注文書を英語でどう作る？専門用語や注意点を解説

2024/10/10更新

「英語で注文書を出したいけれど、どう書けばいい？」このような問題に直面するケースは、少なくありません。
グローバルな取引をするうえで、英語の注文書を適切に書くことは、非常に重要です。
誤解を招く表現や不明確な点があると、のちに大きなトラブルに発展する可能性があります。本記事では、英語での注文書作成に必要な基礎知識から専門用語、トラブル回避のポイントまで解説します。

注文書は英語で「Purchase Order」

まず「注文書は英語で何という？」という基本的な事項から、確認していきましょう。

「Purchase Order」の基礎知識

日本語の「注文書」に該当する英語は「Purchase Order（パーチェスオーダー）」です。「PO」という略語が、よく使われます。
Purchaseは「購入」、Orderは「指示、注文票」という意味があるので、直訳すると「購入指示書、購入注文書」といった意味になります。

「Purchase Order（PO）」は、購入者（Buyer）と販売者（Vendor）の間で、正式に取引を行うための、法的な効力を持つ公式文書です。

取引の信頼性と透明性を確保する重要な役割を果たします。

とくに企業間取引（B2B）においては、POは契約違反のリスクを最小限に抑えるための基盤となります。

「Purchase Order」の目的

PO（Purchase Order）の重要な目的は、購入者と販売者間での誤解やトラブルを防ぐことです。

注文書が存在することで、取引の各側面が明確になり、のちのトラブルが少なくなります。

POの役割と目的

• 誤解の防止：商品の仕様、価格、納期、支払い条件などが明示されるため、双方の誤解を防ぎます。
• トラブル解決：納品遅延や品質問題が発生した場合、POが基準となります。これにより、違約金や修正措置が速やかに決定されます。
• コンプライアンス：多くの国や業界では、POの交付が法的に義務付けられています（※）。POには違法行為や不正取引を防ぐ側面もあります。

• ※日本の場合、下請法で親事業者は下請事業者に発注書面の交付義務があります（参考：公正取引委員会「下請法　知っておきたい豆情報　その1」）

とりわけ、高額取引や大量発注の際には、POなしではビジネスが始まらないケースが多く見られます。

英語の注文書の基本フォーマット

英語の注文書はどのようなフォーマットで、何を記載すべきか、見ていきましょう。

Purchase Order（PO）：注文書のテンプレート

［Purchase Order Template］といった語句で検索すると、数多くヒットします。自社にとって使いやすいテンプレートをダウンロードし、必要に応じてカスタマイズしながら活用しましょう。以下で基本構成を確認しておきます。

• 1.
  ヘッダー
• 2.
  本文
• 3.
  備考欄

1. ヘッダー

まず、ヘッダーには、発行者・発行日・注文番号・注文先・発送先といった基本情報を記載します。

2. 本文

本文には、注文内容を記載しますが、納期や（品物の場合は）発送方法などの情報も記載します。

3. 備考欄

最後に備考欄を設けて、コメントや特記事項を記載するのが一般的です。

英語の注文書の記載項目

続いて、各項目の書き方を見ていきましょう。

• 1.
  発行者の情報
• 2.
  発行日と注文番号
• 3.
  販売者
• 4.
  発送先
• 5.
  注文内容
• 6.
  配送と条件
• 7.
  備考欄
• 8.
  署名

1. 発行者の情報

1つめは「発行者の情報」です。「注文を入れているのは誰か？」の情報を明らかにするために、文書の左上部に自社の社名やビジネスネームなどを明記します。テンプレートでは、「Issuer（発行者）」や「Buyer、Purchaser（購入者）」といった項目名になっていることがあります。

たとえば、
「◯◯◯株式会社　営業部 鈴木
〒123-4567 東京都 XX 区 XX 0-0-0
電話番号：03-XXXX-XXXX　メール：mailinfo@ XXX.co.jp」であれば、以下のとおりです。

2. 発行日と注文番号

2つめは「発行日と注文番号」です。これらの情報を英語の注文書に明記しておくことは、非常に重要です。注文書の発行日（注文日）は、納期や支払期限の基準日となることがあります。また、のちに問題が発生して、正確な注文日を証明する必要性が生じた場合、注文書が証拠となります。注文番号は、注文管理に必要です。注文番号がないと、注文の追跡が効率的にできません。「PO #（Purchase Order Numberの略）」という表記が、よく使われます。

