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小口精算とは?メリット・デメリットや振込で対応すべき理由を解説

2024/07/11更新

この記事の監修者渋田貴正(税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士)

経費の精算方法にはさまざまな種類があり、そのうちの1つに小口精算があります。小口精算は多くの企業で利用されていますが、デメリットも少なくありません。振込精算や法人カード利用などへの切り替えによって、経理担当者の負担を軽減できる可能性もあるでしょう。

ここでは、小口精算の業務フローやメリットとデメリット、振込精算に切り替えることで得られるメリットのほか、振込精算や法人カード利用に切り替える際の注意点などについて詳しく解説します。

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小口精算とは、従業員が建て替えた経費を現金で精算すること

小口精算とは、従業員が一時的に建て替えた経費を現金で精算することです。具体的には、社内に用意した小口現金と呼ばれる小口精算用の現金を使って、立て替えた経費の精算をします。

小口精算においては、交通費や消耗品費、雑費、新聞図書費、会議費などの勘定科目を使う場合が多いでしょう。具体的な支出内容としては、営業担当者の電車賃や、文具や業務に必要な書籍などの購入、取引先の担当者とのカフェでの打ち合わせ代などがあげられます。

実際に小口精算を行う際の業務フローは、下記のとおりです。

小口精算の業務フロー

  • 1.
    立替者が経費立替時に領収書を受け取る
  • 2.
    経理担当者が領収書を受領し内容を確認する
  • 3.
    経理担当者の確認後に小口現金で精算する
  • 4.
    経理担当者が経費精算の会計処理を行う
  • 5.
    経理担当者が小口現金出納帳に取引を記帳し、帳簿残高と実際の残高が一致しているか確認する

小口精算の履歴は、小口現金出納帳に記載します。部署ごとに小口精算の管理を行う場合は、部署ごとの小口現金出納帳を作成し、それぞれの部署の担当者が記帳や管理を行ってください。

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小口精算のメリット

社内で小口精算をできるようにしておくことで、従業員の負担を抑えることができます。小口精算は、社内に現金を用意し、申請状況に合わせてその場で精算を行う方法です。従業員が経費を立て替えてから精算をするまでのタイムラグが短いため、金銭的な負担を軽減できるでしょう。

通常、小口精算で取り扱うのは、交通費や現金で購入した消耗品費、業務に必要な細かい部材の購入費用など、大きな金額ではない場合がほとんどです。とはいえ、積み重なれば数千円、数万円といったまとまった金額になることもあるでしょう。従業員個人のポケットマネーで立て替えてもらうには負担が大きく、生活を圧迫しかねません。小口精算をできるようにしておくことで、従業員の負担を軽減できます。

小口精算のデメリット

特に経費精算を行う従業員にとってメリットの大きい小口精算ですが、経理部門にとってはデメリットも少なくありません。

ここでは、小口精算の主な3つのデメリットについて、それぞれ説明します。

経理担当者の負担が増える

経理担当者の負担が増える点は、小口精算の大きなデメリットです。

小口精算は、それ以外の精算方法に比べて経理担当者の負担が大きい方法です。小口精算を行う場合、経理担当者は現金の管理をしなければなりません。精算に必要な小銭を準備する必要があるため、両替などの手間もかかります。

また、毎日、1日の精算を終えた後で、現金と帳簿の残高があっているかどうか確認する作業も発生します。小銭を正確に数えなければならず、万が一ずれていた場合は、原因を追求しなければなりません。帳簿の再チェックや現金の数え直しなどを行っても原因がわからなければ、現金過不足として処理をすることになるでしょう。1日の最後にこのような業務を行うのは、経理担当者の大きな負担です。

加えて、小口精算を行う企業の場合、経理担当者は必ず出社する必要があり、オフィスで業務を行っているときでも、従業員の小口精算の対応をしなければならないこともあります。そのため、自分のペースで仕事を進めるのが難しくなり、ストレスやミスの原因になってしまうかもしれません。

金庫や小口現金を紛失するおそれがある

金庫や小口現金を紛失するおそれがある点も、小口精算のデメリットです。小口精算を行うためには、社内にある程度まとまった現金を置かなければいけません。金庫に入れて管理するのが一般的ですが、精算をしたい従業員が来るたびに出し入れするのは手間がかかります。そのため、経理担当者がいる間は手提げ金庫を出しっぱなしにしておく場合もあるでしょう。

しかし、このような運用は金庫や小口現金の紛失を招きます。手提げ金庫を開けた状態で置いておくことで、知らない間に小銭などが落下してなくなってしまうおそれがあります。また、社内外の人間が金庫の近くを通ることがある場合、盗難リスクなどについても考えなければいけません。

従業員の人数が多いほど処理が多くなる

従業員の人数が多いほど処理が多くなる点も、小口精算のデメリットです。従業員数が多く、複数の部門でそれぞれの担当者が小口精算を行う場合は、社内に多くの現金を用意しておかなければいけません。小口現金の補充だけでも、多くの手間と時間がかかるでしょう。

さらに、小口現金を管理する担当者は、多くの従業員からの経費精算の申し出に随時対応する必要があります。人数の多い企業は人の出入りや動きも活発になるため、金庫の管理にも気を使わなければいけません。

こうした理由から、一定以上の規模の企業では、小口精算の負担が大きく、問題も起こりやすいと考えられます。問題を回避するためには、経費精算方法の見直しが効果的です。

小口精算から振込精算に変更するメリット

代表的な経費の精算方法には、小口精算のほかに振込精算があります。振込精算とは、従業員が立て替えた経費を1週間や1か月など一定期間ごとにまとめて振込で支払う方法です。

