スキャナ保存の相互関連性とは？電子帳簿保存法の変更点も解説
監修者： 小林祐士（税理士法人フォース）
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スキャナ保存は、電子帳簿保存法における保存区分の1つです。取引先から受領した紙の書類や、自社が紙で作成・発行した国税関係書類をスキャナ等で電子化し、データとして保存するための要件を定めています。
スキャナ保存の要件には、「スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持」が含まれており、対象書類に限り、スキャン文書と帳簿を紐付ける形で相互関連性を確認できなければなりません。
本記事では、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の概要と、スキャン文書と帳簿の相互関連性の保持について解説します。相互関連性を確保するためのポイントにも触れていますので、電子帳簿保存法に則った帳簿・書類の適切な保存にお役立てください。
相互関連性とは、スキャナ保存の要件の1つ
まず、スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持は、「スキャナ保存」の要件の1つです。スキャナ保存の要件は、資金や物の流れに直結する「重要書類」、それ以外の「一般書類」に分けて定められています。重要書類は契約書や納品書、請求書、領収書などのこと、一般書類は見積書や注文書、検収書などのことです。
「スキャン文書と帳簿の相互関連性の保持」とは、重要書類をスキャナ等で読み取った電子データと、帳簿との関連性を確認できる状態のことを指します。スキャン文書を確認した際、その文書が帳簿上のどの項目と一致するのか、即座に照合できる状態にしておかなくてはなりません。
なお、スキャナ保存を開始した日よりも前に作成・受領した重要書類は「過去分重要書類」として分けて分類します。過去分重要書類はあらかじめ、その種類などを記載した適用届出書を税務署長等に提出することでスキャナ保存ができます。
スキャナ保存では、紙の書類をスキャナやスマートフォン、デジタルカメラなどで読み取り、電子化して保存します。
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持を含めたスキャナ保存の要件は、下記のとおりです。
| 要件 | 概要 | 重要書類 | 一般書類 | 過去分 重要書類 |
|---|---|---|---|---|
| 入力期間の制限 | 下記のうちどちらかの入力期間内に入力すること （1）早期入力方式：書類を作成または受領してから、速やか（概ね７営業日以内）にスキャナ保存する。 （2）業務処理サイクル方式：それぞれの企業で採用している業務処理サイクルの期間（最長２か⽉以内）を経過した後、速やか（概ね７営業日以内）にスキャナ保存する。企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用できる。 |
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| 一定水準以上の解像度 | 解像度200dpi以上でよる読み取ること | |
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| カラー画像による読み取り | 赤・緑・青それぞれ256階調（24ビットカラー）で読み取ること | |
カラー画像ではなくグレースケールでの保存可 | |
| タイムスタンプの付与 | 入力期間内に総務大臣が認定する業務にかかるタイムスタンプを、入力単位ごとのスキャナデータに付すこと |
（※1）
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（※2）
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（※2）
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| バージョン管理 | スキャナデータについて訂正・削除の事実やその内容を確認することができるシステム等、または訂正・削除を行うことができないシステム等を使用すること | |
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| スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 | スキャン文書とそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと | |
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| 見読可能装置 | 14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること | |
カラー画像ではなくグレースケールでの保存可 | |
| 整然・明瞭出力 | スキャナデータについて、速やかに出力することができるようにすること（※3） | |
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| 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け | スキャナ保存するシステム等のシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付けること | |
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| 検索機能の確保 | スキャナデータについて、要件を満たして検索ができるようにすること（※4） | |
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| その他 |
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（※5）
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- ※1 入力事項を規則第2条第6項第1号イまたはロに掲げる方法により当該国税関係書類にかかる記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
- ※2 当該国税関係書類にかかる記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与に代えることができる。
- ※3 速やかな出力とは、「（1）整然とした形式（2）書類と同程度に明瞭（3）拡大または縮小して出力することができる（4）4ポイントの大きさの文字を認識できる」こと。
- ※4 検索機能を確保する要件は、「（1）取引年⽉日その他の日付、取引金額および取引先での検索（2）日付または金額にかかる記録項目について範囲を指定しての検索（3）２以上の任意の記録項目を組み合わせての検索」ができること。なお、税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、（2）および（3）の要件は不要。
- ※5 2024年1月1日前に保存する国税関係書類については、上記表の要件のほか「解像度及び階調情報の保存」、「大きさ情報の保存」及び「入力者等情報の確認」が必要。
2024年1月から相互関連性保持の対象が「重要書類」に限定
企業や個人事業主が取り扱う書類は、「重要書類」「一般書類」「過去分重要書類」の3種類に分類されます。スキャナ保存の要件の1つである、スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持が必要な書類は、電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日から重要書類に限定されました。
