経費精算の振込期限はいつ？期限を過ぎてしまった場合の対応も解説
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経理業務において欠かせない作業の1つに経費精算があります。社員が経費を立て替えた場合、経理担当者が申請された内容を確認し、現金を用意したり銀行振込を行ったりしますが、この経費精算に振込期限はあるのでしょうか。万が一、期限を過ぎてしまった場合の対処法と併せて把握しておきましょう。
ここでは、経費精算の振込期限についての考え方や期限を過ぎてしまった場合の会計処理、経費精算をルール化する際のポイント、効率化のコツなどについて解説します。
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経費精算の振込期限はいつ？
まず、経費精算の振込期限について、法律で明確に定められた規則はありません。そのため、各企業が設定したルールや期限に基づいて精算していくこととなります。
ここでは、一般的な期限の目安について確認しておきましょう。
企業内の期限は1か月が目安
多くの企業において、経費精算の振込期限は、経費発生日から1か月後を目安に設定されています。経費精算の振込期限を設定する際には、「毎月15日」「毎月末」といった所定の日を決め、規程やマニュアルに明記し、従業員に対してこの期限を周知することが重要です。
また、決算のタイミングに合わせて、四半期や半期に一度、経費精算の振込期限を設けたり、年度の末日を振込期限として設定していたりする企業もあります。
経費の計上は年度内が基本
原則として、会計処理は年度ごとに行う必要がありますが、経費の計上さえしておけば経費精算、つまり従業員への振り込みは翌期でも問題ありません。この場合は未払金として貸借対照表に未精算分が計上されます。
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経費精算の方法は？
経費精算の方法は、実施するタイミングによって、都度精算する場合とまとめて精算する場合の2通りに分けられます。
ここでは、それぞれの精算方法について、詳しく説明します。
都度精算する場合
経費が発生するたびに従業員からの経費申請を確認し、速やかに現金で精算する方法です。従業員にとっては立て替えた経費がすぐに返却されるため、立て替えの負担を抑えることができます。ただし、経費精算の頻度が多いと経理部門の業務負担が膨らんでしまうため、この方法は経費の発生頻度の低い企業に向いているといえるでしょう。
まとめて精算する場合
一定期間の経費申請を管理しておき、後でまとめて精算して振り込む方法です。精算するタイミングは1週間ごとや1か月ごとなど、企業によってさまざまです。中には、従業員へ給与を支払うタイミングに合わせている企業もあります。
一定期間分の経費をまとめて精算する場合は、都度精算する場合とは異なり、小口現金を精算のたびに用意する必要がありません。そのため、経理部門の経費精算業務を効率良く進められます。ただし、経費を立て替えた従業員は、一定期間経費を負担したままの状態となる点には留意しなければなりません。
経費精算の期限を過ぎてしまった場合の会計処理
経費を立て替えた従業員の申請忘れなどを理由に経費精算の期限を過ぎてしまった場合は、どのように処理すればよいのでしょうか。
ここでは、月またぎの場合、四半期や半期またぎの場合、年度またぎの場合について、それぞれの会計処理方法を説明します。
月またぎの場合
経費精算の期限が過ぎて月またぎとなった場合は、基本的に翌月分の経費として処理することになります。
月またぎの場合、企業内の期限は過ぎてしまっているため、月次処理を行う企業では月次決算が既に確定済となっていることが少なくありません。この場合、当月中の処理は諦めることになりますが、月をまたぐ程度の遅れであれば、翌月分の経費精算で処理して問題ありません。
ここでは、月またぎで経費精算が発生した場合の会計処理について、代金を先払いする場合と、後払いする場合とに分けて解説します。
代金を先払いする場合、前払金という勘定科目で処理します。例えば、出張の際、往路の1万円の切符を4月に、復路の1万円の切符を5月に現金購入した場合の仕訳は、下記のとおりです。
| 記帳日 | 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|---|
| 4月 | 旅費交通費 | 10,000円 | 現金 | 20,000円 |
| 前払金 | 10,000円 | |||
| 5月 | 旅費交通費 | 10,000円 | 前払金 | 10,000円 |
また、代金を後払いする場合、未払金という勘定科目で処理します。例えば、往路の1万円の切符は4月に購入し、復路の1万円の切符代は5月に購入し、これらの切符代をまとめて5月に現金で後払いした場合の仕訳は、下記のとおりです。
| 記帳日 | 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|---|
| 4月 | 旅費交通費 | 10,000円 | 未払金 | 10,000円 |
| 5月 | 旅費交通費 | 10,000円 | 現金 | 20,000円 |
| 未払金 | 10,000円 | |||
四半期や半期またぎの場合