「発行日 2024年11月10日、注文番号 12345」の場合、以下となります。

なお、上の日付の書き方は、アメリカで広く採用されているものです。必要に応じて、カスタマイズしてください。たとえば、イギリスでは「DD/MM/YYYY」（アメリカとは月と日が逆）が一般的です。また、月を数字で省略せずに書く（例：November）と、よりフォーマルな印象となります。

慣れない表記なので戸惑いやすいポイントといえます。どう書くか迷ったら、「November 10, 2024」または「10 November 2024」の書き方がおすすめです。月と日を取り違えるリスクを減らせます。

3. 販売者

3つめは「販売者」です。販売者は「Vendor」といいます。注文書の宛名である、相手方企業の正式名称や住所を記載しましょう。「誰宛の注文か？」を明確にします。位置は、発行者の下に記載するのが一般的です。

例として、
「米国 郵便番号 10001 ニューヨーク州 ニューヨーク市 123 メインストリート サンプル400号室
△△△社 営業部 ジョン・スミス様」
であれば、以下のとおりとなります。

4. 発送先

4つめは「発送先」です。テンプレートでは「Ship To: 」といった項目名になっている部分が、発送先です。商品が配達される場所（納品先）を指します。発送先の記載位置は、通常、販売者（Vendor）の左横や下に記載されます。テンプレートによっては、別の場所に記入欄が設けられているケースもあります。

たとえば、
「◯◯◯株式会社 大阪支社 製造部 山田
〒123-4567 大阪府堺市堺区0-0-0 サンプルビルディング 3F
電話番号：072-XXXX-」
であれば、以下のとおりです。

5. 注文内容

5つめは「注文内容」です。注文内容をどう表記するのが適切かは、注文する商品・サービスの性質や業界ごとの商慣習などによって、変わります。
以下は、一般的な注文書でよく見られる用語です。

用語の意味

• Item#：商品番号、型番
• Description：商品やサービスの説明
• Qty：数量（Quantityの略語）
• Unit Price：単価
• Discount：割引
• Line Total：行合計
• Subtotal：小計
• Tax ：税
• Shipping：送料
• Other：その他費用
• Total：総額

• ※上記はドル建て決済の場合の表記例で、通貨は「ドル」となっています。通貨が明確にわかるように表記することが大切です。

決済通貨の選択は、相手方の指定に従うか、希望があれば交渉します。また、税金に関しては、取引の性質や企業の所在によって異なります。ケースごとに顧問税理士などの専門家にご相談ください。たとえば、消費税（Consumption Tax）の場合、国内取引では課税されますが、輸出取引にあたる場合は免税措置があります。

参考：ジェトロ「輸出時の消費税：日本」

6. 配送と条件

6つめは「配送と条件」です。

上記のほかに、「納期」の指定も必要であれば追加します。

• Ship Via：配送手段（航空便、海上便、陸送など）
• F.O.B.：貨物引渡条件（Free On Boardの略。貨物の所有権と責任がどの地点で引き渡されるか）
• Shipping Terms：配送条件（リスク負担地点、保険など）
• Delivery Date：納期（いつまでに納品してほしいか）

それぞれの記載例として、以下があります。

Ship Viaの記載例

• Sea Freight：海上便
• Ground：陸送
• Express：急行
• Courier：宅配便

F.O.B.の記載例

• FOB Origin：発地点引渡し
• FOB Destination：目的地引渡し
• FOB Shipping Point：出荷地点引渡し
• FOB Delivered：配達後引渡し

Shipping Termsの記載例

• CIF（Cost, Insurance, Freight）：運賃・保険料込み
• EXW（Ex Works）：工場渡し価格
• CPT（Carriage Paid To）：指定地点まで運賃込み
• DAP（Delivered At Place）：指定場所引渡し

Delivery Dateの記載例

• ASAP（As Soon As Possible）：できるだけ早く
• Within 30 days：30日以内に
• No later than MM/DD/YYYY：MM/DD/YYYYまでに
• Week of MM/DD/YYYY：MM/DD/YYYY週のうちに
• TBD（To Be Determined）：未定

7. 備考欄

7つめは「備考欄」です。注文書の既存の入力欄でカバーし切れていない、特別な要件や相手方へのコメントを記載します。

備考欄を活用することで、双方の認識を一致させ、スムーズな取引を実現していきましょう。

8. 署名

8つめは「署名」です。注文書の末尾に、署名（Signature）を行います。日本の商取引では押印が一般的ですが、国際ビジネスでは、押印ではなく署名が一般的です。注文書が正式なものであると証する役割を、署名が担います。ボールペンや万年筆など、あとから消すことのできない筆記用具を使い、フルネームで署名し、その隣または下に日付を記入します。