一般書類をスキャナ保存するケースについては、帳簿との相互関連性の保持は不要です。あくまでも重要書類に限り、帳簿との相互関連性の保持が必要となります。
しかし、重要書類と一般書類は、どちらも通常の業務の中で生じる書類です。どちらか一方だけをスキャナ保存するとは考えにくいことから、スキャナ保存を導入する際には、重要書類のスキャナ保存に対応できる環境を整えておくことをおすすめします。
重要書類、一般書類、過去分重要書類の定義は、下記のとおりです。
重要書類
重要書類とは、資金や物の流れに直結・連動する書類のことです。具体的には、契約書や領収書、請求書、納品書などが該当します。
一般書類
一般書類は、資金や物の流れに直結・連動しない書類のことです。具体的には、検収書や注文書などが該当します。
過去分重要書類
過去分重要書類は、スキャナ保存を開始した日よりも前に作成・受領した重要書類のことです。過去分重要書類は、所轄税務署長等に「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書」をあらかじめ提出することで、スキャナ保存が認められます。
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持はなぜ必要？
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件では、なぜスキャン文書と帳簿との相互関連性の保持を定めているのでしょうか。
スキャナ保存の要件は、保存された電子データの「真実性」と「可視性」を確保することを目的に定められています。スキャナ保存の要件に含まれる、スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持についても、真実性と可視性の確保が目的です。
真実性の確保とは、保存されている書類の改ざん・削除を防止することです。帳簿を訂正または削除した場合、その事実と訂正前の内容を確認できなければなりません。
一方の可視性の確保とは、保存されている書類を必要に応じていつでも確認できる状態にしておくことで、税務調査の際、税務職員の求めに応じて検索・表示できる状態にしておく必要があります。
スキャン文書と帳簿の相互関連性を保持する方法
前述のとおり、スキャン文書と帳簿の相互関連性が保持されている状態とは、重要書類をスキャナ等で読み取った電子データと、帳簿との関連性を確認できる状態のことを指します。
スキャン文書と帳簿の相互関連性を保持するための具体的な方法は、下記のとおりです。
スキャン文書のファイル名に識別番号を付与する
スキャン文書と帳簿の相互関連性を保持する方法の1つは、スキャン文書のファイル名に識別番号などを付与することです。帳簿上の仕訳にも同一の識別番号を記載することで、データと帳簿が紐付けられます。これにより、スキャン文書と帳簿を正確に照合できるようになり、双方の相互関連性を確保できるのです。
スキャン文書と帳簿が紐付けられる会計ソフトを使う
スキャン文書と帳簿との相互関連性を保持するには、双方が常に紐付けられた状態で運用できる、会計ソフトを使用するのも得策です。
スキャン文書と会計ソフトが紐付けられる会計ソフトを導入する方法としては、自社開発または市販ソフト導入といった方法が考えられます。
会計ソフトを導入する場合は、クラウド会計ソフトがおすすめです。電子帳簿保存法をはじめ、会計に関連する法令は今後も改定される可能性が十分に考えられますが、会計ソフトを自社開発した場合、法令の改定に随時対応しなければなりません。また、導入時のシステム構築に膨大な時間がかかることや、初期費用も高額になる可能性が高くなります。
クラウド会計ソフトであれば、ベンダーが法令の改定などに対応するため、システムの更新は必要なく、自社開発に比べて初期費用も大幅に抑えられるといった点がメリットです。
例えば、弥生の「スマート証憑管理」は、電子帳簿保存法の要件を満たす形式で、領収書・請求書・納品書・見積書などの書類をクラウド上で保存・管理ができるサービスです。弥生の会計ソフトなどと連携することで、証憑の保存・管理、検索・確認、仕訳データの作成などを行えます。
相互関連性が保持されていないとどうなる？
重要書類でスキャン文書と帳簿との相互関連性が保持されていない場合、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たせないため、罰則の対象となる場合があります。
電子帳簿保存法のスキャナ保存を遵守した運用をする必要があるのはもちろんのこと、経理業務を適切に遂行していくためにも、スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持は欠かせません。
電子帳簿保存法の対象書類
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持の要件が含まれるスキャナ保存は、電子帳簿保存法における保存区分の1つです。ここでは、電子帳簿保存法の対象書類について確認していきましょう。
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類のデータ保存を認める法律のことです。従来、紙での保存が義務付けられていた書類のうち、電子帳簿保存法で定められた書類であれば、要件を満たす方法で電子データの保存が可能となります。
さらに、電子帳簿保存法の対象となる書類は「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類です。さらに、国税関係書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」に分類されます。取引関係書類に関しては、相手から受領した書類だけでなく、自己発行の写しも含まれる点に注意しなければなりません。
電子帳簿保存法の対象書類
上記のうち、スキャナ保存が認められているのは「取引関係書類」です。相手先から紙で受領した書類および自社で印刷・発行した書類が該当します。
なお、スキャナ保存は義務ではなく対応は任意であるため、スキャナ保存するかどうかは各事業者の判断に委ねられます。紙で授受した取引関係書類は、紙のまま保存しても差し支えありません。
ただし、紙で授受した書類をスキャンして電子保存するのであれば、スキャナ保存の要件を満たした状態で保存する必要があります。
電子帳簿保存法における保存区分
電子帳簿保存法は、「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）」「スキャナ保存」「電子取引のデータ保存」の3区分があります。「電子取引のデータ保存」のみ対応は義務化されています。それぞれの区分について、詳しく見ていきましょう。
スキャナ保存【任意】
スキャナ保存は、相手先から受領した取引関係書類に加え、自社が紙で作成・発行した取引関係書類またはその控えをスキャナで電子化し、一定の保存要件の下に保存することです。スキャナ保存は任意規定のため、前述のとおり紙のまま保存しても問題ありません。
なお、電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たしてスキャナ保存した場合、紙の原本は破棄できます。
書類を電子データで保存することで、経理のデジタル化につながり、業務の効率化や迅速化などが可能です。また、書類の物理的な保存スペースが不要になり、省スペース化が実現するといった点もメリットです。
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）【任意】
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）では、パソコンで作成した国税関係帳簿や国税関係書類に関する保存要件を定めています。
国税関係帳簿については、2022年1月から「優良」と「その他」の2種類になりました。その他を満たせば帳簿の電子保存が可能です。なお、電子帳簿等保存は任意のため、対応したい事業者が行えば良いものです。あくまでも、国税関係帳簿や国税関係書類をデータで保存する場合に満たさなければならない要件です。
