入社承諾書とは？効力や企業のメリット、記載する内容を解説
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入社承諾書は、企業が内定者に対して入社の意思を確認するための書類で、「内定承諾書」と言われることもあります。採用活動を行ううえで、内定者に入社承諾書の提出を求める企業は少なくありません。入社承諾書はどのタイミングで作成し、どのような効力を持つ書類なのでしょうか。また、企業にとって入社承諾書を作成することは、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、従業員の採用にあたって知っておきたい入社承諾書の役割や入社承諾書のメリット、入社承諾書の書き方などについて解説します。
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入社承諾書は内定者が入社意思を示す書類
入社承諾書とは、内定者が企業への入社を承諾し、入社の意思があることを示すための書類です。
そもそも内定とは、求職者と企業がお互い雇用条件などに合意し、労働契約が締結された状態を指します。基本的には採用選考に合格した人が内定者です。ただし、この段階では内定者が本当に入社する意思があるかどうか、企業にはわかりません。そこで、入社承諾書によって内定者の入社意思を確認するのです。
企業は採用を決めた相手に内定通知書などを発行して内定を知らせますが、その際に労働条件を明示した労働条件通知書と、この入社承諾書を同封して送付します。内定者は受け取った書類の内容を確認し、内定を承諾したら、入社承諾書に署名捺印して企業に提出します。
入社承諾書の内容は、新卒採用でも中途採用でもほとんど違いはありません。ただし、新卒採用の場合は、予定どおり卒業できないときは内定取り消しになる旨を記載するケースが多くあります。
入社承諾書は別の名前で呼ばれることもある
入社承諾書は、会社によって「内定承諾書」や「内定誓約書」などとも呼ばれることがあります。書類の名称が違っても、その内容や役割は変わりません。いずれも、内定者が企業に対して入社の意思を示す書類になります。企業側が書類を作成し、内定者が承諾したら署名捺印して提出するという流れも同じです。
入社承諾書の作成は義務ではない
入社承諾書に、法的な作成義務はありません。入社承諾書を作成するかどうかは、各企業の任意です。とはいえ、内定の事実をきちんと書面で残すことは内定者の安心感につながります。
また、企業にとっても、内定者の入社意思を書面化することで、後述するようなさまざまなメリットがあります。そのため、法的な義務はなくても、多くの企業が入社承諾書を用意しているのです。
入社承諾書のメリット
作成は任意であるにもかかわらず、多くの企業が入社承諾書を用意する背景には「内定者の入社意思を確認する」「内定辞退者を減らす」という大きな2つの目的があります。
内定者の入社意思を確認する
企業が入社承諾書を用意する目的の1つが、内定者の入社意思を確認するためです。新卒採用でも中途採用でも、求職者は複数の企業に並行して応募することが一般的。たとえ「この人を採用したい」と思っても、相手にとって自社が本当に第一志望かどうかはわかりません。しかし、企業は内定者の入社に向けて、さまざまな準備を進める必要があります。
そこで、入社承諾書を作成し、内定者に提出してもらうことで「入社の意思がある」という確認ができるのです。
内定辞退者を減らす
企業が入社承諾書を用意するもう1つの目的が、内定辞退者を減らすことです。
入社承諾書は、内定者に対して「本当にこの会社に入社したいのか」という最終確認を促す役割もあります。企業が人材を採用するには、多くの時間とコストがかかるものです。もし入社直前で内定を辞退されたら、それまでかけたコストもすべて無駄になってしまいます。そのような事態を防ぐため、入社の念押しの意味も込めて、多くの企業が入社承諾書を作成しているのです。
また、入社承諾書に署名捺印して会社に提出することで、内定者も改めて入社意思を固めることになるでしょう。
入社承諾書の書式
前述したように、入社承諾書は法律で定められた書類ではありません。そのため、書式に決まりはなく、企業ごとに自由な形式で作成可能です。
とはいえ、入社承諾書には多くの企業が共通して記載する、下記のような項目があります。
入社承諾書の記載項目
- 内定を承諾した日付（空欄にしておき、内定者が記載する）
