注文書（発注書）の送り方｜メールで送る際のポイントを解説
監修者： 市川 裕子（ビジネスマナー監修）
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注文書の正しい送付方法を把握しておくことでトラブル防止に役立ちます。近年は郵送やFAXだけでなく、メールで注文書を送る機会も増えていますが、それぞれに注意すべきポイントがあります。特にメールで送付する場合については、メールの見落としによる発注漏れや改ざんなどのリスクもあるため細心の注意が必要です。本記事では、注文書の適切な送付方法について詳しく解説します。取引先と良好な関係を築くためにも役立ちますので、ぜひご一読ください。
注文書（発注書）の送付方法
注文書の送付方法には、主に以下の3つです。
- 郵送する
- FAXで送る
- PDFをメールで送る
ここから、送付方法別に注意点や基本的なマナーをお伝えします。
郵送する
郵送は受注者の手元に注文書の原本が届くため、メールのように埋もれる心配が少なく、目を通してもらいやすい方法です。ただし、先方に届くまでの時間と郵送代や紙代などの費用がかかります。また、注文書は信書に該当するため宅配便やメール便は利用できません。郵送する際にかかる費用などを理解して選択しましょう。
郵送する際の使用する封筒には、封筒の表面は取引先の住所と会社名を、裏面は左側に自社情報を記載します。また、送付する書類の内容を明らかにするため、表面にスタンプや手書きで「注文書在中」と記します。
さらに、注文書のみを送付するのではなく、必ず添え状を同封しましょう。郵送のため切手を貼って投函しますが、切手は定形郵便物の場合、重量が25gまでは84円分、50gまでは94円分が必要となりますので、重量を確認して適切な切手を貼ってください。何枚も同封する場合は重量に気を付けましょう。なお、2024年10月1日から郵便料金が改定されます。定形郵便物の重量区分が統合され、50gまではすべて110円に値上げされるため注意が必要です。
参照：郵便局｜2024年10月1日（火）から郵便料金が変わります。
基本的に、注文書は発注が確定したら速やかに取引先に確認してもらうことが望ましいです。まずは、メールもしくはFAXで送付し、その後、原本を郵送するとトラブルを防ぐことができます。
FAXで送る
注文書はFAXで送付しても問題ありません。FAXは郵送よりも迅速に届くため、急ぎの注文や確認が必要な場合に便利です。ただし、送付先を誤ると情報漏洩のリスクがあるため、細心の注意を払う必要があります。また、用紙代やインク代が必要です。
さらに、FAXで送付する際は担当者の手に渡る前に紛失してしまう可能性もあります。そのため、送付する際には担当者に事前連絡をして、注文書を送付する旨と送付書を含めた枚数を伝えると丁寧で確実です。
関連記事：注文書（発注書）をFAXで送付する際の注意点｜書き方や文例も簡単に解説
PDFをメールで送る
注文書をメールで送付することは電子帳簿保存法の電子取引にあたり、法律上の問題はありません。注文書をPDF形式に変換し、メールに添付して送ることが一般的です。
メールで送付することが可能であれば、郵送やFAXでの送信と比べてコストを削減できます。特に、注文書を頻繁に送付する会社では、大きなコストカットが望めます。さらに、データとして保存できるため発注側・受注側共にファイリングの必要がなく、必要時の検索も容易になり業務効率にもなります。
件名には、「注文書送付の件」「発注のお願い」などのように、用件の内容がひとめでわかるタイトルを記入します。CCに入力する場合はアドレスが異なる場合もあるため、送付先アドレスの確認をしておく必要があります。本文には、挨拶と注文書を添付している旨を伝えます。
また、会社によっては注文をメールで受け付けていない場合もあるので、事前に確認が必要です。送信後は、注文書をメールに添付して送信した旨を担当者に連絡します。
注文書（発注書）を送るタイミング
注文書は、受注者が作成した見積書の内容に合意をしてから作成します。正式に注文をした証拠となる重要な書類なので、記載内容に不備や誤りがないかしっかり内容を確認してから発行しましょう。
注文書を受け取った受注者は、確かに注文を受けたという証拠として「注文請書」を発行します。
一連の流れは、「受注者が見積書を発行」→「発注者が注文書を発行」→「受注者が注文請書を発行」の順となります。
注文書（発注書）をメールで送る際のポイント
