在職証明書の書き方を解説｜記載項目や発行時の注意点を紹介
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在職証明書は、従業員の在籍事実や勤務条件を第三者に証明するための書類ですが、法定の書式がなく、何をどこまで記載すべきか迷う担当者も少なくありません。提出先によって求められる情報が異なるため、記載内容を正確に確認したうえで、社内での発行手順を整理しておくことが大切です。
本記事では、基本項目から用途別の追加項目、具体的な作成手順や発行時に気を付けるべきポイントを解説し、実務で迷わないポイントをわかりやすく整理します。
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在職証明書に記載する項目と記入例
在職証明書を作成する際、最初に確認しておきたいのが「何をどこまで記載するか」です。在職証明書には法令上の書式が存在しないため、提出先の求めに合わせて記載項目を柔軟に調整しなければなりません。
在職証明書に記載する内容は、基本項目と用途に応じて追加する項目に分けて整理しておくと、作成がスムーズに進みます。
一般的に共通して記載する基本項目
在職証明書に記載する項目は、提出先や用途によって異なります。まずは、氏名や入社年月日、雇用形態、会社情報など、在職の事実を確認するために求められる基本的な情報を整理しましょう。
| 記載項目 | 内容の例 |
|---|---|
| 氏名 | 従業員の氏名（フリガナを添えると丁寧） |
| 生年月日 | 西暦または和暦で統一して記載 |
| 住所 | 現住所（郵便番号から記載） |
| 雇用形態 | 正社員、パートタイム、契約社員など |
| 所属部署 | 所属部門 |
| 職務内容 | 具体的な職務内容 |
| 入社年月日（在籍期間） | 入社日、または在籍の始期と終期 |
| 年収 | 前年の年収（総支給額） |
| 証明書の発行日 | 発行した日付（年月日） |
| 会社名・所在地・代表者氏名・社印 | 企業の正式名称と押印 |
従業員の氏名や入社年月日、雇用形態などは、給与台帳や人事管理システムなどを参照し、正確に転記します。発行日は証明書の作成時点を示す情報のため、記載漏れがないよう確認しましょう。押印の有無や使用する印鑑の種類は、提出先の指定や社内規程に沿って対応します。
用途に応じて追加する項目
在職証明書は、提出先や用途によって求められる情報が異なります。以下は、提出先ごとに記載を求められることがある追加項目の例です。
-
- 保育園・学童の入園申請の場合：1か月当たりの勤務日数、1日の勤務時間（始業・終業時刻）、週の所定労働日数、勤務地・就業場所
- 住宅ローン・賃貸契約の場合：月収または年収（総支給額）、勤続年数
- 転職先への提出の場合：職務内容の概要、役職
- 外国人従業員の在留資格申請・更新の場合：職務内容の詳細、雇用契約期間、勤務地・就業場所
提出先が指定する様式がある場合は、その書式にしたがって記載します。特に保育園は各自治体が独自のフォーマットを公開しているケースが多いため、事前に確認しましょう。また、海外機関へ提出する場合は、英語表記や翻訳を求められることもあります。
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在職証明書の具体的な書き方と作成手順
在職証明書は、提出先や用途によって記載項目や発行形式が変わるため、依頼内容を確認したうえで社内の記録と照合しながら作成します。あらかじめ確認・記入・発行の流れを整理しておくと、記載漏れや手戻りを防ぎやすくなります。
提出先に指定の様式があるかを確認する
在職証明書を作成する前に、まず提出先から指定の書式が示されているかを従業員に確認します。指定の書式がある場合は、その様式を入手したうえで作成に取りかかりましょう。
指定様式がない場合は、提出先が求める項目を従業員に聞き取り、自社のフォーマットで作成します。なお、勤務日数・勤務時間・勤務地など、就労実態に関する項目を求められる場合は、自治体が公開している就労証明書の様式が参考になることがあります。
従業員情報と勤務条件を正確に記入する
従業員の氏名・住所・入社年月日などの基本情報に加え、給与額や勤務時間など数値にかかわる項目は、給与台帳や勤怠記録と照合して正確に記入します。月収・年収の記載を求められる場合は、総支給額、課税支給額、手取り額など、どの金額を記載するか提出先に確認しましょう。
なかには、賃金の締切日・支払日の記載が求められるケースもあります。こうした場合、日頃の給与計算業務で正確な情報を管理しておくと、在職証明書の作成にも迅速に対応できます。
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会社の代表者名と社印を記載して発行する
在職証明書には、会社名・所在地・代表者氏名・発行日など、発行元を確認できる情報を記載します。押印の要否や使用する印鑑の種類は、提出先の指定や社内規程によって判断が分かれる項目です。
