「弥生会計」と「やよいの給与明細 Next」を連携！給与業務時間が1/2程度に

学生時代に吹奏楽部で活躍された榊本さんは、音楽業界の裏方ともいえる楽譜制作の仕事を選び、周りからの支援を受けて2008年にフォスターミュージック株式会社を立ち上げた。起業当初から「弥生会計」を使用しており、「やよいの給与明細 Next」と連携させることで、業務効率の向上を実感している。

手計算や仕訳入力が面倒で、自動計算できる「やよいの給与明細 Next」を導入決定

吹奏楽の部活動が盛んで強豪校も多い船橋市で起業し、現在第16期を迎えたフォスターミュージック株式会社。社名の「フォスター」には育てるという意味があり、日本の吹奏楽をもっと元気に楽しく発展させたいという思いが込められている。

吹奏楽・アンサンブルの楽譜の通信販売を行う同社の業務内容は、作曲家との楽曲の出版交渉や著作権契約、表記の統一や記号の抜け漏れチェックなどの楽譜校正、楽譜の印刷までの楽譜の制作業務全般、楽曲のPR用の動画配信、そのほかECサイトも運営し、自社作品に限らず国内外の楽譜の取り寄せ販売も行う。同社が出版する楽譜は、主に吹奏楽コンクールや定期演奏会で使われており、まさに吹奏楽を盛り上げる事業を推進している。

榊本さんは、起業前に楽譜を輸入販売する会社で5年ほどPRを担当。そこで知り合った作曲家や学校の先生方とのネットワークが広がり、出版業を勧められたことがきっかけで起業した。現在は、代表を務めながら広報や楽譜制作を行い、バックオフィス業務も兼務している。会社設立当初から、決算や年末調整業務を委託している会計事務所が使う「弥生会計」を導入し、［給与明細書の作成］機能を使い始めた。

「［給与明細書の作成]機能を使った給与計算業務では手計算が必要で、明細書の作成が大変かつ給与計算の仕訳入力にも手間がかかっていました。そこで自動計算できる給与ソフトを探し始め、『弥生会計』と連携できる『やよいの給与明細 Next』の存在を知りました」

なお、会計事務所には「弥生会計」のデータを弥生ドライブで共有し、確認や仕訳の修正をしてもらっている。

給与計算機能と「弥生会計」との仕訳連携機能が、バックオフィス業務をラクにしてくれる！

会社設立から数年間、従業員の勤怠は紙のタイムカードで管理しており、給与計算は勤怠データを確認しながらExcelで行っていたという。数字を扱うのはどちらかというと苦手で、自分で計算するより給与ソフトによる自動計算の方が信頼できます、と榊本さんはほほえむ。

「自動計算をしてくれる『やよいの給与明細 Next』導入後は、給与に関する計算ミスが減ったように感じます。法令改正にも対応しており、自動的にアップデートしてくれる点も頼りにしています。2024年6月からスタートした定額減税への対応には不安がありましたが、『やよいの給与明細 Next』を確認すると、既に定額減税に対応した明細書が作成されていて驚きました。導入前は、自分が計算した結果をチェックしてくれる機能がなく不安でしたが、そのころに比べると随分とストレスフリーになりました」

榊本さんは、仕訳入力の手間を省ける「弥生会計」への［仕訳連携機能］も使っている。具体的な手順としては、まず「やよいの給与明細 Next」で従業員への給与支給が終わったら給与仕訳設定を行い、［仕訳データをダウンロードする］ボタンを押して仕訳データのテキストファイルを書き出す。その後「弥生会計」を開いて［仕訳日記帳］からインポートしている。

「［仕訳連携機能］を使う前は、『弥生会計』上で従業員別に手入力で仕訳を行っていたため、作業に時間がかかっていました。『弥生会計』にインポートするためのデータ作成にも手間取り、Excelでインポートデータを作成するためにマクロを組むこともしていました。『やよいの給与明細 Next』の［仕訳連携機能］を使うようになってからは、入力やデータ作成に使っていた時間を短縮できています」

当然のことながら「やよいの給与明細 Next」で自動計算された数字に誤りはなく、以前のように何度も繰り返し確認せずに済んでいるという。

担当者にとっても、従業員にとっても「やよいの給与明細 Next」の導入はメリットが多い

「やよいの給与明細 Next」で、使い勝手が良いと感じている機能は［やることリスト］だと榊本さんは語る。

「［やることリスト］を見ながら、給与計算業務を進められるのは非常に便利です。［やることリスト］がなかったころは、月1回だけの業務ということもあって記憶を頼りに進めており、手順が前後しがちだったのです。例えば給与ソフトを立ち上げたけど、そもそもタイムカードの打ち漏れがあったことに気付いて1つ前の手順に戻ったりしていました。今は［やることリスト］を1つ1つ確認してチェックを入れてから次の作業に移るので、仕事に無駄がないと感じます」

従業員の給与については、給与の振り込みを代行してくれる［弥生の一括振込サービス］を利用しており、振込手続きの期限に合わせて給与計算を行っているとのこと。こうしたシーンでも業務負担の軽減を実感するという。

「『やよいの給与明細 Next』の導入前は給与計算業務に半日かかり、振込予約の期限にぎりぎり間に合うほどの仕事量でした。今は振込予約まで2〜3時間で終了します。作業時間は1/2程度になりました」

また給与明細書の［Web配信機能］は、榊本さんにとっても、従業員にとってもメリットがあると感じている。

「給与支給日に私が外出していても配信予約をしておけば、自動的に社員やパートに給与明細書を届けられるところが良いですね。紙の明細書だったころは、机の上に置くわけにもいかず、給与支給日の前日や翌日に手渡すこともありました。給与を支給する当日、確実に明細書を届けられるのは楽だと感じます。従業員は給与明細書をWebでもらう方が保管しやすく、さかのぼって確認もできるので導入して良かったです」

加えて、税理士や社会保険労務士から依頼される賃金台帳の提出に応えやすい点もメリットだという。提出依頼は年3回ほどあるが「やよいの給与明細 Next」上からすぐにPDFで提出できて便利だとお話しされた。

給与計算業務の効率化が、本業拡張の力になる。ソフト間の連携に力を入れたい

日本の吹奏楽は海外でも人気があるため、海外からも楽譜の注文が来ます、と榊本さん。たとえ言葉が通じなくても楽譜が届けば演奏してもらえるため、公式Webサイトの多言語化や、海外に向けた業務拡張も考えているとのこと。

本業拡張のためにも外注できる業務は手離したい、と榊本さんは話す。給与・会計業務において、タイムレコーダーはiPadアプリを利用しているが、今後は「やよいの給与明細 Next」と連携できる勤怠システムに切り替えて、さらに効率化したいと語った。

「勤怠データと『やよいの給与明細 Next』が連携すると、手入力による転記ミスが起きる確率は減ると思います。さらに効率性と確実性が上がることに期待しています」

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。