源泉徴収簿とは？源泉徴収票との違い・書き方 ・注意点などを解説

監修者： 税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人古田土人事労務

2025/12/15更新

年末調整の作業の際、毎月の給与や控除額を確認するために多くの企業で利用されているのが「源泉徴収簿」です。源泉徴収簿と源泉徴収票は異なるものですが、その違いがわかりにくいと感じる方も多いかもしれません。

本記事では、源泉徴収簿の役割や源泉徴収票との違い、書き方や作成時の注意点などについて、詳しく解説します。さらに、源泉徴収簿に関するよくある質問とその回答も紹介しています。源泉徴収簿について正しく理解し、作成業務の効率化を目指す方はぜひ参考にしてください。

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源泉徴収簿とは

源泉徴収簿は、企業が従業員に支払った給与や賞与、源泉徴収額、社会保険料の控除額などを記録する帳簿です。給与の支払状況や控除内容を一元的に管理するために作成されます。

源泉徴収簿の作成や提出は、法令で義務付けられてはいません。しかし、年末調整に使う情報を整理・確認するため、多くの企業で自主的に作成されています。源泉徴収簿を作成しない場合、給与台帳などに月ごとの源泉徴収額を記録しておけば問題ありません。その記録を基に、年末調整で正確な税額の精算を行います。

• 参照：国税庁「A2-2給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿の作成」

源泉徴収簿と源泉徴収票の違い

源泉徴収簿と源泉徴収票では、使用目的や役割が大きく異なります。
源泉徴収簿は、年末調整を行うための基礎資料として企業内部で使用される帳簿です。月ごとの給与や賞与、源泉徴収額や社会保険料の控除額などが詳細に記録されています。

その一方で、源泉徴収票は、所得や源泉徴収の状況を証明するための書類であり、確定申告や転職先での年末調整などに使用されます。1年間に支払われた給与や賞与、源泉徴収額、社会保険料を始めとした控除額を集計した内容が記載されています。

また、企業には年末調整を終えた後に源泉徴収票を発行する義務があり、翌年の1月31日までに従業員へ交付します。退職者には、退職後1か月以内に源泉徴収票を発行することが求められます。

源泉徴収簿を作成する理由

源泉徴収簿を作成する理由は、年末調整を正確かつ効率的に行うことです。源泉徴収簿の作成により、年末調整時に使用するデータを迅速に集計できます。個別に毎月の給与明細を確認する手間がないため、人為的なミスも防ぐことが可能です。

さらに、税務調査の際にも重要な役割を果たします。税務調査の実施の際、税務署は企業の財務状況や従業員への給与支払状況を詳細に確認します。源泉徴収簿が適切に作成されていれば、情報の提供に時間がかからず、調査にもスムーズに対応できます。

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源泉徴収簿の作成時に準備するもの

源泉徴収簿を作成するためには、以下の情報を事前に準備しましょう。

それぞれの情報について、詳しく解説します。

従業員の基本情報

源泉徴収簿には、従業員の所属・職名・住所・生年月日などの情報を記載します。年末調整や税務調査を滞りなく進めるため、正確に記入しましょう。

源泉徴収簿は給与所得者ごとに作成するため、全従業員の情報を整理しやすい形で管理することが大切です。従業員管理システムを導入することで、情報の入力や更新が容易になり、検索や集計も効率的に行えます。

控除関係の資料

従業員から主に以下の書類を提出してもらい、その内容を基にして源泉徴収簿に記入します。

このうち、扶養控除等（異動）申告書を除く3つは、いずれも年末調整の際に従業員から受け取るものであり、給与計算時点では提出不要です。

最新の税額表

税額表は国税庁から毎年公表され、その年の給与や賞与から所得税を適切に源泉徴収するための基準となるものです。

2025年（令和7年）分の税額表は2024年9月24日に公表されました。税額表には、給与額や扶養家族の人数、社会保険料控除額などに基づく具体的な税額が詳細に記載されています。税額表を基にして、2025年1月より支払う給与から所得税を正確に控除することが可能です。最新の税額表は国税庁のWebサイトで確認できます。

