「納品書在中」の記載は必要？初めての納品書送付を完全ガイド

2024/05/01更新

「納品書在中ってどういう意味？」

「納品書を郵送するときは、必ず書かなければいけないの？」

取引先に納品書を郵送する際、「納品書在中」を正しく使いこなせているのか、自信がない方は多いと思います。

結論から先に申し上げると、封筒の中に納品書が入っていることを示す「納品書在中（のうひんしょざいちゅう）」は、以下の場合に記載します。

ひと手間かかっても、「納品書在中」を記載すべき理由は3つのです。

「納品書在中」を封筒に記載する際には、以下の4つのポイントを守ることが重要です。

ただし、納品書を郵送する際には、「納品書在中」を記載すればいいというだけでなく、送付状を付ける、正しい宛名書きをするなど、覚えておきたいビジネスマナーがあります。

そこで、本記事では、納品書を郵送する際のビジネスマナーも踏まえたポイントをご紹介します。

以上のポイントを押さえることで、自信を持って納品書送付業務ができるだけでなく、「きちんとした会社だ」「丁寧な仕事をしてくれる」と、取引先からの信頼度も高められるようになることでしょう。

社会人としてビジネスマナーを身に着けられるように、ぜひ最後までお読みください。

社会人なら知っておくべき！納品書を送るときは「納品書在中」と記載する

「納品書在中」とは、ビジネスマナーの一環として、取引先の人が封筒を受け取ったときに、中に納品書が入っていることを示すために封筒の表面に記載すべき文言です。

以下のように、納品書だけを送る場合でも、商品と一緒に送る場合でも記載すべきなので、詳しくご紹介します。

納品書だけを郵送するとき

納品書だけを郵送する場合、封筒が縦書きなら左下、横書きなら右下に「納品書在中」と記載しましょう。

「納品書在中」は、取引先の人が封筒を開けなくても、受け取った時点で、中に納品書が入っていることが分かるように記載します。

企業によっては、毎日大量の封筒が届くので、開けなくても納品書が入っていることが分かると、納品書を処理する担当者の手元にスムースに届きます。

納品書と見積書、請求書など、ほかの重要書類を同時に郵送する場合は、「納品書・見積書・請求書在中」と記載しましょう。

納品書を商品と一緒に発送するとき

納品書を商品と一緒に発送する場合も、納品書が入った封筒に「納品書在中」と記載しましょう。

取引先の人がダンボール箱を受け取ったときに、納品書を確認しやすくなるからです。

納品書と商品を発送する際には、以下の2つの方法があります。

納品書と商品を一緒に発送する方法

ダンボール箱の中に入れる場合

ダンボール箱の中に納品書を入れる場合に封筒の封をしないのは、郵便法第4条第3項但書で、宅配サービスで納品書などの信書を送ることは、禁止されているからです。

封をしていない納品書であれば添え物扱いとなり、メインの商品と一緒に送っても構いません。

ダンボール箱の外側や内側に貼り付ける場合

ダンボール箱の外側や内側に納品書を貼り付ける場合、表面に「納品書在中」と印刷された、専用ののり付きビニールを使うのがおすすめです。

外側に貼っても剥がれない上に、雨が降っても濡れずに届けられます。

商品と一緒に納品書を発送する場合についても、「納品書在中」の記載を忘れないようにしましょう。

「納品書在中」を記載する3つの理由

ビジネスマナーだとしても、手間がかかるのに、どうして「納品書在中」と記載しなければならないのか、知りたいですよね。

「納品書在中」を記載する理由には、以下の3つがあります。

理由を知れば、「納品書在中」と記載する重要性がわかるのではないでしょうか。

封筒内に重要書類が入っていると認識してもらえる

「納品書在中」を記載すると、取引先に封筒内に重要書類が入っていると認識してもらえます。

毎日大量の封筒が届く企業では、重要書類が入っている封筒と、宣伝や広告目的のダイレクトメールを分類するだけでも、ひと手間です。

「納品書在中」と記載していなければ、ぱっと見ただけでは何が入っているかわからないため、開けるのを後回しにされ、なかなか目を通してもらえない可能性があります。

「納品書在中」を記載しておけば、取引先の手間を軽減することができる上に、封筒を開ける前から大切に扱ってもらえるのです。

納品書受け取り担当者にスムースに届けられる

「納品書在中」を記載すると、取引先で重要書類だと認識され、すぐに納品書受け取り担当者に届けてもらうことが可能です。

もし「納品書在中」と記載していなければ、納品書受け取り担当者の手元に届くまでに時間がかかったり、封筒を手で破いて納品書まで破かれてしまったりする可能性があります。

「納品書在中」と記載することで、取引先の業務効率化に貢献できます。

さらに、受け取り担当者は予め納品書が入っていると分かるので、あなたの納品書を丁寧かつ迅速に扱ってもらえることに繋がるのです。

取引先の信頼度を高められる

取引先の効率化に繋がる「納品書在中」と記載すると、心遣いができる印象を与えられるので、取引先の信頼度を高めることができます。

納品書は、あなたの会社や商品を気に入って、購入してくれた相手に渡す書類です。

そのため、きちんと「納品書在中」と記載して、「ちゃんとした会社だ」「丁寧な仕事をしてくれる」と思ってもらえれば、「納品書在中」を記載していない会社と比べて、好印象を与えられます。