- 宛名（企業名と代表取締役社長の氏名）
- 内定承諾の意思を伝える本文
- 誓約内容とその誓約内容が履行されなかった場合には、内定が取り消される場合があることの記載
- 内定者本人の氏名・住所
- 就業規則に定めた範囲の保証人氏名・内定者との関係
中でも重要なのが、「内定承諾の意思を伝える本文」と「誓約内容」です。それぞれ具体的な記載例をご紹介しましょう。
内定承諾の意思を伝える本文の例
入社承諾書には、内定者が内定通知を受け取ったことと、入社を承諾する旨を示す誓約の文言を記載します。具体的には「私、（内定者氏名）は、令和◯◯年◯◯月◯◯日付で、貴社に入社することを承諾致します。」というように記載しましょう。
誓約内容の例
入社承諾書には、「住所など提出書類の内容に変更があった場合は連絡する」「無断で入社を拒否しない」「指示された書類はすみやかに提出する」など、内定の承諾にあたっての誓約事項を記載します。
また、内定者側の理由による内定取り消しの可能性に備えて、「内定取消事由に該当する場合は、内定を取り消されても不服申し立てしない」といった内容も記載しておきましょう。後々のトラブルを避けるため、多くの場合、入社承諾書か内定通知書のいずれかに具体的な内定取消事由を記載します。
企業によっても異なりますが、内定取消事由には内定者による下記のような例が挙げられます。
内定取消事由の例
- 病気やケガなどで就業が困難になったとき
- 提出書類に虚偽が判明したとき
- 犯罪行為またはそれに類する行為を犯したとき
- 予定どおりに卒業ができなかったとき（新卒採用の場合）
- 入社にあたって必要と定められた免許や資格などが取得できなかったとき
入社承諾書に関する注意点
入社承諾書は、内定者の入社意思の確認や内定辞退を抑制する目的で作成する書類ですが、法的な拘束力はありません。それを踏まえて、以下の点に十分注意しましょう。
入社承諾書で内定辞退を阻止することはできない
企業側としては、内定者から入社承諾書が提出されたら「これでもう確実に入社するだろう」と考えがちです。しかし、入社承諾書は内定辞退を抑止する効果は期待できるものの、完全に阻止することはできません。入社承諾書に法的な拘束力はないため、たとえ入社を承諾して署名捺印したとしても、内定辞退ができなくなるわけではないのです。
内定とは、求職者と企業が一時的に合意している状態ですが、内定承諾後の辞退は、民法により入社後の退職と同様に、14日前までに申し出があれば法的な問題はありません。入社承諾書が提出された後であっても、入社日の14日前までに内定者から辞退の連絡があれば内定辞退は可能です。
企業は、内定者から入社承諾書を受け取ったからと安心するのではなく、その後も定期的なフォローに努めるべきです。特に、内定承諾から入社日までの期間が空くと、その間に内定者の気持ちに変化や迷いが生まれてしまうかもしれません。入社までの間に、面談などで継続的なコミュニケーションをとり、内定者のモチベーションを保つよう心掛けましょう。そうすることで、内定辞退を防ぐと同時により意欲の高い状態で入社してもらえる可能性が高くなります。
入社承諾書の有無にかかわらず企業からの内定取消はできない
入社承諾書の有無にかかわらず、内定通知を行った後は、原則として企業から内定を取り消すことはできません。内定辞退は退職のようなものですが、内定取消はいわば解雇です。そのため、正当な理由のない一方的な内定取消は認められません。
なお、客観的かつ合理的な理由があれば、内定取消が認められることもあります。客観的かつ合理的な理由とは、前述した内定取消事由の例に挙げたような内容です。後々のトラブルを避けるため、内定通知の段階で、あらかじめ内定取消事由を具体的に提示しておきましょう。
内定者の入社後のすみやかな手続きには給与計算ソフトが便利
入社承諾書は、内定者の入社の意思を確認するための書類です。入社承諾書を経て、内定者が無事に入社したならば、今度は社会保険や雇用保険などの加入手続きを早急に進めなければなりません。特に、健康保険や厚生年金保険の加入については、従業員の入社日から5日以内が提出期限となるため、すみやかな手続きが必要です。また、従業員を雇用すると、当然のことながら入社初日から給与が発生します。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務
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