弥生のソフト＆クラウドの活用により、1人経理で4社のバックオフィス業務を効率化！

2017年に設立されたハーツテクノロジー株式会社は、主に半導体検査装置のソフトウェア開発を行っている。弥生製品の使用経験があり、操作性を気に入っていた業務管理部の中村さんが、「弥生会計」の導入を勧めたという。クラウド機能も活用しながら、グループ会社を含めた4社のバックオフィス業務に役立てている。

作業効率の良い「弥生会計」を導入。事業拡大に伴う会計事務所探しは「税理士紹介ナビ」で

2017年12月に設立されたハーツテクノロジー株式会社。代表の大和さんは、以前勤めていた会社の受託開発部門を分社化する形で起業した。同社は主に半導体検査装置のソフトウェアを開発しているが、その売上規模は2025年時点で設立当初の約4倍まで拡大。それに伴い従業員数も右肩上がりに増加し、現在はグループ会社を含めて50名超の従業員が在籍する。オフィスはコロナ禍をきっかけに手放したため、従業員全員がフルリモート勤務をしている。

業務管理部の中村さんは、大和さんが所属していた前社で経理を担当したことが縁で同社に入社。前々職では会計事務所に勤務しており、「弥生会計」の使用経験があったと言う。

「前々職では弥生製品を使用するお客さまの要望に合わせて『弥生会計』を使い始めました。『弥生会計』では、メインで使っていた他社ソフトにはない仕訳の複製が行えて、特に数をこなしたいときに効率的に入力できるのが便利でした。そのため、入社後に『弥生を導入したい』という希望を出しました」（中村さん）

長らく経理経験を積んできた中村さんの希望ということもあり、「弥生会計（デスクトップ）」を選択。「弥生給与」も併せて導入した。

同社が顧問契約を結ぶ会計事務所は、弥生の「税理士紹介ナビ」で紹介された税理士法人ユナイテッドブレインズである。当初は、代表の友人が個人で経営する会計事務所と契約していたが、会社の規模が拡大するに従い、今後の事業拡大を視野に入れた多角的なアドバイスができる事務所に変更したいと考えるようになった。そこで同社は、会計事務所とのつながりが深い弥生を頼って、まずはカスタマーセンターに問い合わせることに。カスタマーセンターから案内された「税理士紹介ナビ」で申し込み、弥生からユナイテッドブレインズを紹介されて現在に至る。

［スマート取引取込］や［取引予定表］の活用で、4社分の会計業務もスムーズ

現在、中村さんはグループ会社を含めた4社の会計業務を1人で担当している。多忙を極める中、特に気に入っているのが［スマート取引取込］だ。これは「弥生会計」に登録した銀行口座のデータや、スマートフォンで撮影した領収書などの画像データを自動で取り込み、自動仕訳する機能である。

「手入力によるミス減少や効率化を見込んで、当初はオンラインバンキングの入出金データをCSVファイルに変換して『弥生会計』に読み込んでいました。さらに経理業務を効率的に進める方法はないかと思案していたところ、製品内のメニューで［スマート取引取込］の機能に気づき、メインバンクの口座を登録しました。口座を自動連携している現在は、週に1～2回ほどAI機能によって自動仕訳された内容を確認しています。自動仕訳の内容は結構合っていて、仕訳を修正する機会は多くありません」

また、毎月発生する仕訳で、忘れてはいけないものは［取引予定表］に登録しているそうだ。

「『弥生会計』を立ち上げると［取引予定表］が表示され、予定日を過ぎても未処理の取引がピックアップされるんです。［取引予定の実行］ボタンを押すと仕訳登録できるので、便利に活用しています」

年に数回しか使わない勘定科目は、前年度と同じ勘定科目名で登録したいと考える中村さん。『弥生会計』には、前年度と当年度の画面を並べて表示する機能があるため、前年度の仕訳を確認してから、今年度の総勘定元帳にコピーしている。また数か月に1回ほどの頻度になるが、仕訳や製品の操作に迷うことがあればチャットサポートに質問し、適切な回答を得ていると言う。

また、「弥生会計」とほぼ同時に導入した「弥生給与」では、給与計算、年末調整を行っている。

「当社にはオフィスがないため、給与明細書は『弥生給与』で作成したものを従業員にデータで配布しています。今後は『弥生給与』から『弥生給与 Next』への移行を進める予定です。移行後は、給与明細書のWeb配信や年末調整時に各種控除申告書のWeb回収ができるようになるので、さらに業務効率がアップすることを期待しています」

会計事務所とのデータ共有は、弥生ドライブで。データを更新したいタイミングで作業できる

会計事務所のユナイテッドブレインズと顧問契約を結ぶ同社は、月次決算、年次決算、償却資産の業務を依頼している。その際のデータ共有は、オンラインストレージサービスの［弥生ドライブ］^※を使用する。担当税理士の土屋さんは、同社の会計仕訳をチェックした後、月次報告書を作成している。

• ※弥生が提供するクラウドストレージサービス。ご利用には「あんしん保守サポート」ご加入が必要です。

「中村さんが、毎月、［弥生ドライブ］上で会計データを共有してくれます。『入力が終わりました』と私に連絡をくださるので、必要があれば仕訳を修正後、『チェックが終わりました』と連絡します。その後、［弥生ドライブ］で月次報告書を共有し、毎月行う会議資料として活用します」（土屋さん）

中村さんも土屋さんも「［弥生ドライブ］は、情報共有がラクにできて便利である」と口を揃えて言う。

「以前契約していた税理士事務所には、メールにデータを添付して共有していました。しかし、その方法だと『データに齟齬が出るといけない』と考えてしまい、税理士さんのチェックが完了するまでデータを更新できなかったんです。［弥生ドライブ］であれば、最新のデータを双方で共有できるため、更新したいタイミングで作業できています」（中村さん）

「共有された会計データは、［弥生ドライブ］上でファイルの更新時間が表示されるので、顧問先の更新状況を把握しながら、チェック作業が進められます」（土屋さん）

世の中の変化に柔軟に対応しつつ、従業員が安心して働ける会社にしていきたい

会社設立から8年目を迎える代表の大和さんは、今後の同社の展望をこのように語る。

「生成系AIがこれだけ世の中に浸透しつつあるので、今後は開発者の属人的なスキルに頼り過ぎず、AIをさらに活用したシステム開発に移行していく必要があると考えています。

また、会社の体制もさらに充実させたいと考えています。事業の好調に伴い、会社の規模も拡大しつつあります。拡大に伴い、従業員1人ひとりとのコミュニケーションも相対的に減少していくため、ランチ手当などの制度を活用したコミュニケーションの活性化に配慮しています。他にも健康や学習に関する手当などを用意していますが、今後、福利厚生などの会社の制度をさらに充実させることで、従業員が安心して働ける良い会社にしていきたいです」

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。