弥生会計ネットワークで担当者依存によるリスクを分散し将来への備えを！

建設・エンジニアリング・不動産業界に対する人材派遣を柱にしたヒューマンソリューションサービスを展開している株式会社（OSPEC）オズペック。特に建設業界の専門分野に特化したコンサルティングと高い技術を持つ派遣スタッフの提供により、派遣先企業からの信頼はもとより、派遣社員からの信頼も篤く、2005年の創業以来、順調に業績を伸ばしている。技術をアウトソーシングする関連会社も含めた会計処理を弥生会計プロフェッショナルによって本社でおこなっていたが、経理担当の社員が休職したことを契機に、専従者1名の問題点が大きくなり、弥生会計ネットワークへのアップグレードに踏み切った。

導入前の状況と問題点

専従的に作業をしていた経理担当者が突然休職することになり、経理業務がいきなりストップし、担当者1名体制の問題点が明らかになった

導入前の状況	派遣社員は個別原価計算をする独自の会計処理をしていた経理担当者は長年勤務し業務熟知した社員だった月末に作業が集中するが担当者1名でもなんとか処理できていた業務拡大や業績向上により作業量の増加が見込まれていた
問題点	1名しかいなかった経理担当者の休職によって経理業務が停止した管理会計に必要な会計データを自由に見られる状態ではなかった

問題解決のポイント

弥生会計を複数人で利用できる環境の構築が急務だった

オズペックでは、1名しかいなかった経理担当者の休職にともなって、専従体制のリスクが明らかになったことと、業務拡大にともなう会計処理の増加も予測されていたことから、新たな経理担当者の追加採用が決定した。また、経理担当役員が必要な時に会計データを随時確認できる状態にした方が良いとの考えもあった。休職から復帰した際の会計処理環境も考慮に入れ、弥生会計を複数台で利用できる業務処理体制が理想的だとの結論になった。会計処理自体が数ヶ月分遅れていたこともあり、速やかなシステム構築が求められた。

作業風景経理担当者2名と星野取締役が利用できる3ライセンスのシステムを構築することで、専従者1人の体制による問題を解決しながら、将来の事業拡大に備えた体制を実現している。

解決すべき問題点	複数台での利用を実現する従来と変わらない操作性が必要問題解決の要請は急務であり短期間での実現が必要
導入すべきシステム構成	スタンドアロン版からネットワーク版へアップグレードをおこなう業務を継続しながら、ネットワーク版システムへ迅速に移行

導入にあたって

IT専門の社員がいなくてもスピーディーな導入が実現

オズペックにはITに詳しい社員はいたが会計に関する知識はなく、会計担当の役員や社員はITについて詳しくなかった。そこで弥生株式会社のカスタマーセンターに相談。弥生会計ネットワークの導入にともなうネットワーク構築やデータのコンバートは、弥生パートナーの株式会社ディー・マネージが担当することとなった。以前から使用していたストレージサーバにSQL Serverがインストールできない状態だったため、新たにWindowsサーバを導入する必要があり、その検討と情報交換に数週間を要したが、その間に会計データのコンバートを進め、弥生会計ネットワークに必要な工事と導入作業は半日で終了した。

弥生会計ネットワークのシステム

弥生会計ネットワークは3ライセンスとする
SQL ServerとLAN環境で構成

導入後の効果

将来に備えた体制とシステム環境が構築できた

弥生会計から弥生会計ネットワークへの切り替えは短期間で終了し、以前と変わることのない操作環境で経理処理が継続できている。休職中の社員がまだ復帰していないため、同時作業は実現していないが、経理担当役員によるチェックは問題なくおこなえている。オズペックでは関連企業の会計処理も担当していることと、派遣社員数が増加すると見込まれているため、経理部門として将来に備えた組織づくりとシステムを構築できたことで、大きな安心感につながっている。

導入後の効果	必要だと考えたシステム環境が実現できた将来の業務拡大にも対応できるシステムとなった会計処理自体は以前と全く同じ操作性で利用できている休職中の社員が復帰してもすぐ利用できる

担当者からのコメント

「正直なところ、派遣社員数増加が計画されているにしても、経理担当社員が休職していなかったら以前の環境のままだったと思います。専従者が1人という体制の問題点は、いなくなって初めて明確になりました」。オズペックの経理担当役員でありマネージメントサポートグループを統括する取締役の星野康雄さんは、経理担当社員の休職から新しい経理担当の採用と弥生会計ネットワークへのアップグレードを決定する間には苦労があったと話す。「休職した社員が1人で会計処理を担当していましたので、しばらくは何も手をつけていませんでした。しかし、休職がどれくらいの期間になるかわからないと判ったのが年末でした。その頃からこれはまずいと考えて、新しい経理担当者の採用も進めていたのですがタイミングが合わず、年明けから私が弥生会計を使うことにしました」。星野取締役はコンピュータ会計の経験者ではあったが、実務から離れて年数が経っており、弥生会計の利用は初めてだった。「弥生会計は使いやすいというイメージがありましたし、会計処理の基本は変わりませんから、入力の方法などを確認しながら全体のニュアンスをつかむようにました。これならなんとかなるなと確信を持てたのが1週間後くらいでした。しかし、本来の担当者が使っていた環境設定がありますので、そこがどうなっているのか判らず、試行錯誤した部分が大変でした。会計処理をする人間が1人だけの体制は問題があるということが身にしみて判りました」。

弥生会計ネットワークへのアップグレードを決定した星野取締役は「弥生会計は使いやすいですが、会計処理の流れは企業ごとで違います。全体を把握した経理担当者がいても、その1人に頼った体制は問題がありました」と話す。

オズペックは登録型派遣のため、実際に働いている人材だけを派遣社員として雇用する形態を採用している。「派遣業の会計処理自体は単純ですが、弊社では個別原価計算をしていますので、処理数が多い傾向があります。例えば1人の派遣社員に対して、給与、社会保険負担金、労働保険負担金、交通費などを原価にしています。派遣先企業の締めは月末がほとんどですから、その時期に月次処理が集中します」。創業当初の派遣社員数は40~50名だったが、ゼネコンが求める設計・施工・管理分野の技術スタッフを提供することで、7年の間に建設関連分野の人材紹介派遣会社として上位に位置するまでに業績を伸ばしていた。加えて、派遣社員がさらに増える計画があるため、経理担当社員の新規採用と、管理会計の面から星野取締役が随時会計データを利用できる環境も必要だと考えて弥生会計ネットワークへのアップグレードが決定した。

「弊社にはITに詳しい正社員はいますが、経理は知りません。逆に私はコンピュータ会計を経験していますが、システム構築となると知識がありませんでした。それでもこうやってネットワーク環境が短期間で構築できたのは本当に良かったと思っています」。また、オズペックでは派遣社員の個別原価計算を弥生会計へ自動的に原価として振分けるソフトウェアを別途利用していたが、それも問題なく利用できている。「弥生給与も使っていますが、今まで使っていた操作環境がそのまま複数人で利用できるようになりました」。オズペックは、弥生会計ネットワークにすることで、経理部門の体制を充実すると同時に、将来的にも対応できる環境を実現することができている。