月600枚の請求書も電帳法対応が手間なし、「スマート証憑管理」と弥生製品の連携で効率化

「低コストでだれにでもわかる操作性と安心感、そして法令対応。会計システムは弥生以外に考えられません」。そう話すのは、酒類の輸入卸事業を営む株式会社リラックスの管理部長・木村宏さん。経理業務も行う木村さんに「スマート証憑管理」を活用した法令対応の具体的な内容とともに、「弥生会計」と「弥生販売」で実現している業務効率化についても伺った。

日常業務は「弥生販売」と「弥生会計」の仕訳連携で業務効率化を実現。プライベートな時間も増えた

リラックスは1,500軒以上の酒類販売店を取引先に持つ卸売会社だ。世界各地のワインやウイスキーなどを発掘・輸入し、国内の小売店や卸売店、業務用酒販店などに納品している。2023年現在、従業員数は12名。営業事務の担当者はいるものの、経理業務のほとんどを木村さんが切り盛りしている。

同社の創業は1996年だ。当初は現在と業態が異なり、小売がメインだった。

「大手飲料メーカー出身の先代社長がディスカウントストアとして立ち上げたのが弊社です。約20年前に事業を拡大していくために卸売業にかじを切りました」

当時は、レジシステムから売上データを集計して仕訳を作成していて、会計はほぼ手作業だった。卸売業を始めるにあたって、効率的に処理できる新システムを導入する必要があったという。

「会計システムをいくつかピックアップして社内で話し合ってみたところ、『弥生会計』『弥生販売』が最も使いやすそうだ、という結論になりました」

日々の販売管理業務としては、営業メンバー7名がFAX・メール・電話で受けた注文を「弥生販売 ネットワーク」で発注伝票を起票し「弥生販売」のデータを倉庫に共有して、納品書を封入のうえ発送してもらっている。

木村さんは、売り手の業務として、締め日ごとの請求書の送付・入金の確認・入金伝票作成を行うほか、買い手の業務として、仕入伝票の起票・受領した請求書の確認・支払・出金伝票の作成を担当している。

日常業務は多岐にわたるが、そんな業務を効率化させるポイントは、「弥生販売」と「弥生会計」の連携だ。売上・入金・仕入・出金データは「弥生販売」から「弥生会計」に仕訳転送していて、「弥生販売」で入力を間違えていなければ秒速で終わるそうだ。

「弥生会計」への入力は月末締めてからスタートする。「弥生販売」から転送したデータの確認と、月50枚くらいの経費の入力を行っているが、1日で終わるのでストレスを感じることはないという。毎月の仕訳は同じものが多いため、前月の仕訳をコピーして登録することもできて、新たに登録する際も科目や摘要を選んでスムーズに仕訳入力ができるからだ。

「『弥生会計』の導入前は、仕訳を1つ1つ入力しなければなりませんでしたが、現在は仕訳登録は1か月に1度、数時間から半日程度の時間で完了します。大幅に時間が短縮され、プライベートの時間も取れるようになりました」

インボイス制度・電子帳簿保存法などの法令対応は「スマート証憑管理」なら無料で手間いらず

2023年10月に始まったインボイス制度や2024年1月に施行された改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）など、経理担当者を悩ませるような法令改正が相次いだ。現在も手探りで業務を行う中小企業が少なくないだろう。しかし木村さんは心配することなく、その時を迎えた。

「私が各制度の内容を詳しく知ったのは、たしか、弥生のメールマガジンだったと思います。そこにはインボイス制度も電帳法も『スマート証憑管理』で対応できると書かれていました。メールが来る前は弥生でできるかわからず、どこか外部にお願いしないといけないかもしれない、その場合経費がかかってしまうと思っていたのですが、弥生で対応できるならラクだし安心だと思ったため、導入を即決したんです。『あんしん保守サポート』に加入していると※、無料で利用できることも決め手の1つです」

