立替金請求書とは？書き方を詳しく解説【インボイス対応テンプレートあり】

監修者： 高崎文秀（税理士）

2025/10/16更新

取引先に対して、立て替えた金銭の支払いを請求する場合、「立替金請求書」を送付し、回収後に「立替金精算書」を発行する流れになります。立替金はあくまで一時的なものであり、早期に回収する必要があります。

インボイス制度を踏まえた対応をすれば、立替を受けた方、または企業も仕入税額控除を受けることができます。本記事では、「立替金請求書」の正しい書き方と、簡単に発行できるテンプレートを紹介します。

立替金請求書とは、一時的に負担した代金を請求するための書類

「立替金」とは、取引先や従業員が負担すべき代金を、企業などが一時的に負担した金銭のことです。立替金という概念は幅広く、事業を行う中で多く発生するので、簿記の勘定科目にもなっています。

その中で、企業または事業者間で立て替えがあった場合、代金を請求するためには立替金請求書（立替請求書）という書類を取引先に送らなければなりません。企業や事業者によって名称に違いはありますが、それに類する書類があることで、正式に金銭が回収できます。

具体的には、契約上は取引先が負担する商品の配送料を元払いするケース、ビル管理会社がテナントの公共料金を一括で支払い後日個別に請求するとき、合同で開いた研修会の講師費用を幹事の会社が代表して払った場合などが想定されます。

立替金請求書と立替経費精算書の違い

立替金請求書に似た書類に立替経費精算書があります。共に、立て替えた代金を回収する際に使用しますが、目的や発行者に違いがあります。

立替金請求書は、取引先に対して立て替えた代金を回収するために発行します。一方、立替経費精算書は、従業員が立て替えた経費を自社・自事業に請求するための書類です。例えば、仮払いなどを受けずに自分で出張の交通費や宿泊費を支払った場合や、業務に必要な資料を買ったときなどに提出します。

立替金請求書と立替経費精算書は混同しやすいので気を付けてください。

インボイス制度に対応するには立替払いでも適格請求書が必要

立替払いにおけるインボイスの流れを、下図を参考に説明します。

• A社…立替を受ける者（企業、個人事業主など）
• B社…自社・自事業
• C社…仕入先

B社はA社に適格請求書を送り、支払われたら立替金精算書を発行します。しかし、C社の請求書はB社宛てです。そこで、B社は立替金精算書にC社の発行したインボイスのコピーを添付することで、A社は消費税の仕入税額控除を利用できるようになります。なお、コピーが大量になるなどの場合は、B社が保管することを前提にコピーの添付は不要という特例があります。

• 参照：国税庁「C社から立替払をしたB社宛に交付された適格請求書を …」

請求書も確定申告もすぐできる！「Misoca×やよいの青色申告 オンライン」セット1年間無料！

立替金請求書に記載する項目と書き方

• 参照：国税庁「C社から立替払をしたB社宛に交付された適格請求書を …」

ここからは実際に、立替金請求書の書き方について解説します。あらかじめ共通のテンプレートを用意しておくと、作業がスムーズに進められるでしょう。

①タイトル

請求を受ける取引先の担当者が、書類の内容がひと目でわかるように、書類の上部中央に、タイトルを入れます。タイトルは他の文字よりもやや目立つ大きさと太さのフォントで簡潔に記してください。一般的に使われている、「立替金請求書」や「立替金支払依頼書」などとするのがおすすめです。

②発行者情報

立替金請求書の発行者名（自社・自事業名）を書類右上に書き入れます。記載する項目としては以下があります。

• 自社・自事業名
• 自社・自事業の住所
• 電話番号
• 担当部署
• 担当者名
• 捺印

担当者名については入れない場合もありますが、入れておくと取引先が不明点などを問い合わせたいときに便利です。

最近は捺印の習慣が薄れ、立替金請求書においても必須というわけではありませんが、偽造したものではないと証明するためにも、あった方がよいでしょう。企業であれば企業の角印でも、担当者の認印でも構いません。

③宛先情報

立替請求書の左上には、立替金の請求を受ける側の名前（企業名など）と情報を入れます。記載する情報としては以下があります。

• 企業名、個人事業主名など
• 相手先事業の住所・電話番号
• 担当者名

企業名だけを記載する場合には企業名の後に「御中」を付けるのを忘れないでください。企業名については略称を使わず、正式なものを記載します。前株か後株かについても注意してください。