一方、国税関係帳簿を優良帳簿の要件に則って保存することには、大きなメリットがあります。まずは、国税関係帳簿書類の保存要件を見ていきましょう。
| 保存要件概要 | 国税関係帳簿 | 国税関係書類 | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 優良 | その他 | ||||
| 記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実および内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | |
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| 通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | |
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| 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること | |
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| システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること | |
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| 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態ですみやかに出力できるようにしておくこと | |
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| 検索要件 | （1） | 取引年月日その他日付、取引金額、取引先により検索できること | |
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（※3）
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| （2） | 日付または金額の範囲指定により検索できること |
（※1）
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（※3）
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| （3） | 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること |
（※1）
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| 税務職員による質問検査権にもとづく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること | |
（※2）
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（※3）
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- ※1： 保存義務者が、税務職員による質問検査権にもとづく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち（2）（3）の要件が不要となります。
- ※2： 優良の要件をすべて満たしているときは不要となります。
- ※3： 取引年月日その他の日付により検索ができる機能及びその範囲を指定して条件を設定することができる機能を確保している場合には、「ダウンロード の求めに応じることができるようにしておくこと」の要件は不要となります。
-
※国税庁「はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存（電子帳簿等保存）【令和６年１⽉以降⽤】
」より引用
優良帳簿の要件を満たす場合、下記のようなメリットがあります。なお、その他でも帳簿の電子保存は可能ですが、下記のメリットは得られません。
過少申告加算税の5％軽減
優良の電子帳簿を保存していて、税務署に届出を行っている場合、電子帳簿に誤りがあって修正申告などをした場合の過少申告加算税が5％軽減されます。
なお、税制改正により「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の適用を受ける場合、対象となる帳簿の範囲が見直されました。2024年1月1日以後に法定申告期限等が到来する所得税・法人税について適用になります。消費税についてこの措置の適用を受ける場合に優良な電子帳簿として作成しなければならない帳簿の範囲は、変更はありません。
最大65万円の青色申告特別控除（個人事業主の場合）
良な電子帳簿を要件に従って作成・保存していて税務署に届出を行っている場合、最大65万円の青色申告特別控除の要件の1つを満たすことができます。
なお、65万円の青色申告特別控除は、最大55万円の青色申告控除の要件をすべて満たしたうえで、e-Taxによる電子申告もしくは優良な電子帳簿の保存で対象になります。事前準備や保存要件を満たす環境などが必要な優良な電子帳簿保存よりもe-Taxでの申告の方が、最大65万円の青色申告特別控除を受けやすいといえるでしょう。
「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る65万円の青色申告特別控除・過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出書」はこちらです。
電子取引のデータ保存【義務】
電子取引のデータ保存は、電子データとして相手先へ送付した取引情報や、相手先から受領した取引情報を一定の保存要件の下、電子データのまま保存することを指します。電子取引のデータ保存は、義務のため、要件に従ってデータ保存することなく、電子取引の書類を印刷して、紙でのみの保存をすることはできません。
電子取引のデータ保存は、下記の要件を満たしている必要があります。
電子取引のデータ保存に求められる要件
電子取引のデータ保存を行う際は、電子データの真実性と可視性を確保できる形での保存が義務付けられています。電子帳簿保存法に定められたルールを満たす形で保存してください。
真実性の確保は、上記の①～④のうちいずれかを満たす必要があります。
例えば、弥生製品をお使いであれば、「スマート証憑管理」というサービスを利用することで、③の措置に該当するので、真実性の確保が満たせます。
可視性の確保は、原則的にすべての要件を満たす必要があります。
電子取引のデータ保存について詳しくはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
弥生のスマート証憑管理なら、電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存が可能
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持を確保するには、対応システムの導入がおすすめです。スキャン文書に識別番号を付与して、帳簿と照合することでも対応可能ですが、ヒューマンエラーが発生するとスキャン文書と帳簿に不一致が起こるおそれが考えられます。
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- ※優良な電子帳簿保存には、対応していません。
この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）
東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース 代表社員
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