給与明細のペーパーレス化で、ストレスが減ったことを嬉しく感じています

1963年に創業し、現在は塗装ロボット事業と薪ストーブ事業を主軸とする日鉄工営株式会社。同社の業務改善を推進する企画業務部の紺野さん、森さん、関さんは、人事・総務・経理の仕事に携わる。社内システムのIT化を進める中で「弥生給与 Next」は給与計算業務のペーパーレス化や業務効率化に役立っている。

紙ベースからの脱却を目指し、初年度無料で「弥生給与 Next」を導入

創業から約60年の日鉄工営株式会社は、社員数が33名という規模ということもあり、多くの業務をExcelで管理し、紙ベースで行ってきたという。企画業務部を統括する紺野さんは、紙ベースからの脱却を図りたいと、まず勤怠システムや社内情報の閲覧、ワークフローなどが利用できる情報ポータルを導入した。そしてペーパーレス化の一環で、今まで活用していたインストールタイプの給与ソフトからクラウド化を目的に「弥生給与 Next」を選んだ。

紙ベースの環境ならではの課題を、人事領域の現場担当者として常々感じてきたのが森さんだ。

「以前は他社の給与ソフトを使用していたのですが、給与明細書の配信機能は付いておらず、毎月手渡しでした。しかし弊社は出張者が多く、手渡しに時間がかかるという問題を抱えていました。また使用していた給与ソフトはパソコンにインストールするタイプで、パソコン1台でしか使えず、私以外の担当者が作業できないところもネックだと感じていました」（森さん）

そうした現場の課題を解決するために「弥生給与 Next」を導入した背景には、コスト面とシステム面の2つの理由があると紺野さんは語る。

「『弥生給与 Next』は初年度無料で利用できて、明らかにコスト面の優位性が高いと感じました。また、私はもともとIT系の仕事をしていたのですが、いろいろと調査した結果、『弥生給与 Next』であれば自社で使用しているシステムや他の製品の影響を受けずに、すんなり導入できるだろうと感じました」（紺野さん）

「弥生給与 Next」を導入する前、紺野さんは弥生のカスタマーセンターへ不明点を問い合わせた。その際、確かな回答を得られたことで安心できたため、同ソフトの導入を決定した。

わずか1日で済む給与明細書のWeb配信でストレス軽減。ITが苦手な社員も使いやすい「弥生給与 Next」

「弥生給与 Next」導入後は、同社では毎月の給与明細書をWeb配信している。「弥生給与 Next」のWeb明細公開機能で時間を指定し、社員に向けて給与明細書を一斉配信できる点は本当に助かっている、と森さんは語る。

「給与明細書のWeb配信は1日で済みます。以前は、出張で不在の社員に給与明細書を渡すのが翌週になったり、長期の海外出張に出ている場合は数か月分がたまったりしていました。個人の給与明細書を長く保有するストレスがなくなったことをうれしく感じています」（森さん）

「弥生給与 Next」を導入前、森さんは封筒に社員の名前が印刷されたラベルを貼り、給与明細書を封入していたと言う。封入の間違いを防ぐためにダブルチェックを行っていたが、そうした確認作業の時間が減る点もありがたいとのことだ。

なお給与明細書をWeb配信に切り替えてから特に問題は発生していない、と紺野さん。同社には70代の社員も働いているが、「弥生給与 Next」については導入当初に若干問い合わせがあっただけで、それ以降はほぼ質問が来ないため安心できるとほほえむ。

「『弥生給与 Next』は直感的に使いやすい。給与明細書もすぐに見られるなど、わかりやすいシステムだと感じています」（紺野さん）

業務の助けとなっているのは、給与明細書のWeb配信だけではない。「弥生給与 Next」ではログインすると、やることリストが表示される。このリストがタスク管理を円滑に進め、さらに属人化も防いでいると森さんは感じている。

「やることリストが期日とともに自動で表示されるため、仕事の抜け漏れがありません。今まで給与計算業務は、社員の中で私だけが把握し、記憶を頼りに動いていました。やることリストにより次のタスクがひとめでわかるので、他の担当者にも仕事を任せられる状態になりました」（森さん）

「弥生給与 Next」を導入することにより、結婚などで家族構成が変わった場合の取り扱いも楽になった。紺野さんは「弥生給与 Next」上で社員が家族の情報を入力すると、すぐに管理側で情報を確認できる点が気に入っていると話した。

本年度の年末調整はペーパーレス化に挑戦。控除申告書の回収から法定調書の提出まで、効率化を図る

同社は本年度分から、すべての年末調整業務において「弥生給与 Next」を使用する予定だ。森さんは業務の変化に期待を寄せている。

「控除申告書の配付と回収作業がすべて電子化、効率化される点と、今まで手書きで作成していた法定調書が電子化できる点に期待しています。年末調整はさらに内容の正確性が問われるため、給与ソフトならではの自動計算の機能もうれしいポイントです。各計算については、社員自身が親切心で書いた記載が間違っていることもあり、結局全員分のチェックが必要でした。自動計算の機能が、全体的な作業時間の減少につながることも期待しています」（森さん）

「弥生給与 Next」の導入によりペーパーレス化が進めば、今後、年末調整に関する紙の書類も増えない見込みだ。

「年末調整に関する書類の保管期間は、法律により7年間と定められています。そのため現在、大量の書類が弊社で保管されています。すべての書類が電子化されると保管場所が不要になるため、その点もメリットであると感じていますね」（森さん）

「弥生給与 Next」なら、入社2年目の社員にもすぐに給与計算業務や年末調整業務を任せられる

現在、同社の給与計算業務に携わっているのが森さんである。そして入社2年目の関さんが、労務について学びながら森さんの業務サポートを行っている。森さん、関さんの上司である紺野さんは、「今後は森が担当する定常業務を徐々に関にバトンタッチし、森は人事の新しい領域にチャレンジしてほしい」と語る。1人で業務を担当する場合にありがちな属人化問題。そこからの脱却の鍵を握るのが「弥生給与 Next」の使いやすさだ。

「『弥生給与 Next』は初心者でも使いやすいので、初期設定さえ済んでいれば、すぐに他の担当者に引き継いでも日常的な業務については困りません。年末調整業務も、普段から正しいデータを入力していれば自動で計算されるため、問題なくできると思います」（森さん）

給与計算業務に関しては、そう遠くない時期に森さんから関さんへバトンタッチされる見込みだ。

「給与計算業務は、間違いがあってはならない仕事です。『弥生給与 Next』は使いやすいシステムなので、ヒューマンエラーに気を付けて自分で運用できるようにしたいと思います」（関さん）

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。