担当者名を入れる場合にはフルネームで記載し、個人名については「様」を使用します。社名や個人名に記載誤りがあると印象を損ねる可能性があるため、記入後や送付前に確認できると安心です。

④発行日

また、一番右上には、立替金請求書を発行する日付を記載します。ただし、取引によっては、取引先の締め日を発行日と記載することが求められる場合もあるため、あらかじめ確認しておくと安心です。

締め日は企業や事業者によって10日、15日、20日、25日、そして月の末日とさまざまです。例えば取引先に締め日を確認し5月の締め日は15日であると伝えられたら、発行日の欄にもそのように記載します。

⑤支払いを依頼する内容

立替金の内容を項目ごとに記載します。具体的な記載内容は以下のようになります。

• 立替が発生した月日
• 支払先名
• 支払先の登録番号
• 品名
• 数量
• 単価
• 軽減税率
• 添付の領収書の有無
• 税率

記載する金額を税込み、税抜きのどちらで表記するかは自社・自事業の規定に合わせます。ただし、統一されていないと混乱を招くので気を付けてください。また、商品名はだれが見てもすぐにわかるように、正確に記載するようにしましょう。

⑥合計金額

⑤で記載した金額の合計を表の下段に記載します。あわせて消費税の合計金額も記載してください。表計算ソフトの機能を活用して、自動的に合計額が表示されるようにしておくと便利です。

その他

他に、支払期日や振込先情報（金融機関名・支店名・種目・口座番号・口座名義）などを記載します。支払期日については取引先の締めの都合もあるため、あらかじめ相談して取り決めておくようにします。

さらに、書類を管理しやすくするために、管理番号を記載しておくのがおすすめです。通しの管理番号があることで、整理しやすくなります。

請求書も確定申告もすぐできる！「Misoca×やよいの青色申告 オンライン」セット1年間無料！

立替金請求書の無料エクセルテンプレート（インボイス制度対応）

立替金請求書の作成には無料のテンプレートを使う方法もあります。インターネット上では簡単にダウンロードができ、そのままビジネスに使用できるものを見つけられます。

以下のテンプレートを利用すれば、作成されているフォーマットに、相手先企業名や金額などの必要事項を記入するだけなので、時間をかけずに立替金請求書が作成することができます。

以下のリンクよりぜひご活用ください。

• 請求書テンプレート 立替経費対応

請求書も確定申告もすぐできる！「Misoca×やよいの青色申告 オンライン」セット1年間無料！

立替金請求書を発行する際の注意点

立替金請求書を発行する際には注意点があります。

• 漏れや記載ミスに注意
• 売上に計上しないように注意
• 送付状を忘れない

それぞれについて解説します。

漏れや記載ミスに注意する

請求業務では請求先の名称や品名、金額などに間違いがないことが求められます。インボイスとして交付する場合は、記載すべき項目が決まっています。そのため、間違いや記載漏れがあったときは、正しい内容で立替金請求書を作成し直して再交付しなければなりません。

特に金額についてはよく見直すようにしてください。万が一、本来の代金よりも大きな額を請求してしまうと、取引先の信頼を損ねる場合があります。また、紙の書類を郵便で送る場合は再度、送料がかかることになります。さらに、取引先に対して、間違いのある請求書を破棄してもらうか回収させてもらわなければなりません。

手書きの場合、どうしても入力や計算ミスの可能性があるため、適宜書類作成ソフトを活用することで、ケアレスミスを防ぐことができます。

万が一、漏れや記載ミスがあったら、記載しなおして再発行し、再送付しましょう。

売上として計上しない

基本的には取引先から立替金を回収しても、自事業の売上とはせずに済みます。ただし、自社が保管すべき領収書を紛失してしまったり、領収証の宛名が自社名義になっていたりする場合は立替とは認められない可能性があります。結果として、売上に含まれると税務署に判断されるため、取引先の消費税の納税に影響を及ぼすこともあります。

取引先から入金があった際には、経理担当者が誤って売上として処理しないよう、立替金であることを周知しておくことが重要です。また、領収証を紛失しないための保存ルールを定め、徹底することも重要です。

