多拠点間での利用、Web受注システムとも連携した販売システムを弥生販売 ネットワークで実現

「営業、商品部、本社が違うビルに分かれているので、以前は弥生販売のデータをコピーしてハンドデリバリーをするなど、色々と苦労していました」。 生花でもドライでもない、新しいカテゴリーの花材としてテレビ・雑誌でも注目されているプリザーブドフラワーの輸入卸販売を中心に、フラワーアレンジメントスクールやショールームショップを経営しているモノ・インターナショナル株式会社。1996年の創業当時から花材を中心とした輸入卸販売を行っていたが、プリザーブドフラワーを扱いはじめてから顧客数や売上が急激に伸び、2002年から弥生販売 プロフェッショナルと弥生会計の利用をスタートしている。

「創業当初は顧客数や取扱商品数が少なかったですし、会計も決算用に数字をまとめるだけでしたから、販売管理や請求書印刷、経理もエクセルで処理していました。ところがプリザードフラワーを日本で初めて輸入販売し始めた頃から急激に顧客・商品数とも増え、これはもう無理だということで業務ソフトを使うことにしました」。商品部マネージャーの張涛（ちょう・とう）さんは、ソフトの選定にあたりOA機器を納入している業者や、量販店などでヒアリングした結果、ユーザー数が多いことと、インターフェイスのわかりやすさや操作性の良さが決め手となり弥生販売 プロフェッショナルの導入を決定したと話す。

オフィスが分かれた問題は、本社と別オフィスの場所が隣接していたため「原始的な方法ですが窓を通してLANを組みました」という対処で解決できたが、利用者同士がやりくりし合う運用は2、3年続き、限界を感じていたと張マネージャーは話す。

モノ・インターナショナルの取扱商品数は当初300アイテム弱だったが、現在は常時在庫で800アイテム、全アイテム数は2700を超えている。さらに販路は対企業のBtoBと対消費者のBtoCがあり、自社倉庫と物流や在庫の確認をする必要もある。「花の種類に加えて色やサイズがありますし、花材だけでなくアレンジメントとしても販売しています。BtoBは本社で直接管理していますが、青山と銀座にあるスクールや直営店のBtoCは日々の結果だけを本社で取込むようにし、倉庫へは電話連絡で対処していました。データの管理が煩雑でリアルタイム性にも欠けていました」。利用者の増加による運用面の問題と、システム管理の問題が徐々に大きくなっていた。

「弊社では2005年5月から営業が利用する第二事務所を新たに開設し、拠点は全部で3か所になりました。営業の利用頻度が一番多いですから、弥生販売の5ユーザーとサーバはその第二事務所へ設置しました。距離が離れているため以前のようなLANを組むことができず、商品部のスタッフが作業したい場合は、データ保存したディスクを第二事務所へ持って行き、営業のパソコンを使ったり、最新データをコピーして商品部へ戻るなどハンドデリバリーで対応し、急いで数字を確認したい場合は電話で聞いていました」。

こうした状況になったため、モノ・インターナショナルではシステム変更の検討や独自のネットワーク構築にも取り組んだという。「実は、他社の販売管理パッケージへの乗換や独自システムの構築も検討しました。しかし利用者が操作に慣れていて、しかも簡単な点と、コストパフォーマンスなどの問題もあって弥生販売を使い続けることにしました。ただ、なんとか状況を改善する必要がありましたので、本社、商品部、営業の3か所が同時に使えるようにするため、サーバを導入し3か所をVPNで結んでみました。弥生が動作保証していないのは知っていましたが、とにかくやってみようと。でも、エラーが頻繁に出ましたし、5ユーザーなのに4台しか稼動しないなどトラブルが多くて使えなかったため、結局ハンドデリバリーの使い方を続けることになりました」。

しかし間もなく弥生販売 ネットワークが発売されることを知り、すぐに導入が決定した。

モノ・インターナショナルでは、2006年4月に『弥生販売 ネットワーク 10ライセンス』での利用を開始した。弥生販売 ネットワークの利用頻度が高い営業を統括しているセールスマネージャーの長谷川浩一さんは、以前と比較してかなり使いやすくなったと評価する。「空いている弥生販売を探したり、割り込んだりする時間のロスがなくなりました。大きな効果としては、入力しようとしてもすぐに使えないので忘れてしまい、受発注が遅れてしまうといったミスや、商品が輸入してあって出荷できるのに、受注残がどれだけあるかが解らないという状況が夜まで解決せずに、遅れてしまうといった深刻な事態がなくなったことですね。また、以前は、社長が弥生販売の売上のデータを見て、なぜこんなに少ないのかと私に電話してきても、私が弥生販売を開けず、内容や状況を確認できないといったこともありました。都合が悪いときは弥生販売のせいにしていたのですが、これはもうできなくなりました（笑）」。

また、張マネージャーは、一番の課題だったネットワーク対応が解決した以外にも、弥生販売 ネットワークになって便利になった点があると話す。「弊社には出荷センターと在庫の保管センターがあるのですが、倉庫別在庫管理ができるようになってすごく楽になりました。商品がどこにあってどこに出荷すれば良いかがすぐわかります。それと、マネージャー、一般社員、アシスタントでアクセス権限をコントロールできるため、社内情報のセキュリティの面でも安心できます」。

モノ・インターナショナルでは、BtoBのWeb受注システムを構築しており、受注データを弥生販売 ネットワークへ1日3回インポートし、弥生販売 ネットワークの在庫データをWeb受注システムにアップロードするなど、在庫を弥生販売 ネットワークで一元管理するようにしている。「Web受注システムとの連動は、システムベンダーに依頼したのですが、連動のポイントは、商品データと顧客データを必ず共有できるようにする点でした。こうした情報共有は顧客サービスに直結していくものですので、これからも進めていきたいと考えています。今後、地方拠点や直営店舗から、直接弥生販売 ネットワークに入力できるようにしたいですね」。こうした他システムとの連携や、都度請求や入金消し込みといった機能など、弥生販売 ネットワークをより使いこなすことで、今後のビジネス展開に対応させていきたいと張マネージャーは語ってくれた。