会計システムとは？種類や導入のメリット、失敗しない選び方
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事業活動に伴うお金の流れを管理するうえで、会計は欠かせない業務です。近年、業務効率化の観点から、会計システムを導入する企業が多く見られるようになりました。
本記事では、会計システムの概要や主な種類、導入のメリットについてわかりやすく解説します。多くの種類がある会計システムを選ぶにあたり、失敗しないためのポイントもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
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会計システムとは会計業務をサポートするシステム
会計システムとは、会計業務を自動化・省力化し、帳簿や決算書（財務諸表）などの作成・管理をサポートするシステムのことを指します。会計システムを導入することで、以下のような会計業務を自動化することが可能です。
会計システムによって自動化できる業務の例
- 仕訳処理
- 転記/集計作業
- 決算書の作成
従来、これらの会計業務は手作業で行われていたため、時間と手間がかかるうえに人的ミスが発生するケースも少なくありませんでした。現在では、多くの企業が会計システムを活用してより正確かつ効率的に会計業務を進めています。
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会計システムと経理システムの違い
会計システムと似たものに「経理システム」がありますが、それぞれの違いがわかりにくいと感じる方も多いかもしれません。会計業務と経理業務は密接に関係しており、どちらも企業のお金を管理するうえで重要な役割を担っています。ただし、扱う業務の内容や目的には明確な違いがあります。
経理業務は、日々の取引を記録し、出納管理や請求書の発行など、企業のお金の流れを正確に処理することが目的です。それに対して、会計業務は、経理で蓄積されたデータをもとに損益を計算し、財務諸表を作成して企業の経営状況を利害関係者に報告する役割を担います。
このような業務の違いに合わせて、導入するシステムの役割も以下のように違いがあります。
- 経理システム：伝票入力や出納管理、請求書の発行など、日常的な経理業務を効率化するシステム
- 会計システム：経理データを集計・加工し、試算表や決算書の作成など、会計処理や報告業務を支援するシステム
つまり、会計システムは経理システムの機能を土台とし、さらに高度な会計処理までカバーする上位のシステムと考えるとわかりやすいでしょう。自社がどの業務を効率化したいのかによって、導入すべきシステムの種類も変わります。
経理システムについてはこちらの記事で解説しているので、参考にしてください。
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会計システムを導入するメリット
企業は、会計システムを導入することによってさまざまなメリットを得られます。主な4つのメリットについて解説します。
業務効率化につながる
会計システムを導入することによる1つ目のメリットは、会計業務の負担が軽減され、業務効率化を実現できることです。会計業務には専門知識が求められるだけでなく、目視や手作業で行う確認作業に多くの手間と時間がかかります。会計システムでは、入力した取引データから自動で仕訳や集計がなされるため、入力や確認の時間が大幅に軽減され、業務効率化につながります。
属人化を防げる
業務の属人化を防止できることも会計システムを活用するメリットの1つです。紙や手作業に頼る運用では、担当者ごとに作業手順や管理方法が異なる場合がありますが、システム上で統一された手順に沿って処理を行うことで、こうしたバラつきを抑えられます。業務の流れが標準化されることで、担当者が変更になった場合でも、過去の処理内容を確認しながら円滑に引き継ぐことができ、属人化による業務の停滞を防げます。
また、会計システムによっては、専門知識がなくても操作できるものもあります。例えば、勘定科目の自動提案や入力ガイドが備わっていれば、会計知識に不安がある担当者でも一定の水準で処理が可能です。その結果、担当者間で知識に差がある場合でも、作業内容の理解や進行状況を共有しやすくなり、実務上のやりとりもスムーズになります。
会計業務をより正確に行える
会計業務をより正確に進められるようになることも、会計システムを導入するメリットの1つです。会計業務は緻密な作業が多く、手動で作業を行うことで人為的なミスが発生しやすい面があります。会計システムは、仕訳や転記、集計といった作業を正確に代行してくれるので、人為的なミスの発生を最小限に抑えることができます。
外部連携によりバックオフィス業務全体を効率化できる
システムをまたいだデータの手動入力は、転記作業に時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れを起こす原因になることも少なくありません。こうした問題を解決するために、外部連携ができる会計システムを活用すれば、在庫管理や経費精算など会計以外の業務システムと連携させることができます。これにより、データの一元管理が可能になり、バックオフィス全体の業務効率の向上が見込めるでしょう。
