電子帳簿保存法あんしんガイド

スキャナ保存制度への対応

スキャナ保存制度とは

国税関係帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など 電帳法第4条1項 国税関係書類 決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など 取引関係書類 自己発行の写し 請求書(控)、見積書(控)、納品書(控)、注文書(控)、領収書(控)など 電帳法第4条2項 電子帳簿等保存(電子データ保存) 自己が最初からPC等で作成した帳簿書類 相手先から受領 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第4条3項 スキャナ保存 紙で発行・受領した書類 電子取引 電子メール、EDI、クラウドサービス等による授受 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第7条(旧第10条) 電子データ保存 データで授受された取引情報

スキャナ保存制度とは、日々の取引で発生する請求書や領収書といった紙の書類を電子データに変換して保存するものです。スキャナやスマートフォンなどで読み取ってデジタル化したデータを一定の要件に従って保存することで、紙の書類は処分することができます。対象となる書類は、自己発行の写し(請求書や見積書などの控え)と、相手先から受領した請求書などの取引書類がありますが、基本的には後者をスキャナ保存の対象とすることが多いと思われます。スキャナ保存制度をうまく活用することで、紙の保管コストの削減や、書類の紛失によるトラブル防止、テレワーク対応の促進などの効果が期待できます。

スキャナ保存制度の適用を受けるには

スキャナ保存制度に対応するためには、法律で定められた要件を満たす必要があります。

スキャナに関する要件

書類を読み取り、画像データとして保存する機器(スキャナ)に関する要件は、以下のとおりです。

国税関係書類の重要度
高~中 低い
スキャナ スキャナ、デジタルカメラ、スマートフォンなど、一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取りができるもの
解像度 200dpi相当以上であること
画像 赤・緑及び青の階調がそれぞれ256階調以上(24ビットカラー)であること 白黒階調(いわゆるグレースケール)でも可

システムに関する要件

次の要件を満たすシステムで、電子データを適切に管理する必要があります。

国税関係書類の重要度※1
高~中 低い
タイムスタンプ 生成された電子データごとにタイムスタンプを付す
  • 領収書等を受領後、業務の処理に係る通常の期間(注1)を経過した後おおむね7営業日以内(注2)にタイムスタンプを付す
読み取り情報 解像度、階調および国税関係書類のサイズに関する情報を保存する 解像度、階調に関する情報を保存する(サイズに関する情報は不要)
バージョン管理 国税関係書類の電子データを訂正、または削除した場合は、その事実および内容が確認可能
入力者等情報 国税関係書類を登録した人、またはその者を管理する人に関する情報が確認可能
帳簿との
相互関連性
国税関係書類とそれに対応する帳簿との間で相互にその関連性を確認可能
検索機能※2 ※3 次の要件による検索が可能
  • 取引年月日その他の日付、取引金額
  • 日付又は金額の範囲を指定して検索
  • 2以上の任意の項目を組み合わせて検索
  • ※1
    国税関係書類の重要度については、スキャナ保存制度の対象となる国税関係書類の範囲表-国税関係書類の重要度 新しいウィンドウで開くをご参照ください
  • ※2
    速やかに表示できるシステムである必要があります
  • ※3
    税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられる場合は、「二以上の任意の記録を組み合わせての条件設定」等の検索機能に係る一部要件は「不要」となります
  • (注1)
    最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととされています。
  • (注2)
    受領等の後、休日等をまたいで入力することも勘案して、7営業日を基本とされましたが、業種業態によっては必ずしも7営業日以内に入力することができない場合に一律に排除することは経済実態上合理的ではないことと判断された結果、「おおむね」7営業日以内とされています。
    自社の事例においてどのように取り扱われるかについては、所轄税務署にお尋ねください。

経理方法に関する要件

スキャナ保存制度の対象となる国税関係書類を電磁的に保存する期限は以下の通りです。

国税関係書類の重要度
高~中 低い
入力期間の制限

【業務処理サイクル方式】
業務の処理に係る通常の期間(注1)を経過した後、速やか(おおむね7営業日以内(注2))に電磁的記録を保存する

【早期入力方式】
受領等の後、速やか(おおむね7営業日以内(注2))に電磁的記録を保存する

【適時入力方式】
適時に電磁的記録を保存する
  • 国税関係書類の重要度については、スキャナ保存制度の対象となる国税関係書類の範囲表-国税関係書類の重要度 新しいウィンドウで開くをご参照ください
  • (注1)
    最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととされています。
  • (注2)
    受領等の後、休日等をまたいで入力することも勘案して、7営業日を基本とされましたが、業種業態によっては必ずしも7営業日以内に入力することができない場合に一律に排除することは経済実態上合理的ではないことと判断された結果、「おおむね」7営業日以内とされています。
    自社の事例においてどのように取り扱われるかについては、所轄税務署にお尋ねください。

例えば、3/1に受領した領収書をスキャナ保存制度に対応し電子データとして保存する場合のスケジュールは次の通りです。

業務処理サイクル方式 3/1 領収書 タイムスタンプの付与 最長2か月+おおむね7営業日以内 5/7 保存 バージョン管理 帳簿との相互関係

その他に関する要件

その他、電子データを確認するための機器や、使用しているシステムの説明書などの備え付けが必要です。

国税関係書類の重要度
高~中 低い
見読可能装置 一定の要件を満たした、カラーディスプレイ及びカラープリンター並びに操作説明書を備え付ける 白黒階調(いわゆるグレースケール)による保存の場合は、ディスプレイおよびプリンタはカラー対応である必要はない
表示・印刷等 整然とした形式や4ポイント以上の大きさの文字を認識できる、速やかに検索し出力できる
システム書類 スキャナ保存制度に対応したシステムの概要を記載した書類等を備え付ける

弥生製品のスキャナ保存対応

弥生の「スマート取引取込」のスキャンデータ取込で、「領収書およびレシート」のスキャナ保存に対応できます。
なお、スキャンデータを取り込むことができる製品は、弥生会計/やよいの青色申告/弥生会計 オンライン/やよいの青色申告 オンライン/やよいの白色申告 オンラインです。

弥生なら、コストのかかるタイムスタンプも無償で利用できます。また、作成した電子データはOCR機能で仕訳が自動作成され、弥生会計に取り込むことができます。また、学習機能により同じ取引は同一の科目に自動仕訳されますので、入力ミスも減少します。なお、自動仕訳を行う前に取込前仕訳を確認して、修正することもできます。

従来の領収書の処理方法 領収書取得 領収書の整理・確認 仕訳を手入力 ファイリングして保存 弥生でスキャナ保存制度を適用した場合 領収書取得 領収書 スキャニング・確認 デジタルデータにするだけ タイムスタンプ※1 必要なタイムスタンプはシステムで付与 自動仕訳※2 仕訳は自動作成 画像の保存 整理の時間も保管コストも不要
  • ※1
    弥生株式会社は、「認定タイムスタンプを利用する事業者に関する登録制度」に登録しています。
U00009-001(登録日2017.7.25)
事業者名:弥生株式会社