領収書は信書に該当する？郵送する方法や送る際のポイントを解説
監修者： 市川 裕子（ビジネスマナー監修）
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領収書は、郵便法で定められた特定の方法での送付が義務づけられている信書に該当します。本記事では、信書の定義や具体例、そして郵便法を守って信書を適切に送付する方法を解説します。送付時の具体的な注意点やマナーについてもご紹介しておりますので、参考にしてください。
領収書は信書に該当する書類
領収書は信書に該当します。そもそも信書とは、郵便法第4条第2項（または信書便法第2条）において、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義された書類を指します。
「特定の受取人」に宛てた文書であることは、文書に「〇〇様」や「〇〇社 御中」など、特定の個人や組織を示す名称が記載されているか否かで判断可能です。領収書には支払者の名称を記載するのが原則なので、まずはこの点が信書の条件に合致します。
次に、「差出人の意思を表示」または「事実を通知」とは、文書の受取人に対して「～してください」「～します」「～しました」などと伝えることを意味します。領収書の場合は、領収額や但し書き、「上記のとおり領収しました」などの文言が事実を通知することに該当します。
詳しくは後述しますが、信書の送付については郵便法や信書便法において特定の方法で行わなければならないと規定されています。したがって、信書を送付する際には法律違反にならないように注意が必要です。
領収書以外の信書の例
領収書などの商取引に関する書類のほか、招待状や免許証なども信書に該当します。以下に、総務省が公開している信書の具体例を引用しますので参考にしてください。
信書に該当する文書
- 書状
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請求書の類【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書
◇レセプト（診療報酬明細書等）
◇推薦書
◇注文書
◇年金に関する通知書・申告書
◇確定申告書
◇給与支払報告書 - 会議招集通知の類
【類例】 結婚式等の招待状、業務を報告する文書 - 許可書の類
【類例】 免許証、認定書、表彰状- ※カード形状の資格の認定書などを含みます。
- 証明書の類
【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し
◇健康保険証
◇登記簿謄本
◇車検証
◇履歴書
◇給与支払明細書
◇産業廃棄物管理票
◇保険証券
◇振込証明書
◇輸出証明書
◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書、その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書 - ダイレクトメール
- 文書自体に受取人が記載されている文書
- 商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書
総務省では、信書に含まれない文書についても具体例を示しており、書籍やカタログ、プリペイドカード、会員カードなどの文書がそれに該当します。また、ダイレクトメールに関しても、店頭で配るチラシやリーフレットのような不特定多数に向けたものであれば信書に含まれません。
領収書（信書）を宅配便で送ることはできない
先に触れたとおり、郵便法または信書便法では、信書の送付方法が指定されています。そこでは原則的に、信書の送付方法は郵便配達に限られており、宅配便で送ることは認められていません。これに違反した場合の罰則は、3年以下の懲役または300万円以下の罰金です（郵便法第76条）。
法的に摘発されることはもちろん、このような法律違反を犯していると顧客や取引先からコンプライアンスがずさんな企業と見なされてしまう恐れがあります。したがって、領収書を含む信書は宅配便を利用せず、次の章で紹介する適切な方法で送付しましょう。
領収書（信書）を郵送する方法
領収書やその他の信書を送付する場合は、主に3つの方法があげられます。
- 郵便で送る
- 信書便で送る
- PDF形式でメール送信する
以下でそれぞれの方法を解説します。
郵送
郵便局（日本郵便）の郵便配達を利用する方法です。基本的には、普通郵便（第一種/第二種郵便）を利用すれば問題ありません。また、レターパックやスマートレターも選択肢にあげられます。送付した記録を残したい場合は、書留（簡易書留/一般書留）や特定記録郵便を利用しましょう。送達過程や引受けの記録が残るため、万一、配達ミスや取引先で紛失があっても「領収書を送った/送らなかった」といった揉事を防ぐことができます。
信書便
宅配便で信書の送付はできませんが、一般の運送業者をまったく利用できないわけではありません。総務省は特定の事業者に対して「信書便事業者」の認定を与えています。この認定を受けた運送業者が提供する信書便サービスを利用すれば、信書を送付しても法律違反にはなりません。例えば、佐川急便では「飛脚特定信書便」といったサービスがあります。
郵送や信書便サービス以外の方法としては、領収書をPDF形式のデータにして、メールに添付して送信する方法がおすすめです。メール送信なら切手代も不要ですし、封入や投函の手間もかかりません。また、紙の領収書の場合は記載金額が5万円以上であれば収入印紙を貼る必要がありますが、電子形式なら不要となり郵送するよりも迅速に先方へ届けられます。「Misoca」のような、請求書や領収書を作成できるサービスを利用すれば、さらに便利で安心です。
領収書（信書）を送る際のポイント
領収書（信書）を送付する際は、法律面だけでなく、ビジネスマナーにも注意が必要です。
主なポイントは以下のとおりです。
- マナーとして送付状をつける
- 封筒には「領収書在中」と記載する
- 領収書の控えは5～7年間保管する
領収書を郵送する際のマナーについては、こちらの記事も参考にしてください。
マナーとして送付状をつける
領収書を送付する際は送付状を添えましょう。送付状は法律的には必要のない書類ですが、ビジネス上のマナーとして書類を送る際に添えるのが一般的です。そのため、送付状がないと先方からマナー違反だと捉えられる心配があります。送付状には、同封した書類の内訳や送付日、先方の情報、購入や平素の付き合いに対するお礼の言葉などを記載します。
封筒には「領収書在中」と書いておく
領収書を入れる封筒には「領収書在中」と書いておきましょう。あるいは、請求書用や納品書用などと併せてスタンプ印を用意し押印すると効率的です。こうした記載や印がないと、他の郵便物に紛れて先方が紛失・処分してしまう恐れがあります。一目で領収書が入っているとわかるようにすることで安心ですし、先方にとっても親切です。
領収書の控えは5～7年間保管する
法人や個人事業主は、自社で発行した領収書の控えを保管することが法人税法または所得税法で義務づけられています。保管期間は、法人の場合は原則7年間、個人事業主の場合は原則5～7年間です。個人事業主の場合、青色申告者は7年間、白色申告者は5年間の保管が求められます。
さらに、欠損金の繰越控除がある場合（赤字になった場合）の保管期間は10年間となります。保管期間はその事業年度における確定申告書の提出期限翌日から数えます。保管方法は紙だけではなく電子データでも可能です。
まとめ:領収書は信書として法律を守って送りましょう
領収書は信書に該当するため、法律で認められた方法で送付する必要があります。紙の領収書を送る場合は基本的に郵送で送りましょう。郵送の手間やコストを考えた場合は、PDF形式のファイルをメールで送信するのもおすすめです。本記事を参考に、法律やビジネスマナーを守って領収書を送ってください。
この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）
マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。