立替金請求書は送付状も同封する

郵送する場合は、立替金請求書だけでなく、以下のような送付状も同封した方がていねいな印象を与えます。送付状はあいさつの役割をするだけではなく、同封の書類について記載することで、受領側が書類の内容や枚数に間違いがないかのチェックができる機能も持っています。

なお、メール添付の場合は同様の内容をメール本文に記載すれば、送付状は要りません。

送付状の例は以下のとおりです。

請求書も確定申告もすぐできる！「Misoca×やよいの青色申告 オンライン」セット1年間無料！

立替金請求書は書き方を知って正しく送付しよう

取引先が払うはずの金銭を立て替えた場合、後日、立替金請求書を送り、回収したらインボイス対応の立替金精算書を発行する必要があります。立替金精算書にインボイスの添付がない場合、取引先は仕入税額控除の適用が受けられません。立替金請求書には、内容や金額などを正確に記載してください。

立替金請求書を始め、請求業務を効率よく進めるためにはテンプレートの利用が役立ちますが、さらに便利なのがクラウド請求書作成ソフト「Misoca」です。シンプルで使いやすい操作性が魅力で、見積書、納品書、請求書、領収書などが簡単に作成できます。クラウド申告ソフト「やよいの青色申告 オンライン」との連携も充実しているので確定申告もスムーズに行えます。ぜひ、ご検討ください。

請求書も確定申告もすぐできる！「Misoca×やよいの青色申告 オンライン」セット1年間無料！

クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる

クラウド請求書作成ソフトを使うことで、毎月発生する請求業務をラクにできます。
今すぐに始められて、初心者でも簡単に使えるクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」の主な機能をご紹介します。
「Misoca」は月10枚までの請求書作成ならずっと無料、月11枚以上の請求書作成の有償プランも1年間0円で使用できるため、気軽にお試しすることができます。

見積書・納品書・請求書をテンプレートでキレイに作成

Misocaは見積書 ・納品書・請求書・領収書・検収書の作成が可能です。取引先・品目・税率などをテンプレートの入力フォームに記入・選択するだけで、かんたんにキレイな帳票ができます。

各種帳票の変換・請求書の自動作成で入力の手間を削減

見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成もクリック操作でスムーズにできます。固定の取引は、請求書の自動作成・自動メール機能を使えば、作成から送付までの手間を省くことが可能です。

インボイス制度（発行・保存）・電子帳簿保存法に対応だから”あんしん”

Misocaは、インボイス制度に必要な適格請求書の発行に対応しています。さらに発行した請求書は「スマート証憑管理」との連携で、インボイス制度・電子帳簿保存法の要件を満たす形で電子保存・管理することが可能です。

確定申告ソフトとの連携で請求業務から記帳までを効率化

Misocaで作成した請求書データは、弥生の確定申告ソフト「やよいの青色申告 オンライン」に連携することが可能です。請求データを申告ソフトへ自動取込・自動仕訳できるため、取引データの2重入力や入力ミスを削減し、効率的な業務を実現できます。

会計業務はもちろん、請求書発行、経費精算、証憑管理業務もできる！

法人向けクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」では、請求書作成ソフト・経費精算ソフト・証憑管理ソフトがセットで利用できます。自動的にデータが連携されるため、バックオフィス業務を幅広く効率化できます。 

「弥生会計 Next」で、会計業務を「できるだけやりたくないもの」から「事業を成長させるうえで欠かせないもの」へ。まずは、「弥生会計 Next」をぜひお試しください。 

この記事の監修者高崎文秀（税理士）

高崎文秀税理士事務所　代表税理士／株式会社マネーリンク　代表取締役
早稲田大学理工学部応用化学科卒
都内税理士事務所に税理士として勤務し、さまざまな規模の法人・個人のお客様を幅広く担当。2019年に独立開業し、現在は法人・個人事業者の税務顧問・節税サポート、個人の税務相談・サポート、企業買収支援、税務記事の監修など幅広く活動中。また通常の税理士業務の他、一般社団法人CSVOICE協会の認定経営支援責任者として、業績に悩む顧問先の経営改善を積極的に行っている。