紙に押印した書類をスキャンして提出できる場合もありますが、スキャンデータの扱いは提出先や社内の文書管理ルールによって異なります。電子データとして発行・保存する場合は、電子署名や電子保存に関する要件も確認し、指定された方法に沿って対応しましょう。
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そもそも在職証明書とは？
在職証明書とは、従業員がその企業に在籍していることを証明するために、企業が発行する書類です。法令によって書式が定められた公的書類ではなく、企業が任意の形式で発行します。
在職証明書は、提出先や企業によって「在籍証明書」「雇用証明書」「勤務証明書」などと呼ばれることがあります。なお、保育園や学童の申請では、就労状況を証明する書類として、自治体指定の「就労証明書」が使われることもあります。
在職証明書の発行者は、実際に雇用契約を結んでいる企業です。正社員だけでなく、パートタイムやアルバイトなどの雇用形態でも発行対象になり、派遣社員の場合は原則として雇用主である派遣元企業が発行します。
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在職証明書の提出が求められる主な場面
在職証明書は、就労の事実や在籍期間、勤務条件などを第三者へ示す場面で求められることがあります。提出先によって書類の名称や記載項目が異なるため、用途に応じて確認しましょう。
保育園や学童の入園申請で就労状況を証明する場合
保育園や学童保育の申請では、保護者の就労状況を証明する書類の提出を求められることがあります。保育園の利用申請では、自治体が指定する就労証明書を用いるケースが一般的ですが、提出先や申請内容によっては、在職証明書の提出を求められる場合もあります。
就労証明書や在職証明書には、勤務日数・勤務時間・就労期間・勤務地など、就労実態を確認するための項目を記載します。入園後も継続利用の手続きなどで、就労状況を確認する書類の再提出を求められる場合があるため、従業員から早めに依頼を受け付ける体制を整えておくと安心です。
住宅ローンや賃貸契約で収入と在籍状況を確認される場合
住宅ローンの申請時や賃貸住宅の契約時には、申込者の返済・支払い能力を確認する目的で、在職証明書を提出書類の1つとして指定されることがあります。提出先によっては、在籍状況や勤続年数に加え、年収・月収などの収入に関する情報も確認対象になります。
給与額の記載にあたっては、総支給額、課税支給額、手取り額など、どの金額を記載するかを提出先に確認したうえで記入します。給与台帳の数値と相違がないよう、慎重に転記することが大切です。
転職活動で経歴の正確性を証明する場合
転職先の企業が、応募者の履歴書や職務経歴書の内容と照合するために、在職証明書や職歴証明書の提出を求めるケースがあります。在籍期間・雇用形態・所属部署・役職などが一致しているかを確認する目的で使用されます。
また、地方公務員の社会人採用枠のように、一定期間の職務経験が応募条件となっている場合は、職歴証明書や職務経験証明書などの提出を求められることがあります。
在留資格関連の手続きで在職状況を証明する場合
外国人従業員の在留資格に関する手続きでは、申請内容によって在職証明書の提出対象となる場合があります。例えば永住許可申請では、会社等に勤務している場合の職業を証明する資料として在職証明書が挙げられています。
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参照：出入国在留管理庁「【就労資格】永住許可申請にかかる提出書類一覧表（概要）
」
参照：出入国在留管理庁「【就労資格以外】永住許可申請にかかる提出書類一覧表（概要）」
また、家族滞在や一部の就労系在留資格などでも、扶養者の職業確認や実務経験の証明資料として在職証明書が求められる場合があります。提出書類は在留資格や申請内容によって異なるため、出入国在留管理庁の案内や管轄の地方出入国在留管理局で確認しましょう。
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参照：出入国在留管理庁「在留資格『家族滞在』」
参照：出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」
作成時には、所属部署・職務内容・雇用形態・雇用期間などの記載を求められる場合もあるため、申請内容に応じて準備を進めます。外国語で作成された資料を提出する場合は、日本語訳を添える扱いになることがあるため、提出先の案内を確認しましょう。
なお、出入国管理庁は在職証明書の様式を公開しているため、適宜活用しましょう。
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参照：出入国在留管理庁「在職証明書」
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在職証明書を発行する際に押さえておきたいポイント
