請求書のかがみとは？作り方や便利なテンプレートを紹介

監修者：市川 裕子（ビジネスマナー監修）

2024/06/18更新

「かがみ」は、請求先へ請求書を送付する際に添付する表紙です。かがみを同封する場合は、記載項目を把握して作成する必要がありますが、請求書をメールで送付する際には不要です。このように、送付方法により対応が異なることもあり、どのように作成すればよいかわからない方もいるのではないでしょうか。
ここでは、請求書のかがみに関する基礎知識について解説し、その作成方法やテンプレートについて紹介します。

請求書のかがみとは、請求書の最初に添付する説明用紙のこと

請求書のかがみとは、請求書に同封する表紙のことを指します。請求書にかがみを同封することは義務ではありません。商取引の習慣のひとつで、ビジネスマナーといえるでしょう。かがみを同封することで、送付先へ請求書の要点を抜き出して記載することで、書類に不足がないかなど取引のミス防止につなげることができるのです。

なお、かがみは「規範とするべきもの」という意味を持つため、漢字では「鏡」や「鑑」と書きます。また、「送付状」や「頭紙」と呼ぶこともあるため覚えておきましょう。

請求書のかがみを作成する理由

請求書のかがみを作成する理由は、送付する書類に不足がないかを確認するためです。かがみを付けることで、請求書関連のミス防止につながります。主に郵送やFAXで請求書を送る際にかがみを付けます。
また、請求書にかがみを付けて送付することはビジネスマナーと心得ておきましょう。、かがみを付けるすることで相手に不快な印象を与えずに、内容をスムーズに伝えられ、丁寧な印象を与えることができます。

なお、請求書をメールで送付する場合は、かがみを添付する必要はありません。その代わり、送付先がメールの内容をひとめで理解いただけるように、メールの件名を「◯月分の請求書送付」等、わかりやすくすることが大切です。

請求書のかがみの記載項目

請求書のかがみの記載項目やその書き方は、一般的な送付状の書き方と同じと考えて問題ありません。ここでは、かがみの主な記載項目をご紹介します。

日付

請求書のかがみの上部には日付を記載します。かがみの日付は請求書の発行日ではなく、書類を発送する日を記載してください。請求書によっては発送日と発行日が異なることがありますが、かがみには発送日を優先して記載します。
また、かがみに日付を記入する際は、年号や日付の書き方を請求書と統一しましょう。和暦か西暦のどちらかに統一して使用してください。
この場合、企業として統一されているかを確認しておくといいですね。

宛名

請求書のかがみの上部には宛名も記載します。宛名部分の記載内容は下記のとおりです。

送付先に失礼のないよう、株式会社は「（株）」のように省略せず、会社名や部署名は、いずれも正式名称で記載することが大切です。

送付元（自社）の情報

かがみの上部もしくは下部に請求書の送付元（自社）の情報を記載します。
会社名だけでは不親切であり、送付先がなにかを問い合わせる際にわかりにくく手間がかかってしまいます。必ず担当者名、連絡先も記載してください。

タイトル

タイトルは、送付した書類が請求書であることを伝える言葉です。簡潔でわかりやすいように記載することがポイントです。
ただし、「請求書について」のように簡素すぎると、数ある請求書に埋もれて判別しにくくなってしまうため、どのような取引の何月分の請求書なのかがわかるタイトルにすると良いでしょう。

前文

請求書のかがみに記載する前文は、送付先に最初に読んでもらう挨拶文です。ただし、季節の挨拶などはつけなくても問題ありません。
「拝啓」や「敬具」などの頭語と結語をつけることを忘れず、「平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます」などの挨拶を添えてください。 この全文はビジネス的に大切な文章であることを認識しましょう。

主文

請求書のかがみに記載する主文は、請求書の送付枚数やどのような請求書なのかをまとめた文章です。詳しく記載する場合も、下記のように内容を簡潔にまとめます。

上記の内容を記載した主文の文例は、下記のとおりです。

いつもお世話になっております。請求書の発行に関する連絡でございます。
まずは、◯◯年◯◯月◯◯日付でご注文いただきました商品につきまして、◯◯月◯◯日に納品が完了いたしましたことをご報告いたします。この納品に対する代金は別紙のとおり、合計◯◯円でございます。
つきましては、内容をご確認のうえ、◯◯月◯◯日までに下記の指定口座へお振り込みをお願いいたします。
なお、振込手数料は貴社にてご負担いただきますようお願いいたします。

主文は、記載した内容が請求書の内容と同じになっていることが重要です。送付前に必ず確認してください。

なお、主文は後述するテンプレートから作成するとスムースです。

末文

末文は、主文の後に記載する締めの文章です。簡潔に「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」といった挨拶で問題ありませんので、必ず記載しましょう。

請求書のかがみの作り方

請求書のかがみの作り方は、自分で作成するか、テンプレートを利用するかの2とおりです。それぞれの作成方法をご紹介します。

自分で作成する

自分で請求書のかがみを作成する場合は、手書きか文書作成ソフトを利用する方法がありますが、文書作成ソフトを使うのが一般的です。
文書作成ソフトでかがみを作成する手順は、下記のとおりです。

