領収書をPDF化するメリットは？作成・発行する方法や注意点を解説
監修者： 高崎文秀（税理士）
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作業の効率化や管理コストの削減、業務のペーパーレス化が叫ばれる中で、領収書のPDF化を検討・実行する企業も多くなってきました。しかし、「関連する法律がわかりにくい」、「導入コストを超えるメリットがあるのかわからない」といった懸念から、実行まで踏み切れずにいる企業も少なくないようです。本記事では、領収書のPDF化を検討している企業担当者に向けて、領収書をPDFで発行するメリットや発行する際の手順、注意点などを解説します。社内で領収書のPDF化を推進する際の参考にしてください。
領収書をPDFで作成・発行するメリット
領収書をPDFで作成・発行すると、コスト削減や業務効率化など複数のメリットがあります。以下で詳しく解説します。
保存や管理の手間がかからない
領収書をPDF化すると、紙の領収書よりも保管や管理が容易になります。法人税法では、税申告の証明書類として領収書を最低7年間保存することが義務づけられており、領収書を紙で管理する場合、物理的な保管場所が必要です。発行数の多い企業ほど大きな保管場所を必要とし、社内で保管しきれない場合はトランクルームやレンタル倉庫を借りなければならず、その分の賃料が発生します。
また、紙の領収書はノートなどに貼ったり綴じたりする手間がかかり、大きさが発行元ごとに異なることから管理がしにくいのが難点です。さらに、貼ったり綴じたりする作業にはノートや糊、ファイルなどが必要で、それらの消耗品費も発生します。
その一方で、領収書をPDF化してクラウドサーバーに保管しておけば、物理的な保管場所は必要ありません。これまで領収書を保管していたスペースを有効活用できるうえ、保管場所を借りるためのコストも削減できます。期間や取引先、品目などをデータベース化しておけば、検索機能によってすぐに必要な領収書が探せるため、紙の領収書を扱うよりも管理が楽です。
印紙税がかからない
紙の領収書を発行する際、受取金額が5万円以上になると収入印紙を貼り付ける必要があり、印紙税がかかります。収入印紙の税額は受取金額によって異なります。金額は以下のとおりです。
- 5万円以上100万円以下：200円
- 100万円超200万円以下：400円
- 200万円超300万円以下：600円
- 300万円超500万円以下：1,000円
- 500万円超1,000万円以下：2,000円
受取金額が1,000万円を超える場合も、段階的に収入印紙の額が上がっていきます。
しかし、印紙税は紙の文書に課される税金であるため、PDFの領収書であれば受取金額に関係なく収入印紙を貼り付ける必要がありません。これまで紙で発行していた領収書をPDFに切り替えれば、収入印紙代の大幅な節約につながります。
発行作業が効率化できる
紙の領収書を発行する際には、印刷や収入印紙の貼り付けといった作業のほか、場合によっては封入や投函といった手間を要します。それに対し、領収書をPDF化すれば発行作業にかかる時間を短縮でき、その時間をより重要度の高い業務に向けることが可能です。また、用紙代や郵送費などが不要になる点も大きなメリットです。
セキュリティ面が優れている
紙の領収書は改ざん・紛失のリスクがあります。その一方で、PDFであれば編集制限がかけられるのでセキュリティ面で優れているため、改ざん防止に有効です。また、領収書を紛失すると売上の確認が困難になるほか、取引先が再発行に応じてもらえない可能性もあります。
このようにセキュリティに関するリスク管理をしていることで、コンプライアンス遵守の姿勢を内外に示すことにもつながります。
領収書をPDFで作成・発行するためのポイント
これまで紙で発行していた領収書をPDFで発行する場合は、いくつか押さえておくべきポイントがあります。発行後のトラブルを避けるためにも事前に頭に入れておきましょう。
PDFで発行することを取引先に伝える
領収書のPDF化が自社にとってはメリットになるとしても、取引先の了解なく変更するとトラブルに発展する可能性があります。中には紙の領収書を希望している企業もあるため、取引先には事前に伝えておくことが重要です。
PDFでも領収書記載事項は同じ
紙でもPDFでも、領収書に記載すべき内容は変わりません。必須事項は、宛名・取引年月日・取引額・ただし書き・金額の内訳・発行元の6項目です。インボイス（適格請求書）として領収書を発行する場合は、登録番号と呼ばれる13桁の数字、適用税率、消費税額などを記載する必要があります。必須項目を満たしていない領収書は法的に無効となるので、漏れがないように注意しましょう。
タイムスタンプで改ざんされないように工夫する
タイムスタンプとは、そのデータが改ざんされていない原本であることを証明するためのしくみです。PDFの領収書は便利な反面、コピーや改ざんのリスクもゼロではありません。そこで、データが保存された日付や時間をタイムスタンプとして電子データに付与することで、内容が変更されていないことを証明できます。タイムスタンプを発行するのは、領収書の発行者ではなく第三者機関です。
なお、タイムスタンプの要件は年々緩和されてきています。2022年の法改正では、それまではタイムスタンプが必要だった書類でも、データの改変や削除ができず、内容の変更履歴が確認できるシステムで作成されたものであればタイムスタンプは不要とされました。
領収書をPDFで作成・発行する際の手順
領収書をPDFで発行するには大きく3つの方法があります。ここからは、それぞれの方法ごとに発行手順を解説します。
