労働基準法では「労働契約締結時」に明示しなければならないと定めています。ただし、実際には、新規採用の従業員は内定時に雇用契約が成立することが多く、内定時に交付することが多く見られます。また、即時採用・入社の場合には、入社時に交付することも一般的です。

いずれの場合でも、採用が決定したらできるだけ早めに交付しましょう。これにより、従業員は労働条件を事前に把握し、疑問点や不明点を解消する時間を確保できます。企業側も労働条件に関するトラブルを未然に防げるため、双方にとってメリットがあります。

従業員を募集する場合

ハローワークで求人申し込みを行う場合や、企業サイトなどで従業員を募集する際には、求人票や募集要項で、職業安定法や労働基準法で定められた労働条件を明示しなければなりません。記載内容は、労働条件通知書に記載されるもの（賃金、労働時間、休日、休暇、業務内容、勤務地など）とほぼ同様です。

有期雇用の労働者の契約を更新する場合

雇用契約に期間の定めがある労働者の場合は、契約更新のたびに交付する必要があります。たとえ雇用期間以外の労働条件に変更がなかったとしても、新たな契約期間を明示した労働条件通知書を作成して交付しなければなりません。

労働条件に変更があった場合

すでに雇用している従業員の労働条件に変更があった場合には、交付義務ではありませんが、変更後の内容が記載された労働条件通知書を作成交付するのが望ましいです。労働条件の変更とは、従業員の賃金や労働時間、業務内容、勤務地などが変わることです。パートやアルバイトとして雇用していた従業員を正社員に登用する場合も、賃金や労働時間が変わったり、福利厚生が追加されたりするため、改めて交付しましょう。

労働条件通知書の交付方法

労働条件の明示は原則として書面での交付が必要ですが、2019年（平成31年）4月1日以降は、従業員が希望すればFAXや電子メール、LINEなどのSNSメッセージ機能などによる電子交付も認められるようになりました。ただし、出力して書面を作成できるものに限ります。また、第三者が閲覧できるブログやWebページへの書き込みによる明示は認められません。

従業員が希望していない場合の電子交付は認められず、労働基準法違反となるため注意しましょう。対応方法としては「労働条件通知書 兼 雇用契約書」の末尾に「電子交付を希望する」という項目を設け、従業員に記名押印してもらうことをおすすめします。

参照：厚生労働省「平成31年4月から､労働条件の明示が FAX・メール・SNS等でもできるようになります」

電子メールなどで交付する場合は、プリントアウトが可能な形式で送信し、データがきちんと到着したかどうかを従業員に確認する必要があります。また、SNSの一部サービスでは、情報の保存期間が限られている可能性があるため、できるだけプリントアウトして保存するように従業員に伝えておきましょう。

なお、労働条件通知書を電子交付する際のデータは、電子帳簿保存法の規定する電子取引データに該当します。同法に基づいて取り扱わなければなりません。

労働条件通知書への記載事項

労働条件通知書に記載する事項は、以下の2つに分けられます。

• どの会社も必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」
• 該当する制度などを設けている場合のみ記載義務のある「相対的必要記載事項」

それぞれの具体的な記載内容について解説します。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項には、雇用契約期間や業務の内容、働く場所、勤務時間、給与などがあります。

参照：厚生労働省「令和6年4月から労働条件明示のルールが改正されます」

契約関連

雇用契約期間に定めがある場合は契約開始日・終了日、更新の有無、更新基準、更新上限の有無・内容、無期転換の申し込み機会、無期転換後の労働条件について明記します。期間の定めがない場合はその旨を記載します。

期間

期間に関しては、期間の定めがある（有期労働契約）か、期間の定めがない（無期労働契約）かで記載内容が変わります。有期労働契約の場合には、具体的な期間（契約の開始日と終了日）を明記します。例えば「契約期間：期間の定めあり（2024年4月1日～2024年9月30日」のように記載します。ただし、この期間は労働基準法が定める範囲内に設定しなければなりません。上限は原則3年、専門的な知識や技術などを有する労働者および満60歳以上の労働者については5年です。

