発注書のメール送付のメリット・デメリットとは？注意点や例文も紹介

2024/09/17更新

以前は発注書を郵便やFAXで送ることがありましたが、現在ではメールで送ることが主流です。電子帳簿保存法の改正を受けて、ビジネスで扱う各種書類の正しい取り扱いをあらためて確認しておきたいという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、発注書をメール送付する場合にどのようなメリットとデメリットがあるのかを解説します。併せて、発注書を送る際のメールの例文や、メール送付の注意点などについても見ていきましょう。

発注書はメール送付でも問題はない

取引先へ商品やサービスを発注するにあたって、注文の伝達手段に規定は設けられていません。そのため、発注書はメール送付でもまったく問題はないのですが、下請法では発注に際して、「取引内容に関する具体的記載事項をすべて記載している書面」を交付しなければならないと定められています。

発注する際は、商品名や商品の内容、金額、納入先、期日といった取引内容を明確に記載する必要があるため、メールでの発注書送付は発注の証拠をデジタル保存できる面でも、より確実な方法といえるでしょう。

発注書をメール送付するメリット

発注書をメール送付すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、主なメリットをご紹介します。

発注業務の効率化につながる

発注書の送付方法を郵便やFAXからメールへと切り替えれば、発注業務が速やかに行えるようになり、業務効率化につながるのはメリットです。
発注書を郵送する場合は、取引先の手元に届くまでに日数を要します。発注書の記載ミスや宛先ミスがあった場合は、修正や再送のためにさらに時間がかかってしまうでしょう。
その点、メールであれば発注書を即座に送れるうえ、内容にミスがあったとしても該当箇所を修正してスピーディーに再送することが可能です。

書類管理のコストが抑えられ、検索性も向上する

注文書をメール送付に統一すれば、印刷代や郵送に必要なファイルと封筒の代金、切手代などが不要となり、コスト削減にもつながるというメリットもあります。また、発注書を自社で保管しておくためのスペースやファイリングなどにかかるコストも抑えられるでしょう。
さらに、メール送付した発注書の内容は送信履歴に残るため、検索性も向上するというメリットがあります。

トラブル防止効果がある

注文書のメール送付は、文書送付に関するトラブル防止効果も期待できます。送信したメールの履歴が残るため、発注したという事実やその日付、内容などを証明できる点はメリットです。
また、郵送による誤配達や遅延、配送途中での紛失といった郵便事故のリスクもなくなります。

発注書をメール送付するデメリット

メールによる発注書の送付には、いくつかのデメリットもあります。ここでは、4つのデメリットについて詳しく見ていきましょう。

メールのみだと取引先が見逃す可能性がある

発注書を送付するにあたって1通のメールを送っただけだと、取引先がそのメールを見逃してしまうおそれがあります。発注書を送付したことに気づいてもらえなければ納品が遅れ、業務に支障をきたす可能性がある点はデメリットです。

担当者のヒューマンエラーは避けられない

発注書のメール送付は、担当者が手作業で行うこととなります。発注書の記載ミスや宛先ミスによる誤送信など、ヒューマンエラーが起こる可能性には注意が必要です。
特に、宛先ミスによる誤送信は情報漏えいにもつながり、情報セキュリティ事故や取引先との信頼関係を損ねるといったデメリットがあります。

業務が属人化する可能性がある

本来、発注書は記載ミスや誤送信を防ぐためにも、担当者が見積書なども確認しながら慎重に行う必要があります。しかし、メール送付の場合は、担当者の個々人がそれぞれのスタイルで発注書を送付するケースも多く、業務が属人化する可能性がある点はデメリットです。

発注履歴の内容把握に時間がかかる可能性がある

発注書のメール送付は送信履歴によって検索が可能ですが、多くの送信履歴などから該当するメールを探すには、検索キーワードが必要となります。発注先の名前や件名、発注内容などを覚えておく必要がある点はデメリットともいえます。

発注書をメール送付する際のポイント

発注書をメール送付するにあたっては、押さえておきたいポイントがあります。ここでは、件名や本文を書く際のポイントや、発注書の添付ファイルで気を付けるべきポイントを見ていきます。

発注書であるとわかる件名を付ける

発注書を送付するメールの件名には、「【発注書】」「【注文書】」などの文言を入れて、メールを受け取った相手がひとめで発注書であるとわかるようにしましょう。
発注書という文字を強調し、判別しやすい件名にするとメールを見落とされる可能性は低くなります。

本文は正確かつ簡潔に記載する

メール本文には、発注書を添付したことを明記します。発注書を添付した場合であっても、発注内容はメール本文に簡潔に記載しましょう。
発注書とメール本文の内容をダブルチェックすると、記載ミスにも気づきやすくなります。

なお、発注において重要な項目は、箇条書きにすると双方にとってわかりやすい本文になります。また、添付した発注書のデータファイルが開けないときや、内容に不明点があった場合の問い合わせ先もメール本文内に記載しておくとていねいです。

発注書はPDF添付とし、メール本文に金額など詳細も記す

発注書をメール送付する場合は、作成した発注書のPDFファイルを添付するのが一般的です。
メール本文に発注書を記載する場合は、商品名や数量、金額といった発注内容を詳細に記しましょう。その際、添付ファイルの内容と齟齬がないかチェックをするとより安全です。

