インボイス制度への対応・業務効率化も見据えた「弥生販売」「スマート証憑管理」の活用

街の生花店からスタートし、現在は市場での花材の仲卸とネット通販サイト「はなどんやアソシエ」の運営という、2つの事業を営む株式会社自由が丘フラワーズ。今回は販売管理業務を担当する三上寛乃さんに、「弥生販売」と「スマート証憑管理」をどのように活用しているか伺った。

2ユーザー製品を活用して、バックオフィス業務を兼務で担当

1986年（昭和61年）に東京・自由が丘で生花店として開業し、その後、東京都中央卸市場板橋市場に場内仲卸として入場した自由が丘フラワーズ。インターネット普及以前にはFAXによる生花の通販サービスも行っていた。現在運営しているネット通販サイト「はなどんやアソシエ」では、季節ごとの生花からドライフラワーやリース、花器、ガーデニング用品まで多彩な商品を取り扱う。

現在、会社は板橋市場にある本社と通販事業の拠点となる和光オフィスの2拠点で、従業員は合わせて約70人。5年前に入社した三上さんは、本社で仲卸の仕事と兼任で販売管理を担当している。

「現在、当社では『弥生会計 プロフェッショナル 2ユーザー』と『弥生販売 プロフェッショナル 2ユーザー』を使っていて、販売は私1人、会計は私ともう1人の経理担当者が使用しています。2人とも花の仕事と兼務なので、基本、朝のうちは花の仕分けや配達といった現場仕事をこなし、午後に経理作業をするという感じですね」

前職でも経理関係の仕事をしていたという三上さん。そこでも「弥生会計」を使っていたので、「弥生販売」にもすぐに馴染めたという。「弥生会計」「弥生販売」に入力したデータは、社外で委託している経理コンサルタントにチェックしてもらっているそうだ。

「その後、修正箇所があれば当社で修正してから、顧問契約を結んでいる税理士事務所へ送っています。税理士さんと経理コンサルタントの方には月に一度、当社を訪問いただきアドバイスやフィードバックをもらっています」

CSV形式で書き出した売上データは、ほんの数秒で「弥生販売」へ取り込み完了

三上さんが担当する販売管理は、通販と店舗の2部門。通販部門では日々100件ほどの売上があり、基幹システムから売上データと入金データをCSV形式で書き出し、「弥生販売」へ取り込んでいる。

「作業はだいたい週に3回。まず朝一番で基幹システムからデータを書き出します。20〜30分かかるので、その間は別の仕事をして、データが書き出せたら『弥生販売』に取り込む。それ自体は数秒で終わります。経理専業ではないので、CSVデータで一気に取り込みができるのは時間短縮になって助かりますね」

ちなみに通販の基幹システムは、「弥生販売」と組み合わせて使うことを想定して、自社で独自開発したそうだ。

一方、店舗の方では「スマレジ」を使っているので、その数字を「弥生販売」に入力。月末に通販と店舗の売上をまとめて「弥生会計」に入力している。

「また、月30～50件、請求書払いを希望するお客さま向けに、『弥生販売』で請求書を発行しています。弥生で販売されている専用用紙に印刷して郵送するか、PDFデータをメール添付して送っています」

請求書印刷と同時に「スマート証憑管理」にPDF保存できるのが便利

インボイス制度や電子帳簿保存法に対応することを想定して、2023年（令和5年）5月には「スマート証憑管理」も導入した。インボイス制度に関しては、税理士からの勧めもあり、適格請求書発行事業者の登録は早期に申請したそうだ。

「［マイポータル］で『スマート証憑管理』を知り、サービスページで詳細を調べて決めました。『弥生販売』と『スマート証憑管理』を連携しておけば、請求書を印刷する際、［控えをスマート証憑管理に保存する］にチェックを入れると、印刷と同時にPDFデータが『スマート証憑管理』に保存できるのが便利ですね」

「弥生販売」以外で作成した請求書も、「スマート証憑管理」にアップロード。月に数回、請求書の発行漏れがないか、絞り込み機能で検索して確認している。

「現在は、発行した請求書の保存にしか使っていませんが、制度開始後は受け取った適格請求書の自動判定や、『弥生会計』への仕訳連携、また電子帳簿保存法への対応にも活用していきたいですね」