給与計算からWeb配信機能を使った給与明細の配付完了まで、たったの10分！

「韓国スイーツをより多くの人に知ってほしい」という想いで、2022年に大阪コリアタウンで韓国スイーツ専門店atelier Kを開業した高さん。現在、オリジナルスイーツや韓国の伝統菓子を製造しながら個人事業主として店舗経営に携わる。給与領域の頼れるパートナーとして役立っているのが「やよいの給与明細 Next」だ。

給与計算業務に限界を感じて「やよいの給与明細 Next」を導入

韓国スイーツ専門店atelier Kで一番の人気商品は、コグマパンだ。「コグマ」とは韓国語でさつまいもを意味している。本物のさつまいもにそっくりなコグマパンは多いときで約500個を売り上げる。店頭ででき立て熱々のパンを食べた方は、必ずお土産も買って帰るというほど人気を博している。

atelier Kを経営する高（こう）さんは毎日スイーツ製造に携わるため、通常7時に出勤。店舗の営業時間は11〜16時である。高さんの他にパートやアルバイトの従業員がおり、平日は2人、土日などの繁忙期は多い時で5人が共に働く。従業員の給与計算は毎月20日ごろに1回、店舗の片付けが終了し、すべての従業員が帰った後に行う。

開業当初は、経費を抑えるためになるべく自分の力でやっていこうと考えていた高さん。会社員時代は長らく経理業務に従事していたこと、従業員数が少ないこともあり、毎月問題なく給与計算業務を遂行できると考えていた。しかし店舗のシャッターを閉めてから、次の日の仕込みに加えて、経理業務や給与計算業務に取り組む日々。給与計算業務では、Excelと電卓で全従業員の給与計算を行い、印刷や封入作業を含めて給与明細書の作成完了までに約2時間もかかっていた。さらにデスクトップ版の弥生給与を前職の時に活用した際は、すぐに対応できた保険料率変更に1時間以上もかかってしまったことに行き詰まりを感じて、給与計算ソフトの導入を検討し始めた。他社のソフトウェアも無料で試用したというが、利用者の立場から見てわかりにくく、使い勝手がしっくり来なかったことから「やよいの給与明細 Next」の導入を決定したという。

「以前勤めていた会社で弥生の法人用ソフトの使用経験があり、弥生は『安心のブランド』というイメージがありました。最初に各従業員の基本的な情報を登録しておけば、給与明細の配信から保険料率の改定まで対応してくれるところが気に入っています」

これはラク！たったの10分で、給与計算から給与明細のWeb配信まで完了

「やよいの給与明細 Next」を導入してから、給与明細はWeb配信していると言う高さん。自分自身で配信を完了するまでの時間は、たったの10分です、とほほえむ。

「『やよいの給与明細 Next』にログインし、画面上に表示される『やることリスト』の項目を順番に遂行すると、給与明細の配信に進みます。そこで、各従業員に給与明細を送付する日時を設定して完了です。給与の支給は、自動計算された給与金額を銀行振り込みするだけなので、本当に助かっています。

ちなみに給与明細の配信をスタートする場合、私がやるべきことは最初に従業員を招待するだけ。招待された従業員が同意すると、配信が届く状態になります。その後、私が毎月、給与明細の配信をセットすると、自動的に従業員へ明細が送られます」

給与計算ソフトを導入するまでは、会社員時代に培ったスキルやITリテラシーを武器に、各従業員の給与をExcelで自動計算し、電卓で再度計算し直した後、給与を確定。パソコンで作成した給与明細をプリンターでA4サイズに出力し、封筒に収まる範囲にカットしてから、従業員の名前を書いた封筒に入れていたそう。

「振り返れば、従業員の給与を自ら計算することが、一番神経を遣う業務でした。そして給与明細を各人宛ての封筒に入れるときは、毎回緊張しました。従業員ごとに就労条件が異なるため、封入を間違うと今まで築いてきた信頼関係が壊れる可能性があります。1人で何度も確認しながら作業していました」

パートやアルバイトが5人もいると、一人ひとりの時給や割増賃金が違うため、給与計算は複雑化してくる。「やよいの給与明細 Next」なら、最初に従業員に関する設定を行えば毎月の出勤日数と労働時間を入力するだけで賃金が自動計算される。土日出勤時の複雑な割増賃金も自動で算出される。法令改正にも対応しており正確性が担保されるため、本当に救われる思いだと高さんは語った。

年末調整のペーパーレス化に期待。カスタマーセンターも活用しながら、さらなる業務効率化を図る

2024年の年末調整業務が楽しみ、と高さんは語る。というのは、自分自身も各従業員も年末調整業務をWeb上で完結できるからだ。

「今まで知らなかったのですが、昨今はWeb上で年末調整申告書を作成できるんですね。もう申告書を紙で回収したり、印刷したりしなくて済みます。こうした業務がなくなるのは非常に楽なので、今年度はぜひ取り入れたいです。ちょうど12月いっぱいがお店の繁忙期にあたるので、年末調整業務の負担は少しでも軽減したいです」

年末調整業務をWeb上で完結すると、法律で7年間の保存が必要とされる紙書類が増えない点もメリットだと高さんは感じている。

「毎年保存しているファイルは、給与関係と確定申告関係の2冊です。重要書類をファイリングしているため店舗に置くのは怖くて、自宅に持ち帰って保管しています。年数を経るとファイルも増えるので、Web上で完結できるならその点も楽になりますね」

高さんは現在、操作サポート付きのベーシックプランを選んでおり、カスタマーセンターに電話でサポートしてもらうこともあるという。不明点に対して個々に提案をしてもらえるところが気に入っている。

「実は、会計業務のために『やよいの青色申告 オンライン』も導入しています。以前、会計業務を行うにあたって仕訳に迷ったことがあったのです。その際にカスタマーセンターに電話したところ『勘定科目は自分で作ることができるんですよ』というアドバイスを受けて、目から鱗が落ちた経験があります。自分で検索して調べるよりも、カスタマーセンターで対応策を聞いた方が理解も早く、納得できます」

「やよいの給与明細 Next」についても、割増賃金の自動計算に関する設定や、給与明細の表示変更をカスタマーセンターにサポートしてもらい、本当に助かったと語る高さん。とても親切にわかりやすく教えてもらえるので、年末調整業務についても頼りにしたいと思っているという。

商売を行うと幅広い業務が山積に。頼れる給与計算ソフトの活用をお勧め

今後は現在の店舗を安定的に経営しながら、年に一度は日本の各所にポップアップショップを出し、韓国スイーツをより多くの人に知ってほしいと語る高さん。「やよいの給与明細 Next」を導入するメリットをこのように語った。

「“タイム イズ マネー”ではないですけど、『自助努力で行う給与計算業務2時間』を『給与計算ソフトを活用した10分』に短縮することで、自分自身の負担もストレスも大幅に軽減しました。個人事業主として店舗経営を行うとなると、毎日製造と販売を行って、レジを締めて、会計業務を行って、ときに韓国まで材料の仕入れに旅立って……とやるべき業務が数多くあります。その中でも一番気を遣うのが、やはり給与計算なんですね。これを本当にストレスなく遂行できるというのは、何にも代えがたい価値だと感じています」

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。