請求書が複数枚にわたる場合の正しい書き方と発行時の注意点
監修者： 齋藤一生（税理士）
更新
請求書は、商品の料金やサービスの対価を取引先に求める際に必要となる重要な書類です。しかし、請求書が複数枚にわたる場合、初めてそのような対応を求められる現場の担当者は、正しい書き方に迷うかもしれません。
そこで本記事では、請求書が複数枚にわたる場合の正しい書き方と発行時の注意点を詳しく解説。請求書が複数枚にわたる際の角印の取り扱いや、複数枚の請求書の管理方法なども併せて紹介します。
請求書が複数枚にわたるケース
一般的に請求書は、1枚で発行するケースが大半を占めるでしょう。しかし、時には1枚に収まらず、複数枚にわたってしまう場合があります。請求書が意図せず複数枚にわたるケースとは、どのようなときでしょうか。
まずは、請求書が複数枚にわたってしまう主なケースを見ていきます。
取引先の請求書の締め日を誤認していたため
請求書の締め日は、各社の都合によりさまざまです。自社が想定していた取引先の請求の締め日が、実際の締め日よりも遅かった場合は当然、当月分の請求が翌月にずれます。そこで、2か月分の取引量を1回にまとめる場合は、請求書が複数枚になることもあるでしょう。
納品の遅れが生じたため
納品が遅れて、当月分の請求が翌月にずれてしまうこともあるでしょう。そのような場合、2か月分の取引量がまとめるため、請求書が複数枚に及んでしまうケースがあります。
金融機関の営業日の関係でのずれ
金融機関の営業日の都合によって、当月分の請求が翌月にずれ込んでしまうケースもあります。特に、年末年始やゴールデンウィークなどの連休が続く時期は、想定していた取引先の請求の締め日が早くなっているかもしれません。
締め日が早くなっていることを把握せずにいたため当月分の請求書が受理されず、翌月に2か月分の請求書を複数枚にわたって送ることもあるでしょう。
取引量が多いため
取引量が膨大で請求書に掲載する項目が多いときは、請求書が1枚では収まりきれなくなることもあります。納品物の品目が複数枚にわたるケースは決して珍しいことではありません。
各品目の単価を表記すると、おのずと請求書は複数枚になるでしょう。
請求書に記載する内容
請求書が1枚で済む場合でも、複数枚にわたる場合でも、共通して記載する内容はあります。そもそも請求書には具体的に、どのような記載項目が必要なのでしょうか。適格請求書（インボイス）の記載事項について、国税庁のタックスアンサーは以下のように必要事項を定めています。
適格請求書等の記載事項
- 書類作成者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した税込対価（または税抜対価）の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
-
※国税庁「適格請求書等の記載事項
」
実務上情報として必要なのは、他に支払期限や振込先情報です。
請求書に必要な基本的な項目についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
請求書が複数枚になる場合の請求書の書き方
請求書が複数枚にわたる際の書き方に決まりはありません。取引先との間で認識の齟齬がないよう、請求書は正確に書くことを心掛けてください。ここでは、請求書が複数枚にわたる際に特に記載しておきたい「請求書番号」「備考欄」「送付状」について解説します。
複数枚のときの請求書番号
請求書が複数枚にわたるときには、請求書番号を振りましょう。以下のように請求書番号を記載すると取引先も内容が判別しやすくなります。
請求書番号の例
- 1枚目の請求書番号（合計金額記載）：20240707-01
- 2枚目の請求書番号：20240707-02
- 3枚目の請求書番号：20240707-03
備考欄の使い方
請求書の備考欄にも、請求書が複数枚にわたることがわかるように記載しましょう。
「請求書：2/3枚目」「請求書：3/3枚目」「合計金額は請求書番号″20240707-01″に記載」などと記入すると、取引先にも伝わりやすくなります。
合計金額の記載場所
合計金額の記載場所や書き方に明確なルールはありません。複数枚の請求書のどこに記載しても間違いはありませんが、「すべてのページに記載する」「1ページ目のみに記載する」「最後のページに記載する」など、取引先が判別しやすい体裁が望ましいといえます。
請求書が複数枚に渡る場合は、実際の振込金額のところを太字にしたり、背景に色付けをすることで取引先の振込ミスを防げるでしょう。特に消費税抜きの金額で振り込んでしまうようなミスがよく起きて後々の手間となるのですが、このような工夫をするとミスを防げます。
