弥生会計ネットワークの導入で、業務効率の悪さを一気に解消

特許、実用新案、意匠、商標などの知的財産全般に関するサービスを、申請前から権利取得後のアフターケアまでの総合的なワンストップ体制で提供し、安定した成長を続けている藤本昇特許事務所。以前から弥生会計プロフェッショナルを使用していたが、特許事務所ならではの経理処理と業務の増加傾向によって経理スタッフへの負担が大きくなっていた。この問題点を弥生会計ネットワークの導入によって一気に解消している。

事務所概要

特許の出願数は日本全体で年間40万件以上、実用新案は約1万件、デザインなどに関する意匠は約4万件、ロゴマークなどに関する商標は13万件以上にも登る（2006年度）。この全ての分野に国内外で対応しているほか、顧客の事業分野も幅広く、知的財産に関するコンサルティング、紛争・訴訟を扱う法務では国内有数の実績を誇っている藤本昇特許事務所。グループ会社には国内外の特許情報などを調査する株式会社ネットス、知的財産に関する教育・国際法務などを行なう株式会社パトラがあり、グループ全体で、特許などを申請する前の相談から、申請手続き、権利取得後の展開や訴訟に至るまでワンストップでの総合的なサービスを提供している。

導入前の状況と問題点

導入前の状況	弥生会計プロフェッショナルを使用していた。補助科目に顧客情報を入力し、顧客別の売上や売掛を管理。顧客は年々増加し、データは保存し続けている。グループ3社の経理処理を行なっている。経理部が給与処理も担当している。弥生会計は4年間バージョンアップしていなかった。
問題点	経理スタッフの業務が多忙を極めていた。弥生会計のレスポンスが極端に遅くなっていた。会計処理の効率が年々悪くなっていた。

問題解決のポイント

経理スタッフの負荷分散と処理スピードの向上が必要だった

藤本昇特許事務所は2002年に弥生会計プロフェッショナルを導入している。当時から続けている特殊な使用方法として、顧客別の売上や売掛の管理を補助科目で行なう処理がある。これは営業や販売の部署がないため、弥生会計上で売上や売掛に補助科目を作り、顧客の社名などを入れて顧客別の管理ができるようにする必要があるからだ。この管理方法には、例えば1回だけ依頼を受けた顧客のデータも残しておく必要があるなど、データ量が年々増加するという問題点があった。そのため、補助科目を表示させるだけでも時間がかかり、操作をしてから画面が切り替るまで数秒かかるような状況で、弥生会計に入力するだけでも時間がかかっていた。加えてグループ会社のネットスとパトラの経理も担当しており、合計3社分の処理を1台のPCで行なう経理スタッフの負担は非常に大きかった。

藤本昇特許事務所はグループ会社全体での総合的なワンストップサービスを提供している。

解決すべき問題点	データ量の多さに起因するレスポンスの悪さを解消する。 1台のPCしか使えない状況を改善する。弥生会計の操作環境は維持する。
導入すべきシステム構成	システムとしての処理能力を向上させる。 3名同時に作業できるシステムにする。

導入にあたって

導入決定から1か月という短期間でシステム変更と稼動を実現

補助科目で顧客別の売上・売掛管理をする使い方については、導入当初から、レスポンスが若干落ちるのはやむを得ないと考えられていた。また、弥生会計プロフェッショナルはバージョンアップしないまま使い続けていたため、弥生会計にネットワーク版が発売されている情報を得られる状況にはなかった。しかし近年は、経理部門が給与の処理も担当していることや、顧客数の増加などもあって経理業務が限界に来ていたことから、早期の問題解決が必要だという認識が所内で高まっていた。
そこで、弥生ビジネスパートナーの株式会社システムサポートラボラトリーにアドバイスを求めたところ、弥生会計ネットワークの存在を教えられ、すぐに導入を決定。わずか1か月という短期間で、システム変更や弥生会計のバージョンアップ、データのコンバートをすませ、経理スタッフの人数に合っていた3ライセンスでの本格稼動をスタートさせた。

ネットワーク構成図

導入後の効果

課題だったレスポンスと業務効率が一気に向上

弥生会計ネットワークへのアップグレード後は、すぐに利用でき、経理スタッフ3名による本格稼動が実現。以前から担当を分けて使っていたため業務フローの変更はなく、数年分のバージョンアップを果たしたことによる操作面での問題もなかったことから、導入直後からレスポンスと業務効率が一気に向上するという成果が得られた。また、補助科目による顧客管理についても、改善するための取り組みが開始するなど、システム変更によって新たな業務全体の効率化と負荷軽減が進んでいる。

経理スタッフの人数に合わせて弥生会計ネットワークは3ライセンスで利用している。星野さん、若生さん、上山さんは、弥生会計ネットワークになって最初の感想は「とにかく速い」だったと声を揃える。

導入後の効果	レスポンスが大幅に向上した。 3人同時の入力が可能になり、作業効率も大幅に向上した。バージョンアップによる新機能を使えるようになった。システムの変更でさらなる効率化への取り組みも始まった。

担当者からのコメント

経理スタッフの若生さんは、以前のシステムについて「はじめて弥生会計を使ったときは、入力しただけで試算表に反映されるので、それだけでも凄いと感動していました（笑）。でも、補助科目を立ち上げると表示までに2、3秒かかっていました。あまりにも遅いので故障しているのかと最初は思ったほどです。前任の担当者からは、こういうものだと教えられて、それならやむを得ないかなと思っていましたが、ストレスはかなりありました」と振り返りながら、「弥生会計ネットワークになってからは、ただただ速いと感じました。操作環境が変わっていたらどうしようと思っていましたが、基本的な部分は全く変わっていなかったので、すぐに慣れました。それと同時入力ももちろんですが、補助科目の並べ替え機能が付いていたことも嬉しかったです。バージョンアップすると使いやすくなっているんだなと実感しました」と便利さを強調する。
給与も兼任している星野さんは「グループ3社を担当していますが、弥生給与については何の問題もありません。弥生会計ネットワークについては、やはり処理スピードと使い安さが大きく改善されたと感じています」と話す。

「システム変更に対する不安は全くなかった」と話すシステム担当の八木さん。

藤本昇特許事務所のシステム担当である経営統括グループの八木陽子さんは、システム変更について「もともと構内LANを構築していましたので、弥生会計ネットワークを導入できるインフラは整っていました。SQLサーバーを導入してもデータベースそのものを変更するわけではありませんし、システム変更に対する不安は全くなかったですね」と話しながら、セキュリティ面については、会計処理を行なう担当者以外起動できないようにしており、基本的な権限設定だけで済んでいると運用面の容易さを評価している。

藤本昇特許事務所のパートナー経営者で弁理士の薬丸誠一さんは、「弊所は特許の出願前から、特許権取得後のアフターケアまでサービスをワンストップで提供しているところに特徴があります。この点が評価されて、顧客は中小企業から大企業まで幅広く、個人も含めた顧客数は年々増加し続けています。そこで経理スタッフの労力をさらに軽減するためと、業務の効率化を考えて、現在、請求書発行に使用している特許管理ソフトのデータを弥生会計に取込めるようにする作業を、システムサポートラボラトリーさんに依頼しています」と、さらなる改善にも期待を寄せている。