管理会計のために他ソフトから弥生会計ネットワークへ切替えた

中古ゴルフ用品販売の「ゴルフパラダイス」と、インドアのゴルフレッスンスクールやゴルフ工房を持つ「ゴルフラボ」を展開する有限会社アカナスを含むホールディング・グループは、他に飲食事業、自動車事業、不動産事業など幅広い事業を展開している。グループ全体の会計処理はアカナスがある本社ビルでおこなっていたが、使用していた会計ソフトがスタンドアロンで、店舗別の収支はExcelで管理し、会計ソフトへ再度入力しなおす二度手間をかけていた。会計データを経営判断に活用するための環境も整っていなかったが、管理会計に詳しい社員の入社をきっかけに、弥生会計ネットワークへ切換え、会計処理の大幅な効率化と会計データを経営に活かしやすい環境を実現している。

導入前の状況と問題点

会計事務所が勧める会計ソフトを長年使用していたがスタンドアロンで作業効率が悪く、管理会計にも利用しにくかった

導入前の状況	使用していた会計ソフトがスタンドアロンだった関連会社は5社あり、それぞれが多店舗展開をおこなっている店舗別の収支はExcelで管理していた会計データは申告用としか考えていなかった
問題点	会計ソフトへデータを再入力していた作業者は1名だけで作業効率が悪かった以前使用していた会計ソフトは自由度が少なく使いにくかった会計データを管理会計に活かしにくい環境だった

問題解決のポイント

作業効率を改善し管理会計が実現できるシステム構築が必要だった

アカナスを含むホールディング・グループは、5つある関連企業のそれぞれが多店舗展開をしており、経理部門では店舗ごとに収支を管理していた。会計事務所から勧められて使用していた会計ソフトがスタンドアロンで、関連企業や店舗別の管理がしにくい設定だったため、経理スタッフは受け持ちの店舗データをExcelに入力・管理し、全法人分の会計データは1人のスタッフが最終確認をしながら再入力する二度手間をかけていた。毎月、1日か2日は入力のためだけに時間を費やす効率の悪い状況だった。また、従来は会計データを申告用としか考えておらず、収支の状況を確認する程度にしか活かしていなかったため、管理会計の面でもっと会計データを活用できる環境の必要があった。

ゴルフラボアカナスのゴルフ研究所では、インドアレッスンに加えゴルフクラブのカスタマイズができる設備を整えている。

解決すべき問題点	経理業務フローの効率の悪さ多くの経理スタッフは会計ソフトの本格的な利用が未経験使いやすさと自由度の高い操作性が必要会計データを管理会計に活かせていない
導入すべきシステム構成	経理スタッフが同時に作業できるシステム事業部の責任者や経営者が会計データを随時閲覧できるシステム短期間での移行将来の拡充にも柔軟に対応できるシステム

導入にあたって

最適なシステムを構築するため、複数の会計ソフトを比較検討

5つある関連企業は決算期が異なるため、ネットワーク化した新システムへの移行が遅れるほど業務効率の悪い状態が長引くと考えられ、早期の移行が求められた。
しかし、経理スタッフの多くは本格的に会計ソフトを操作した経験がないことと、できるだけ操作性に優れた必要との判断もあり、既存の会計ソフトのバージョンアップを含め、複数の会計ソフトを比較検討することになった。

「アカナスでは、ゴルフクラブの買換えはもちろん、レッスンやゴルフクラブをよりカスタマイズするなどゴルフライフ全般をサポートできる」と話す笹本事業部長。

その結果、弥生会計ネットワークと他社ソフトの2つが候補に残り、デモ画面による最終審査を経て、判りやすく使いやすい部分とコストパフォーマンスが評価され、弥生会計ネットワークによるシステム構築が決定した。
デモをおこなった株式会社システムサポートラボラトリーは、最新の弥生会計ネットワークがリリースされる当日までにネットワーク構築を済ませ、移行決定と検討から稼働まで3週間で移行が完了した。