• ※ご利用条件などの詳細は「スマート証憑管理」サービス紹介ページをご確認ください。

「スマート証憑管理」は、請求書や納品書などの証憑類をPDFやJPEGなどの電子データでクラウド上に保存できるサービスだ。「証憑管理サービス（ベータ版）」を大幅にリニューアルし、2023年1月にリリースされた。木村さんが利用を始めたのは、リニューアル前の2022年8月から。確実に対応するため、新しいシステムに早く慣れたいと考えたためだ。

取引先のうち、毎月定期的に納品しているのは600社前後だ。つまり、毎月約600件の証憑を発行していることになる。適格請求書発行事業者は、発行した適格請求書の控えの保存が必要になり、電帳法では2024年1月1日以後発生する電子取引は、必ず電子データのまま保存する必要がある。

「『弥生販売』で請求書を発行する際、自動的に『スマート証憑管理』へ保存するように設定しているので保管する手間がかかりません。現在は発行した請求書だけを保存していますが、2024年1月以降は電子取引のデータ保存、紙で授受した書類のスキャナ保存にも活用したいです」

「スマート証憑管理」は電子取引のデータ保存の保存要件である「真実性の確保」と「可視性の確保」の各要件に対応しており、木村さんはインボイス制度・電帳法への対応を弥生製品・サービスを活用することで、費用をかけず最小限の手間で乗り切っている。

「今気になっているのは、デジタルインボイス。小規模事業者にも今後普及していくようであれば、対応したいと考えています」

電子取引の世界標準規格「Peppol（ペポル）」にも「スマート証憑管理」は対応している。もし将来的に普及が進めば、さらなる業務効率化につながるかもしれない。

20年以上の利用で感じた、だれにでもわかる操作性と弥生のサポートの信頼性

木村さんが弥生製品の利便性を感じる場面は、仕訳入力や証憑作成・管理などの日常的な経理業務だけではない。予算管理や経営分析などの管理会計業務にも役立っているという。管理会計業務でよく使うのは「弥生会計」の残高試算表の機能だ。同社では「弥生会計 プロフェッショナル 2ユーザー」を木村さんと社長の西さんが利用しており、経営に必要なデータを随時、参照している。

「だれにでも直感的にわかる操作で、すぐに残高試算表を作成できます。初めて使った時は『資料作りに今まで割いていた時間はなんだったんだ』と驚きました。出力する科目や期間などの範囲を簡単に設定できるのも便利ですね。Excel形式でダウンロードできるので、報告用のレポ―ト作成がしやすいことにもメリットを感じています」

例えば経費を年度別や月別で比較する、といった場面で使われるそうだ。

「弊社では、経費の中で倉庫代の比重が大きいんです。想定とかけ離れているようであれば、過去の実績と照らし合わせて対策をしなければなりません。いつでも手軽に、そしてスピーディーに資料を出力できるので、的確な経営判断につながっていると感じています」

順調に見える木村さんの経理業務だが、行き詰まることもあるのだろうか。

「もちろん法令対応やシステムの高度な操作など、わからないことも出てきます。そんなときに利用するのが、弥生のサポートです」

最近では、インボイス制度における適格請求書の要件について、消費税の細かい設定部分で生じた疑問について問い合わせ、解決できたそう。

前述した製品の他にも、同社では「弥生給与」で給与計算を行い、「弥生会計」と仕訳連携している。「弥生販売」と「弥生会計」「弥生給与」「スマート証憑管理」と、基幹システムは弥生一色だ。20年以上にわたり弥生製品を利用して、木村さんはどう感じているのだろうか。

「『スマート証憑管理』のように便利なサービスが無料で利用できるなんて、他では考えられないのではないでしょうか。そして何より、弥生の製品間のデータ連携がスムーズで操作がわかりやすい。弥生製品を使い始めてから、他のシステムを使おうと思ったことは一度もありません」

経理業務の煩雑さや法令対応などに頭を悩ませている経理担当者は、弥生製品の導入を検討してみてはいかがだろうか。

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。