従業員の入社手続きに必要なものは？作成書類や社内で対応すべきこと
監修者：税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング
2024/06/03更新
新たに従業員を採用したときには、さまざまな入社手続きが必要です。入社前の準備のほか、社会保険や税金にかかわる手続き、入社後の社内対応など、業務は多岐にわたります。
また、入社手続きの中には、期限が定められているものも多いため、漏れや不備のないように、迅速かつ正確に行うことが大切です。入社する従業員がスムーズに仕事のスタートを切れるように、滞りなく準備を進めていきましょう。本記事では、従業員の入社前後に必要な書類や手続きなどの業務について、詳しく解説します。
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従業員の入社前に行う手続き
従業員の入社手続きは、採用が決定したタイミングから始まります。従業員を採用することが決まったら、入社前に次のような手続きが必要です。
労働条件通知書の作成・送付
労働条件通知書は、会社が労働者と雇用契約を結ぶ際に、必ず作成・交付しなければならない書類です。
給与や勤務時間といった労働条件を明記した書類で、会社など（雇用する側）が労働者（雇用される側）に交付することが、労働基準法によって義務付けられています。正社員、契約社員、パート、アルバイトといった雇用形態を問わず、従業員を雇用する際には必ず労働条件通知書を作成して、交付しなければなりません。
労働条件通知書を交付するタイミングは「労働契約締結時」と定められていますが、採用が決まったらできるだけ早めに交付するのが望ましいでしょう。
労働条件通知書には、法律によって記載が義務付けられている「絶対的必要記載事項」と、該当する制度を設けている場合に記載が必要な「相対的必要記載事項」があります。どちらも、不備のないように記載しなければなりません。
労働条件通知書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
雇用契約書の締結
雇用契約書とは、会社（雇用する側）と労働者（雇用される側）の間で、雇用契約の内容を明らかにするために取り交わす契約書です。給与（賃金）、就業場所、時間、業務内容、昇給、退職など、労働条件に関する重要事項を取り決めて書面化し、会社と労働者の双方が署名（自筆）捺印（または記名（自筆以外）押印）をして締結します。
雇用契約書に法的な作成義務はありませんが、後々のトラブルを避けるために締結することが多くなっています。また、労働条件通知書と雇用契約書の2つを兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」を作成するケースもよく見られます。
雇用契約書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
採用通知書（内定通知書）の作成・送付
採用通知書（内定通知書）は、会社が内定者に対して、採用の意思を正式に伝えるための書類です。法的な交付義務はありませんが、入社後の認識のズレを防ぎ、求職者に採用決定を知らせるためにも、採用通知書を発行することが一般的です。
入社承諾書（入社誓約書）の締結
入社承諾書（入社誓約書）は、企業が内定者に対して入社の意思を確認するための書類です。内定承諾書や内定誓約書などと呼ばれることもあります。
入社承諾書も法的な交付義務はありませんが、入社前に、労働条件通知書や採用通知書などと共に内定者に送付することが一般的です。これは内定者に入社することの意思確認を行い、内定辞退を防ぐことが期待できます。内定者は受け取った書類の内容を確認してから、入社承諾書に署名捺印して企業に提出します。入社前に返送してもらいたい場合は、返送期限も明示し、返信用封筒を同封しておきましょう。
なお、採用通知書を交付し、入社承諾書などで入社の意思確認が取れた後は、合理的な理由がない限り入社を取り消すことができませんので、特に注意が必要です。
入社承諾書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
入社時に回収する書類等の依頼
入社時には、会社が発行する書類だけではなく、入社する本人に用意してもらわなければならない書類もあります。入社時に提出してもらう書類は、以下のとおりです。スムーズに回収できるように、必要な書類をあらかじめ伝えておきましょう。
住民票記載事項証明書
住民票記載事項証明書は、記載された内容が住民票と相違ないことを証明する書類です。市区町村役場や行政サービス窓口で発行でき、住所、氏名、生年月日など、住民票にある項目のうち、申請者が必要とする事項のみが証明されます。なお、最近では、個人情報保護の観点から提出不要とする企業も増えています。
源泉徴収票（前職にて給与収入がある場合）
中途入社で、前の会社を退職して同じ年に入社する場合は、前職の源泉徴収票の提出を依頼しましょう。源泉徴収票は、入社後の年末調整手続きで使用します。新卒入社や、退職と入社の年が違う場合は、提出不要です。