送付状の使い方
請求書が複数枚にわたる際には、送付状を添えたほうがていねいです。送り状に「請求書は3枚にわたります。合計金額は請求書番号″20240701″に記載しています」といったように、取引先の担当者がひとめで状況が判別できるように明記しましょう。
請求書が複数枚にわたる場合の注意点
請求書が複数枚にわたる場合、「請求書が複数枚ある」という旨を備考欄に記載する他にも、マナーとして押さえておきたい注意点があります。請求書が複数枚にわたる場合の注意点は、下記のとおりです。
小計は1枚ずつ記載する
小計欄は、請求書1枚ごとに記載したほうが取引先も内訳の詳細が確認しやすくなります。また、小計欄は内税と外税のいずれかで統一し、どちらで記載しているのかが判別できるようにしましょう。
なお、小計の単価を税抜で表記する際は、小計欄の下に合計税額を記載することが一般的です。
請求書の枚数をメールや送り状で伝える
請求書が複数枚にわたる場合、取引先にその旨を伝えておくと安全です。請求書に送付状を添付する場合は、送付状に「請求書は複数枚にわたる」旨を記載します。
送付状を添付しない場合であれば、メールで「請求書は複数枚にわたります」と伝えておきましょう。
クリップでまとめる
請求書が複数枚にわたる場合は、クリップで請求書の束をまとめておきましょう。請求書をまとめておけば、取引先が経理処理をする際にバラバラになったり、請求書の一部を紛失したりするリスクが減ります。
また、クリップであれば、取引先が請求書を1枚ずつファイリングする際も、容易に取り外すことができます。
取引先のルールを事前に共有する
請求書の備考欄の使い方や、合計金額の場所などは企業によってフォーマットや記載内容が異なります。
そのため、請求書が複数枚にわたる際は、取引先の請求書のルールや慣習を事前にヒアリングしておくと安心です。押印する位置や合計金額の記載場所など、必要に応じて取引先のルールを共有しておきましょう。
請求書の折り方のマナーに注意する
請求書を三つ折りにしたうえで封筒へ入れる際は、折り方のマナーに注意してください。複数枚の文書を同封するときは、送付先の担当者が封筒を開いて請求書を見る際に、「請求書」という表題がすぐ判別できるよう、最初に下から折った後、均等に上から折りましょう。
送付状を同封する際は、送付書類の一番上に送付状を重ねてください。
複数枚の請求書における押印のマナー
一般的に請求書には角印を押します。角印とは、社印や角判、社判とも呼ばれる印影が四角形のはんこのことで、「株式会社◯◯◯」といった会社名や屋号が彫られています。
請求書への押印は義務ではないものの、社名や住所などの右側に角印を押すのが一般的なマナーです。また、押印には請求書の信頼性保持や、改ざんリスク防止の目的があります。
請求書が複数枚にわたる際にも、押印に明確なルールはありません。請求書の1枚目のみに角印を押していれば問題はないといえます。しかし、取引先がすべての請求書のページに押印を求めるようなことがあれば、すべての請求書に押印しましょう。
複数枚の請求書に効率良く押印する方法
珍しいケースではありますが、請求書が数百枚単位に及ぶ場合もあるかもしれません。その際、すべてのページに手作業で角印を押すのは現実的ではないでしょう。押印の手間を省くためにも角印をデータ化し、請求書の元データに貼り付ける方法が効率的です。
角印をデータ化するには、紙に押印したものをスキャンして取り込む方法や、パソコンのペイントツールなどで簡易的な角印を作る方法があります。
しかし、いずれも作業の手間がかかることには変わりはないため、請求書作成サービスなどを利用することをおすすめします。
複数枚の請求書の作成・管理方法
請求書を発行する際、フォーマットやルールを決めていなければ、請求書作成のたびに管理の時間がかかってしまいます。ここでは、複数枚にわたる請求書を効率的に管理する方法について紹介します。
あらかじめフォーマットは定めておく
請求書が複数枚にわたるケースに初めて対応する担当者は、「自社にとって正しい方法とは何か」と戸惑うかもしれません。請求書作成のために自社独自のフォーマットを用意する際は、複数枚にわたるケースにも社員が対応できるように、あらかじめフォーマットを定めておきましょう。
請求書が複数枚にわたるたびに、経理担当者に同様の質問が発生していては、経理担当者に無駄な負担がかかってしまいます。
Excel（エクセル）で作成する
