電子帳簿保存法 よくある質問

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。取引情報とは、請求書や領収書、見積書、注文書、契約書などに通常記載される事項をいいます。具体的には、例えば、「日付、取引先、金額等の情報」が該当します。電子メールにPDF添付して授受を行ったものや、メール本文に同様の内容を記載したもの、インターネットで物品購入した場合の明細データなど様々な情報が該当します。詳しくは、国税庁：電子帳簿保存法取扱通達解説（趣旨説明）の2－2（電子取引の範囲）をご覧ください。

電子メールに添付された請求書データ（PDF等）が取引情報に該当しますので、これを「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たす形で保存しておく必要があります。詳しくは【義務】電子取引のデータ保存について知りたいを確認してください。

以下のいずれかによります。

保存要件を満たす形でデータを保存できる場合
要件を満たす形でデータを保存すること

保存要件を満たす形でデータ保存できない場合
以下をいずれも満たせば、要件に沿った保存は不要です。ただし、紙での印刷・保存は不可（電子データのまま保存することが必要）となります。

詳しくは、【義務】電子取引のデータ保存について知りたいをご確認ください。

取引慣行や社内ルール等により、書面を原本（電子データを副本）として扱っている場合には、その原本である書面を保存しておけばよく、電子データを保存する必要はありません。なお、電子データを原本（書面を副本）として扱うこととする場合には、電子データを電子帳簿保存法の規定に基づいて保存が必要です。なお、電子データと書面の内容が同一でない場合の取扱いについては、国税庁：電子帳簿保存法一問一答「電子取引で受け取った取引情報について、同じ内容のものを書面でも受領した場合、書面を正本として取り扱うことを取り決めているときでも、電子データも保存する必要がありますか」をご覧ください。

はい、必要です。メールで送信されたPDFデータは電子取引に該当するためです。当該PDFについて、保存要件を満たした形で保存する必要があります。

はい、会社としての電子取引に該当します。具体的には、会社と支払先との電子取引として扱われることとなります。法人税法上、会社業務として従業員が立替払いした場合には原則、会社としての行為にあたると見なされるためです。詳しくは国税庁：電子帳簿保存法一問一答「従業員が会社の経費等を立て替えた場合において、その従業員が支払先から領収書を電子データで受領した行為は、会社としての電子取引に該当しますか。該当する場合には、どのように保存すればよいのでしょうか」をご覧ください。

保存期間については、法人と個人事業主で異なります。

詳しくは、国税庁：帳簿書類等の保存期間（法人）および記帳や帳簿等保存・青色申告（個人）をご覧いただくか、最寄りの税務署にご相談ください。

利用するサービスの変更前後において、電子取引の保存要件を満たした上で、旧サービスに保存している電磁的記録の全てを新サービスに移行して管理・保存する対応（データ移行）は、ケースによっては対応可能であると思われます。ただしデータ移行前後において、一般に改ざん等がなされていないことを確保できている必要があるものと思われます。

具体的には、旧サービスに保存している電磁的記録の移行にあたり、移行対象となる電磁的記録そのものに加え、例えば「電磁的記録を保存した時刻と、それ以降に改変されていないことの証明に必要な情報」について、データ移行の前後で改変されていないことを確保した状態であることがわかるように処理し、元のデータが同一性を保った状態で保存されていることが外形的にわかるようになっている必要があるものと思われます。

なお、一般的には以上のとおりと思われるものながら、具体的な移行可否や移行において留意すべき事項その他については、最寄りの税務署に事前にご相談されることをお勧めします。

いいえ、必ずしも必要ではありません。法令上、バックアップファイルの保存は義務付けられていないためです。一方、バックアップデータを保存すること自体は望ましいと考えられます。万が一データ消失が発生した際の備えとしてバックアップファイルを有することは有効だと考えられるためです。なお、本件については国税庁：電子帳簿保存法一問一答「バックアップデータの保存は要件となっていますか」もご参照ください。

以下の対応をすることで、保存要件を満たせない状態の電子データの保存が認められます。

詳しくは、【義務】電子取引のデータ保存について知りたいをご確認ください。

タイムスタンプとは、電子文書の確定時刻を証明するための技術的な仕組みのことです。ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明できます。電子取引やスキャナ保存におけるタイムスタンプ要件とは、一般財団法人日本データ通信協会に認定されたタイムスタンプを付すことを意味しています。

なお、タイムスタンプは利用コストがかかるため中小企業が電帳法を導入する上でのハードルのひとつとなっていますが、タイムススタンプを付与せずに済む方法として、「訂正・削除の履歴が残る、あるいは訂正・削除をすることができないシステムを利用することで真実性を確保すること」があります。

電子取引のデータ保存には、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があります。「可視性の確保」のうち、検索要件を確保する方法例が国税庁から示されています。

また、1 に代わって、エクセル等で索引簿を作成することで「可視性の確保」を満たすことも可能です。

以上についての詳細は、国税庁：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】「妻と2人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか」もご参照ください。

国税庁が提供しているリーフレットをご利用ください。

令和3年度の改正にて、電子帳簿が「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に区分されました。「優良な電子帳簿」は従来からの機能要件（訂正削除の履歴確保、検索機能等）を満たすものが該当し、過少申告加算税の軽減措置（あからじめ届出書の提出が必要）や、青色申告特別控除65万円の適用を受けることができます。^※

2024年（令和6年）1月1日以後に法定申告期限等が到来する所得税、法人税について対象範囲が合理化・明確化された結果、9種類の帳簿であることが明らかにされています。

詳しくは、国税庁：優良な電子帳簿の要件にて記載されていますのでご参照ください。

以下のとおり取り扱いは異なります。

国税庁が提供しているリーフレットをご利用ください。

スキャナ保存とは、通常「書類」で保存しなければならない請求書や領収書等の書類（取引関係書類といいます）を、「書類」保存の代わりに、「画像データ」で保存することが認められている制度です。このときに保存するデータは、スキャナやスマートフォンなどでコピー／撮影した画像をファイルで保存します。保存要件やその他の詳細については、【任意】スキャナ保存について知りたいをご確認ください。

過去においては、適正事務処理要件として、相互けんせい、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等が求められていたため、小規模事業者には利用するのは容易ではなかった時期もあります。一方、上述した適正事務処理要件は、令和3年度の税制改正で廃止された（参考：経済産業省：令和3年度の税制改正について）ことに伴い、少人数で事業を行っている場合にも利用しやすくなっています。

そのため、過去にスキャナ保存の利用を断念している場合はもちろんのこと、これまでスキャナ保存について検討していなかった事業者の方についても検討する余地があると言えるでしょう。

スキャナ保存に係る事務の処理に関する規程を定めているか否かによって、以下のとおり異なります。

タイムスタンプの付与以外に一定の要件を満たすクラウドサービス等を利用した保存でもよいとされています。

はい。スキャナ保存が済んだのち、特に保管期間を設けず書類を破棄しても構いません。

ただし、スキャナ保存が適切になされていなかった場合、紙を破棄した後は、取引を証明する書類が何もないこととなりかねません。この点に注意の上、スキャナ保存後、「画像データ」が適切に保存されていることをこれまでにも増して注意、運用することをお勧めします。