参照：e-GOV「労働基準法　第十四条　契約期間等」

無期労働契約の場合は、期間の定めがないことを、例えば「契約期間：期間の定めなし」のように記載します。これは一般的に正社員として雇用するケースが考えられます。

更新有無・基準

契約更新の有無は「自動的に更新する」「更新する場合があり得る」「契約の更新はしない」「その他（条件によって更新の有無が決まる）」などから選択して、該当するものを記載します。

契約更新の判断基準としては、労働者の業務量や勤務成績・態度、能力、さらには会社の経営状況などが挙げられます。

労働契約法第18条では、労働者が同一の使用者との間で締結した有期労働契約が通算5年を超える場合、無期労働契約への転換を申し込む権利が発生すると定めています。労働条件通知書には、この権利（無期転換申し込み権）が発生するタイミングや条件についても明示する必要があります。

参照：厚生労働省「無期労働契約への転換」

参照：e-GOV「労働契約法　第十八条　有期労働契約の期間の定めのない労働契約への転換」

更新上限の有無・内容（法改正で追加）

2024年4月施行の改正労働基準法により、有期契約労働者に交付する労働条件通知書に「更新上限の有無と内容」を明示することが義務付けられました。明示するのは、契約の締結と契約更新のタイミングごとです。具体的には、契約更新の上限があるかどうか、ある場合には、その内容（通算契約期間の上限や更新回数の上限など）を記載しなければなりません。改正によってこの項目が追加された背景としては、無期労働契約への転換ルールが労使ともに十分に認知されていないため、その理解を促進する狙いがあります。

無期転換の申し込み機会（法改正で追加）

上述した通り、有期労働契約が通算5年を超える労働者には、無期転換申し込み権が発生します。2024年4月からは、無期転換申し込み権が発生する更新のタイミングごとに「無期転換を申し込める旨」を明示しなければならなくなりました。

無期転換後の労働条件（法改正で追加）

2024年4月から、無期転換後の労働条件の明示が必要になりました。なお、転換後の労働条件については、労働契約法において、別段の定めがある場合を除き原則として転換前とは変わらない旨が定められています。

ただし、別段の定めがある場合でも、転換後に労働者に不利益となるような労働条件の変更は認められていません。

業務関連

業務内容・就業場所、就業場所および従事すべき業務の変更の範囲、始業・終業時間および残業、休憩時間、休日・休暇について記載します。

業務内容、就業場所

雇用直後に従事する業務の内容や職種、働く場所の住所（テレワーク勤務の場合も含む）を記載します。就業場所については、事業所や部署名なども記載しておきます。

就業場所・従事すべき業務の変更の範囲（法改正で追加）

改正労働基準法では、雇用直後の就業場所および業務内容に加え、将来的に発生し得る、これらの変更範囲についても記載しなければならなくなりました。配置転換や転勤などによって就業場所や従事する業務が変わる可能性がある場合には記載しておきましょう。

始業・終業時間、残業

始業および終業の時刻、所定労働時間を超す勤務（残業）の有無などを記載します。変形労働時間制やシフト制、昼夜2交代制、フレックスタイム制などで勤務する場合は、その旨を明示します。

休憩時間

労働基準法では、労働時間が6時間超、8時間以下の場合には少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を労働者に与えなければならないと定めています。労働条件通知書にも同法に定められた範囲内で具体的な休憩時間を記載します。

休日・休暇

週休の日数や休日の曜日、年次有給休暇の日数のほか、夏季休暇や年末年始休暇などについても記載します。労働基準法では、原則として少なくとも週に1日、または4週間を通じて4日以上の休日を与えなければならないと定めています。

給与関連

月給、日給、時給といった基本賃金の計算方法や具体的な金額、給与の支払方法、諸手当の金額や計算方法、割増賃金率なども明示します。また、給与計算を行ううえでの締め日や、給与の支払日についても記載します。