在職証明書には従業員の個人情報が含まれるため、発行時は申請者や使用目的を確認し、社内ルールに沿って対応することが大切です。本項目では、個人情報の取り扱い、発行までの期間、雇用形態ごとの対応について解説します。
個人情報の取り扱いに配慮し本人の同意を確認する
在職証明書には、従業員の氏名・住所・給与額などの個人情報が含まれる場合があります。発行にあたっては、従業員本人からの申請であることや、提出先・使用目的・記載項目を確認したうえで対応しましょう。
本人以外から依頼を受けた場合や、第三者へ在籍状況を回答する場合は、本人の同意を確認します。個人情報保護法の趣旨に沿い、証明に不要な情報まで記載・開示しないようにしましょう。
発行までの期間に余裕を持って対応する
在職証明書の発行には、従業員情報の確認・書類の作成・上長や担当者の確認・押印対応などの手続きが伴うため、即日対応が難しい場合もあります。特に保育園の入園申請など提出期限が定められているケースでは、社内の処理期間を踏まえ、余裕を持って依頼するよう従業員に周知しておくと安心です。
社内に発行依頼フローを整備し、申請書のフォーマットや提出先の確認事項を一元管理しておくと、担当者が変わっても一定の品質で対応できます。
派遣社員の場合は派遣元企業が作成をする
パートタイムやアルバイトの従業員から発行を依頼された場合も、正社員と同様に対応します。雇用形態にかかわらず、雇用関係のある企業が発行する点は変わりません。
派遣社員の場合、雇用契約を結んでいるのは派遣元企業です。そのため、在職証明書の発行は原則として派遣元企業が対応します。派遣先は雇用主ではないため、発行元を誤らないようにしましょう。
退職後の在籍期間や業務内容などを証明する場合は、労働基準法第22条に基づく退職証明書として対応するケースがあります。退職した元従業員への対応については、後述のよくある質問「退職した元従業員から在職証明書の発行を求められた場合はどうすればよいですか？」をご確認ください。
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在職証明書の正確な発行は日頃の従業員情報管理から始まる
在職証明書は法定の書式がないため、提出先や用途に応じて記載項目を確認し、給与台帳や勤怠記録と照合しながら作成することが大切です。氏名・入社日・勤務時間・給与額などの情報を日頃から整理しておくと、依頼を受けた際もスムーズに対応できます。
「弥生給与 Next」では、勤怠情報を基に支給額を自動計算でき、給与・賞与明細のWeb配信や勤怠システム連携にも対応しています。給与計算まわりの情報管理を整えたい方は、導入をご検討ください。
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※本記事は2026年5月20日時点の情報を基に制作しています。
※ご契約のプランによって利用できる機能が異なります。
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よくあるご質問
在職証明書の発行は企業に義務づけられていますか？
在職証明書の発行は、法律上の義務として明確に定められているものではありません。ただし、在職証明書は保育園の申請や住宅ローンの手続きなどで使われることがあり、発行を断ることで従業員に不利益が生じる可能性もあります。実務上は、従業員の用途や提出期限を確認したうえで、可能な範囲で速やかに対応するとよいでしょう。
退職した元従業員から在職証明書の発行を求められた場合はどうすればよいですか？
退職済みの方から在籍期間や業務内容の証明を求められた場合は、労働基準法第22条に基づく退職証明書として対応するのが一般的です。退職証明書は、退職した労働者が請求した場合に、使用者が遅滞なく交付しなければならない書類です。
退職証明書に記載できる事項は、使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由です。また、労働者が請求しない事項は記載してはいけません。
ただし、提出先によっては、過去に在籍していた事実を証明する書類を「在職証明書」と呼ぶケースもあります。提出先がどのような情報を求めているかを元従業員に確認し、証明する内容に応じて対応しましょう。
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参照：e-Gov 法令検索「労働基準法第22条」
従業員本人が在職証明書を作成しても問題ありませんか？
在職証明書は、企業が従業員の在籍事実を第三者へ証明する書類です。そのため、一般的には人事部門や総務部門など、会社側の担当部署が作成・発行します。従業員本人が作成した書類では、提出先から証明書として認められない可能性があります。
従業員が自作した在職証明書に会社の社印を押印するよう依頼された場合には、会社側で記載内容を確認し、正式な書類として作成し直す対応が安全です。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務
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