「弥生会計ネットワークの使いやすさは、今まであまり会計ソフトを操作していなかったスタッフにも好評」と話す藤岡さん。

弥生会計ネットワークのシステム

弥生会計ネットワークはワンフロアで8ライセンス
経理スタッフ用5台と管理会計用3台で構成

導入後の効果

業務効率が大幅に改善し、管理会計への利用もスタート

新規稼働となった弥生会計ネットワークによるシステムは、弥生会計未経験の経理スタッフが、半年前に決算が終了していた関連企業のデータの再入力などおこないながら、操作を覚えて行き、稼働から3ヶ月ほど経った現在では全員が操作に慣れている。二度手間が解消しただけでなく、事業部門や店舗ごとの処理も極めてスムーズになった。また、進捗状況の確認や経営判断に必要な会計データの確認も随時行えるようになったため、以前は別途責任者や経営者から依頼されていた会計データを用意する必要もなくなった。

作業風景スタンドアロンの環境から、経理部門とホールディング・グループの社長、関連企業の責任者など8ライセンスに切換わり、業務効率が大幅に改善した。

導入後の効果	経理業務が大幅に効率的になった月末に集中していた業務が軽減した会計データの活用が容易になった管理会計の考え方を関連企業それぞれの責任者に普及させられる会計事務所とのやりとりも容易になった

担当者からのコメント

アカナスを含むホールディング・グループの経理課課長である西村篤さんは、2011年11月に入社した当日、既存の会計処理に疑問を持ち、すぐ上司に問題点の改善を訴えた。上司はホールディング・グループ全体の社長に相談することを勧め、西村課長は経理業務の非効率性と管理会計の必要性を社長にプレゼンテーションし、即日、新しい会計システムの導入が決定した。「以前の会計ソフトを使ったことはありませんでしたが、基本的にどの会計ソフトも同じだと思っていました。ところが部門や店舗の収支をExcelで管理するしかない状態でしたし、データを加工するにも制限がかかっていたり、プリンタもその会計ソフト専用のものしか使えなかったりで、こんなに効率が悪くて使いにくい会計ソフトを我慢して使っているのかと驚きました。ホールディングの社長は独学で会計の勉強をしておりまして、すぐに必要性を理解して、まかせると言ってもらえました」。

入社初日に既存の会計ソフトの問題点を指摘し、弥生会計ネットワーク導入を推進した西村課長。

それまで会計ソフトへの入力作業を担当していた経理課の藤岡希美さんは「それを聞いて大歓迎でした。操作性が変わるとか作業のフローが変わることより、効率の悪さや問題点を解決する方が良いのは判っていました」と当時を振り返り、ホールディング・グループの事業が拡大し続けていることもあり、ちょうど良いタイミングだったと話す。社長にプレゼンテーションをして新しい会計ソフトの導入が決定したのは2011年11月の初旬。複数の会計ソフトを比較検討し、弥生会計ネットワークに決定したのは11月15日だった。「システムを切替えるのであれば早い方が良かったので、弥生会計ネットワークの最新版がリリースされる12月にあわせて切替えることにしました。全く新しいシステムでしたから、初期設定がありましたし、藤岡以外のスタッフは本格的に会計ソフトを使っていなかったため、操作を覚える期間が必要でしたが、今は業務としての軌道に乗っています」と西村課長は評価している。藤岡さんも「部門や店舗別の処理は全員が弥生会計ネットワーク上で処理できるようになりましたから、課題だった業務の効率化は解決しました。仕訳の検索がどのタイミングでもできたり、作業を途中で中断しても、どこまで処理したかを付箋で確認できたり、操作の面でもかなり楽になっています」と喜んでいる。また、アカナスの笹本博史事業部長は「ゴルフパラダイスに加え、新規事業のゴルフラボをスタートし、相乗効果で売上を伸ばそうとしています。今まではExcelでのデータで収支を確認していましたが、間もなく毎日弥生会計ネットワークを使うようになると思います」経営に会計データを活かす必要性は強く認識していると話す。

西村課長は「今後、グループ全体の事業拡大が計画されていますので、銀行と交渉するために決算書の体裁をどう整えるべきかなど、会計事務所とやりとりする際にもメール添付で簡単になりました。今はホールディング・グループの社長と飲食事業の責任者、それと私が会計データを見るだけですので経理スタッフを含めて8ライセンスにしています。しかし、導入して半年ほどですがライセンス数はすでに不足気味で、5つある関連企業全ての責任者が事業別の収支を見て経営判断する必要がありますので、近い将来にライセンス数は増やすと思います。関連企業の決算が一段落しましたので、経理スタッフにも、もっと色々な操作の勉強会を開く予定です」とビジョンを語ってくれた。