弥生シリーズの仕訳連携＆自動化で業務効率化を実現

設備製造業を手掛ける株式会社田中工業所は、創業73年の老舗企業。経理担当の田中佑子さんは、5代目として事業継承をする予定だ。将来を見据えて、以前から使っていた「弥生会計」に加え「やよいの給与計算」「Misoca」も導入。業務効率化の機能である「スマート取引取込」による連携を活用し、作業時間を大幅に短縮できたという。

業務をラクにする方法を検討した結果、弥生製品連携・仕訳自動化にたどりついた

田中工業所が1971年から製作を手がけている「加圧浮上装置」とは、微細な泡を水の中の浮遊物質に付着させ取り除く廃水処理装置。工場廃水に含まれる薬品などを濾過する前段階の処理を担っていて、繊維や精密機械の工場、自動車整備工場、食品加工工場など、さまざまな場面で使用されている。

代表取締役であるお父さまの跡を継いで、5代目社長に就く予定の田中さんが入社したのは10年前のこと。

「バックオフィス業務をしてほしいということで入社しましたが、経理経験がなかったので一から勉強しました。性格的にこの日になったらこれをしないといけない業務が苦手で、当時は請求書を発行したら売上計上しないといけないのに入金時にしていなかったことに気付くなど、ミスが多発していましたね。
給与計算業務に関しても、社長が作ったオリジナルの計算ソフトを使っていましたが、細かな部分を手作業で修正している状況でした」

その後、田中さんは会社の業務改善に仕事の重点を置くため、経理業務をいったんお母さまに任せる。ところが新型コロナウイルス感染症の影響で幼稚園が休園になり、お子さんを預ける場所がなくなってしまった。

「結局、母に子どもを見てもらうしかなくて、一度、母に預けた仕事を再び私が引き取ることになったんです。しかし、業務改善と経理の仕事を両立するのがとても大変で。もっと業務負担を減らせないか、他社製品も含めて調べましたね。結果、使い慣れているのに加えて、複合仕訳ができ、仕訳連携ができる点で『スマート取引取込』の活用と『やよいの給与計算』『Misoca』の導入に踏み切りました」

「スマート取引取込」を使うことで、煩わしい数字の照会作業が驚くほど楽に

現在、田中さんは業務効率化の機能である「スマート取引取込」を使って銀行口座入出金、クレジットカード利用明細、「Misoca」の請求書データを「弥生会計」と連携させている。

「入社当時は、前任の経理担当者のやり方を引き継ぎ、私が紙の振替伝票に振り替えて、母が『弥生会計』に入力する流れでした。今は『スマート取引取込』を使うことで、紙に書かなくてもいいし、入力する手間も省けましたね。

『スマート取引取込』は週2回自動取込されるように設定しています。取込設定した曜日と入金時期などを見たいタイミングに1日1～2時間ほど確認するだけなので、作業時間の短縮につながりました。

仕訳をもう少し楽にしたいという観点で『スマート取引取込』を使い始めたのですが、もっと早く入れればよかった！と思うほど便利になりましたね。今にして思えば、それまでは仕訳作業そのものよりも、むしろ銀行から届いた照会用紙を『弥生会計』と突き合わせた時の差異を、確認・修正していく時間がすごく多かったんです。

そういった業務に加えて、請求書を発行した際には完成工事高を計上する必要がありますが、それも『Misoca』を連携させることで売上高が自動計上されるようになりました」

田中さんは「スマート取引取込」機能に加え、「Misoca」「やよいの給与計算」を使って業務効率化を図っている。

「『Misoca』導入前は、納品書作成したら請求書に転記。その後、印刷や封筒に封入、切手を貼付、ポストに投函する流れで業務をしていましたが、投函し忘れることも多くて。今は納品書を作成後、クリックするだけで請求書作成をして郵送代行^※1を使う事で郵送までスムーズに行えます」

• ※1有償プランのみです。

また仕訳連携が決め手となり導入した「やよいの給与計算」を使うことで、年末調整業務の負担も大幅に削減したそうだ。

「以前は給与ソフトなどを使わず、手作業で年末調整も対応していたので、だいぶ苦労しましたね。年末に母と2人で大慌てで作業していたことを思い出します。今は社員に配った資料を回収し、ソフトに入力するだけ。あっという間に年末調整業務も終わります」

取材の1年ほど前に税理士を変更したという田中さん。経営面に強みがある税理士と契約したところ、たまたま弥生のパートナー事務所^※2だったという。そのことで、業務にかかわるやり取りもスムーズになったそうだ。

• ※2「弥生PAP」は、弥生株式会社と会計事務所がパートナーシップを組み、弥生製品・サービスを活用して、中小企業、個人事業主、起業家の発展に寄与するパートナープログラムです。詳しくはこちらのページをご確認ください。

「税理士の方には、月次のチェックや決算仕訳などを依頼しています。弥生ドライブ^※3でデータを共有できるようになったことで、直接訪問する必要もありません。タイムリーにやり取りできるのもうれしいですね。それに『弥生会計』の使い方などもレクチャーもしてくれるんです。以前は補助科目を多用していたため、経営に活かせていない側面がありました。しかし今は、そうした細かな指摘も税理士が行ってくれます。インボイス制度や電子帳簿保存法に向けた対策にも相談に乗ってくれるのも心強いですね」

• ※3弥生が提供するクラウドストレージサービス。ご利用には「あんしん保守サポート」ご加入が必要です。

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弥生を活用すると業務改善だけでなく、雇用の面でもメリットがある

田中さんが経理の仕事と並行して取り組んでいる業務改善。そこで役立ったのが資金繰り表だ。

「弥報Onlineで公開されていた磯崎宏司先生の資金繰り表の作り方のような方法で、手探りで資金繰り表を作りました。資金繰り表を眺めるだけでなく、『弥生会計』のデータを活用し自分で作ることで、より身近に資金の流れを感じられるようになりましたね。この時期に大きな出費があるのに、入金が少ない。銀行とのやり取りでよく使うので、何かあったら質問に答えないといけない。自分で調べることが習慣になり、そこから業務改善のヒントを見つけることができます」

いよいよ会社全体の業務改善を本格的に進めようということで、来春には経理担当の人材に入ってもらい、田中さんが1人で担当している経理業務を受け渡す予定だという。

「経理って、昔は『簿記何級を持っている経験者でなければ』というように、完全な専門職だったと思うんです。しかし、最近は会計ソフトの機能が充実しています。それほど専門的な知識がなくてもできるようになってきている印象です。会計ソフトによる経理作業の効率化は、雇用の面からも、会社の形を変えていくことに役立つのではないでしょうか」

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。