「弥生給与 Next」で給与計算業務を内製化。約99％のコスト削減と業務効率化を実現！

1994年に設立したバース・ジャパン株式会社。オランダに本社を構えるバース・グループの日本法人で、フィルム・紙ラッピングシステムや封入封緘システムなど、メーリングフルフィルメントソリューションの販売とアフターサービスを行っている。

現在、同社の従業員数は10名で、佐々木さん1人で給与計算業務を担当。「弥生給与 Next」導入前は、給与計算をはじめとしたバックオフィス業務をすべて外部委託先で実施しており、高額な費用が発生していたという。

「私は過去に従業員数十名規模の勤務先で給与計算業務を自社対応した経験があり、当社でも内製化できると思っていました。そこで、私が前任者から給与計算業務を引き継ぎ、担当に着任したタイミングで社長も交代することとなりましたので、体制の見直しも含めて給与ソフトの導入を検討する運びとなりました」

佐々木さんの労務経験は10年程度。バース・ジャパンで労務業務を担当してからは4年目になる。給与計算ソフトは、過去の勤務先で「弥生給与（デスクトップ）」を利用した経験があり、弥生のソフトを候補に含めて検討した。最終的に「弥生給与 Next」を選んだ理由は、大きく3つあると話す。

「初期設定から給与計算まで直感的に入力できるシンプルな操作感、社会保険料率や労働保険料率の更新がタイムリーに自動反映されて給与計算が簡単な点など、使いやすい点が魅力でした。加えて、他社の給与計算ソフトと比べてコストを抑えて利用できる点も決め手となり、『弥生給与 Next』を導入しました」

同社では2024年3月から「弥生給与 Next」を用いて給与計算業務を行っている。まずは毎月の業務の流れを伺った。

「まず、従業員がExcelの勤務表に勤務状況を入力し、私は提出された勤務表を基に勤務時間などの集計をします。『弥生給与 Next』導入前は、勤務表の集計データを外部委託先に渡して給与計算を行っていたので、作業完了まで1週間ほどかかっていました。導入後は、従業員の入力が終わり次第『弥生給与 Next』に入力すればすぐに給与計算ができるので、数時間で作業が完了します」

「弥生給与 Next」導入前、佐々木さんが特に慎重に対応していたのが、給与の振り込み作業だ。

「給与の振り込み額は、私が1人で銀行のシステムに手入力していました。1日目に入力した内容を、2日目に再確認するなどしてミスがないよう慎重に対応していましたが、心理的な負荷は大きかったです。『弥生給与 Next』導入後は、振り込みデータをエクスポートし、銀行のシステムにアップロードするだけで作業が完了します。これまで2日かけていた作業も、1日で終えられるようになりました」

さらに、給与明細書の配布方法にも良い変化が生まれている。

「これまでは給与支給日に、外部委託先から給与明細書のPDFファイルが添付されたメールが各従業員宛てに送信されていました。しかし、過去の給与明細書を見るにはメールを検索しなければならなかったり、ファイルを開くためにはパスワードの入力が必要だったりと、確認がしづらい状況でした。
現在は、『弥生給与 Next』で給与明細書をいっせいにWeb配信しています。［Web配信機能］で配信日時の予約が手間なく簡単に設定できますし、従業員からも『過去に配信された給与明細書をすぐに確認できるので便利』と好評です」

「弥生給与 Next」導入前の年末調整業務は、保険料控除申告書といった各種控除申告書を紙で配布して取りまとめるまでの作業を、すべてアナログで対応していた。取りまとめた各種控除申告書の確認や年税額の集計作業などは外部委託先で行っていた。

「各種控除申告書への記入や控除額の計算は手書きで行うため、記入ミスがあったときの修正が煩雑になることも。また、お客さま先に訪問している従業員が多く、修正を直接依頼するタイミングが取りづらい点も課題でした。外部委託先に各種控除申告書を提出した後も、不備があるとさらにやりとりが発生するため、かえって作業工数がかさんでいました」

2024年の秋ごろに、「弥生給与 Next」を用いた初めての年末調整を実施。従業員への説明資料には弥生の「年末調整Web申告機能社内展開用フォーマット」を活用した。操作の流れがわかりやすく記載されており、従業員各自でスムーズに申告できたようだ。

「従業員は、Webブラウザーから申告ができて、申告内容の入力や修正が簡単ですし、保険料など控除額の計算も自動で行えるので、作業がラクになったと喜んでいました。申告書に誤りがあっても、私からシステムを通じて修正依頼をかけられますし、外出している従業員はスマートフォンからでも修正できるので、やりとりがスムーズになりました。これまで各種控除申告書の確認・修正作業で3日ほどかけていたところ、1日で対応できました」

また、書類回収後の作業も問題なく対応できたとのこと。

「年税額の計算も、『弥生給与 Next』に登録されている従業員からの申告内容やこれまでの給与データを基に自動計算されるので、集計作業も手間はかかりません。年税額の集計データや法定調書の確認は契約している会計事務所と行うので、外部委託先が行う作業は一切不要となりました」

「弥生給与 Next」の導入などを含めて社内体制を整えた結果、同社のバックオフィス業務はすべて内製化した。外部委託にかけていた費用の約99％を削減したうえで、業務効率化にも結び付いたと、佐々木さんは笑顔で語った。さらに「弥生給与 Next」導入を機に、その他にも良い変化があったという。

「これまで、マイナンバーを含む従業員情報は、すべて外部委託先にも共有していました。給与計算業務の内製化により、従業員の個人情報の外部共有が不要になり、社内のごく限られた従業員のみで情報管理できるようになりました。従業員の住所が変わった、家族が増えたなど、給与情報や社会保険にかかわる状況変更も、私が『弥生給与 Next』を更新するだけで済んでいます。
従業員が新たに入社したときやフレックス制度導入に伴う設定変更なども、FAQに情報がわかりやすく網羅されていたので、社内だけで問題なく対応できました」

最後に、佐々木さんに今後の目標を伺った。

「当社は今後、メーリング＆フルフィルメント市場のみならず、ECや通信会社、物流関係の市場に新しい機器を紹介し、より広範囲な市場に適応した販売会社として成長していきたいという大きな目標を掲げています。
目標の実現に向け、従業員が事業に集中する環境を整えるためには、バックオフィス業務の土台をしっかり固めていくことが必要不可欠です。特に給与は従業員にとって一番大切なものなので、今後も『弥生給与 Next』を活用してバックオフィスの機能を増強し安心して働ける職場環境を構築していきたいと思います」