注文書を紙で発行するのではなく、デジタルでやり取りする場合、電子署名の方法があります。なお、注文書に対する署名の必要性の度合いは、注文内容や金額などによっても異なります。少額あるいは短期的な取引では、署名が不要なケースもあります。ケースごとにご判断ください。

英語で注文書を作成する際の注意点

最後に、英語で注文書を作成する際、トラブル回避のために注意したい点をお伝えします。

注文内容を明確かつ正確に書く

1つめは「注文内容を明確かつ正確に書く」です。注文内容の誤解・認識違いが起きないように、商品名・型番・単価・数量などを明確に記載しましょう。

注文記載のポイント

• 商品名：商品名は短縮形や略称ではなく、正式名称を使用します。
• 型番：製品に型番（商品番号）がある場合は、それも記載します。製品の特定が容易になります。
• 単価：単価は通貨単位も明記し、税抜・税込の判別もつくようにします。
• 数量：注文する数量を明確にし、単位（個、箱、パックなど）も記載します。
• 色・サイズ：製品に色やサイズのバリエーションがある場合、指定を明確に記載します。
• オプション・追加品：オプションや追加品がある場合、それもリストに加えます。
• 合計金額：各項目の金額を合計し、その金額も記載します。

本体価格以外の費用を確認する

2つめは「本体価格以外の費用を確認する」です。本体価格以外にも、さまざまな費用が加算される可能性があります。事前に、相手方とコミュニケーションを取って、明確にしておくことが大切です。

本体価格以外に生じる可能性のある費用（一例）

• Shipping Cost（送料）：配送にかかる費用です。距離や配送方法によって変動する場合があります。
• Handling Fee（取扱手数料）：一部の商品やサービスには、取扱手数料が加算される場合があります。
• VAT（付加価値税）：商品やサービスに課される税金です。国や地域によって異なります。
• Consumption Tax（消費税）：商品やサービスに課される内国税です。国によってはVATと同じ意味で使われることもあります。
• Customs Duty（関税）：国際取引において発生する可能性があります。
• Insurance（保険料）：高価な商品や長距離の配送で必要な場合があります。
• Installation Fee（設置費）：機器やソフトウェアの設置にかかる費用です。
• Service Fee（サービス料）：追加のサービスが付随する場合、その費用が別途発生することがあります。

支払方法を明確にする

3つめは「支払方法を明確にする」です。注文時に、支払方法も明確に伝えておくと、その後のやり取りがスムーズとなります。

支払方法の例

• Bank Transfer（銀行振込）：銀行口座へ振込をします。通常、振込手数料が発生します。
• Credit Card（クレジットカード）：各種クレジットカードによる支払いです。手数料がかかる場合もあります。
• Cash（現金）：直接、現金で支払います。小額の取引や店頭での購入に適しています。
• Check（小切手）：銀行が発行する小切手での支払いです。現金化まで時間がかかる場合があります。
• PayPal（ペイパル）：オンラインでの支払いが可能です。手数料や通貨の制限がある場合があります。
• Wire Transfer（電信送金）：国際取引でよく用いられます。高額な手数料がかかる場合があります。

各支払方法にはメリットとデメリットがありますので、取引の性質に応じて選ぶことが重要です。

英語表現は翻訳ツールや添削ツールで校正する

4つめは「英語表現は翻訳ツールや添削ツールで校正する」です。誤解のない明確な英語で、ビジネスにも適した表現を選ぶためには、翻訳ツールや英文添削ツールを活用しましょう。

まとめ

本記事では「英語の注文書」について解説しました。要点をまとめておきましょう。注文書は英語で「Purchase Order（PO）」といい、購入者と販売者間での誤解やトラブルを防ぎ、健全な取引を行うための重要な文書です。
英語の注文書の記載項目を、以下の8つのパートに分けて解説しました。

• 1.
  発行者の情報
• 2.
  発行日と注文番号
• 3.
  販売者
• 4.
  発送先
• 5.
  注文内容
• 6.
  配送と条件
• 7.
  備考欄
• 8.
  署名

英語で注文書を作成する際には、以下のポイントにご注意ください。

• 注文内容を明確かつ正確に書く
• 本体価格以外の費用を確認する
• 支払方法を明確にする
• 英語表現は翻訳ツールや添削ツールで校正する

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