入出金管理をエクセルから弥生会計に切り替えることで、会計データを経営に活かすことが可能に

「働く」というキーワードに特化したイベントの企画・制作・運営を行なっている株式会社トラクション。起業当初は経営者がエクセルで入出金の管理をしていたが、事業が軌道に乗るにつれて管理項目が増え、作業が煩雑になっていた。会計知識はほとんどなかったが、弥生会計を導入し、自力で操作方法を習得しながら、会計処理のスピードアップと会計データを経営に活かす利用を実現している。

創業当初はエクセルで入出金を管理していたがすぐに限界を感じた

代表取締役社長の北出実さんは、エクセルでの入出金管理には限界があったと話す。「イベントに関する経験や知識、アイデアには自信があったのですが、会計知識はゼロでした。つまり経営者としては全くの素人で起業したわけです。当時は、見よう見まねで現金の支出と、売上、買掛などの数字をエクセルで管理していました。ところが、月々出て行く固定費がどのくらいあるのかとか、請求書は発行したけれどもいつ現金になるのだろうとか、だんだんと不安になっていきました。そこで、キャッシュフローを把握するために、振り込み予定のシート、支払い予定のシート、手形のシートなどを作成するようになりました。ただ、管理項目が増える一方の状態で、管理が大変でした」。 トラクションは創業した2月から8月の決算までの半年間はエクセルでの管理を続けていたが、決算処理を依頼した会計事務所にアドバイスを求めたところ、会計ソフトを利用すると管理が容易で確実だと教えられた。
「初めての決算処理は会計事務所に丸投げで、納税をすませた後でも決算書の現金出納帳を“げんきんしゅつのうちょう”と読んでいたくらい会計知識がありませんでした。でも管理が楽になるのならと思って会計ソフトを使うことにしました」。

製品体験版で使いやすいと感じた弥生会計を選んだ

導入後、最初だけ、会計事務所に基本的な弥生会計の操作方法は教わったものの、以降は「導入アドバイザー」や「クイックナビゲータ」の機能を利用し、すぐに使い始めることができた。「最初の設定は『導入アドバイザー』があるので簡単でしたし、使い始めてからは『仕訳アドバイザー』の事例や、『簡単取引入力』機能のおかげで、数字を入力するだけですみました」。北出社長は、日々利用することで次第に操作に慣れてゆき、導入のきっかけになった「管理の容易さ」についての効果はすぐに実感できたと話す。
「処理時間に対するパフォーマンスは格段に向上しましたね。数字を入力するという作業は弥生会計もエクセルも同じなのに、弥生会計の場合は、入力するだけで総勘定元帳に反映されますし、現金出納帳や補助元帳へも常に数字がリンクされていますから、エクセルとは比較にならないくらい便利だと実感しました。特に、貸借対照表や損益計算書もボタン1つで作成してくれるのはとてもありがたいですね。また、ある特定顧客からの今期売上などの財務情報はすぐに確認できますし、前期との比較も一瞬でできます。困っていたキャッシュフローの管理も『資金繰りシミュレーター』の機能を使えば、資金残高の推移が簡単に把握できますし、さすがは専用ソフトだなと思っています」。北出社長は、便利さに気がついてからは弥生会計を利用する頻度が増え、その結果、操作に慣れるという相乗効果があったと当時を振り返る。

弥生会計を使うようになって財務に対する意識が変わった

さらに、北出社長は、会計の仕組みが理解できるようになってから、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表に対する意識が変わったと話す。「私は株取引の経験がありますので貸借対照表は何度も見ているのですが、あらためて自分の会社の貸借対照表を見たときに、ずいぶんシンプルだと感じました。これは、受注したらノウハウを提供して、形にするというイベント会社ならではのものだと気付きました。複雑な取引がありませんし、これといった固定資産や仕入、在庫がないのです。こういう状況であれば、会計処理は今よりももっとシンプルにできるし、その方がわかりやすいと考えました。また、経営者は日々の経営に追われるだけではだめで、未来をどう作って行くかが重要です。そのためには現状を正確に把握できなければなりません。弥生会計は使いやすいですし、シンプルな会計にすれば必要な財務情報をすぐに得られますから、タイムリーに会社の状態を把握でき、すぐに次の手を打てます」。そこで、北出社長は、会計処理を会計事務所にまかせきりにするのではなく、決算書をできるだけシンプルにしたいという自身の意向を反映させるような取り組みも行なった。

こうした経験から、社員も会計に対する知識・意識を持ちながら仕事をすることが大切だと考えた北出社長は、弥生会計のデータをエクセルに書き出し、全社員が貸借対照表や損益計算書、月々の売上、原価、経費などを見られるようにしている。「全員参画経営ができると思っていますので、情報を見るだけでなく、1 つの案件を受注したら売上予測や利益目標、原価などの情報をエクセルに入力できるようにしています。この情報もフルオープンになっています。フォーマットは別途作っていますが、これは弥生会計がなかったらできなかったことでした」。今後、事業拡大をする計画があるため、弥生会計のデータを使って銀行へ提出する資料を作成しているほか、現在でも週1、2回のペースで弥生会計に入力しているなど利用頻度の高い北出社長。そろそろ自分が入力するのは卒業したいと笑いながら話すその表情は意欲的だ。

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。