小さなことではありますが、少しずつでも取引先の信頼度を高めて、次のビジネスチャンスを掴むために、忘れずに「納品書在中」を記載するようにしましょう。

イラストで解説！「納品書在中」を封筒に記載する4つのポイント

「納品書在中」は取引先のためだけでなく、自社のためにもなるので、記載すべきです。

ビジネスマナーのひとつである「納品書在中」を使いこなせるように、4つのポイントをイラスト付きで解説します。

縦書きなら左下、横書きなら右下に記載する

「納品書在中」は、以下のように、封筒が縦書きなら表面の左下、横書きなら右下に記載します。

表面の違う位置や裏面に記載すると、取引先が見逃す可能性があるため、位置を間違えないようにしましょう。

文字色は青にする

「納品書在中」の文字色は、青にしましょう。

宛名書きは黒で記載するので、宛名書きとは違う青を使って目立たせることで、受け取った人が見逃しにくくなるからです。

赤もよく目立つ色ですが、赤の場合は「経営の赤字」を連想させることから、避けられるケースが多いです。

「納品書在中」と記載する際には、青を選ぶのが無難でしょう。

手書きの場合は定規で四角く囲む

「納品書在中」は、手書きでもスタンプでも構いませんが、手書きの場合は定規で四角く囲みましょう。

四角く囲むことで、「納品書在中」の文字が目立ちやすくなります。

フリーハンドで書くといびつな形になりやすいので、定規を使ってきれいな直線で囲むようにしましょう。

送付数が多い場合はスタンプを活用する

送付数が多い場合は、「納品書在中」のスタンプを活用すると便利です。

スタンプでも失礼ではないですし、手書きで起こりやすい記入ミスをなくし、作業効率を高めることができます。

文房具店やディスカウントショップの文房具コーナーなどで販売されているので、取り入れてみましょう。

納品書をビジネスマナーを守って郵送する方法

「納品書在中」を記載するポイントが分かったら、送付状や宛名書きなど、「納品書に関するビジネスマナーを身に着けたい！」と思い始めた人もいることと思います。

正しいビジネスマナーで納品書を郵送する方法を、以下の6ステップでご紹介します。

【STEP①】送付状・納品書・封筒を準備する

まず、送付状・納品書・封筒を準備します。

納品書だけを封筒に入れて郵送するのは失礼なので、あいさつ状となる送付状を必ず付けましょう。

送付状・納品書の記載項目は、以下の通りです。

送付状・納品書の記載項目

納品書の送付状やテンプレートについては、「納品書の送付状テンプレート」で詳しくご紹介しているので、ぜひご覧ください。

納品書を郵送するのにおすすめの封筒は、以下の通りです。

納品書におすすめの封筒

【STEP②】封筒表面に宛名書きをする

次に、書類を封筒に入れる前に、表面に宛名書きをします。

先に書類を入れてしまうと、以下の3つのことが起こる可能性があるので、必ず何も入っていない状態で宛名書きをしましょう。

会社宛てにする場合

宛名書きをする際に担当者名がわからず、会社宛てにする場合、以下の手順で記載し、納品先の会社名には、必ず「御中」を付けましょう。

なお、会社名を記載する際、（株）や（有）と略すのはマナー違反なので、必ず「株式会社」や「有限会社」と記載しましょう。

担当者宛てにする場合

担当者名がわかっている場合、以下の手順で記載し、担当者名に「様」を付けましょう。

会社名に御中を付けて、担当者名に様を付けるのは不適切なので、担当者名に「様」を付けるだけで構いません。

【STEP③】封筒裏面に差出人情報・封緘日を記載する

続いて、封筒に書類を入れずに裏面に差出人情報と封緘日を記載します。

【STEP➃】封筒に送付状と納品書を入れる

封筒の表面・裏面の記入が終わったら、送付状と納品書を入れます。

長形3号の封筒を使う場合、送付状と納品書はきれいに三つ折りにしましょう。

角形2号の封筒を使う場合、送付状と納品書は折らずに、クリアファイル等にはさんでから入れましょう。

【STEP➄】封筒の種類と重さに応じて切手を貼る

続いて、書類の重さに応じて切手を貼りますが、切手料金は、以下の通りです。

長形3号は定型郵便物、角形2号は定型外郵便物（規格内）に該当します。

【切手料金】2024年2月時点

出典：郵便局

• ※1定形郵便物：縦23.5cm以内・横12cm以内・厚さ1cm以内・重さ50g以内の郵便物
• ※2規格内：縦34cm以内・横25cm以内・厚さ3cm以内・重さ1kg以内の郵便物

書類が多くて重量オーバーした場合や、厚くなった場合、料金不足となり、取引先に負担させてしまう可能性があります。

不安なときは、郵便局の窓口から郵送しましょう。

【STEP⑥】のり付け後に封締めを記載する

最後に、封筒をのり付けして、以下のように封締めを記載します。

封締めとは、取引先に対して「確かに封をしました」をいうことを示すために、行うものです。

ホッチキスやセロハンテープは、郵送中にはがれる可能性があるため、必ずのりを使って封締めをしましょう。

これで、ビジネスマナーを守って納品書を郵送できます。忘れずにポストに投函しましょう。

まとめ

この記事では、納品書在中について詳しく説明しました。

最後にこの記事の内容をまとめてみると、封筒の中に納品書が入っていることを示す「納品書在中」は、以下の場合に記載します。

「納品書在中」を記載する理由には、以下の3つがあります。

「納品書在中」を使いこなすためには、以下の4つのポイントが重要です。

「納品書在中」を使いこなすだけでなく、ビジネスマナーを踏まえて納品書を郵送するには、以下の6つの手順を参考にしてみてください。

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