請求書に印鑑は必要?押印の必要性や注意点を解説

2023/11/17更新

この記事の監修辻・本郷 税理士法人/辻・本郷ITコンサルティング

請求書は、ビジネスにおいてなくてはならないものです。しかし、発行する際に、「印鑑は本当に必要なのか」と疑問に思うことがあるかもしれません。

この記事では、請求書と印鑑の関係や、正しい請求書の書き方、インボイス制度に対応するための方法などについて解説します。請求書を手軽に発行できる「電子化」のメリットについてもご紹介しますので、事務処理の効率化にお役立てください。

請求書への押印は義務ではない

請求書への押印は、義務ではありません。つまり、印鑑の有無を理由に、請求書や請求の事実が無効になることはないということです。印鑑のない請求書でも、正式なビジネス文書としての効果を持ちます。

そもそも、請求書自体、発行が義務付けられている書類ではありません。実際に、日常の買い物などで請求書を受け取ることはほとんどないでしょう。しかし、掛け取引をする際やBtoB(企業間取引)では、請求書を発行するのが一般的です。請求書を発行することで、取引金額や支払先などの情報を請求する側とされる側が確認することができます。

押印は必要ではないが、あれば偽造が難しくなる

会社印や角印、担当社印などが押印されている請求書は、印影の真偽の検証によって「該当の企業や個人事業主が発行したものである」という信頼性や信憑性を持つものと考えられています。

とはいえ、リモートワークが急速に広がる中で、押印文化も減少傾向にあります。2021年4月からは税務関係書類への押印義務が廃止され、自治体でも押印を不要とする手続きが増えました。今後も、押印を必須とする流れは弱まっていく見込みです。

ただし、ビジネスにおける請求書業務の中で、取引先から書類への押印を求められることもあるかもしれません。トラブルを避けるためにも、先方から押印を希望されたら、できる限り対応することをおすすめします。

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請求書の基礎知識

ここで、請求書について基本的なポイントを解説します。請求書とは、商品や役務提供などの対価の額を明らかにし、その支払いを請求するために発行される書類のことです。発行した請求書の控えや受け取った請求書は、法人税法や所得税法などにおいて、国税関係書類として、一定期間の保存が義務付けられています。

請求書には決まったフォーマットはありませんが、取引先である買手側が仕入税額控除の適用を受けられるように、必要項目を満たしたものを作成する必要があります。請求書は手書きやExcel、請求書作成ソフトなどを使って作成しますが、どのような方法で作っても問題ありません。

2023年10月からインボイス制度がスタートすると、適格請求書に必要とされる項目が加わります。適格請求書(インボイス)発行事業者がインボイス(適格請求書)を発行する場合は、金額に関わらず消費税法上の要件を満たす適格請求書を発行・保存しなければいけないので注意が必要です。なぜなら、原則として、適格請求書がないと買手側は、仕入税額控除を受けられなくなるからです。

請求書の保存期間については、以下の記事をご覧ください。

「請求書の保管期間とは?保存年数やおすすめの保管方法を徹底解説」

商取引における請求書の役割

請求書には、一般的に下記のような役割があります。

請求書の役割

  • 取引先に請求額を伝える
  • 取引先に支払期限や支払先などの情報を伝える

請求書は、商品やサービスを買手側が発注した側に、受注した側(売手側)が発行する書類です。対価の額や支払い条件を示すことで支払いを促す役割を持っています。また、国税関係書類として、所得金額の計算上、請求金額を明らかにする他、消費税の仕入税額控除の根拠としても使われます。

一般的な請求書への記載が必須の項目

消費税の仕入税額控除のためには、請求書に下記の項目を記載しなければいけません。一般的な請求書に記載する必要がある項目は下記のとおりです。

請求書に記載する必要がある項目

  • 請求書の宛名
  • 発行者の名称
  • 取引年月日
  • 商品やサービスの内容(軽減税率の適用がある場合にはその旨)
  • 税率ごとに区分して合計した請求金額(税込金額)
  • 上記項目は、2023年9月末日までの消費税法の、いわゆる「区分記載請求書」に記載されるべき事項です。なお、2023年10月1日以後は、請求書の発行者(売手側)が適格請求書発行事業者である場合には、上記に加えて、適用税率と適用税率ごとに区分した消費税額を記載した「適格請求書」を発行する必要があります。

