【初心者向け】電子帳簿保存法は何をすればいいの？対応を簡単に解説

監修者： 小林祐士（税理士法人フォース）

2024/12/06更新

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の方法について定めた法律です。電子帳簿保存法が定める保存方法には「電子取引のデータ保存」「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）」「スキャナ保存」の3つの区分があり、それぞれ保存方法に関する要件が設けられています。

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）とスキャナ保存への対応は任意ですが、電子取引のデータ保存については、ほぼすべての事業者が対応しなくてはなりません。しかし、「具体的に何をどのように対応すればよいのか？」と思う人もいるのではないでしょうか。

これから会社設立をしたり、個人事業主として開業したりする場合も、電子取引のデータ保存は対応が必要です。
ここでは、電子取引のデータ保存への対応方法について、わかりやすく解説します。取引にかかわる書類の扱い方がよくわからない初心者向けに、シンプルに紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

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ほぼすべての事業者は「電子取引のデータ保存」の対応が必要

電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存は、法人・個人を問わずほぼすべての事業者に対応が義務付けられています。

電子取引のデータ保存は、簡単にいうと「電子データでやりとりした書類は、電子データのまま保存してくださいね」という趣旨のルールと捉えてください。ルールに従ってデータ保存をしていれば、データで入手した書類を印刷し、紙の書類をファイルに綴じて保存するといった対応をしてもかまいません。

ただし、ただデータで保存すればよいわけではなく、電子データのデータ保存の要件に従った保存が必要です。適切に保存しないと電子帳簿保存法に抵触します。税務署から指摘を受ける原因にもなりますので注意しましょう。

なお、紙で受け取った書類は、紙のまま保存しておいて問題ありません。紙で受け取った書類をスキャナ保存をしてデータとして保存すれば、原本の紙を廃棄することも可能です。紙の書類を保存するためのスペースが不要となるうえに、他の電子データと一緒に管理できるため、紙で受け取った書類に関しても電子データとして保存することをおすすめします。

電子帳簿保存法の区分の1つ「電子取引のデータ保存」は対応必須

電子取引のデータ保存が必要な書類

電子取引のデータ保存が必要な書類には、電子メールやクラウドサービスなどで授受した請求書、見積書、納品書、注文書、領収書などが該当します。

メール添付されたPDFやアプリでやりとりした取引書類は、すべて電子取引に該当すると考えてください。電子取引で取引先などから受け取った取引書類だけでなく、自社から送った取引書類についても所定の要件を満たすように保存する必要があります。

なお、紙でやりとりした書類も含めてすべてをデータ化しなければならないわけではありません。紙は紙のまま保存しても問題ありません。あくまでも、「もともと電子データでやりとりされた国税関係書類」が電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存の対象となります。

電子取引のデータ保存の対象書類

電子取引のデータ保存の要件

電子取引のデータ保存を行う際には「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの保存要件を満たす必要があります。これらの要件が設けられている主な理由は「改ざんを防止するため」「検索しやすくするため」の2点です。単に書類をパソコンなどにデータとして保存していればよいというものではない点に注意してください。

電子取引のデータ保存の要件

真実性の確保

真実性の確保については上図（1）（2）（3）（4）の要件をすべて満たしている必要はなく、いずれか1つを満たしていれば問題ありません。例えば、（3）「訂正や削除を確認できるシステム、または訂正や削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う」は、弥生製品をご利用なら「スマート証憑管理」というサービスを利用すれば要件を満たせます。「スマート証憑管理」とは、取引先から受領した書類や、自社が発行した書類をクラウド上で保存・管理できるサービスです。弥生ユーザーは「スマート証憑管理」を無料で使えます。

システムを導入しない場合は、（4）「訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う」で対応ができます。国税庁の「参考資料（各種規程等のサンプル）」では、事務処理規程などのサンプルを公開していますので、活用するとよいでしょう。

可視性の確保

可視性の確保については、書類を保存する際に使用したパソコンなどの機器のマニュアルや会計システムの概要書の備え付けを行うほか、「検索機能を確保すること」の（1）（2）（3）のすべてを満たす必要があります。

システムを導入しない場合は、各書類のファイル名を「yymmdd_取引先名_取引金額」とするなど、規則性のあるものに統一することにより、日付・取引金額・取引先のいずれの条件でもファイルを検索できます。

このように、書類の検索が可能なシステムを導入するか、もしくはファイル名を工夫することで「可視性の確保」は実現可能です。ファイル名の付け方など、書類のデータ保存方法について社内で統一化を図ってみてはいかがでしょうか。