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、従業員が、扶養控除や配偶者控除などを受けるために必要な書類です。
この申告書の内容を基に、毎月の給与から控除する所得税額が決定されます。そのため、扶養親族の有無にかかわらず、パートやアルバイトを含めた給与所得者全員から、入社後最初の給与計算を行うまでに必ず提出してもらわなければなりません。基本的には、入社時に記入・提出してもらうケースが多いでしょう。給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の用紙は会社が用意し、入社する従業員に記入を依頼します。
扶養控除等（異動）申告書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
マイナンバーの提示
従業員のマイナンバーは、社会保険や税の手続きに必要になります。マイナンバーを取得する際は、必ず事前に利用目的を通知し、しっかりと本人確認を行う必要があります。また、取得したマイナンバーは、マイナンバー法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）に基づき適切に管理しなければなりません。
マイナンバーの取り扱い方についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
年金手帳（基礎年金番号）
年金手帳は、社会保険の手続きに必要な、基礎年金番号の確認のために提出を依頼するものです。紛失防止のため従業員の年金手帳を会社が保管することもありますが、一般的には年金手帳のコピーを提出してもらいます。
なお、年金手帳は2022年4月から交付が廃止され、それ以降は「基礎年金番号通知書」が発行されています。基礎年金番号はどちらの書類でも確認できるので、年金手帳の代わりに基礎年金番号通知書の提出でも問題ありません。
健康保険被扶養者（異動）届、国民年金第3号被保険者資格取得届
入社する従業員が、配偶者や親族を社会保険の扶養に入れる（被扶養者にする）場合は、「健康保険被扶養者（異動）届」と「国民年金第3号被保険者関係届」を提出してもらう必要があります。該当する家族がいない場合は、提出不要です。
雇用保険被保険者証（雇用保険被保険者番号）
過去に雇用保険に加入していた場合は、雇用保険被保険者番号の確認のため、雇用保険被保険者証を提出してもらいます。雇用保険被保険者番号は、入社後の雇用保険の手続きで必要になります。なお、新卒入社など、雇用保険に加入したことがない人は提出不要です。
雇用保険の手続きについてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
通勤手当申請書
従業員に通勤交通費を支給するため、通勤手当申請書の提出を依頼します。申請書の書式は企業によって異なりますが、一般的には利用する交通機関、出発駅と到着駅、経路、運賃、通勤時間などを記載します。会社から用紙を渡し、入社する従業員に記入してもらいます。
通勤手当についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
口座振込依頼書（給与振込先情報）
口座振込依頼書は、従業員が月々の給与を振込で受け取ることを承諾する書類です。給与振込届出書や給与振込申請書などと呼ばれることもあります。
労働基準法では、給与の支払いは原則、現金によるものと定められており、従業員の同意があれば、銀行振込による給与支払いが認められます。月々の給与を振り込むために、口座振込依頼書で従業員本人の同意を得ると同時に、振込先口座の情報を記入してもらいましょう。
従業員の入社後に行う手続き
従業員が入社した後は、社会保険（健康保険・介護保険・厚生年金保険）や労働保険（雇用保険・労災保険）、税金（所得税・住民税等）に関する手続きが必要です。ここでは、各保険の加入条件や資格取得手続き、所得税と住民税の手続きなどについてご紹介します。
社会保険の資格取得手続き
会社を含むすべての法人は、社会保険の加入が義務付けられている「適用事業所」です。個人事業主でも、常時5人以上の従業員を雇用している場合は、一部の業種を除き、社会保険の適用事業所となります。
これらの適用事業所で、社会保険の加入要件を満たす従業員を雇用した際には、社会保険の資格取得手続き（従業員の社会保険加入手続き）を行わなければなりません。
社会保険のうち、健康保険・厚生年金保険の加入が必要な従業員の条件は、以下のとおりです。
健康保険・厚生年金保険の加入条件
- 適用事業所に常時雇用されている70歳未満（厚生年金）・75歳未満（健康保険）の従業員
- 1週間の所定労働時間および1か月の所定労働日数が常勤労働者の4分の3以上の従業員
条件のいずれかに当てはまる場合は、加入が必要になります。なお、40歳以上の人は、介護保険の加入も必要です。
