電子帳簿保存法あんしんガイド

帳簿書類の電磁的記録による保存への対応

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存とは

国税関係帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など 電帳法第4条1項 国税関係書類 決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など 取引関係書類 自己発行の写し 請求書(控)、見積書(控)、納品書(控)、注文書(控)、領収書(控)など 電帳法第4条2項 電子帳簿等保存(電子データ保存) 自己が最初からPC等で作成した帳簿書類 相手先から受領 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第4条3項 スキャナ保存 紙で発行・受領した書類 電子取引 電子メール、EDI、クラウドサービス等による授受 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第7条(旧第10条) 電子データ保存 データで授受された取引情報

「国税関係帳簿書類」の電磁的記録による保存について説明します。電子帳簿保存法第4条1項では「国税関係帳簿」について、第4条2項では「国税関係書類」について、それぞれ電磁的記録(電子データ)による保存を認めています。

  • まず「国税関係帳簿」とは、元帳や仕訳帳などの会計帳簿のことを指します。これらは会計ソフトの利用普及に伴い、最初からパソコンで入力・作成しているケースも多いでしょう。法令上は原則としてこれらを紙で保存しておくこととされていますが、わざわざ紙に出力することなく、電磁的記録(たとえば会計ソフトのデータ)のまま保存しておきたい場合には、電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たしておく必要があります。
  • 次に「国税関係書類」ですが、ここでは「決算関係書類」と「取引関係書類(自社発行の写し)」が対象となります。決算関係書類(貸借対照表、損益計算書など)は一般的に会計ソフトで作成されます。また、取引関係書類(請求書、見積書など)を販売管理ソフトや帳票作成ソフトで作成・発行して取引先へ送付しているような場合に、その写し(控え)を紙ではなく電磁的記録(たとえば販売管理ソフトのデータ)のまま保存しておきたいケースもあるでしょう。これらもやはり電子帳簿保存法に則って、保存要件を満たすことが求められます。

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存要件

帳簿および書類を電磁的記録(電子データ)のまま保存しておくための要件を以下の表にまとめます。
なお、令和3年度改正において帳簿の保存区分が2つに分けられました。これまでと同等の要件が求められる「優良な電子帳簿保存」に加え、訂正履歴などの要件が不要な「その他の電子帳簿保存」が追加されました。

保存要件概要 帳簿 書類
優良
帳簿
その他
帳簿
記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること 必要 不要 不要
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること 必要 不要 不要
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること 必要 不要 不要
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること 必要 必要 必要
保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと 必要 必要 必要
検索要件 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること 必要 不要 不要
日付又は金額の範囲指定により検索できること 必要※1 不要 不要
二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること 必要※1 不要 不要
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること 不要 必要※2 必要※3

国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」問7回答に基づいて作成

  • ※1
    保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち②③の要件が不要となります。
  • ※2
    “優良”の要件を全て満たしているときは不要となります。
  • ※3
    検索機能の確保に相当する要件を満たしている場合には「ダウンロードの求めに応じること」の要件は不要となります。

「帳簿の電磁的記録による保存」のための準備

①製品の準備

帳簿の電磁的記録による保存機能が搭載されている製品を準備する必要があります。
デスクトップアプリの「やよいの青色申告」「弥生会計」は優良な帳簿(一部除く)※1の電磁的記録による保存に対応しています。
クラウドアプリの「やよいの白色申告 オンライン」「やよいの青色申告 オンライン」「弥生会計 オンライン」はその他の帳簿の電磁的記録による保存に対応しています。

弥生製品の対応状況

優良な帳簿の電磁的記録による保存 その他の帳簿の電磁的記録による保存
デスクトップアプリ
「やよいの青色申告 22」「弥生会計 22」
対応済み※1 対応済み
クラウドアプリ
「やよいの白色申告 オンライン」
「やよいの青色申告 オンライン」
「弥生会計 オンライン」
未対応 対応済み
  • ※1
    固定資産台帳は優良な帳簿の電磁的記録による保存には対応していません

弥生のデスクトップアプリで優良な帳簿の電磁的記録による保存を行う場合については下記ページをご確認ください。

電子帳簿保存を行う場合について新しいウィンドウで開く

弥生のクラウドアプリでその他の帳簿の電磁的記録による保存を行う場合、設定等は必要ありません。

②規程等の準備

帳簿の電磁的記録による保存に関する事務手続きを明らかにした書類を準備する必要があります。(入出力処理の手順、日程及び担当部署などについての概要を記載)以下の国税庁が公開している書類例を参考に作成してください。
詳しくは、最寄りの税務署等にご相談ください。

「優良な帳簿の電磁的記録による保存」のメリット

「優良な帳簿の電磁的記録による保存」を行う場合、「過少申告加算税の5%軽減※」、「(個人事業主のみ)青色申告特別控除の上限引き上げ」の適用を受けられる場合があります。
「過少申告加算税の5%軽減」、「青色申告特別控除の上限引き上げ」の適用を受ける場合、適用を受けようとする課税期間に係る法定申告期限までに、届出書の提出が必要です。
「過少申告加算税の5%軽減」や「青色申告特別控除の上限引き上げ」の詳細な適用条件や、届出書の書式・手続きについては、最寄りの税務署等にご相談ください。

  • デスクトップアプリ「やよいの青色申告」「弥生会計」では、過少申告加算税の5%軽減の適用は受けられません

「国税関係書類の電磁的記録による保存」について

  • 弥生の会計ソフト(弥生会計、弥生会計 オンライン)および申告ソフト(やよいの青色申告、やよいの青色申告 オンライン、やよいの白色申告 オンライン)について、「決算関係書類」の電磁的記録の保存には対応していません
  • 弥生販売、やよいの見積・納品・請求書、Misocaについて、「取引関係書類(自社発行の写し)」の電磁的記録の保存には対応していません