文章作成ソフトを使えば、作成後にスペル・文法チェックや文章の修正なども簡単にできます。使い慣れていて、文書作成に必要な機能を搭載しているツールを選びましょう。

テンプレートを利用する

請求書を送付するたびに自分でかがみを作ると手間も時間もかかるため、テンプレートの利用もおすすめです。テンプレートにはかがみの記載内容があらかじめ記載されており、必要な情報を記入するだけで簡単に完成することができます。かがみに記載すべき内容はわかっていても、具体的にどのように記載すればよいかわからないという方も、テンプレートを使えばすぐに作成できるため便利です。

また、テンプレートは必要な記載項目などがわかりやすく明示されているため、記入漏れやミスも防げます。
ただし、テンプレートはあくまで基本的なフォーマットです。自社の方針やかがみに記載したい項目に応じてカスタマイズすることをおすすめいたします。

請求書に合わせたかがみのテンプレート

請求書に合わせたかがみのテンプレートを４タイプご用意しました。かがみを作成する際にご活用ください。

シンプルなテンプレート

請求書のかがみに記載する基本的な項目が入った、シンプルなテンプレートです。

シンプルなテンプレート

シンプルなテンプレート（部署名、担当者名付き、送付内容記述式）

部署名や担当者名も記入できるテンプレートです。送付書類を追記します。上記のテンプレートと、必要に応じて使い分けてください。

シンプルなテンプレート（部署名、担当者名付き、送付内容記述式）

手書きで一言添えられるテンプレート

こちらのテンプレートは、メッセージ欄に手書きで一言添えることもできます。

手書きで一言添えられるテンプレート

同封物チェック項目付きテンプレート

こちらのテンプレートは、送付する書類にチェックを入れることが可能です。また、メッセージ欄に手書きで一言添えることもできます。

同封物チェック項目付きテンプレート

請求書を電子化するメリット

近年は請求書の電子化が進み、請求書を電子データとして送付・受領する機会が増えています。
電子帳簿保存法により、2024年1月1日以後の電子取引では取引書類のデータ保存が完全義務化されています。紙の請求書を電子保存する場合も電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件に従って保存ができます。スキャナ保存は義務ではないので、対応するかどうかは任意となります。

これまでご紹介してきたように、請求書のかがみは基本的に紙で送付する場合に付ける書類です。ここでは、請求書を電子化することで具体的にどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

ペーパーレス化を推進できる

請求書を電子データで送付・受領するには、電子メールの添付ファイルを活用するほか、クラウド経由でダウンロードするなどの方法があります。電子データで送付・受領することで、ペーパーレス化の推進に貢献できます。。電子取引で請求書をやり取りした場合は、電子帳簿保存法の「電子取引のデータ保存」の要件に従って保存が必要です。

業務を効率化できる

請求書を電子化することで、業務も効率化できます。紙の請求書は投函作業や郵送の時間がかかりますが、電子化された請求書であればそのような手間や時間はかかりません。
さらに、請求書の内容に誤りなどがあった場合、すぐに再発行することも可能です。電子化された請求書を利用することで、請求書関連の業務効率化が期待できるでしょう。

請求書の保管と検索がしやすくなる

請求書の保管と検索がしやすくなることも請求書を電子化するメリットです。請求書を紙で保管する場合は、キャビネットや書庫など物理的な保管スペースが必要となります。また、過去の請求書を確認する場合は保管スペースまで足を運び、ファイルや紙の束から目的の請求書を探し出さなければなりません。

その点、請求書が電子化されていれば、パソコンやサーバーにデータとして保存できるため、物理的なスペースを確保せずに保管できるようになります。また、検索機能を使えば、目的の請求書もすぐに探し出せて便利です。

経理部門のテレワークを推進できる

請求書を電子化することにより、経理部門のテレワークも推進できます。紙の請求書の場合、確認をしたい場合は担当者が出社しなければないため、経理部門のテレワークがなかなか進まないというデメリットがあります。

請求書が電子化されていれば、請求書の作成や送信そして受領確認がメールやクラウド経由で可能になるため、出社する必要がなく、経理部門のテレワーク推進につながります。

請求書の電子化に関するルール

請求書の電子化に関するルールは電子帳簿保存法によって定められています。2024年1月1日以後の電子取引からは「電子取引のデータ保存」が完全義務化されたことによりほぼ全ての事業者は要件に従ってデータ保存が必要です。そのため、電子取引で授受した請求書も要件に従って保存が必要です。紙で発行された請求書は、そのまま紙で保存して問題ありません。請求書に同封されたかがみは紙ですが、電子帳簿保存の対象ではないので保存は不要です。また、2023年10月1日にスタートしたインボイス制度では、適格請求書（インボイス）発行事業者は適格請求書（インボイス）を要件に従って発行することが義務付けられています。適格請求書（インボイス）を発行する際は、記載項目などの要件をよく確認することが大切です。

弥生株式会社の請求書作成ソフト「Misoca」は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したクラウド請求書ソフトです。「Misoca」で作成した請求書は、電子帳簿保存法の要件に合わせて作成・保存・管理が可能です。
さらに、インボイス制度に必要な適格請求書（インボイス）の発行や保存も可能です。請求書を電子化する際は、ぜひ導入をご検討ください。

取引先にマナー違反にならないように、請求書を送付する際はかがみを同封しましょう

紙の請求書を送付する際は、ビジネスマナーとしてかがみを同封するのが一般的です。郵送やFAXで請求書を送付する際は、取引先に対しマナー違反にならないように、請求書のかがみを添付しましょう。

ビジネスマナーに沿った対応をして、取引先からの信頼を得てビジネスの成長につなげましょう。

この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）

マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。