• 参照：国税庁「令和7年分　源泉徴収税額表」

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源泉徴収簿の書き方

源泉徴収簿の書き方は、大きく「毎月の給与計算」と「年末調整」の2つに分けられます。国税庁のWebサイトからは「令和8年分給与所得に対する源泉徴収簿」のフォーマットのダウンロードが可能です。そのフォーマットを基に、それぞれの欄の詳しい書き方を解説します。

• 参照：国税庁「令和8年分給与所得に対する源泉徴収簿」

毎月の給与計算における書き方

毎月の給与計算では、「給与所得に対する源泉徴収簿」のフォーマット最上部にある個人情報と、左側にある給与・賞与情報を記入します。以下にそれぞれの項目の記入方法を解説します。

1. 個人情報を記入する

個人情報には、従業員の「所属」「職名」「住所」「氏名」「整理番号」が含まれます。整理番号は、企業が任意で付した番号です。 源泉徴収簿自体に提出義務がないため、整理番号の記入は必須ではありません。しかし記入しておけば、のちの処理を進めやすくなります。

2. 給与・賞与情報を記入する

「給与所得に対する源泉徴収簿」フォーマットの左側「給料・手当等」にある、「支給月日」「総支給金額」「社会保険料等控除後の給与等の金額」などの各項目を、月ごとに詳細に記入します。さらに賞与も記載してください。記載することで、月ごとの給与支給額や控除額を正確に把握し、適切な源泉徴収を行えます。

年途中で転職者がいる場合、新しい勤務先は前職の給与を合算して年末調整を行います。源泉徴収簿の空欄には前職の会社の給与や社会保険料、所得税を記載し、正確な年収と税額を計算します。

年末調整における書き方

年末調整の際は、前に記載した月ごとの給与や控除額、賞与額などを基に、税額を算出します。記載するのは主に、源泉徴収簿フォーマット右側「年末調整」欄の項目です。記載方法や計算の手順を以下に詳しく解説します。

1. 給与所得控除後の金額を計算する

すべての所得や控除額を合計したうえで、「給与所得控除後の給与等の金額」を計算して記入します。給与所得控除は、給与所得者が受け取る給与から一定額を控除することにより、課税対象となる所得を減らす制度です。この計算によって得られた金額が、基本的にその年の課税対象となる所得額です。控除額は従業員の給与に応じて変わります。

給与所得控除については、こちらの記事でも詳しく解説しています。

• 【2025年最新】給与所得控除とは？基礎控除との違いや計算方法をわかりやすく解説

• 参照：国税庁「No.1410 給与所得控除」

2. 扶養親族等の控除額を計算する

従業員に扶養親族がいる場合は、その人数や状況に応じて扶養控除額を計算します。扶養控除は納税者に扶養している親族がいる場合、所得税負担軽減のために適用される、税制上の優遇措置です。企業側は従業員から提出された扶養控除等（異動）申告書を基に、扶養親族の数やその種類を確認します。同時に本人が障害者であるなどの申告があれば、それに応じた控除も適用します。

3.保険料控除申告書の情報を記入する

従業員から提出される保険料控除申告書には、生命保険料や地震保険料など各種保険料の控除情報が記載されています。適切な控除が適用されるよう、提出された保険料控除申告書の内容を正しく転記します。

4.算出所得税額を計算する

先に算出した「給与所得控除後の給与等の金額」から「所得控除額の合計額」を差し引いた金額を、「差引課税給与所得金額」に記入します。次に、所定の税率を適用して「算出所得税額」を計算し、記入します。課税給与所得金額によって税率が異なるので、国税庁の「算出所得税額の速算表」を参考にしてください。