Excel（エクセル）は関数やマクロを使って特定の動作を自動処理できる機能が搭載されているため、定期的に更新することの多い管理業務も効率化できます。最低限のコストで請求書の管理を行いたい場合は、Excel（エクセル）の活用が適しているでしょう。
しかし、Excel（エクセル）は容量が増えると読み込みに時間がかかって処理速度が低下するうえ、手入力によるミスが発生しやすいというデメリットもあります。
請求書作成・管理サービスを活用する
請求書を発行する機会が少ない事業規模であれば、Excel（エクセル）による請求書管理でも問題ありませんが、取引先や取引品目が増えてくると、その管理方法には限界が見えてくるはずです。
一方、請求書作成ソフトを活用した請求書作成サービスであれば、作成・管理件数が増えても処理速度が遅くなることはありません。
請求書作成サービスは、請求書の作成から発行、承認、入金消込に至るまで、請求書にまつわる一連のプロセスを自動化することが可能です。また、それらの工程をリアルタイムで確認することもできます。
また、請求書作成サービスは、過去の請求書の管理や検索も容易です。正確なキーワードがわからなくても、取引先や取引時期を指定すれば、請求書を効率良く見つけることができます。
事業の拡大が見込まれているフェーズであれば、請求書作成サービスを早めに導入しておくと、業務の効率化が期待できるでしょう。
請求書が複数枚にわたってもクラウド請求書作成サービスなら楽々
請求書が複数枚にわたってしまうケースは、決して珍しいことではありません。請求する項目が多い場合や、営業日の都合で締め日がずれ込む場合など、請求書が複数枚にわたるケースは日常的に発生します。
請求書が複数枚にわたる場合、請求書番号の振り分けや備考欄の活用、印鑑、管理方法など、あらゆる面で工夫が必要です。請求書の記載方法には、社会的に一律的なルールがないからこそ、取引先にとっても自社にとっても、判別しやすい請求書を作成することが求められます。
弥生株式会社のクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」を使えば、簡単に複数枚の請求書を自動作成できます。シンプルな操作性で見積書や納品書も素早く作成、送付、管理が可能です。各書類を作成する画面には、入力必須項目や消費税（内税・外税）、源泉税などの計算式があらかじめ設定されており、インボイス制度に必要な適格請求書の発行にも対応しています。
「Misoca」なら請求書が複数枚にわたっても、作成担当者が複数になっても効率的かつ社内のルールを標準化できます。請求書の作成・管理を効率化したい場合はぜひ、「Misoca」の利用をご検討ください。
クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる
クラウド請求書作成ソフトを使うことで、毎月発生する請求業務をラクにできます。
今すぐに始められて、初心者でも簡単に使えるクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」の主な機能をご紹介します。
「Misoca」は月10枚までの請求書作成ならずっと無料、月11枚以上の請求書作成の有償プランも1年間0円で使用できるため、気軽にお試しすることができます。
見積書・納品書・請求書をテンプレートでキレイに作成
Misocaは見積書 ・納品書・請求書・領収書・検収書の作成が可能です。取引先・品目・税率などをテンプレートの入力フォームに記入・選択するだけで、かんたんにキレイな帳票ができます。
各種帳票の変換・請求書の自動作成で入力の手間を削減
見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成もクリック操作でスムーズにできます。固定の取引は、請求書の自動作成・自動メール機能を使えば、作成から送付までの手間を省くことが可能です。
インボイス制度（発行・保存）・電子帳簿保存法に対応だから”あんしん”
Misocaは、インボイス制度に必要な適格請求書の発行に対応しています。さらに発行した請求書は「スマート証憑管理」との連携で、インボイス制度・電子帳簿保存法の要件を満たす形で電子保存・管理することが可能です。
会計・確定申告ソフトとの連携で請求業務から記帳までを効率化
Misocaで作成した請求書データは、弥生会計、やよいの青色申告、弥生会計 オンライン、やよいの青色申告 オンライン、やよいの白色申告 オンラインなどの会計・確定申告ソフトに連携することが可能です。請求データを会計ソフトへ自動取込・自動仕訳できるため、取引データの2重入力や入力ミスを削減し、効率的な業務を実現できます。
