電子帳簿保存法あんしんガイド

これでバッチリ!令和3年度改正「一問一答」

国税庁が公開している「一問一答」や、弥生のお客さまからの問い合わせ内容をもとに、一問一答をピックアップしました。
制度の理解促進にお役立てください。

電子取引について

  • A

    電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。取引情報とは、請求書や領収書、見積書、注文書、契約書などに通常記載される事項をいいます。電子メールにPDF添付して授受を行ったものや、メール本文に同様の内容を記載したもの、インターネットで物品購入した場合の明細データなど様々な情報が該当します。

  • A

    電子メールに添付された請求書データ(PDF等)が取引情報に該当しますので、これを「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たす形で保存しておく必要があります。詳しくは「電子取引の保存要件」を確認してください。

  • A

    令和3年度の改正(令和4年1月1日施行)によって、電子取引によって授受を行った取引情報を電子データ以外の方法、具体的には書面で保存することは、電子帳簿保存法上認められなくなりました。ただし、国税庁が公開する「一問一答【電子取引関係】問42」の補足説明として、「従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。」とされています。

    加えて、2021年12月27日に財務省令が改正され、一定の要件下で引き続き電子取引を紙で保存することができることが定められたため、2023(令和5)年12月31日までは引き続き紙で保存していても罰則等の対象にはなりません。
    なお、2024(令和6)年1月1日以降は令和3年度の改正内容に基づいた保存が必須となりますので、着実に準備を進めましょう。

  • A

    取引慣行や社内ルール等により、書面を原本(電子データを副本)として扱っている場合には、その原本である書面を保存しておけばよく、電子データを保存する必要はありません。なお、電子データを原本(書面を副本)として扱うこととする場合には、電子データを電帳法の規定に基づいて保存が必要です。

  • A

    メールで請求書等の取引情報を送信していれば「電子取引」に該当しますので、当該PDFデータを保存要件を充足する形で保存する必要があります。

  • A

    法人税法上、会社業務として従業員が立替払いした場合には原則、会社としての行為にあたると見なされることから、会社と支払先との電子取引に該当します。したがって当該の領収書(電子データ)を従業員から集約し、会社として保存することが求められます。

  • A

    取引内容を示す電子データは、原則として取引があった決算に係る確定申告書の提出期限翌日から7年間保存しなければなりません。ただし法人の場合、欠損金が生じた決算期分については保存期間が3年延長され、10年間の保存が必要となりますのでご注意ください。

  • A

    現時点での法令上の見解では、特定のサービスで保存していた過去データを新たなシステムに移行しようとする場合の措置が定められていないことから、原則としてシステム移行はできないものと思われます。

  • A

    バックアップデータの保存は法令上の要件には含まれていません。しかしながら、電子データはシステム障害等により記録が消滅する可能性も否定できないため、こうしたデータ消失ならびにペナルティが課されるリスクを回避するためにも適宜バックアップデータを取得し、保存することを推奨します。

  • A

    2021年12月27日に財務省令が改正され、一定の要件下で引き続き電子取引を紙で保存することができることが定められたため、2023(令和5)年12月31日までは引き続き紙で保存していても罰則等の対象にはなりません。
    保存すべき電子データを書面に出力して保存し、税務調査等の 際に提示または提出ができるようにしておくことが必要です。
    なお、2024(令和6)年1月1日以降は令和3年度の改正内容に基づいた保存が必須となりますので、着実に準備を進めましょう。

  • A

    タイムスタンプとは、電子文書の確定時刻を証明するための技術的な仕組みのことです。ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明できます。スキャナ保存や電子取引におけるタイムスタンプ要件とは、一般財団法人日本データ通信協会に認定されたタイムスタンプを付すことを意味しています。なお、タイムスタンプは利用コストがかかるため中小企業が電帳法を導入する上でのハードルのひとつとなっていますが、最近では会計ソフト等の利用料金にタイムスタンプ機能が備わっているものも増えてきています。

  • A

    電子データの保存には、「真実性の確保」と「可視性の確保(≒検索要件)」を満たす必要があります。
    検索要件については以下の流れでカバーする方法が国税庁から示されています。

    • (1)
      取引情報データのファイル名に規則性をつける
      ⇒例えば22年1月25日に(株)弥生商事から50万円の請求書を受領した場合、ファイル名を「220125_弥生商事_500000」とする
    • (2)
      保存先フォルダを取引先ごと(あるいは各月ごと)に分けて格納する
      ⇒「弥生商事」や「22年1月」といったフォルダを作成し、(1)のファイルを格納する
    • (3)
      これらの運用方法について事務処理規定を定めて備え付ける

    また、(1)に代わって、エクセル等で索引簿を作成することで「可視性の確保」を満たすことも可能です。
    国税庁ホームページにて索引簿の作成例(サンプル)が公開されているので参考にしてください。

    索引簿の作成例(サンプル)新しいウィンドウで開く

スキャナ保存について

  • A

    スキャナ保存制度は、取引の相手先から受領した取引関係書類(請求書、領収書等)、および自己が作成した取引関係書類の写し(控え)について、一定の要件の下で、書面保存に代えて、スキャン文書による保存が認められる制度です。詳しくは「スキャナ保存制度への対応」をご確認ください。

