見積書や納品物の提出遅れ！お詫びメールの書き方と例文集
監修者： 市川 裕子（ビジネスマナー監修）
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見積書の提出や商品の納品を依頼された際には、お客様との間で期限を設定することが一般的です。期限の厳守は信頼関係の基盤となりますが、やむを得ない事情により納期に間に合わないケースが生じる可能性もあります。そのような場合、どのように対処すればよいのでしょうか。
本記事では、お詫びの伝え方やその適切なタイミング、お詫びメールの書き方について、例文を交えながら解説します。
なお、納期遅延は契約内容によっては債務不履行となり、損害賠償責任が生じる可能性があります。そのため、お詫びメールの送付と並行して、社内での原因究明と対応策の検討を行うことが重要です。
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提出遅れが判明した段階ですぐに連絡する
期限を過ぎても連絡しない無断遅延は、ビジネスにおいて最も避けるべき行為です。これは単なるマナー違反ではなく、契約上の義務違反（債務不履行）に該当する可能性があります。その結果、相手方から損害賠償請求や契約解除を受けるなど、重大な法的リスクにつながるおそれがあります。
また、当日になってからの連絡も先方の業務に支障を与える可能性があります。遅延が見込まれる場合には、判明した時点でできるだけ早く先方へ連絡することが重要です。
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参照：e-Gov法令検索「民法（明治二十九年法律第八十九号）
」
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相手や状況に合わせてメールと電話を使い分ける
提出遅れのお詫びは、「まずは電話で第一報を入れ、その後にメールで詳細を伝える」という対応が基本とされています。
緊急性の高い謝罪では、電話で直接誠意を伝えることが適切です。ただし、電話のみでは「いつ提出できるか」といった日時や詳細が記録として残りません。
そのため、電話で謝罪した後に改めて内容をメールで送ることで、丁寧な印象を与えるとともに、認識の相違によるトラブルを防ぐ記録としても役立ちます。
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提出遅れのお詫びメールの書き方・5つの構成要素
メールでお詫びを伝えるメリットは、記録を残せる点にあります。しかし、「どのように書けばよいのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。ここからは、提出遅れのお詫びメールの書き方を、5つの構成要素に分けて紹介します。
件名・宛名
メールの件名は、内容が一目でわかるよう簡潔に記載することが重要です。件名から内容が判断できない場合、確認が後回しにされる可能性があります。
件名としては、以下のような表現が適切です。
- 例）
-
- 見積書提出遅延のお詫び
- 見積書遅延に関するお詫び
- 【重要】見積書送付遅延のお詫び
メール本文の冒頭には宛名を記載します。例えば「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」といった形式です。宛名は正式名称を用い、組織名・氏名ともに省略や誤記がないよう注意しましょう。
あいさつ文・お詫び
メール本文の冒頭には、宛名に続いてビジネスメールにふさわしいあいさつ文を記載します。例えば、次のような表現が一般的です。
- 例）
-
- 平素より大変お世話になっております。
- お世話になっております。
- 平素は格別のご高配を賜り、心より感謝申し上げます。
- 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
続けて、送信者の自社名・所属名・氏名を記します。その後、見積書の提出が遅れていることに対する謝罪であるとわかるよう、用件を簡潔に伝え、謝罪の言葉を添えます。
- 例文）
- 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
〇〇株式会社 営業二課の〇〇でございます。
このたびは、〇〇の案件に関する見積書の提出が遅れており、ご迷惑をおかけしております。
誠に申し訳ございません。
遅れの理由・新しい提出期限
続いて、提出が遅延した理由を伝えます。理由を明確にすることで、相手に状況を理解してもらいやすくなります。謝罪に加え、本来の提出期限と新たに提出可能な予定日を併せて伝えることが重要です。
なお、契約書で期限が定められている場合、相手方の合意なく一方的に変更することは認められません。必ず相手方の承諾を得るようにします。
- 例文）
- 本来、◯月〇日を提出期限としてご依頼いただいておりましたが、作業に遅れが生じており、期限までの提出が難しい状況となりましたため、ご連絡申し上げました。
大変申し訳ございませんが、提出期限を△月△日にご調整いただけますでしょうか。
ご承諾いただけました場合には、この新たな期限での提出をお約束いたします。
再発防止策
同様のミスを繰り返さないための具体的な改善策を記載することで、再発防止に向けた姿勢が伝わり、信頼回復につながります。
- 例）
-
- 今後は早期にスケジュールを調整するとともに、貴社と綿密に情報共有を行い、再発防止に努めてまいります。