時間やコストの観点から、注文書をメールで送る会社は多いでしょう。ただし、注文書は取引において重要な役割を果たす書類です。不備があった場合は会社の信用問題にかかわります。トラブルを防ぐために、以下のポイントを押さえておくことが重要です。
- できるだけ簡潔でわかりやすい文章にする
- 添付ファイルはPDF形式にする
- メール本文と件名に「注文書」と記載する
- メールで送ることの事前許可を取る
- 文例やテンプレートを活用する
できるだけ簡潔でわかりやすい文章にする
注文書をメールで送る際のタイトルや本文は、シンプルでわかりやすく、かつ丁寧な文章にします。一番重要な注文の内容は注文書に記載してあるので、メールの本文はあくまでも挨拶と確認のみで問題ありません。
ビジネスにおけるやり取りなので、たとえ顔馴染みでフランクな関係であってもメールの文章は丁寧にする必要があります。そうは言っても、丁寧すぎて婉曲的な文章では伝わりにくく、受注者に負担をかけてしまう場合もあるので気を付けましょう。
添付ファイルはPDF形式にする
注文書をメールに添付する際は、必ずPDF形式に変換してから添付しましょう。取引先から発注書データをExcel（エクセル）やWord（ワード）で提供される場合もあります。しかし、ExcelやWordは編集制限設定をしていない場合、記入内容の編集が可能となるためトラブルの原因になる可能性があります。付き合いが長く、信用関係が成り立っている取引先であっても、トラブルに発展する可能性がないとは言い切れません。送付する時点でPDFに変換しておくことで書き換えが難しく不正防止にもなるので、双方が安心して取引することができます。
また、送信する前に、添付したPDFファイルが問題なく開くかどうか確認することも重要です。
メール本文と件名に「注文書」と記載する
メールの本文と件名には必ず「注文書」と記載しておきましょう。メールの内容が一目瞭然になるので、受信者はすぐにメールの重要性と目的を認識し迅速に対応することができます。また、後で見返しが必要になった際にも容易に検索できて効率的です。
受注者が日々大量のメールを受信している場合、件名で優先度を判断する可能性もあります。他のメールに埋もれてメールを見落とすのを防ぐためにも、ひとめで「注文書が届いている」と認識できるように配慮しましょう。
メールで送ることの事前許可を取る
何の連絡もせずいきなり注文書をメールで送るのは失礼にあたります。見落としやトラブルの元になれば受注者に迷惑をかけてしまう可能性もあるので、必ず一報入れてからメールを送りましょう。
また、注文はFAXでの受付のみという企業もあるので、メール発注の可否について確認する必要があります。こうしたルールや認識は担当者によっても異なる可能性があるので、初めて送る際はもちろん、担当者が変わるたびに、メールを使用した送付をする際は同意を得てから送りましょう。
文例やテンプレートを活用する
注文書には、個数や単価、納期などを記載します。取引で定型の注文書が存在しない場合は自社で作成する必要がありますが、メールの本文や項目を一から作成するのは手間がかかります。
手間をかけずに対応することを考えた場合は、メールの文例やテンプレートを活用すると効率的に作成できます。作成する手間と時間を省き、テンプレートに従って入力することで必要な項目の見落としもなくなります。
注文書を送る際のメール文書の文例やテンプレートに関しては、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：注文書（発注書）をメールで送付する際の注意点と文例・テンプレ
注文書（発注書）の正しい送付方法を理解しておきましょう
注文書の送付方法には、郵送・FAX・メールなどがあります。どの方法を用いる場合でも、注文書は取引を円滑に行うための重要な書類なため、適切な送付方法を理解しておくことが大切です。トラブルにならないためにも、本記事で紹介した注意点や正しい送付方法を参考にしてください。
定型の注文書がない場合は、クラウド型の注文書作成サービス「Misoca」を使って作成すると便利です。テンプレートに沿って必要な項目を埋めていくことだけで漏れなく正確な注文書を作成でき、送付・郵送まで素早く完了し、手落ちもなく大変効率的です。ぜひご検討ください。
この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）
マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。