また、1年のうち6か月間以上、社会保険の被保険者である従業員が101人以上（2024年10月以降は51人以上に拡大予定）いる「特定適用事業所」は、以下をすべて満たす短時間労働者についても、社会保険に加入させる必要があります。
社会保険への加入が必要な短時間労働者の条件
- 特定適用事業所や任意特定適用事業所または国・地方公共団体に属する事業所に勤めている
- 週の所定労働時間が20時間以上
- 2か月を超える雇用の見込みがある
- 月の賃金が8.8万円以上
- 学生ではない
社会保険の加入手続きは、入社日から5日以内に、年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」を提出します。また、協会けんぽ（全国健康保険協会）以外の健康保険組合に加入している場合は、各健康保険組合でも手続きが必要です。
社会保険についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
雇用保険の資格取得手続き
従業員を1人でも雇用する事業所は、雇用保険の適用事業所となります。雇用保険適用事業所は、加入条件を満たす従業員を雇用保険に加入させる義務があります。従業員の雇用保険への加入条件は以下のとおりで、条件のすべてに当てはまる場合は、加入が必要です（ただし、個人経営の農林水産業では、従業員が常時5人未満の場合は、任意の適用となります）。
雇用保険の加入条件
- 31日間以上雇用の見込みがある
- 週の所定労働時間が20時間以上
- 昼間部の学生ではない（休学中など一部例外あり）
雇用保険の加入手続きは、「雇用保険被保険者資格取得届」を管轄のハローワークに提出します。提出期限は、雇用した日の翌月10日までです。
雇用保険についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
労災保険に関する手続き
従業員を雇用している事業主は、人数や雇用形態、雇用期間を問わず、必ず労災保険に加入しなければなりません。加入対象者は、パートやアルバイトを含めたすべての従業員です（ただし、個人経営の農林水産業では、従業員が常時5人未満の場合は、任意の適用となります）。
初めて従業員を雇用する際には、「保険関係成立届」と「労働保険概算保険料申告書」を労働基準監督署に提出し、労災保険の加入手続きを行う必要があります。提出期限は、保険関係成立届が雇い入れから10日以内、労働保険概算保険料申告書が雇い入れから50日以内ですが、同時提出も可能です。
なお、労災保険の加入手続きは、初めて従業員を雇用したときに一度行えば、その後は不要です。従業員の入社に際して個別に手続きをする必要もありません。
労災保険についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
税金の手続き
入社した従業員の所得税や住民税等は、給与から天引きします。そのため、入社時には税金にかかわる手続きも必要です。
所得税の手続き
従業員の所得にかかる所得税は、給与から源泉徴収（天引き）し、会社が本人に代わって国に納付します。正社員のほか、パートやアルバイトも月収8万8,000円を超えると源泉徴収が発生します。源泉徴収を正しく行うためには、入社時に従業員から提出を受ける「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を基に、源泉徴収簿を作成することが必要です。
源泉所得税についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
住民税の手続き
住民税の納付には、「普通徴収」と「特別徴収」の2つの方法があります。普通徴収とは、納付書などを使って、納税者自身が市区町村に直接住民税を納める方法です。特別徴収とは、会社が従業員の給与から預かって市区町村に納める方法です。
入社した従業員が、それまで普通徴収で住民税を納めていた場合は、「特別徴収切替届出（依頼）書」と従業員から回収した普通徴収の納税通知書を居住地の各市区町村へ提出して、特別徴収への切り替えを行います。従業員が前職で特別徴収をしており、入社後も継続して特別徴収とする場合は、「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を居住地の市区町村に提出します。
住民税についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
従業員の入社時に必要な社内対応
従業員の入社にあたっては、社内での各種対応も必要です。社会保険の手続きのように期限が決まっているわけではありませんが、できるだけ迅速な対応が求められます。
法定三帳簿の作成
法定三帳簿とは、従業員を1人でも雇い入れたら必ず作成しなければならない「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことです。それぞれ必要な記載項目が定められており、一定期間の保存が義務付けられています。新たに従業員が入社した際には、これらの法定三帳簿を速やかに作成する必要があります。
