注文書（発注書）の保管期間はどのくらい？保存方法も解説
監修者： 竹村 由紀子（税理士）
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取引や契約で頻繁に交わされる注文書や発注書などについて、保管期間は何年なのか、どのような保存方法が適切なのか、保存しなかった場合はどうなるのか、など疑問に思う方が多いでしょう。
本記事では、法人および個人事業主の保管期間や具体的な保存方法、保管する際の重要なポイントについて解説します。
注文書（発注書）の保管・保存期間
注文書（発注書）は、事業の内容や申告の有無に関わらず、法律で規定された年数に従って保管しなければなりません。
ここからは、法人および個人事業主の注文書（発注書）の保管すべき期間について解説します。
法人と個人事業主では保存期間が異なるため、それぞれの立場に応じた適切な保管が求められます。特に、長期間の保管が求められる書類については、必要になった場合を見込んで、スムースに取り出せる状態に整理しておくことが大切です。
法人は7年が基本
法人が注文書（発注書）を含む、帳簿や帳票などの書類を保管する期間は、法律で基本的に7年間と規定されています。
また、青色申告を行って欠損金が生じた場合や、青色申告を行わずに災害損失欠損金が発生した場合には、保存期間が10年間となります。書類の管理が煩雑になりますが、ひとまず10年間保管しておけば、大きな問題が発生する心配はありません。
個人事業主は5年が基本
個人事業主の場合、注文書（発注書）の保存期間は、法律で基本的に5年間と規定されています。注文書（発注書）だけではなく、契約書や見積書などの帳票に関わる書類も同様の取り扱いです。
また、赤字などの理由で所得税の確定申告を行わなかった場合も変更はなく、5年間保管することが義務化されています。会計帳簿や決算関係書類については、法人と同様に7年間の保管が求められています。
書類の管理が大変な場合は、5年間よりも7年間保存しておく方が、税務署からの問い合わせや調査などに対して、対応できる体制を整えることができます。
注文書（発注書）の保管・保存方法
事業に関わる注文書（発注書）などの書類は、送付や受領の方法によって保存方法が異なります。そのような保存方法の中から適したものを選択し、効率的に保存することが大切です。
ここからは従来利用されている紙の注文書（発注書）、電子帳簿保存法（以下：電帳法）の改正によって義務化された電子取引の電子データ、そして紙をスキャンした電子データのそれぞれの保存方法について解説します。
また、注文書（発注書）などの具体的な整理方法については、以下の記事も参考にしてみてください。
紙の場合
従来の紙の注文書（発注書）では、保存方法に関する法律上の特別な規定はありませんが、税務署による調査が入った際にスムースに提出できるように、しっかりしたファイリングが求められます。
具体的には、注文書（発注書）を日付や取引先ごとに分類し、適切なラベルを付けて整理することが望ましいでしょう。書類が必要になった場合を想定して、その書類がどこにあるのかを把握し、すぐに取り出せる状態に整えておきましょう。
書類の管理が煩雑になる場合もありますが、アナログで作成された書類の原本を、紙のまま保存する方法は電子データを保存する方法と比べて、簡単にできるため、それも選択肢の一つであるといえます。
電子取引の電子データの場合
電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降は電子取引で受領した注文書（発注書）を、電子データで保存することが義務化されました。改正前は、電子取引によって作成された書類データを紙に印刷し、原本として保存することが認められていましたが、現在では電子帳簿保存法の要件を満たした、データ形式での保存が必要となっています。
これには注文書（発注書）や契約書、見積書などが含まれますが、紙で取引されたものについては電子保存する義務がありません。電子データとして受領した場合や取引先に送付した場合には、必ず電子帳簿保存法の要件を満たすように注意しましょう。
紙をスキャンして電子データで保存する場合
紙で受領した注文書（発注書）をスキャンして、電子データで保存することも認められています。この方法は義務化されていませんが、データで保存することによって、大量の紙を手元に置く必要がなくなり、ペーパーレス化することにより整理が容易になります。