発注書をメール送付する際の注意点

発注書をメール送付する際には、注意点もあります。取引先とのトラブルや記載ミス、誤送信などを防ぐためにも、発注書をメール送付する際は以下の5つのポイントに注意しましょう。

メールで発注する際は取引先に事前了承を得る

取引先へ初めてメールで発注書を送付する場合は、事前にメール送付しても問題がないかどうかの確認をとり、同意をもらいましょう。
昨今は多くの事業者が発注書や請求書を電子化していますが、法人や個人事業主によっては郵送やFAXのみで対応しているケースがないとはいえません。また、同意を得ずにいきなりメールで発注書を送付することは失礼にあたりますし、発注書のメールに気づかれず、納品が遅れてしまう可能性もあります。
すでに取引したことのある取引先でも、担当者が変わる場合は事前に発注書のメール送付について同意を得ることをおすすめします。

発注書はPDFで作成・送信が安全

記載内容の改ざんを防ぐためにも、発注書はExcel（エクセル）やWord（ワード）ファイルではなくPDFファイルで送りましょう。Excel（エクセル）やWord（ワード）で作成した発注書のデータをそのまま添付して送信すると、ファイルの記載内容を簡単に書き換えることができてしまうためです。なお、発注書をPDFファイルで送る際は、そのファイルにパスワードをかけるといったセキュリティ上の対策も行うと安全です。
また、PDFファイルであっても内容の書き換えができないよう、「読み取り専用」などの設定を施しておくと、取引先との発注内容に関する認識の齟齬も起こりにくくなります。

発注内容に誤記はないか確認する

発注書をメール送付する前には、必ず発注内容に記載ミスがないかを確認しましょう。メール本文にも発注内容を簡潔に記載し、発注書と照らし合わせて確認するとミスを防ぎやすくなります。
また、納品までの流れや納品物の仕様といった補足情報を本文に記載すると、よりトラブル防止効果が期待できます。

送信先は間違っていないか確認する

発注書を添付したメールの送信先を間違えると情報漏えいにつながり、情報セキュリティ事故の原因となります。また、取引先との信頼関係を損なってしまいかねません。
発注書をメール送付する際は、送信前に発注書の宛先と送信先メールアドレスを再度確認することも大切です。

誤字・脱字もあらためて確認する

発注書とメール本文に誤字や脱字がないかどうかも、送信前に再度確認しましょう。取引先の会社名や担当者名、商品・サービス名などを、誤った表記で送ることは失礼にあたります。
取引先と今後も良好な関係でやりとりをしていくためにも、誤字・脱字を防ぐことが大切です。

発注書メールに記載すべき項目

発注書メールには、どのような項目を記載すればいいのでしょうか。発注書メールを作成する際は、以下の項目が満たされているかを確認してください。

商品名・型番や製品番号

発注する商品・サービス名は、正確に記載します。すでに型番や製品番号がわかっている場合は、忘れずに記載します。

発注の日付

いつ発注された取引なのかがわかるように、発注書の発行日を記載します。日付の体裁は基本的に自由ですが、西暦か和暦かなど、社内での表記ルールが定められている場合は統一してください。

数量

該当する商品の数量を正確に記載します。発注前に交わした見積書の記載内容どおりに記載すると、取引先との認識のずれを防ぐことができます。

納品希望日

発注する商品・サービスの納期についても記載します。納期は、見積書で提示された納期を踏まえて設定してください。

支払額

取引金額として、小計金額と消費税額、合計金額をそれぞれ記載します。それぞれの額が、見積書に記載された金額と合致しているかどうかを確認します。

納入場所

発注した商品の納入場所を記載します。発注者の事業所の住所や工場の住所など、発注者が希望する納入場所を指定してください。

発注担当者の連絡先

発注担当者の情報として、会社名や所属部署名、氏名、電話番号やメールアドレスを記載します。なお、会社の所在地も忘れずに記載してください。

発注書メールの例文

ここからは、発注書メールの例文をご紹介します。新規取引先へ発注する場合と、既存取引先へ発注する場合に分けて具体的に見ていきましょう。

新規取引先へ発注する場合

まずは、新規取引先へ発注する際のメール例文を紹介します。メール本文には「あいさつ」「発注したい旨の文章」「発注内容」「返信の要求」のすべてを満たしていることが望ましいです。

新規取引先への発注書メール例文

既存取引先へ発注する場合

続いて、すでに発注したことのある、既存の取引先へのメール例文を紹介します。「既存取引先とは細かい説明をしなくても意思疎通ができている」と思い込まず、発注書に必要な要素はすべて記載しましょう。

既存取引先への発注書メール例文

請求書システムなら、発注書メールのやりとりが不要で効率的かつ確実

取引件数の多い事業者の場合は特に、メールで発注書を送付する機会が多いと考えられます。万が一の発注トラブルを防ぐうえでも、そして取引先との良好な関係を築くためにも、発注書のメール送付の手順や注意点はあらためて確認しておくことが大切です。
なお、請求書システムを導入すると、発注書や請求書を送付する際にメールのやりとりが不要となり、より効率的かつ確実に業務を進められます。

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