一般的な請求書の記載項目の例を見てみましょう。

請求書の一例

  • (1) 請求先の宛名:企業が相手の場合、敬称は「御中」です
  • (2) 請求書の発行日:取引日にするのか、月末にするのかといった表記ルールは、事前に請求先に確認しておくことをおすすめします
  • (3) 請求書番号や通番:必須の記載項目ではありませんが、つけておくと管理する際に便利です
  • (4) 請求者の会社名:社名や住所、電話番号、メールアドレスなどを記します
  • (5) 請求者の捺印:押印は必須ではありませんが、企業は角印、個人は苗字の印を押す商習慣が多いようです
  • (6) ご請求金額:消費税なども含めて請求金額の総額を記載します
  • (7) 品番・品名:商品やサービスの名称、軽減税率が適用されるかどうかを記載します(型番などがある場合は併記する)
  • (8) 数量:商品の数量を記します
  • (9) 単価:商品の単価を記します
  • (10) 金額:商品の数量に単価を掛けた金額です
  • (11) 小計:商品の金額を合計した額です
  • (12) 消費税:小計に対する消費税の金額です
  • (13) 合計:消費税と小計を合計した金額です
  • (14) 10%対象/軽減8%対象:消費税率ごとに区分した本体金額の合計と消費税額をそれぞれ記します
  • (15) 備考欄:支払いを依頼する一文を入れます(必須ではありません)
  • (16) 振込先:振込であれば、銀行口座名を書きます
  • (17) 支払期限:取引先に確認のうえ、振込予定日を記載します

適格請求書への記載が必須の項目

2023年10月からスタートするインボイス制度に対応した適格請求書に記載が必要とされる項目は、下記のとおりです。

  • なお、適格請求書を発行するには、あらかじめ適格請求書発行事業者としての登録が必要です。

適格請求書に記載する必要がある項目

  • 請求書の宛名
  • 適格請求書発行事業者の名称
  • 適格請求書発行事業者の登録番号
  • 取引年月日
  • 商品やサービスの内容(軽減税率が適用される場合にはその旨)
  • 税率ごとに区分して合計した請求金額(税抜または税込み)と適用税率
  • 税率ごとに区分した消費税額

上記のうち、適格請求書で新たに記載が必要になった項目は、「適格請求書発行事業者の登録番号」「税率ごとに区分して合計した請求金額(税抜または税込み)と適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」の3つです。書き忘れのないように注意してください。

適格請求書の例

上記は、インボイス制度が開始した後に使用されることとなる適格請求書の例です。記載が必須となる項目は下記のとおりです。

  • (1) 請求先の宛名:企業が相手の場合、敬称は「御中」です
  • (2) 請求書の発行日:取引日にするのか、月末にするのかといった表記ルールは、事前に請求先に確認しておくことをおすすめします
  • (3) 請求書番号や通番:必須の記載項目ではありませんが、つけておくと管理する際に便利です
  • (4) 請求者の会社名:社名や住所、電話番号、メールアドレスなどを記します
  • (5) 適格請求書発行事業者の登録番号:請求者の会社名などを書く欄に、適格請求書で必要となる「適格請求書発行事業者の登録番号」を記載します
  • (6) 請求者の捺印:押印は必須ではありません。取引先から押印を求められる場合があるので、取り決めをしておくことをおすすめします。
  • (7) ご請求金額:消費税なども含めて請求金額の総額を記載します
  • (8) 品番・品名:商品やサービスの名称を記載します(型番などがある場合は併記する。また、消費税法上、軽減税率適用取引の場合は、商品やサービスごとにその旨を記載します。上記の請求書では例として「※」で記した項目が軽減税率の対象)
  • (9) 数量:商品の数量を記します
  • (10) 単価:商品の単価を記します
  • (11) 金額:商品の数量に単価を掛けた金額です
  • (12) 小計:商品の金額を合計した額です
  • (13) 消費税:小計に対する消費税の金額です
  • (14) 合計:消費税と小計を合計した金額です
  • (15) 10%対象/軽減8%対象:消費税率ごとに区分した請求金額と、税率ごとの消費税額です(適格請求書では記載必須項目)
  • (16) 備考欄:支払いを依頼する一文を入れます(必須ではありません)
  • (17) 振込先:振込であれば、銀行口座名を書きます
  • (18) 支払期限:取引先に確認のうえ、振込予定日を記載します

ビジネスに利用されるはんこの種類

設立時に必要な会社の印鑑の種類

請求書に押印する場合、企業であれば角印を使うことがほとんどです。請求書への押印は義務ではありませんが、取引先から求められることも少なくありませんから、シーンに応じたはんこを選択できるようにしておきましょう。ここでは、ビジネスに利用されることが多いはんこの種類をご紹介します。

  • 代表者印(丸印)
    代表者印(丸印)とは企業や団体の設立登記をする際に登記するはんこのことです。企業が正式に作成した書類であることを証明するもので、契約書のような重要書類に使われます。
  • 銀行印
    銀行印とは、銀行口座を開設するときに届け出るはんこです。金融機関での手続きに使用します。
  • 角印
    角印とは角型のはんこのことで、届出の必要はありません。会社印、社判とも呼ばれます。請求書や見積書といった書類を作成する際に、確かに該当の企業が発行したものであることを証明するために利用します。

