「弥生販売」で請求書・領収書PDF送信！郵送費・印紙代削減と年87時間の時短実現
株式会社アクティブリソース
B to B領域で金属材料の販売を行う株式会社アクティブリソースは、電子帳簿保存法の施行に伴い、2024年から「弥生販売」の［PDF送信］機能を使い始めた。今まで郵送していた納品書や請求書、領収書がボタン1つでPDF送信可能になり、郵送関連業務の作業時間が年間約87時間（従来の約1/3）削減、および郵送費・印紙代など年間約20万円のコスト削減を実現したという。
5年前に「弥生販売」を導入。弥生のチャットサポートに助けられながら、基本操作を習得
ステンレスなどの金属材料を、主に国内の製鉄所に販売している株式会社アクティブリソース。現在の社名に変更したのは5年前のことだが、「約40年前から同事業を行っています」と営業マネージャーの紙村さんは話す。ばね用ステンレスメーカーの子会社として、50 社以上の取引先があるという。
「弥生販売」の導入は、紙村さんが取引先に勧められたのがきっかけだ。
「導入前は社内に販売管理システムがなく、Excelで販売管理を行い、発注書や納品書、請求書に至るまでExcelで作成していましたが、帳票の発行に時間がかかっていたのがネックでした。そこで帳票の発行や販売管理をより簡単に行うために、家電量販店で『弥生販売』のパッケージ版を購入しました。
前任者は、基幹システムの操作に慣れており、すぐに『弥生販売』を習得しました。弥生にはチャットサポートがあり、わからない点があればチャットで回答をもらい、その都度解決していたようです。私はその前任者から教わりながら『弥生販売』の操作を覚えていきました」（紙村さん）
営業も事務担当も活用する「弥生販売」は、主に受発注と請求業務に使われている
「弥生販売」は、営業と事務という職種の垣根を越えて、受発注業務で重宝されている。
「『弥生販売』ではまず、原材料の購買管理を行っています」と、営業担当の紙村さん。同社では原材料の発注と仕入れ時に同ソフトを活用している。
受注時は「弥生販売」に受注商品の詳細を入力。受注を承った営業担当の紙村さんと桑原さんが入力するケースに加えて、事務作業を担う沖田さんが発注書を基に入力するケースがあり、全員が同ソフトを使用する。
同社の請求業務は月に30～40件程度あり、受注時に入力したデータから起票している。「弥生販売」で納品書や請求書を作成するのは事務担当の沖田さんで、同ソフトのプレビュー画面で作成した書類を確認後、PDFで送信する。「以前は紙で送付していましたが、多くの取引先が請求書のPDF化に同意してくださいました」と、沖田さんは話す。現在、紙の請求書を希望されている取引先は1社のみだそう。
さらに同社では「弥生会計」も導入しており、銀行やクレジットカードの取引データを自動的に取り込む［スマート取引取込］機能で、週2回ほど、入金確認業務を行っている。「弥生販売」と「弥生会計」には連動機能があり、「弥生販売」で入力した伝票を基に仕訳を作成し、「弥生会計」に転送することも可能だ。
電子帳簿保存法の施行後、納品書や請求書の［PDF送信］機能を使い始める
約2年前から同社で事務を担当するようになり、販売管理業務に携わるようになった沖田さんは、業務の変遷について次のように話す。
「就任当初は『弥生販売』で作成した請求書や納品書を印刷し、まず取引先にFAXで送付してから郵送していました。書類の封入作業や切手貼付の作業もあり、時間的に負担でした」（沖田さん）
「弥生販売」で作成した納品書や請求書を、PDF送信するようになったきっかけは複数あります、と沖田さんは語る。
「2024年1月から電子帳簿保存法が改正されて、複数のお取引先から、納品書や請求書の電子化への案内がありました。 また、同年10月に郵便切手が値上がりし、さらなる経費削減を見込んで、当社でも12月から『弥生販売』の［PDF送信］機能を使い始めました。」（沖田さん）
［PDF送信］機能の開始を決めてから沖田さんが最初に行ったのは、取引先とやり取りするメールアドレスの回収である。そこでPDF送信への切り替えを伝える周知文を作成してFAXで送付し、未回答だった取引先には電話で確認した。もともと、紙でのやり取りが多い業界ということもあり、社内には「取引先への浸透は難しいのではないか」という意見もあったが、大多数の取引先がPDF送信に同意したという。
作業時間と経費削減を考えると、PDF送信が断然ラク。今後も「弥生販売」の機能を活用したい
［PDF送信］機能の導入メリットは時間面とコスト面に分けられます、と沖田さんは語る。
「作業時間は、導入前より年間87時間（従来の約1/3）も短縮できました。今までは、まず納品書や請求書を印刷し、取引先にFAXを送ってから封入し、切手を貼付して郵送していました。今ではボタン1つでPDF送信できます。コスト面のメリットもあり、PDF送信に切り替えてから年間約20万円の経費を削減できました。今までは送付時に、郵送料、用紙代、封筒代、のり代等がかかっていたのです」（沖田さん）
同社は［PDF送信］機能を、納品書や請求書のPDF送信から使い始めたが、その後、領収書のPDF送付もスタートすることに。
「調べてみたところ、領収書をPDFで送ると収入印紙代が不要になることがわかり、目から鱗が落ちました。印紙を購入する手間もコストも削減できました」（沖田さん）
「さまざまな書類をリアルタイムに送付できるので、営業側もかなり助かっています。今までかかっていたコストも、だいぶ削減できるようにもなりました」（桑原さん）
PDF送信を始めてから、まれに取引先から「届いていない」という問い合わせもあったと桑原さんは話すが、送信履歴を提示すれば納得いただけるケースが多く、大きなトラブルに発展したことはないという。
「『何日の何時ごろに送信していますが、再送信いたしましょうか？』とご連絡すると、『届いていました』と回答されることが多くありました。やはり時間短縮や経費削減を考えたら、圧倒的にPDFで送る方がいいです。」（沖田さん）
同社の展望について、紙村さんは「小さな会社だからこそ、少ない人数で効率良く業務を推進していきたい」と語る。
「大手の会社では難しい小回りの利く営業を堅実かつ確実に行い、チャンスがあれば大きな仕事を取り、会社の売上を伸ばしていきたいです。今後は『弥生販売』を今まで以上に活用しながら、世の中に生き残っていく会社を目指します」（紙村さん）
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本記事の内容は、取材当時のものです。
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- 事業所名
株式会社アクティブリソース
- 所在地
埼玉県さいたま市
- 設立
2020年
- 事業内容
金属材料（ステンレス鋼、一般鋼、黄銅、伸銅など）の販売
「弥生販売」の導入事例
「弥生会計」の導入事例
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