見積書はどう訂正する？ミスの対応方法や減らし方も解説

2024/10/18更新

見積書を作成・送付する過程では、作成後に自社内で記載ミスが見つかったり、送付先からミスを指摘されたりすることがあります。見積書のミスや再発行の依頼が発生した場合、どのように訂正し、再発行に対応すれば良いのでしょうか。

ここでは、見積書の訂正と再発行の方法をケース別に解説したうえで、お詫びをする際のメールの書き方や、訂正・ミスを減らすためのポイントを紹介します。

目次: 見積書にミスがあった場合は再発行が原則; 見積書のミスに対するケース別対応方法; 訂正・再発行した際のお詫びメールの書き方; 見積書のミスを減らすポイント; 適格請求書として発行した見積書の訂正・再発行の方法; ビジネスマナーに則り、見積書のミスに適切に対処しよう; クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる

見積書にミスがあった場合は再発行が原則

見積書の作成・送付後にミスが発覚した場合は、原則として再発行を行います。ミスが起きた場合は、訂正箇所に二重線を引き、訂正印を押す方法もありますが、見積書はビジネスの過程で交わされる書類であるため、再発行をするのがマナーです。修正テープや修正液などでの訂正はしないようにしましょう。

なお、見積書は信書に該当するため、メール便や宅配便などで送付することはできません。送付する場合は、郵便で送る必要があります。これは、請求書や納品書も同様です。

見積書のミスに対するケース別対応方法

見積書にミスがあった場合は、訂正や再発行などの対応が必要となります。ここでは、主なケース別の対応方法を説明します。

送付前にミスを見つけたケース

見積書を作成した後、送付する前に誤字や記入ミス、記入漏れなど見つけた場合は、訂正したものを送付してください。ミスが見つかった見積書は、破棄することをおすすめしますが、まれなケースとして見積書をほかの書類と組み合わせ適格請求書（インボイス）とした場合、ミスを訂正しても破棄はできないため注意が必要です。

送付後にミスを見つけたケース

見積書を作成し、取引先に送付した後に誤字や記入ミス、記入漏れなどが発覚した場合は、速やかに取引先へ連絡します。訂正箇所がある旨を伝えてお詫びもしたうえで、再発行を行ってください。

受領側からミスを指摘されたケース

受領側から見積書のミスを指摘された場合は、直ちに内容を確認します。
ミスを確認したら速やかに電話で連絡し、お詫びをしたうえで再発行する旨を伝えましょう。

受領側が見積書を紛失したケース

受領側が見積書を紛失してしまい、再発行を依頼されるケースもあります。
この場合は、発行日や管理番号などを原本と同じように記載した見積書を再発行します。新たな見積書を作るのは、あくまで訂正が必要な場合のみです。

再発行ができないケース

再発行ができず、やむを得ずその場で見積書を訂正しなければならないときは、訂正箇所に二重線を引き、訂正印を押します。ただし、見積書は証憑書類の1つであるため、できる限りその場で訂正しないようにしてください。二重線と訂正印で訂正したとしても、後日改めて訂正した見積書を再発行することをおすすめします。

訂正・再発行した際のお詫びメールの書き方

見積書を訂正・再発行する際は、受領側に非がある場合を除いて、お詫びするのがビジネスマナーです。お詫びはメールなどで伝えることとなるため、ポイントを押さえたメール文作成が重要になります。
見積書を訂正・再発行した際のお詫びメールの書き方は以下のとおりです。

件名の書き方

訂正・再発行のお詫びメールの件名は、下記のように、何の案件に対する連絡なのかと、その重要性が伝わるようにします。

お詫びメールの件名の例

【重要】◯月分見積書の訂正および再発行についてのお詫び
◯◯案件見積書の訂正に関するお詫び
＜重要＞見積書の金額相違の件

取引先が、このメール以外にも多くのメールを受け取っていることを想定して、確実に開封してもらえるよう、主旨を明記しましょう。

冒頭文の書き方

訂正・再発行のお詫びメールの本文では、冒頭でごあいさつとお詫びの言葉を述べます。

お詫びメールの冒頭文の例

平素より大変お世話になっております。株式会社●●の◯◯でございます。

◯月◯日のメールの添付にてお送りいたしました、●●の案件の見積書につきまして、内容に一部誤りがございました。このたびは、ご迷惑をお掛けして誠に申し訳ございません。

訂正内容と理由の書き方

メール本文では、訂正する部分について正誤を並べて明確に記載します。そのうえで、記入ミスの内容を簡潔に伝えてください。

お詫びメールの訂正部分の記載例

誤：商品◯◯の数量［20］
正：商品◯◯の数量［10］

◯◯の商品の数量を10と記載すべきところを、記入ミスで20と記載し、計算してしまいました。

今後の対応の書き方

お詫びや訂正の内容を伝えたら、今後の対応について具体的に言及します。再発防止に対する姿勢についても記載するのがおすすめです。
最後に締めのごあいさつも記載して、今後も継続して取引をしてもらいたい旨を伝えましょう。

