弥生会計 ネットワークの 10ライセンス利用で、スムーズな業務を実現

「以前は弥生会計を使うのに順番待ちの状態でした」
タイヤとホイールの専門店として、愛知県を中心に10店舗を展開している株式会社クラフト。国産、輸入一流メーカーの商品に加え、オリジナルのホイールなど幅広い品揃えと、タイヤとホイールの脱着、タイヤローテーション、ホイールバランスの調整、パンク修理などのサービスを提供するファクトリーも備えている。

クラフトでは、全車種を対象にした店舗のほか、軽自動車専門店や中古、アウトレットの店舗もあることから、10ある店舗を部門管理している。また、パーツ類も扱っているため商品アイテム数が多いこともあり、詳細な会計処理を毎日、本部で一括しておこなっている。
「各店舗から送られてくる売上データを毎日、弥生会計へ入力しています。これは、店舗ごとの状況を正確に把握するためにやっているのですが、スタッフはタイヤとホイールのプロではあっても経理のプロではありませんから、どうしてもミスが出てしまいます。慣れない仕事をさせる必要はありませんので、本部の一括処理にしています。全店舗分をまとめていることと、弊社独自の使い方をしていることもあって、仕訳全体の数はかなり多くなっています」。年間に処理する伝票枚数は3万枚から4万枚にのぼると、経理を担当する事業部長の新美勝久さんは話しながら、弥生会計を自由に使えず困る状況が続いていたと、以前の状況を振り返る。

クラフトでは、顧客の注文で20万円のアルミホイールを取寄せる場合、顧客から予約金として3万円を前受けしているが、その処理を1件ずつ補助科目と摘要欄を利用して顧客名でヒモ付け管理している。「こうすることで、どのお客様の分が売上になり、どのお客様の分がまだなのかを把握することができます。発注した商品がいつ入荷したかもわかりますし、弥生会計を販売管理や帳面代わりに使っていたようなものです（加藤社長）」。こうしたきめ細かい処理を毎日おこない、処理のチェックと経営的な確認作業もおこなっているため、以前は弥生会計を常に誰かが利用しており、空くのを待たなければ自分の仕事ができない状況になっていた。

導入は、期の途中でのシステム変更を避け、年末商戦や税務申告の多忙な時期が過ぎた2006年の1月におこなわれ、10ライセンスでのシステムがスタートした。「経理スタッフは4人で、データを確認するのは私をはじめとする数人ですので、5ライセンスも候補にあがりましたが、この2、3年で店舗数を増やす予定があることと、株式上場に向けた準備もしていることもあって、5ライセンスではすぐに一杯になってしまうだろうと判断し、10ライセンスにしました（加藤社長）」。

クラフトは、ギャランティメンバーの顧客情報と連動させたオリジナルの販売管理システムを構築中で、そのサーバをSQL対応にさせることができたため、弥生会計 ネットワークをすぐに利用することができた。

新美部長は弥生会計 ネットワークになって作業効率は格段に良くなったと話しながら「何よりも、操作面がまったく変わっていない点が素晴らしいと思っています。システム変更にともなって何が変わっているのかを確認しなければなりませんから、正直、面倒な作業になると覚悟していたのですが、使ってみたらログインすること以外、操作環境が弥生会計 05から全く変わっていないので、妙な話ですが肩すかしされたような気分でした。しかし、それは逆に言うと、とてもありがたいことでした。チェックをする我々も、入力作業をするスタッフも、スタンドアロンの時とまったく同じ環境で使えています。特に入力するスタッフは手順がちょっとでも変わると、慣れるまでに時間がかかりますが、それが全くありませんでしたし、すぐに使い始めることができました」と話す。

また、加藤社長も新美部長も、自分のタイミングですぐ入力できるようになった点が大きな改善点だったと強調する。「以前は急いでいても、今誰が使っていると確認して回り、ちょっと使わせてくれとお願いしていました。すぐ入力したり確認したいことがあっても、結局後回しになってしまい、入力するのを忘れてしまうこともありました。それが重なると月末にまとめて入力することになります。常に最新の会計データで確認したいのに、それができなくなってしまいます。処理を溜めずにすぐ処理できるということは、とても意味があります」。
最後に加藤社長は「順調に店舗数が増えて株式上場も果たせれば、10ライセンスをフルに活用することになると思います。早くそうなりたいですね（笑）」と明るく話してくれた。