経費精算が遅れて四半期や半期またぎとなった場合は、年度内であれば経費処理が可能です。厳密には過去の決算修正が必要となりますが、一件分の経費や領収書数枚ほどの経費の範囲なら少額で済むケースも多いため、年度内であれば期限を過ぎた後の処理でも容認されます。
年度またぎの場合
経費精算が年度をまたぐほど遅れた場合は、その経費精算自体が難しくなります。ただし、年度またぎの場合でも、年度を過ぎてすぐに行われる決算や確定申告に間に合うのであれば、年度内の処理に含められる可能性もあります。この場合、経理担当者による対応可否の判断が必要です。
経費精算でルール化すべきポイント
経費精算について社内でルールを設ける際は、各種期限や申請内容について明確に規定を取り決め、周知を徹底する必要があります。
ここでは、経費精算においてルール化すべき主な3つのポイントについて、それぞれ説明します。
領収書の提出期限や精算申請期限を設ける
経費精算においては、従業員から経理部門への領収書の提出期限と、精算申請期限を必ず設定しましょう。また、必要に応じて提出や精算期限に関する細かなルールを設けるのもポイントです。「◯か月以上前の領収書は受け付けない」「精算申請期限を過ぎた経費は原則自己負担」といったルールを設けて拘束力を持たせることで、従業員の領収書の紛失や不提出、精算申請忘れといったトラブル防止につながります。
申請できる内容や上限金額を設ける
経費精算で申請できる内容や上限金額について、あらかじめ設定しておくことも大切です。
経費は支払金額が高いほど、精算に不備が生じた際のトラブルも大きくなり、従業員が一時的に負担する金額も膨らんでしまいます。さらに経費として申請できる内容があいまいであることも、トラブルの原因となります。
こうした問題を防ぐためにも、経費として申請できる内容を明確にした上で、金額にも上限を設けましょう。大きな決済が予測できる場合は、従業員に負担してもらうのではなく、法人用クレジットカードを貸与したり、仮払いしたりして対処するのも1つの方法です。
社内に周知する
経費精算に関するルールを取り決めたら、社内周知を徹底しましょう。経理部門への申請期限を始めとしたルールを周知しておけば、経理部門の業務負担を軽減することにもつながります。ルールを社内で周知する際は、従業員全員が理解し、守れるようになるまで継続することが重要です。ルールを正しく理解するために、動画やeラーニングコンテンツなどを活用するのもおすすめです。
経費精算を効率化するには？
経費精算を効率化したい場合は、どのように対応すればよいのでしょうか。
ここでは、経費精算を効率化するために行うべき対応について、それぞれ説明します。
キャッシュレスに対応する
キャッシュレスに対応することで、経費精算を大幅に効率化できます。具体的には、経費精算業務の多い部門や従業員に対しては、法人用クレジットカードを発行して貸与しましょう。これによって、現金での精算の手間を省くことができ、経費精算業務の効率化が期待できます。また、カードの利用実績をすぐに確認できる点も大きなメリットです。
法人カードを使った経費精算のフローを社内で浸透させることで、これまで各営業所で行っていた経費精算業務を本社で一元管理できるようにもなるでしょう。本社と各営業所のタイムラグも解消でき、リアルタイムでの管理が可能となります。
会計ソフトを導入する
経費精算業務全体の効率化に向けて、会計ソフトを導入するのもおすすめです。会計ソフトを導入することによる主なメリットは、下記のとおりです。
会計ソフトを導入する主なメリット
- 領収書を電子保存できるため、領収書を受け取ったら速やかに申請手続きに進める
- 経費の承認ルートを会計ソフト上で設定できる
- 電子承認ができるため、経費精算申請書への押印や紙出力が不要となる
- 承認者が会社にいなくても会計ソフト上で承認できるため、期限までのタイムラグを解消できる
会計ソフトの中には、スマートフォンやタブレットでも使用できるソフトがあります。経費精算に携わる従業員にとって使いやすく、自社の経理業務の環境に合った会計ソフトを選ぶことが大切です。
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経費精算の振込期限は社内でルールを設定し周知を徹底しよう
経費精算の振込期限を守るためにも、社内で期限や経費の申請に関する明確なルールを設定し、従業員にも周知を徹底することが大切です。期限を過ぎてしまうことのないよう、経理担当者だけでなく経費を申請する側の従業員の意識も高めていくことで、業務効率化につながります。
経費精算業務の負担を軽減するためには、法人カードを貸与してキャッシュレス化を推進したり、会計ソフトを導入したりするのも有効です。会計ソフトは経費精算だけでなく、日々の帳簿付けや領収書、請求書等の取引書類の一元管理などにも役立つため、経理部門全体の業務効率化が期待できます。弥生のクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」などの自社に合った会計ソフトを活用することで、経理精算業務を効率化しましょう。
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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