労働者名簿
労働者名簿は、従業員の氏名や生年月日、性別、住所などの個人情報を記録する帳簿です。法令で定められた記載項目のほか、会社が従業員を管理するうえで必要な事項を任意で設けることもできます。
労働者名簿についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
賃金台帳
賃金台帳は、従業員一人ひとりの賃金の支払い状況をまとめた帳簿です。従業員の氏名や性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数のほか、基本給や手当等の種類と額といった事項を、賃金支払いのたびに記載します。
賃金台帳についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
出勤簿
出勤簿は、従業員の出退勤に関する状況を記録する帳簿です。記載事項は、出勤日や労働日数、始業・終業時刻、休憩時間、時間外労働を行った日付や労働時間などです。
出勤簿についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
執務環境・貸与品・備品の提供準備
入社した従業員がスムーズに業務に取り掛かれるように、必要な執務環境・貸与品・備品等を準備しておきましょう。机、椅子、パソコン、事務用品、名刺、社員証などに加え、メールアドレスや社内ネットワークのID・パスワードといった環境設定も必要です。制服着用の場合はあらかじめサイズを確認し、入社日に渡せるように用意しておきます。
給与計算システム、人事システムへの情報入力
従業員を採用したら、入社日から給与計算の対象になります。実際に給与計算に取り掛かる前に、入社した従業員の情報を給与計算システムや人事システムへ入力しておく必要があります。
入社時に提出された「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を参照し、従業員の氏名や住所、扶養親族の有無などを入力しておきましょう。また、通勤手当や家族手当など支給する手当がある場合には、忘れずに入力しておくことが大切です。
従業員の入社手続きでよくある疑問
これまで解説してきたように、従業員の入社時に必要な手続きは多岐にわたります。場合によっては、予定どおりに手続きが進まず、困ってしまうことがあるかもしれません。ここからは、入社手続きでよくある疑問と対処法を紹介します。
入社手続きが期日に間に合わなかったときはどうする？
社会保険や雇用保険、労災保険の加入手続きは、それぞれ期限が設けられています。基本的には期限を過ぎても手続きは可能ですので、間に合わなかったときは、できるだけ早く必要書類を提出しましょう。なお、場合によっては追加書類の提出が必要になることがあります。
社会保険や雇用保険は、2年前まで遡及して加入することが可能です。ただし、その場合、未加入期間の保険料が一括で請求される可能性があります。その際、一括請求により従業員負担分の保険料が高額になると、従業員とのトラブルに発展するおそれがあります。
正当な理由なく社会保険や雇用保険の加入手続きを行わなかった場合は、罰金などのペナルティーの対象となります。また、同様に労災保険の加入手続きをせずに未加入だった場合も追徴金などのペナルティーの対象となります。
雇用保険被保険者証書を紛失したときはどうする？
入社する従業員が雇用保険被保険者証書を紛失してしまうと、雇用保険の手続きに必要な雇用保険被保険者番号がわからなくなってしまいます。その場合はハローワークの窓口で再発行が可能です。
なお、雇用保険の加入にあたっては、「雇用保険被保険者資格取得届」に、前職の会社名や在籍期間（雇用保険加入期間）がわかる書類を添付すれば、雇用保険被保険者番号が未記載でも手続きが可能です。
年金手帳・基礎年金番号通知書を紛失したときはどうする？
基礎年金番号通知書を紛失してしまった場合は、年金事務所等で再交付手続きが可能です。再交付にあたっては、本人の届出意思を確認できれば、事業主が申請することもできます。なお現在、年金手帳は廃止されています。
外国人就労者の雇用に必要な書類は？
外国人就労者を雇用した場合は、在留カード（国内居住の場合）、パスポート、職務経歴書、卒業見込みまたは卒業証明書（留学生の場合）などの提出書類が必要です。また、入社の翌月10日までに、ハローワークへ「外国人雇用状況届出書」を提出しなければなりません。
従業員の入社手続きは書類作成や届出などの業務負担が大きい
従業員の入社時には、書類作成や各種届出、社内対応など、非常に多くの手続きが発生します。特に、社会保険や労働保険に関する手続きは、期限まであまり余裕がありません。従業員から回収が必要な書類は事前に通知しておくなど、スムーズに手続きを進めるための準備が大切です。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング
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