外部連携機能を活用することで、人為的なミスを防ぎつつ、重複作業の削減や作業時間の短縮も可能です。結果として、少人数の体制でも安定した業務運用を実現しやすくなります。
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会計システムの種類
会計システムには、大きく分けて「クラウド型」と「インストール型」の2種類があります。それぞれの特長を整理しておきましょう。
クラウド型会計システム
クラウド型会計システムとは、インターネット上のシステムにアクセスして利用する会計システムのことです。インターネット環境とログイン情報があれば場所を問わず利用できるほか、データはリアルタイムで更新されることから、テレワークや複数人での同時利用に適しています。
例えば、税理士や会計事務所とデータを常時共有することで、スムーズなやりとりが可能です。また、クラウド型システムの多くはデータが自動でバックアップされるため、会計業務に関する重要なデータも安全に保管できます。
クラウド型会計システムの主な特長
- 場所を問わず複数端末で利用できる
- リアルタイムで情報が更新される
- 複数名での同時利用や税理士などとのデータ共有が可能
- クラウド上でのデータバックアップに対応している場合もある
- ※対応している機能はクラウドサービスごとに異なります
クラウド会計についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
インストール型会計システム
インストール型会計システムとは、パソコンにインストールして利用するタイプの会計システムのことで、デスクトップ型・パッケージ型とも呼ばれています。このタイプのシステムでは、サーバや通信回線を自社で用意する必要がありますが、その分、業務フローや運用ルールに応じた柔軟なカスタマイズが可能です。
また、インターネットに接続していない状態でも作業できる点は、インストール型会計システムの特長の1つといえます。インターネット回線環境に左右されずに作業を進められるほか、クラウド型と比べて処理スピードが速く、大量の仕訳入力や部門別損益の集計といった複雑かつデータ量の多い経理処理にも対応可能です。インストール型会計システムは、一般的に買い切り型のライセンスで提供されるため、月額利用料がかからないケースが多い一方、法令改正や機能追加への対応として、保守サポート費用が別途発生する場合があります。これに対し、クラウド型会計システムはサービス提供者側でアップデートが行われるため、利用者自身がシステム更新を意識する必要はほとんどありません。こうした違いをふまえ、インストール型会計システムを選ぶ際は、あらかじめ保守契約の内容やサポート範囲を確認しておくことが大切です。
インストール型会計システムの特長
- オフラインでの作業に対応できる
- 独自のシステム構築が可能
- 処理スピードの面で優れている
- 買い切りのため、月額利用料などは基本的に発生しない
インストール型についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
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会計システムを選ぶ際のポイント
会計システムを選ぶ際に最重視しておきたいポイントは、「自社のニーズに合っているか」という点です。効率化を図りたい業務を明確にしたうえで、社内環境や企業規模、使用場面などを具体的にイメージし、どのシステムが最も利便性が高いかを検討する必要があります。以下でポイントごとにくわしく見ていきましょう。
会計システムを導入後、別のシステムへと乗り換えるには多大な時間と労力を要します。導入してから後悔することのないよう、優先順位を決めてバランスの良い会計システムを選ぶことが大切です。システムの選定時に検討しておきたい要素について、それぞれ詳しく解説します。
使用環境
実務における使用環境は、会計システムを選ぶ際の重要な選定ポイントの1つです。前述のとおり、会計システムにはクラウド型とインストール型の2種類があります。まずは自社の業務環境を具体的に想定したうえで、どちらのタイプが適しているか判断しましょう。
例えば、リモートワークが中心の企業であればクラウド型、出社が中心で作業スピードを重視したい企業であればインストール型、といったように、実際の作業環境を想定して選定します。ただし、インストール型の場合は法令改正などがあった際に別途バージョンアップの対応が必要になるため、法令改正を想定したサポートプランが用意されているか、自力で仕様変更が可能か、といった点を確認するのも忘れてはなりません。
自社にとってどちらが適しているのか、具体的な使用環境を十分に考慮したうえで判断しましょう。
コスト
会計システムを選定する際は、導入時の初期費用だけでなく、運用にかかるランニングコストも含めて確認することが重要です。特にユーザー数や業態に合ったシステムを選ばないと、不要なコストが発生する可能性があります。