電子取引のデータ保存の要件を満たさなくてもよい場合

電子取引のデータ保存は、一定の条件を満たす事業者であればすべての要件を満たさなくてもよい場合があります。電子取引のデータ保存の要件が不要になる条件は下記のとおりです。

小規模事業者や個人事業主にとって、電子帳簿保存法に対応するためのシステム導入はコスト面などの理由から負担が大きいかもしれません。電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存では、上記の条件に当てはまる事業者は、可視性の確保の検索機能が不要となるケースがあります。

フリーランスなど個人で仕事をしている方は、上記の条件に該当するケースが多いのではないでしょうか。こうした事業者は、電子取引データをプリントアウトして保存していたとしても、取引先ごとにファイルを分けるなどして時系列で整理されていれば問題ありません。

さらに、上記の条件をすべて満たす事業者の方は、真実性の確保と可視性の確保のどちらの要件も満たしていない状態で、単純に電子データを保存しておくことが可能です。

電子取引のデータ保存の要件を満たしていない理由について適切な説明ができれば、上記の1つ目にある「相当の理由があったと所轄税務署長が認める事業者」と認められる可能性があります。そのうえで、取引先との間で授受のあった電子データを税務職員からの求めに応じてダウンロードとプリントアウトができれば問題ありません。

したがって、小規模事業者や個人事業主は、電子帳簿保存法への対応だけを目的として高額なシステムを導入する必要はありません。これまでどおり、PDFファイルなどを整理してパソコンやクラウドストレージに保存しておくことで、対応可能です。

紙で受け取った書類の保存方法

紙で受け取った書類については、「紙のまま保存」「スキャナ保存」のいずれかとなります。スキャナ保存するかどうかは任意のため、単に紙で受け取った書類を紙のまま保存しても問題ありません。

スキャンしてデータにすれば、紙の原本は破棄できるのでペーパーレス化が実現します。しかも、電子取引のデータ保存の対応でデータ保存されている他の取引書類と共に一括管理できるためおすすめです。電子帳簿保存法への対応を機に、紙で受け取った書類も含めてデータ保存に一本化する方法もあります。

スキャナ保存をする際は、紙の書類をスキャナで読み取ってPDFや画像データに変換するほか、デジタルカメラやスマートフォンなどで撮影した画像データを保存する方法もあります。スキャナ保存という呼称ではあるものの、必ずスキャナを用意しなくてはならないというものではありません。

自社（自分）が作成した書類の控えの保存方法

電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たす必要があるのは、取引先から受け取った書類だけではありません。自社（自分）が作成・送付した書類の控えについても対象となります。書類の控えに関しては、以下の要件を満たす形で保存してください。

なお、押印は加筆には当たらないため、例えば電子データで作成した請求書を印刷し、代表者印などを押印して取引先に送付した場合でも、押印以外に加筆などによる情報の追加がない限り、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）の対象になります。

一方、電子データで作成した請求書の記載事項を印刷後に手書きで訂正してから送付した場合、一貫してパソコンなどで電子的に作成した書類とはいえません。この場合、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）の対象にはならないという違いがあります。

ただし、一般的に一度作成した証憑を、手書きで修正するのはあまり好ましいことではありません。取引先に提出するものであるため、訂正が必要になった場合は元のデータを修正して印刷し直すのがおすすめです。

取引先から受け取った書類の受け取り方法別の保存方法と、自社が作成して取引先に交付した書類の控えの交付方法別の保存方法は、以下のとおりです。

電子取引データの保存についてチェックしてみよう

国税庁は、2024年1月1日以降にやりとりする電子取引データについて、ルールどおりの運用になっているか、猶予措置の適用対象となるかといった点を確認できるチェックシートを公表しています。

このチェックシートに沿ってYes・Noを選択していけば、各書類をルールに則って保存できているかの確認に役立てられるでしょう。

電子取引データをルールどおりに保存できているかがわかるチェックシート

• ※国税庁「電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください」（2023年7月）

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電子帳簿保存法の対象書類は幅広く、ルールに則って運用するにはさまざまなことに留意する必要があります。電子帳簿保存法への対応に慣れていない初心者にとっては、難しく感じられるケースもあるかもしれません。

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この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）

東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース　代表社員

お客様にとって必要な税理士とはどのようなものか。私たちは、事業者様のちょっとした疑問点や困りごと、相談事などに真剣に耳を傾け、AIなどの機械化では生み出せない安心感と信頼感を生み出し、関与させていただく事業者様の事業発展の「ちから＝フォース」になる。これが私たちの法人が追い求める姿です。

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