退職関連

退職の事由や退職に関する手続き、解雇の事由、定年制の有無などを記載します。定年制を設ける場合には60歳未満にはできません。定年を65歳未満とする場合は、65歳までの定年の引き上げや継続雇用制度の導入などの措置を講じる必要があります。

パート・アルバイト労働者の追加事項

パートやアルバイトといったパートタイム労働者に交付する労働条件通知書には、パートタイム労働法の定めによって・昇給・退職手当・賞与の有無および雇用に関する相談窓口を記載する義務があります。

昇給・退職手当・賞与の有無

昇給の有無、退職手当の有無、賞与の有無について記載しなければなりません。

雇用に関する相談窓口

会社には、パートタイム労働者からの労務に関する相談に適切に対応するために、相談窓口などの必要な体制を整えることが義務付けられています。パートタイム労働者に交付する労働条件通知書には、この相談窓口について明示しなければなりません。

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項は、会社が該当する制度を設けている場合に限り、労働条件通知書への記載が求められます。相対的必要記載事項に該当するものは下表の通りです。

労働条件通知書の記入例

参照：厚⽣労働省「雇用・労働 主要様式ダウンロードコーナー　（労働基準法等関係主要様式）」

労働条件通知書の書式に定めはありませんが、記載する事項は決まっているので、様式（雛形）を用いて運用することを推奨します。厚生労働省のサイトには、無料でダウンロードできるフォーマットが用意されています。

▼注意事項
2024年（令和6年）4月1日以降に労働条件通知書の記載内容が法改正によって変更されています。厚生労働省のサイトから最新の様式をダウンロードして使用してください。一般労働者（常用、有期雇用）のほかに短期や日雇いなど多様な雇用形態があるほか、PDFまたはWord形式を選べます。

《ダウンロード先》
厚生労働省「雇用・労働 主要様式ダウンロードコーナー　（労働基準法等関係主要様式）」

厚生労働省「一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型）」

労働条件通知書の明示義務違反の罰則や注意点

ここでは、労働条件通知書の明示義務に違反した場合に科せられる罰則と、契約時の注意点について解説します。

罰則：30万円以下の罰金

労働条件通知書の明示義務に違反した場合には、労働基準法第120条に基づき、会社に30万円以下の罰金が科せられる場合があります。明示しなかった場合や、定められた方法で通知しなかった場合などが該当します。

参照：e-GOV「労働基準法 第百二十条」

注意点：労働者は労働契約の即時解除が可能

労働条件通知書に記載された労働条件が実際と異なる場合には、労働基準法第15条第2項に基づき、労働者には労働契約を即時に解除する権利が認められています。この場合、就労のために要した転居費なども請求することが可能です（解除日から14日以内）。労働者が不利な条件で働かされることを防ぐための規定です。

参照：e-GOV「労働基準法 第十五条 二項・三項」

労働条件通知書の交付は雇用主の義務

労働条件通知書は、従業員を雇用する際に必ず作成・交付しなければならない書類です。会社は労働基準法第15条に基づき、賃金や労働時間などを明示する義務があります。2024年4月からはすべての労働者に対して「就業場所および業務の変更の範囲」、有期労働者に対しては「更新上限の有無・内容」「無期転換申し込み機会」「無期転換後の労働条件」の明示が必要になりました。

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この記事の監修者川口 正倫（社会保険労務士）

社会保険労務士法人ベスト・パートナーズ所属社労士。
総務・人事の分野で零細企業から上場企業まで勤務後、社会保険労務士に転身。平成19年社会保険労務士試験合格、その後平成31年に特定社会保険労務士の付記登録。『労務事情令和4年3月15日号』（産労総合研究所）に「年4回賞与の取扱いについて」を記事寄稿・『年金復活プランがよくわかる本』（Kindle本）を出版。