例えば、会計システムには「個人事業主向け」「小規模法人向け」「大企業向け」など事業規模に応じたプランが用意されていますが、大企業向けの会計システムは機能が充実している分、コストが高くなる傾向があります。もし自社で利用しない機能が多数搭載されていた場合、コストパフォーマンスが悪くなるおそれがあるでしょう。
また、会計システムは日々の帳簿作成や決算処理などに継続して使用されるため、長期的な運用を前提として選ぶ必要があります。必要のない機能に費用を払い続けるのは現実的ではありません。
加えて、クラウド型とインストール型では料金体系が異なります。クラウド型は初期費用を抑えられる半面、月額/年額などのランニングコストがかかるのが一般的です。インストール型は基本的に買い切りですが、バージョンアップやアップデートに際して追加費用がかかるケースもあるため、事前に料金体系をよく確認してください。
機能・性能
会計システムを選ぶ際は、搭載されている機能や性能も重要なチェックポイントです。システムごとに特長や設計思想が異なるため、自社で効率化を図りたい業務を明確にしたうえで、必要な機能を備えたものを選びましょう。
会計システムによっては経理初心者にもわかりやすくシンプルなつくりのものから、簿記の知識がある前提でつくられているものまであります。例えば小規模の企業であれば、会計や簿記の知識が十分でない方が会計業務を担当するケースも少なくありません。そのため、現担当者の知識やスキルだけにとらわれず、企業規模や業務状況、今後の見通しなども考慮したうえでシステムを選定する必要があります。
また、性能面は実際に使ってみなければわからない面も多々あります。無料トライアル期間が設けられている会計システムを選ぶと、実際の操作感を確認でき、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。
システム連携
会計業務だけでなくバックオフィス全体の業務効率化を見据える場合は、ほかのシステムとの連携可否についても必ず確認しましょう。冒頭で触れたとおり、バックオフィスの業務効率化が急務となっています。直近の業務に関する効率化だけでなく、将来的な事業展開や人員の状況なども見据えて導入すべきシステムを選定するのがおすすめです。
サポート体制
会計システムの提供会社によるサポート体制も確認しておきたいことの1つです。サポートの有無や内容はシステムによって異なるほか、同じ製品・サービスで利用プランによって差があるケースも少なくありません。具体的には、チャットやメール、電話といったサポート手段をはじめ、サポートセンターの受付時間、操作方法に関する相談以外のサポートの有無、トラブルが発生した際の対応などについて確認することが大切です。
また、法改正があった際、迅速に対応できるかも重要な選定ポイントといえます。アップデートを自社で行う必要があるのか、提供会社側で対応してもらえるのか、といった点を十分に確認しておきましょう。
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仕訳を登録するたびにAIが学習するので、徐々に仕訳の精度が向上します。
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自社が必要とする機能や特長を備えた会計システムを選ぼう
会計業務をはじめとするバックオフィス業務の負担軽減や業務効率化は、労働力人口が減少している今、解決すべき重要な課題の1つとなっています。会計システムの導入は、この課題に対する有効な解決策となりえます。
しかし、会計システムと一口にいっても機能や特長は製品・サービスによって異なります。自社にとって優先的に解決すべき課題は何かを明確にしたうえで、課題解決に役立つ会計システムを選ぶことが重要です。会計業務のほか、請求書発行や経費精算、証憑管理にも対応している会計システムを活用して、バックオフィス業務の効率化を実現しましょう。
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よくあるご質問
会計システムとは？
会計システムとは、会計業務を自動化し、帳簿や決算書（財務諸表）などの作成・管理をサポートするシステムのことです。一般的には、仕訳の入力、集計、決算書の作成といった会計業務の流れを、会計ソフトで自動化する仕組みを指します。詳しくはこちらをご確認ください。
会計システムを導入するメリットは？
会計システムを導入することで、会計業務の負担が大幅に軽減しバックオフィス業務全般の効率化が図れます。決算の早期化や経営判断の迅速化ができるようになるのも会計システム導入のメリットといえます。詳しくはこちらをご確認ください。
会計システムの選び方のポイントは？
会計ソフトを選ぶときには、仕訳入力サポートの充実度やアカウント共有・複数人利用の可否、機能が企業規模に合っているかどうかを確認しましょう。「弥生会計 Next」は、簿記や会計の知識がなくても使える機能と画面設計で、初めて会計ソフトを使う方でも安心です。
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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