- 同様の事態を繰り返さぬよう、社内体制の見直しを実施してまいります。
再発防止策を伝える際のポイントは、弁解ではなく問題解決策を簡潔に示すことです。また、遅延が発生した原因と再発防止策が論理的に結びついていることが重要です。
結びのあいさつ
お詫びメールでは通常の業務連絡と異なり、結びの前に改めて謝罪の言葉を添えて締めくくります。結びの例は以下のとおりです。
- 例文）
- 重ねてお詫び申し上げますとともに、今後は同様の事態を招かぬよう努めてまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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パターン別｜提出遅れのお詫びメールの例文
ここからはパターン別に、お詫びメールの例文を紹介します。実際に送付する際には、自社・自事業の内容に合わせて適宜アレンジします。
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見積書の提出が遅れる場合
見積書の提出遅れを電話で伝えた後、改めてメールで連絡する場合もあります。お詫びメールでは、「見積書の提出が遅れる理由」と「提出可能な予定日」を明記します。
件名：見積書提出遅延のお詫びと提出予定日のご連絡（〇月〇日分）
株式会社〇〇
総務部 〇〇様
平素は格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇です。
先ほどはお電話にて失礼いたしました。
〇月〇日を提出期限としておりました見積書につきまして、社内での確認作業に時間を要しており、送付が遅れております。
誠に申し訳ございません。
つきましては、大変恐縮ではございますが、提出期限を△月△日にご調整いただけますでしょうか。
今後は社内確認プロセスの見直しとスケジュール管理の徹底を図り、同様の事態が生じないよう努めてまいります。
このたびはご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇〇〇（自分の名前）
電話：000‐0000‐0000
メール：aaaaaaa@bbb.co.jp
納品物・成果物の提出が遅れる場合
納品物や成果物の納品遅れは、直前になって判明する場合もあります。電話で連絡を試みても担当者が不在などの理由でつながらない場合には、まずメールで謝罪と状況報告を行います。
件名：納品（成果物）提出遅延のお詫びと納品予定日のご連絡（〇月〇日予定分）
株式会社〇〇
総務部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
先ほどお電話を差し上げましたがご不在のため、取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。
〇月〇日に〇〇を納品予定でございましたが、現在、作業に遅れが生じております。
誠に申し訳ございません。
想定以上の注文が入り資材調達に時間を要したことから、期限までの納品が難しい状況となっております。
誠に恐れ入りますが、納品期限を△月△日にご調整いただくことは可能でしょうか。
今後は資材調達先の複数化や在庫管理体制の強化を含め、スケジュール管理を徹底し、同様の事態が生じないよう努めてまいります。
このたびはご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇〇〇（自分の名前）
電話：000‐0000‐0000
メール：aaaaaaa@bbb.co.jp
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提出遅れのお詫びをメールで送るときの注意点
提出遅れにより取引先へ迷惑をかけているため、謝罪のメールでは失礼のないよう丁寧な表現を用います。ここでは、メールを送る際の注意点を紹介します。
いつまでに提出できるかを明記する
お詫びメールでは、いつまでに提出できるのかを明記することが重要です。納期を示すことで、先方もスケジュール調整を行うことが可能になります。
その際、再度遅延が発生すると信頼の喪失につながるため、確実に提出できる納期を提示することが必要です。
誤字脱字や内容の間違いがないか確認する
作成したメールは、送信前に必ず内容を確認します。主な確認ポイントとしては以下のとおりです。
-
- 宛先に誤りがないか
- 誤字脱字がないか
- 敬語の使い方に誤りがないか
- あいさつ文の記載漏れがないか
可能であれば上司や同僚など第三者によるダブルチェックを行い、誤りのない状態で送信します。
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提出遅れは早期連絡と期限調整を徹底し、クラウドで効率化
見積書の提出が遅れると判明した時点で、できるだけ早く電話やメールでお詫びし、いつまでに提出可能かを伝えることが重要です。無断での遅延は信頼の喪失につながるおそれがあります。お詫びメールを送信する前には、宛名や敬語表現の誤り、誤字脱字、あいさつ文の記載漏れがないかを確認します。
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この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）
マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。