  • A

    これまでは一人で事業を行っている場合、顧問税理士等本人以外の者による領収書等の内容確認が欠かせませんでした。このことを相互けん制要件とも言います。令和3年度改正で、この相互けん制要件を含む適正事務処理要件が廃止されました。

  • A

    記録事項の入力期間と同様、最長で約2か月(と概ね7営業日)以内に統一されました。この結果、内容によって、3営業日(と概ね7営業日)以内などと切り分けて処理しなければならなかった負担が軽減されることとなります。

  • A

    令和3年度改正で、一定の要件を満たすクラウドサービス等を利用した保存の場合には、タイムスタンプの付与がなくても済むようになりました。

  • A

    はい。これまでは「適正事務処理要件」の一つである定期検査が済むまでは紙を処分できませんでしたが、令和3年度改正で適正事務処理要件が廃止された結果、スキャナ保存後すぐに紙を処分できるようになりました。

国税関係帳簿書類の保存について

  • A

    令和3年度の改正にて、電子帳簿が「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に区分されました。「優良な電子帳簿」は従来からの機能要件(訂正削除の履歴確保、検索機能等)を満たすものが該当し、過少申告加算税の軽減措置(あからじめ届出書の提出が必要)や、青色申告特別控除65万円の適用を受けることができます。両区分の違いについて詳しい説明はこちらをご覧ください。

  • A

    帳簿と書類によって取扱いが異なります。国税関係帳簿については不可、国税関係書類については可能です。詳しくは国税庁の「一問一答(電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係)」問6をご確認ください。

弥生製品の対応状況について

  • A

    デスクトップアプリ(弥生会計/やよいの青色申告)は、国税関係帳簿の電磁的記録の保存要件における「優良な電子帳簿保存(※)」に該当します。

    • 固定資産台帳については電子帳簿保存に対応していません。

    クラウドアプリ(弥生会計 オンライン/やよいの青色申告 オンライン/やよいの白色申告 オンライン)は、「その他の電子帳簿保存」に該当します。
    なお、いずれの製品も国税関係書類(決算関係書類)の電磁的記録には対応していません。

  • A

    スマート取引取込の「スキャンデータ取込」または「弥生 レシート取込」アプリを利用することで、領収書およびレシートのスキャナ保存に対応できます。詳しくはこちらでご確認ください。
    なお、スキャンデータを取り込むことができるのは、弥生会計/やよいの青色申告/弥生会計 オンライン/やよいの青色申告 オンライン/やよいの白色申告 オンラインです。

  • A

    弥生販売の電子帳簿保存法への対応は以下の通りです。

    • 発行した取引関係書類(自己発行書類の控え)の電磁的記録の保存(電帳法第4条2項)には対応していません。
    • 電子取引(電帳法第7条)に該当する機能(PDF発行、メール送信)によって取引情報の提供を行った場合は、当該電子データを「可視性の確保」および「真実性の確保」を充足する形で保存しておく必要があります。保存要件への対応方法はこちらを参照してください。
  • A

    弥生販売で作成した取引関係書類をPDFデータで発行してメール添付等で相手先へ送付することができます。また、伝票(見積書、受注伝票、発注伝票)の情報をOutlookなどのメール本文に転記して、電子メールで送信することができます。これらはいずれも「電子取引」に該当するため、電帳法の要件に基づいて保存する必要があります。

  • A

    やよいの見積・納品・請求書の電子帳簿保存法への対応は以下の通りです。

    • 発行した取引関係書類(自己発行書類の控え)の電磁的記録の保存(電帳法第4条2項)には対応していません。
    • 電子取引(電帳法第7条)に該当する機能(PDF発行)によって取引情報の提供を行った場合は、当該電子データを「可視性の確保」および「真実性の確保」を充足する形で保存しておく必要があります。保存要件への対応方法はこちらを参照してください。
  • A

    2022年2月現在のMisocaの電子帳簿保存法への対応は以下の通りです。

    • 発行した取引関係書類(自己発行書類の控え)の電磁的記録の保存(電帳法第4条2項)には対応していません。
    • 電子取引(電帳法第7条)に該当する機能(メール送信、リンク共有、PDF発行)によって取引情報の提供を行った場合は、当該電子データを「可視性の確保」および「真実性の確保」を充足する形で保存しておく必要があります。

    なお、「可視性の確保」として必要な検索要件(日付、取引先、取引金額)を満たしているので、あとは「訂正や削除の防止に関する事務処理規定」をお客さまにて作成し、それに沿って運用していただくことで電帳法に基づく運用が可能となります。

    今後リリースを予定している『証憑管理サービス』をあわせてご利用いただくと、より便利に電帳法に基づく運用が可能となります。

  • A

    Misocaで作成した取引関係書類の発行ボタンに表示される「メール送信」「リンク共有」「PDFダウンロード(したものをメール添付等で送信)」はいずれも「電子取引」に該当するため、発行控えのデータを電帳法の要件に基づいて保存する必要があります。

  • A

    弥生販売やMisocaではタイムスタンプ付与には対応していません。
    今後リリースを予定している『証憑管理サービス』で対応予定です。

  • A

    2022年春ごろに『証憑管理サービス』をリリース予定です。電帳法第4条2項(国税関係書類の電磁的記録の保存)、3項(スキャナ保存)および第7条(電子取引)に該当する取引情報の電子データを一元的に管理するとともに、検索要件やダウンロード機能を搭載して、電帳法に基づく運用を可能にします。