1.WordやExcelなどのソフトウェアで作成してPDF保存する
領収書をPDFで発行するには、WordやExcelなどのソフトウェアで作成し、PDFとして保存する方法があります。この方法であれば新たなシステムを導入する費用や手間がかかりません。また、インターネット上では無料でダウンロードできる領収書のテンプレートが公開されているため、これらを活用すれば容易に領収書のPDF化が可能です。
なお、WordやExcelなどのソフトウェアで領収書を作成する場合、1件ずつ必要事項を入力して作成する必要があるため、やや手間がかかります。
【作成手順】
- WordやExcelで領収書データを作成する
- 作成したデータを開き、左上の「ファイル」→「エクスポート」→「PDF／XPSの作成」の順にクリックする
- 格納するフォルダーとファイル名を指定し、「発行」をクリックする
2.手書きの領収書をスキャンして保存する
従来どおりに手書きの領収書を作成後、スキャンしてPDFで保存する方法もあります。スキャンした後は、二重請求を防ぐために紙の領収書は破棄してください。なお、この方法では、領収書の物理的な保管場所が不要になるものの、発行業務の効率化にはつながりません。
【作成手順】
- 紙の領収書をスキャナにセットする
- 保存先を指定し、機器の操作方法に沿ってスキャンを選択する
- スキャンデータを確認し、紙の領収書を破棄する
3.電子帳簿システムからPDF化する
電子帳簿システムで領収書を発行すると、PDF化が容易になります。システムの導入にあたっては費用や手間がかかりますが、複数の領収書も一括で発行できるので作業が効率化できます。
発行手順は各システムの操作方法によって異なるため、それぞれのシステムに従ってください。
領収書をPDFで作成・発行する際に知っておくべきこと
領収書をPDFで作成・発行するには、まず電子帳簿保存法の要件を理解しておくことが重要です。またこの項目では、押印や二重発行のリスクなども解説します。
電子帳簿保存法の要件を確認
電子帳簿保存法は書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。紙で管理していた領収書をPDF管理に切り替えるのであれば、必ず電子帳簿保存法の要件を確認しておきましょう。
改正電子帳簿保存法では、2024年1月1日以降に電子データとして発行された領収書は、電子データのまま保存することが義務づけられました。法人は原則7年間、領収書データを保存しておく必要があります。ただし、決算が赤字で繰越控除を利用する際は、10年保管しなければなりません。
また、紙で発行された領収書をスキャンし、PDFファイルとして保存することもできますが、その際にもさまざまなルールが定められています。例えば、データを保存するシステムの仕様書や操作説明書などを備え付けること、必要なときに速やかに出力できること、検索機能を確保することなどが定められています。
出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト
」
押印が必要な場合は電子印鑑も可能
従来、領収書には押印をすることが慣習であったため、領収書をPDF化したとしても押印を要求する取引先があるかもしれません。その場合は電子印鑑で対処可能です。WordやExcelでも容易に作成できる無料の電子印鑑の場合、本人性の証明としての効力は弱いものの、有料の電子印鑑であれば電子証明書の付与が可能であるため、法的効力を持たせることもできます。
ただし、企業によっては社内規定によって電子印鑑が認められず、紙の領収書に押印したものをスキャンしてPDF化することを求められる場合もあります。
PDF領収書の二重発行に注意
PDFの領収書は電子データという性質上、簡単に再発行が可能です。しかし、取引先に依頼されたからと安易に再発行すると二重発行となってトラブルにつながるリスクがあります。複数回発行する場合は「再発行」と明記してオリジナルの領収書と区別できるようにしてください。
領収書のPDF化にはツールの導入がおすすめ
領収書をPDF化する方法としては、WordやExcelなどのソフトウェアで作成する方法や、手書きの書面をスキャンする方法などがあります。しかし、これらは発行作業を効率化する方法としてはさほど効果が見込めません。
PDF領収書の発行作業を効率化するのであれば、電子帳票システムの導入をおすすめします。新たにシステムを導入するには費用や時間がかかりますが、導入後のメリットを踏まえれば、導入時にかかるコストは回収が可能です。無料トライアルが利用できるシステムも多いため、自社に合う製品を比較検討してみてください。
領収書はPDF化で効率化しよう
領収書をPDF化すると保管コストの削減や印紙代の節約、作業の効率化が期待できます。WordやExcelで作成する方法や紙の領収書をスキャンする方法がありますが、コスト削減と業務効率化の両方の実現を目指すのであれば電子帳票システムの導入がおすすめです。
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この記事の監修者高崎文秀（税理士）
高崎文秀税理士事務所 代表税理士／株式会社マネーリンク 代表取締役
早稲田大学理工学部応用化学科卒
都内税理士事務所に税理士として勤務し、さまざまな規模の法人・個人のお客様を幅広く担当。2019年に独立開業し、現在は法人・個人事業者の税務顧問・節税サポート、個人の税務相談・サポート、企業買収支援、税務記事の監修など幅広く活動中。また通常の税理士業務の他、一般社団法人CSVOICE協会の認定経営支援責任者として、業績に悩む顧問先の経営改善を積極的に行っている。