ここでは、小口精算から振込精算に変更することで得られる主な3つのメリットを解説します。

経理担当者の負担を大きく減らせる

小口精算から振込精算に変更することで、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。振込精算では、経理担当者が直接現金を扱わずに経費精算を完了できます。社内に現金を用意しておく必要がないため、毎日残高を合わせたり、小口現金出納帳をつけたりするといった業務もありません。

また、振込精算で一定期間分の経費をまとめて処理することで、経費精算を希望する従業員の声掛けによって自分の業務が止まってしまうこともなくなるでしょう。回ってきた経費精算申請書などの書類を自分のタイミングで処理できるため、業務に集中しやすい環境を作ることが可能です。

経費精算のミスが減る

小口精算から振込精算に変更することで、経費精算のミスも減るでしょう。小口精算の場合、レシートや領収書の数字を経理担当者が確認し、それを基に現金を数えて精算金額をその場で渡します。経理担当者と従業員の双方がその場で現金を確認してやり取りを行うものの、何度も繰り返し行えば、数え間違いや見間違いが生じるおそれもあります。

一方で、振込精算は、経費精算申請書の数字を基に機械的に振り込みを行う精算方法です。経費精算申請書をデータでもらい、そのまま振込データを作成できるようなシステムを活用すれば、人の手が介入しないため、申請書のデータとおりの金額を間違いなく支払うことができます。

ただし、この運用を行うためには振込担当に経費精算申請書が回ってくる手前で、各部署で精算内容や金額のチェックが行われていることが前提です。

小口現金の盗難や紛失のリスクがなくなる

小口精算をやめれば、社内に小口現金用の金庫を置く必要がなくなるため、盗難や紛失のリスクもなくなります。

小口精算を行う限り、社内に現金を置いている状態となるため、盗難や紛失の可能性があります。社内の人間はもちろん、外部の人間が入り込んで盗難などを行うおそれもあるでしょう。

振込精算を行うことで、現金を社内に置かないようにすれば、このような問題は起こりません。経理担当者も従業員も、安心して仕事に臨めるはずです。

振込精算の業務フロー

これまで小口現金で経費精算を行っていた企業が、振込精算に変更した場合、業務フローを変える必要があります。

振込精算の業務フローは、下記のとおりです。

振込精算の業務フロー(給与振り込み時に上乗せする場合)

  • 1.
    立替者が経費立替時に領収書を受け取る
  • 2.
    立替者が領収書と一緒に経費精算の申請書を提出する
  • 3.
    立替者の上司が経費精算の申請書を承認する
  • 4.
    経理担当者が内容を確認する
  • 5.
    経理担当者が経費立替の会計処理を行う
  • 6.
    給与計算時に立替分の精算を反映させる
  • 7.
    給与振込時にまとめて精算する
  • 8.
    経理担当者が立替経費精算の会計処理を行う

振込精算を行う場合、立て替えを行った従業員が経費精算の申請書を提出したタイミングと、企業が経費を支払うタイミングでずれが生じます。そのため、申請書の内容を基に、後日振り込みで支払いを行ってください。

なお、上記の例では、支払い時期を給与支払いのタイミングとしていますが、精算のタイミングは企業の規定によって1週間ごとや1か月ごとなど、さまざまです。ただし、こまめに支払いを行う場合は、その都度経費精算する手続きや振り込みの手続きを行う必要があります。

小口精算から振込精算に変更する場合の注意点

経費について、これまで小口精算を行っていた企業が振込精算に変更する場合は、下記の2点に注意してください。従業員や企業の負担が大きくならない方法を検討しましょう。

経費精算までのタイムラグが発生し、経費の立替期間が長くなる

従業員側での経費の立替期間が長くなってしまう点には、注意が必要です。振込での経費精算は、1週間や1か月など一定期間ごとに精算を行います。給与支払いのタイミングで、同時に振込を行う企業も多いでしょう。

しかし、給与支給時に1か月分の立て替えをまとめて支払う場合、従業員が経費を立て替えている期間が長くなってしまいます。随時精算が可能な小口精算に比べて、従業員の負担が大きくなるおそれもあります。

経費精算のタイムラグをできるだけ軽減するためには、1週間に1度など、頻繁に経費精算を行うのが効果的です。一方で、あまり細かく経費の振り込みを行うと経理担当者の負担が増えてしまううえ、振込手数料もかさみます。

こうした問題を回避するためには、法人カードの活用が便利です。経費を立て替えることが多い従業員用に追加カードを発行することで、従業員個人の資金を使わずに経費を支払うことが可能です。追加カードを無料で発行できる法人カードなら、コストを抑えて利用できます。

振込手数料がかかる

振込精算を行う際には、支払い時に振込手数料がかかる点にも注意が必要です。振込精算をこまめに行う場合、そのたびに手数料がかかってしまいます。給与の支払いと合わせて立て替えた経費の精算を行えば、振込手数料が増えることはありません。

しかしその場合、従業員側から、経費精算が月に1回だと負担が大きいことや、給与と立て替えた金額を分けてくれないと管理しにくいなどといった不満が出る可能性もあるでしょう。

このような問題も、法人カードの利用で解決できます。法人カードの追加カードで支払った経費は、企業の口座から引き落とされるため、経費精算自体が不要になります。

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経費の精算方法を見直して経理担当者の負担を軽減しよう

従業員が経費を立て替えた際、小口現金で精算を行っている企業も少なくありません。しかし、小口精算は経理担当者の負担が大きいうえに、間違いや現金の紛失といったトラブルを招きやすい方法です。立て替えた経費の精算方法には、小口精算のほかに振込精算や法人カードの活用などが挙げられます。自社に適した精算方法を取り入れることが大切です。

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この記事の監修者渋田貴正(税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士)

税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
著書『はじめてでもわかる 簿記と経理の仕事 ’21~’22年版新規タブで開く

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