• 参照：国税庁「令和7年分の年末調整のための算出所得税額の速算表」

5.税額を計算する

「算出所得税額」から「住宅借入金等特別控除額」を引いて「年調所得税額」を計算します。次に源泉徴収された税額と実際に支払うべき税額との差異（過不足）を確認してください。不足している場合は追加で徴収し、過剰である場合には還付手続きを行わなければなりません。

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源泉徴収簿を使用した年末調整の記入例

国税庁では、「源泉徴収簿を使用した年末調整の手順」を公開しています。これには扶養控除等（異動）申告書など各種申告書から源泉徴収簿への転記方法が記入例と共にわかりやすく紹介されています。また、過不足額の精算方法や電子機器等の年末調整の方法、所得の種類などの解説も掲載されており、年末調整関連の情報を広く確認できます。

さらに国税庁の「年末調整がよくわかるページ」では、エクセルの「年末調整計算シート」をダウンロードすることが可能です。これを利用すると、各項目を入力するだけで税額などを自動計算でき、年末調整に関する各種作業を効率化できます。

• 参照：国税庁「源泉徴収簿を使用した年末調整の手順」
  参照：国税庁「年末調整がよくわかるページ（令和7年分）」

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源泉徴収簿を作成する際の注意点

源泉徴収簿は多くの個人情報が記載され、税務調査にも使われる書類のため、慎重な取り扱いが求められます。以下に源泉徴収簿作成の際に、心がけるべき2つの注意点について解説します。

個人情報は慎重に扱う

源泉徴収簿には、従業員の氏名、住所、給与額、控除額など、多くの個人情報が記載されています。これらの情報は、個人情報保護法に基づいて厳重に管理します。

万が一、漏えいすると、損害賠償金の支払いが生じる可能性があります。さらに個人情報保護法に抵触するような不適切な個人情報の管理を行っている場合、個人情報保護委員会は必要に応じて報告徴収や立入検査を行い、指導や助言、勧告や命令を行うことが可能です。

もし報告徴収や立入検査に従わなかったり、虚偽の報告を行ったりした場合は刑事罰（50万円以下の罰金）の対象になる場合があります。さらに命令に従わなければ、1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科される可能性があります。源泉徴収簿の作成や管理にあたっては細心の注意を払い、適切なセキュリティ対策を講じることが大切です。

• 参照：個人情報保護委員会「個人情報取扱事業者等が個人情報保護法に違反した場合、どのような措置が採られるのですか。」

作成から7年間保存する

年末調整で利用された源泉徴収簿は、原則として7年間保存する義務があります。後に税務調査などで使用する可能性があるからです。

源泉徴収簿は紙だけでなく、電子データとしても保存が可能です。電子データとして保存する場合には、適切なバックアップを取り、データの改ざんや紛失を防ぐためのセキュリティ対策を講じましょう。

• 参照：国税庁「No.2503　給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間」
  参照：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

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源泉徴収簿に関するよくある質問

源泉徴収簿の扱いに慣れていない場合、作成方法や役割、管理方法についてさまざまな疑問が生じることでしょう。以下に源泉徴収簿に関する3つのよくある質問と回答を掲載します。

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源泉徴収簿を適切に作成して年末調整に備えよう

源泉徴収簿の作成は法令で義務付けられてはいませんが、作成しておくと給与や源泉徴収に関する情報が一元化されるため、年末調整の作業を効率化できます。

源泉徴収簿は自社でエクセルを使って作成することも可能です。しかし年末調整や給与関係だけでなく、その他の従業員情報も一元管理したいのであれば、「弥生給与Next」の導入をおすすめします。

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• ※ご契約のプランによって利用できる機能が異なります。
  ※本記事は2025年10月2日時点の情報を基に制作しています。

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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務

中小企業を経営する上で代表的なお悩みを「魅せる会計事務所グループ」として自ら実践してきた経験と、約3,000社の指導実績で培ったノウハウでお手伝いさせて頂いております。
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