納品書をFAXで送付する際の注意点｜書き方や文例も簡単に解説

監修者：名取 弘美（税理士）／市川 裕子（ビジネスマナー監修）

2024/09/26更新

納品書は一般的に郵便・メール、あるいは納品物と一緒に送付することが多いですが、FAXで送付することも可能です。ただし、FAXで納品書を送付する際には、トラブル防止やビジネスマナーの観点から細かい点に注意が必要です。そこで本記事では、納品書をFAXで送付する際の注意点や、送付状の書き方などについて詳しく解説します。FAXを利用して円滑に取引を行えるように、参考にしてください。

納品書はFAXで送っても問題ない

納品書は郵送やメールの他、FAXでも送付できます。特に郵送では間に合わない時や緊急の際には、FAXの利用は便利な手段です。ただし、FAXでの提出を認めていない企業もあるため、先方に事前確認しましょう。

納品書をFAXで送付する際の注意点

納品書をFAXで送付する際には、以下の点に注意が必要です。これらのポイントを意識することで、トラブルを防ぎ、円滑な取引を実現することができます。

FAXを送る前に相手に事前に許可を取る

納品書をFAXで送付する際は、事前に先方から許可を得るようにしましょう。企業によってはFAXを受け付けていない場合もあるので、許可を得ずにFAXを送るとトラブルになる場合があります。
FAXでの提出をすでに許可されている場合でも、FAXの送信枚数が多い場合は、受信側の紙不足やFAX機器の占有といった問題が生じる可能性があるので確認が必要です。許可されていると安心せずに再度確認をしましょう。

納品書の原本は改めて後日郵送する

実務的に原本が必須というわけではありませんが、先方へていねいな印象を持っていただくためにも、納品書の原本は後日郵送しましょう。取引の証憑書類として、先方から原本の提出を求められることもあります。

誤送信防止には細心の注意をする

ある企業がどのような商品を仕入れたかを第三者に知られることは、情報漏洩に当たります。もちろん、いつまでも納品書が先方の手元に届かないということ自体も、自社の信用低下を招く問題です。誤送信を避けるために、納品書の送信前にはFAX番号が正しいか、内容に間違いがないか、先方に確実に到着しているかなどを念入りにチェックしましょう。

送信した後は電話で連絡を入れておく

送信エラーや誤送信対策の一環として、送信後には先方に、FAXが間違いなく届いたかを電話で確認することが丁寧で確実です。これによって、送信エラーで届いていない場合には即座に対応でき、FAXが届いたことに先方が気付かず紛失するといった事態も避けられます。

FAX送付したことを分かるようにしておく

FAXは送付後も手元に原本が残るため、送信したか否か後で分からなくなってしまうことがあります。分からないことで書類の二重送信をしてしまうことも否めません。二重送付は自社の書類管理がずさんな印象を与えてしまいます。そのため、FAX送信後には「FAX済」とメモしたり、スタンプを押したりするなどの工夫をしましょう。

納品書をFAXで送付する際の送付状の書き方

納品書をFAXで送付する際は、ビジネスマナーとして郵送時と同じく送付状を添えるのが一般的です。送付状がないと、ビジネスマナーを無視していると取られてしまい、先方に不快感を与えてしまう可能性があります。したがって、先方から不要と言われない限りは忘れず送付状を送りましょう。送付状には基本的に以下の項目を記載します。

• ⑴
  送付日：FAXの送信日
• ⑵
  受信元の情報：先方の社名、部署名、担当者名など
• ⑶
  送信元の情報：自社の社名、連絡先、部署名、担当者名など
• ⑷
  タイトル：先方に何の書類か一目で分かる標題
• ⑸
  本文：定型的な挨拶文や、商品購入のお礼、書類送付を伝える文など
• ⑹
  記書き：送付書類の内容や枚数、FAXする枚数（送信書を含む）
  

  （例：「納品書 1通　送信枚数 2枚（本紙含む）」）

上の内容はあくまで最低限の記載事項です。宛先にあわせて挨拶文やコメントを変えると、より丁寧な印象を与えられます。

納品書をFAXで送付する際の送付状の文例

イメージしやすいように、前項の記載項目に対応した送付書の文例を示します。ご参考ください。

上の文例はどのような書類にも対応可能なシンプルな文例です。この文例を草案にして、自社や先方に合わせた内容にアレンジして活用してください。
なお、上記の文例のようにFAXで何を何枚送るのか明記することは、先方の見落としを防ぐために重要です。同様の目的からページ番号を振ることも検討しましょう。

納品書の送付状の文例については、こちらも参考にしてください。

• 納品書の送付状テンプレート｜送付状の役割、書き方と例文も紹介

納品書をFAX以外で送付する方法

FAX以外に納品書を送付する方法としては、郵送やメール送信、納品物に同封する方法などがあります。各方法の概要や注意点は、以下の通りです。

郵送

納品書は郵便法の定義する「信書」扱いになるため、基本的には一般の宅配便ではなく郵便を使う必要があります。他の郵便物に紛れないように、封筒には「納品書在中」と表記しましょう。

メール

納品書をPDF化し、メールに添付して送信する方法です。この場合、メール本文が送付状扱いになります。メールは手軽かつ迅速に納品書を送付する方法ですが、先方に納品物が届く前に送信しないように注意が必要です。「注文した商品がまだ届かないのに、納品書だけ届いた」という状況になると、先方とトラブルになる恐れがあります。また、先方から納品書を受領した旨を伝える返信がない場合は、改めて受信確認の連絡をしましょう。

無封で納品物に同封する

先述の通り、納品書は原則的に郵便で送る必要がありますが、一部例外もあります。それが、「無封の状態にして納品物と一緒に送る」という方法です。ただし、封を閉じたり、納品書だけを宅配便で送ったりすることは認められないので注意しましょう。無封であることが重要です。

納品書の送付方法についてはこちらの記事でも解説していますので、参考にしてください。

• 納品書の送り方｜送るタイミングやポイントをわかりやすく解説

送受信方法によってFAXも電子帳簿保存法の対象になる

納品書をFAXで送付する際に見落としやすいのが、送受信方法によっては、FAXも電子帳簿保存法の対象（電子取引）になることです。具体的には、以下のような場合に電子帳簿保存法の適用対象になります。

送信側：紙の納品書を読み取らずにパソコンから直接電子データ形式でFAX送信する場合
受信側：受信した納品書を紙媒体で出力せずに、そのまま電子データ形式で保存する場合

電子帳簿保存法では、電子取引で授受した帳票データは既定の方法で保存するように定められています。そのため、紙を使用しない電子データ形式で送受信する場合には、保存方法に注意が必要です。

納品書をFAXで送付する際は十分注意しましょう

納品書はFAXでも送付できますが、「送付状を添える」「誤送信に注意する」など、数々の点に注意が必要です。また、FAX送付を受け付けない企業も存在するため、事前に確認し、許可を得られない場合は郵送やメールなどを使った送付に切り替えましょう。納品書や請求書などの帳票を発行する際は、弥生の請求書サービス「Misoca」を使うと便利です。導入の検討をしてはいかがでしょうか。

この記事の監修者名取 弘美（税理士）

税理士法人ベリーベスト　税理士
事業会社の経理業務に長年従事しており、2017年に税理士法人ベリーベストに入所。主に法人税務を担当し、2年前からTax audit and service部門にて税務案件のリサーチ、社内研修、申告書のレビュー等を行っている。数多くの企業案件に携わる中で得た専門知識を活かし、精確な情報提供を心掛けている。

この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）

マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。