お詫びメールの今後の対応の記載例

今後このようなミスを起こさないよう、社内でのチェックを徹底し十二分に注意してまいります。
本メールにて、改めて訂正した見積書をお送りいたしますので、恐れ入りますが再度のご確認をお願いいたします。見積内容にご不明点などがございましたら、ご連絡ください。

どうか今後とも、ご指導ご鞭撻賜りますよう、お願い申し上げます。

見積書のミスを減らすポイント

見積書のミスは、訂正・再発行などに手間と時間がかかるだけでなく、取引先からの信頼を損ねてしまうという点でも避けたいトラブルです。
ここでは、見積書のミスを減らすためにできることを、3つのポイントに分けて紹介します。

取引内容を確認する

取引内容について、取引先との認識違いや確認不足があると、見積書のミスにつながります。
以下についてしっかりと確認したうえで見積書を作成するようにしてください。

見積書作成時の主な確認事項

商品・サービスの内容と数量
取引条件
支払方法や見積書の有効期限

社内のダブルチェックを徹底する

見積書の記載ミスを防ぐには、発行前に社内で複数人によるダブルチェックを行う方法がおすすめです。作成者以外がチェックすることで、作成者が気付かなかったミスを発見しやすくなります。

作成者が他の人にチェックを依頼する場合は、確認項目を変えたり、確認する順番を変えたりすると、ミスの発見につながります。1人目には見積書の項目を上からチェックしてもらい、2人目には下からチェックしてもらうといった方法もおすすめです。

中小企業などで人員に余裕がない場合でも、できるだけダブルチェックを行えるよう工夫してください。

見積書作成システムを導入する

見積書作成システムを導入すると、定型的な作業が多い見積書作成の効率化を期待できるでしょう。

見積書作成システムの中には、システム上の簡単な操作のみで見積書を発行・送信できるものもあります。取引先ごとに事前に発行日のスケジュールを入力しておけば、作成・発行漏れも起こりにくく安心です。

適格請求書として発行した見積書の訂正・再発行の方法

見積書は適格請求書として作成・発行することができます。ただし、見積書は取引開始前に授受する書類であるため、適格請求書として扱うケースはまれです。
適格請求書とは、売手側が買手側に対し適用税率や消費税額を正確に伝えるために、一定の事項を記載して作成する請求書を指します。
2023年10月1日の適格請求書等保存方式（以下、インボイス制度）開始によって、買手側が仕入税額控除を受けるために、決められた事項が記載された適格請求書の受領と保存が必要となりました。

適格請求書は、請求書以外の複数の証憑書類を相互に関連付けることでも作成可能です。例えば、納品書が適格請求書の記載要件を満たしていない場合は、その納品書の基となった見積書を適格請求書の記載要件を満たしたものにすれば、2つの書類を合わせて適格請求書とすることができます。

見積書を適格請求書として発行した場合も、訂正・再発行の方法は本記事で解説した手順と同じです。
なお、適格請求書（インボイス）発行事業者は、適格請求書の記載項目を満たしていない場合に再発行が必要となります。また、受領側（買手側）で適格請求書の記載事項を追記したり修正したりすることは原則としてできないため、発行側の対応が必要です。

ビジネスマナーに則り、見積書のミスに適切に対処しよう

見積書に誤記や記入ミスがあった際は、速やかに取引先に連絡し、お詫びをしたうえで訂正・再発行をしてください。お詫びメールを送る際は、簡潔で伝わりやすい文章にすること、誤字脱字のない正しい文面にすることが大切です。
謝罪の言葉はもちろん、ミスの原因を明記することや、再発防止に努める旨も必ず記載して、誠意を伝えましょう。

見積書のミスを減らすためには、見積書の作成・発行前に取引先としっかりコミュニケーションをとり、記載項目についてきちんと確認しておくことがポイントです。社内では、取引内容の確認や作成した見積書のダブルチェックを徹底するようにしてください。

見積書のミスを防ぐには、証憑書類を作成・発行できる専用ソフトを導入するのがおすすめです。
弥生のクラウド請求書作成ソフト「Misoca」は、請求書だけでなく見積書も作成でき、見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の変換などもクリック操作で簡単に行えます。転記ミスや記載漏れの心配もありません。書類をPDFとして発行したり、メール送信したりすることもワンクリックで完了するため、業務効率化につながります。
インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しているため、適格請求書の作成や電子データ保存をする場合も安心です。ぜひ導入をご検討ください。

クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる

クラウド請求書作成ソフトを使うことで、毎月発生する請求業務をラクにできます。
今すぐに始められて、初心者でも簡単に使えるクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」の主な機能をご紹介します。
「Misoca」は月10枚までの請求書作成ならずっと無料、月11枚以上の請求書作成の有償プランも1年間0円で使用できるため、気軽にお試しすることができます。