押印するときの注意点

請求書への押印を行う際は、できるだけきれいに押すのが基本です。押印しなくても請求書の効力に変わりはありませんが、押すのであれば下記のポイントに注意してください。

印鑑がはっきりとわかるように押せているか

請求書に押印するときは、かすれやずれがないように配慮が必要です。印鑑がはっきりしないようでは、押印する意味がありませんし、見た目も汚くなってしまいます。

とはいえ、印面の大きい角印は、きれいに押すのが難しい場合もあります。角印をきれいに押すポイントは下記のとおりです。

角印をきれいに押すポイント

  • 捺印マットを使用する
  • 請求書の上から垂直に押す
  • 印面がずれないように気を付けながら、円を描くように重心を移動させて端までしっかり押す
  • 押す前に、文字に対して傾いていないか確認する

請求書の押印に失敗してしまったときは、請求書を再発行して押し直してください。印鑑がかすれたり、曲がったりしている請求書は破棄しましょう。

訂正印を押すのは避ける

請求書の押印は、もしも押すのであれば請求者名の後ろに押すものです。基本的に、それ以外の部分に押印することはありません。

訂正を修正するための訂正印も、請求書で使うのは避けてください。請求書の記載内容を間違えたときは、訂正印や二重線で修正せずに、再発行します。同様に、修正テープや修正液を使った修正も原則できません。

とはいえ、手書きの請求書でミスをすると、すべて書き直すのは大変。書き損じを減らすためにも、簡単に修正ができるパソコンや請求書発行システムを使うのがおすすめです。

請求書の書き方で知っておきたいポイント

請求書を発行するときに最も大切なのは、取引先の担当者に必要な情報がわかりやすく記載されているかどうか。特に、「請求金額」「支払い期日」「支払先」の3つは重要です。インボイス制度で記載項目が増えますが、文字のサイズや太さなどを調整して、わかりやすい請求書を目指しましょう。

また、見落としがちなのがフォントの種類です。何気なく選んだフォントが見づらいものだと、必要な情報を探すのに時間がかかります。パソコンで作成する場合でも、一度印刷して客観的に見てみることをおすすめします。

適格請求書の書き方の詳細は、以下の記事を参考にしてください。

適格請求書の書き方は?消費税の計算方法も併せて解説

請求書を電子化するメリットとは?

請求書は、電子的に発行することも可能です。請求書を電子化することで、事務処理にかかる手間を削減でき、ミスも減らせます。

そもそも、通常業務を行いながら請求書の作成や送付、訂正などを行うのは、非常に手間がかかるもの。特に、個人事業主や小規模事業者にとっては、事務処理に時間を取られると本業に思うように集中できず、効率の低下を招きかねません。請求書の電子化は、導入が難しそうに感じるかもしれませんが、軌道に乗れば多くのメリットを得られます。

なお、改正電子帳簿保存法が施行された2022年1月1日以降に行われる電子取引において、電子的に授受された証憑書類(いわゆる「電子取引」)は、すべての事業者に電子データによる保存が義務付けられました。
ただし、2023年12月末までは宥恕期間となり、一定の要件下で、これまでどおり紙に出力した書面での保存も認められます。もちろん紙に印刷された請求書を受け取った場合は、紙での保存で問題ありません。

ここでは、請求書発行を電子化するメリットについて見ていきましょう。

書類作成業務の負荷軽減、効率化

請求書を電子化することで、請求書発行業務を大幅に効率化できます。手書きで請求書を作成していると、記入に時間がかかりますし、書き損じが多いとその都度作り直さなければならず、多大な時間がかかります。その点、電子請求書なら、画面上で簡単に修正することが可能ですので、業務効率化がはかれます。

さらに、請求書発行システムを利用すれば、いっそうの効率化が見込めます。あらかじめ取引先や取扱商品の情報を登録しておけますから、必要項目を選択するだけできれいな請求書の作成が可能に。見積書や注文書と連動させて、同じ内容で請求書を作れるシステムなら、一度の入力でミスなく必要な書類を作れます。取引先に対して、スムースに請求の意思を示せるのです。