契約書や納品書などの売上に直結する重要書類と、見積書や注文書など資金の流れに直接関係のない一般書類に分類し、それぞれの要件に従ってスキャナ保存を行うことをおすすめします。
スキャナ保存の場合、要件として「200dpi以上の解像度」、「重要書類は24ビットカラー」、「一般書類はグレースケール」など、紙で確認する場合と変わらない視認性を確保しなければなりません。
また、不正防止のために、スキャンした日時をタイムスタンプで証明したり、ユーザーが日時を操作できないシステムを活用したりするなど、データの信頼性を高める必要もあります。
その他にも、入力期間の制限や帳簿との相互関連性の確保、見読可能装置やシステム概要書の設置、検索機能の確保など、スキャンを使用した電子データのさまざまな要件を満たすことが大切です。
注文書（発注書）を保管する際のポイント
前述した通り、電子取引で交わされた書類や紙をスキャンした電子データは、電子帳簿保存法の要件に則った保管が求められます。
ここからは注文書（発注書）を保管する際に、電帳法上で気を付けるべきポイントについて解説します。
また、注文書（発注書）などの具体的な整理方法については、以下の記事も参考にしてみてください。
検索性を高める
電子帳簿保存法では、保管されたデータを迅速かつ効率的に検索できる状態が望ましいとされています。具体的には、「日付・金額・取引先」で検索できる機能が必要なため、この要件を満たす検索機能が備わった、適切な書類管理システムの導入が欠かせません。
自社サーバー上に保管する場合でも、検索簿を作成したり、ファイル名に日付・金額・取引先の情報を含めたりするなどの工夫を凝らせば、必要なデータをスムースに見つけられ、業務の効率化にもつながります。
改ざんの防止策を行う
スキャナ保管された電磁的記録に関連した不正があった場合、重加算税が課せられる可能性があり、企業にとって大きなリスクとなります。改ざんを防ぐためには、システムの活用や社内ルールの整備が大切です。
例えば、データの変更履歴を追跡できるシステムを導入したり、データの保存・変更に関する厳格なルールを設けたりすることなどがあげられます。
また、アクセス権限を設定し、重要な書類を閲覧できるユーザーの人数を絞るなどの方法でも、データの信頼性を確保しつつリスク回避にも有効であるといえるでしょう。
保存期間が過ぎたら確実に破棄する
保存期間が過ぎた注文書（発注書）は、必ずしも破棄しなければならないわけではありませんが、情報漏洩防止の観点から破棄した方が無難です。破棄する際にはシュレッダーを使用する、あるいは専門業者に依頼するなどの方法により、機密情報が外部に漏れるリスクを低減することができます。
また、電子データの場合は、確実にデータを消去するソフトウェアを使用して、復元不可能な状態にしておきましょう。
注文書（発注書）を保管しなかったらどうなる？
法律上、注文書（発注書）の保存期間は規定されていますが、保管しなかったとしても直ちに罰則が科されるわけではありません。しかし、直ちに罰則されないとはいえ、最悪の場合は青色申告者の承認が取り消されたり、追徴課税を求められたりする可能性もあるため、法律に則って保管すべきです。
誤った書類の管理方法を続けると、企業にとって大きな財務リスクとなる可能性があります。適正な企業活動のために、必要な書類の保存期間を守ることで、リスクを回避することができます。
まとめ：注文書（発注書）は法律に従って正しく保管・保存しましょう
注文書（発注書）の保管・保存期間は、法人あるいは個人事業主の立場だけではなく、申告の有無などの細かい要件によって異なります。各書類の保存期間が何年なのか判断が難しい場合は、一番長い期間を採用して保管するとよいでしょう。
また、電子データで発行や受領のやり取りが行われた書類は、法律上「電子取引」に該当するため、各種要件を満たしたデータで保管する必要があります。
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この記事の監修者竹村 由紀子（税理士）
民間企業での経理事務を経て、東京都で固定資産税、軽油引取税、徴収事務、用地買収などの部署で勤務し、2018年に税理士法人ベリーベスト
に入所。資産税事務をを担当した後、2年前からTax audit and service部門にて税務案件のリサーチ、申告書のレビュー等を行っている。行政機関で得た知識を活かした情報提供を心掛けている。