コスト削減

請求書を電子化することで、発行した請求書の控えを印刷して保管する必要がなくなることも大きなメリットです。

電子的に作成した請求書を電子データとして保存する際に必要な要件について、下記でご紹介します。

発行請求書のデータを電子保存する際の要件

  • 電子データを表示・印刷できる機器の設置
    文書の種類にかかわらず、電子データの保存にあたっては、保存しているデータを表示・印刷できる機器の設置が必要です。例えば、PDFデータであれば、PDFを閲覧・印刷できるパソコンやプリンターなどを事務所に設置しておきましょう。
  • システムや上記機器の操作説明書などの備え付け
    電子的に作成するシステムや上記の機器の操作説明書、作成した請求書データの保存に関する事務手続き書類などの備え付けが必要です。
  • 検索機能の確保
    基本的には上記の要件で足りますが、ほかの情報を手書きで書き込むなどした紙の発行請求書をスキャナ保存する場合や、電子取引に該当する請求書を電子保存する場合は、取引年月日やそのほかの日付、取引金額、取引先の項目で検索できるようにしておく必要があります。

また、作成した請求書をメール添付などで電子的に送付すれば、郵送コストも削減。かかる手間がなくなることで、人的コスト削減も見込めます。

紛失トラブルの回避

電子的に発行した請求書をファイル管理しておくことで、控えを紛失してしまう可能性がなくなります。メール添付などで請求書を送れば、取引先に確実に送った履歴も残りますから、請求管理が楽になるはずです。

請求書発行システムなら、発行した請求書などの書類を一括管理することも可能。「保存したはずのファイルが見つからない」といったことも起こりません。Excelなどで作成する場合よりも手軽に、確実な管理ができます。

電子帳簿保存法改正での請求書の保存方法については、以下の記事も参考になさってください。

2022年施行の改正電子帳簿保存法で請求書の保存方法はどう変わる?

電子請求書に印鑑は必要?

請求書発行システムなどを利用して電子的に請求書を発行した場合も、押印は義務ではありません。例えば、請求書をExcelで作成してPDF化した場合、押印のために印刷してスキャンし直すといったことは不要です。

ただし、取引先から押印するよう依頼された場合は、できる限り対応するといいでしょう。印鑑をスキャンした画像データを活用することもできますし、電子印鑑を作成するWebサービスも存在しています。また、単純な画像データではなく、押印した日にちがわかる機能や、本人確認機能を持った電子印鑑もあります。

スムースな請求書発行にはシステム化が便利

請求書への押印は必須ではありません。しかし、取引先から求められれば、請求書に押印するケースも引き続き発生しそうです。押印に対応できる請求書発行システムを導入すれば、請求書の電子化による効率化と押印の両方に簡単に対応できます。

請求書の電子化には多くのメリットがあり、電子的にさまざまな書類を作成、一括で管理できるシステムの導入はおすすめです。業務にかかる負担を軽減するとともに、人的ミスをなくし、取引先からの問い合わせにもスムースに対応できるでしょう。

請求書発行システム「Misoca新規タブで開く」では、スキャナで取り込んだ印鑑を利用して請求書を作ることができ、これまでどおりの印鑑を使いながら請求書の電子化が可能です。ほかにも便利な機能が使えますので、ぜひ「Misoca新規タブで開く」の導入をご検討ください。

電子請求書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

電子請求書とは?種類や導入時の注意点、法律やシステムについて解説

個人事業主が知っておきたい請求書の書き方を徹底解説

請求書の保管期間とは?保存年数やおすすめの保管方法を徹底解説

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但し書きの記入も簡単!領収書の発行・管理は「Misoca」にお任せ

領収書を発行する際は、但し書きを正しく記入する必要があります。経費計上する際にも、適切な但し書きの書き方が重要といえるでしょう。

Misoca新規タブで開く」は、見積書や請求書、領収書といった書類を簡単に発行、管理できるシステムです。領収書の但し書きも簡単に記入することができます。適格請求書や電子帳簿保存法といった新しい制度にも追加費用なしで対応できるので、法改正が不安という方にもおすすめです。手間をかけずに正しい形式の領収書を発行できる「Misoca新規タブで開く」を、業務効率化にご活用ください。

この記事の監修辻・本郷税理士法人

国内最大規模の税理士法人。専門分野に特化した総合力を活かし、一般企業の税務顧問をはじめ、医療法人、公益法人、海外法人など多種多様なお客様へサービスを提供。開業支援から事業承継、相続・贈与対策、オーナー向けの資産承継など、法人・個人問わずお客様のニーズに柔軟かつ的確に応えるべく、幅広いコンサルティングを行っている。
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この記事の監修辻・本郷ITコンサルティング

国内最大級の税理士法人である辻・本郷 税理士法人のグループ会社として2014年に創業。実践した数多くのDX化ノウハウをグループ内外に展開。バックオフィスに課題を抱える組織のコンサルティングから導入までをワンストップで行う。電子帳簿保存法やインボイス制度対応等、最新のコンサルティング事例にも精通。「無数の選択肢から、より良い決断に導く」をミッションとし、情報が多すぎる現代において、お客様にとっての「より良い」を見つけるパートナーを目指す。

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