コピー代・印刷代に使える勘定項目と仕訳例まとめ！注意点も紹介

監修者： 奥 典久（奥典久税理士事務所）

2026/01/23更新

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事業を進めるうえでは、プレゼン資料やビジネス文書など、何かとコピー・印刷をする機会が生じます。しかし、こうした際に発生する費用を何の勘定科目で記帳すべきか、悩む経理担当者、あるいは個人事業主の方も多いでしょう。コピー代や印刷代に関する勘定科目には多くの種類があり、事業内容や状況に応じて使い分ける必要があります。

本記事では、コピー代・印刷代の勘定科目の選び方や仕訳の具体例を解説しますので、参考にしてください。

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コピー代・印刷代の勘定科目は状況に合わせて使い分ける

コピー代、あるいは印刷代の勘定科目について、厳密な決まりはありません。そもそも勘定科目は、事業運営においてどういった取引を行ったのかを正確に、わかりやすく把握するためのものです。そのため、基本的には企業、あるいは事業者ごとに自由に設定できます。

ただし、最低限「企業会計原則」という基準に基づいて選択された勘定科目であり、税法上認められる項目である必要があります。また、一度設定した勘定科目は、原則として同様の取引に対して継続的に使用しなければなりません（継続性の原則）。コピー代や印刷代についても、事業内容や状況に応じて適切な勘定科目を選び、一貫性を持って会計処理するようにしましょう。

企業会計原則については、以下の記事で詳しく解説しています。

• 企業会計原則とは？一般原則や守らなかった場合のペナルティを解説

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コピー代・印刷代に使える勘定科目と仕訳例まとめ

コピー代・印刷代の勘定科目には、主に以下のようなものがあります。

コピー代・印刷代と言っても、コピー・印刷を行った費用、インクや紙などの備品を購入した費用、専門業者に印刷を頼んだ費用などさまざまなケースがあり、それぞれ選ぶべき勘定科目は異なります。自社・自事業が行った取引がどのケースに当てはまるのかに応じて、適切な勘定科目を判断しましょう。

ここからは、それぞれの勘定科目を使用する状況について詳しく解説し、仕訳例も紹介します。

消耗品費

「消耗品費」とは、繰り返し使用し消耗するものにかかる費用を仕訳する勘定科目です。1年未満に使用するものか、取得価額が10万円未満のものを購入した際の仕訳に適しています。マニュアルやミーティングの資料などをコピー・印刷するために使用するコピー用紙代・印刷用紙代、インクの費用などが「消耗品費」の例として挙げられます。

また、物品の購入だけでなく、発生頻度が少なく金額も小さい印刷・コピー関連費用も、「消耗品費」での経費処理が可能です。例えば、社内では対応できない大型資料の印刷を年に数回外注するようなケースでは、「消耗品費」に含めても問題ありません。

「消耗品費」については、以下の記事でも詳しく解説しています。

• 消耗品費とは？消耗品・雑費との使い分けや仕訳例を解説

• 参照：国税庁「確定申告書等作成コーナーよくある質問　消耗品費」

「消耗品費」の仕訳例を見てみましょう。たとえば社内マニュアルの印刷に使用する用紙およびインクを現金で購入し、代金として合計2,000円支払った際には、以下のように処理をします。

なお、本記事の仕訳例は、消費税を含む税込方式で記載しています。
実際の記帳の際は、実際に採用している消費税の経理方式(税抜方式または税込方式)に従うようにしてください。

広告宣伝費

会社・事業、あるいは製品やサービスの広告・宣伝目的で支出したコピー代・印刷代については、「広告宣伝費」で処理できます。会社・事業の案内書、あるいはポスター、チラシ、名刺などの作成費用が「広告宣伝費」に当たります。年賀状などでも広告・宣伝の性質を持つ場合は「広告宣伝費」で処理するケースもあります。

もともと「広告宣伝費」は、自社・自事業のマーケティング活動、あるいは製品やサービスの広告・宣伝にかかる費用を経費処理するための勘定科目です。詳しくは、以下の記事をご覧ください。

• 広告宣伝費とは？似ている勘定科目との違いや仕訳例などを解説

• 参照：国税庁「確定申告書等作成コーナーよくある質問　広告宣伝費」

「広告宣伝費」の仕訳は、次のように行います。以下の例は宣伝用パンフレットの印刷代として5,000円支出し、普通預金口座からの振り込みで支払った場合です。

• ※税込方式の仕訳例

印刷製本費

コピー代・印刷代のうち、外部の印刷業者に依頼して発生したものは「印刷製本費」として経費処理します。例えば、社内で対応できない大量印刷や、決算関連書類の印刷、社史の製本など、依頼内容の中心が印刷・製本に関するものであれば、その費用には「印刷製本費」の勘定科目を用いるのが適切です。

その一方で、少量のコピーや印刷を外部に依頼する場合は、先述のとおり、「消耗品費」に含めても問題ありません。ただし、外部業者への印刷依頼が定期的・継続的に発生する場合、より正確な会計処理を行うには、これらの支出を区分して「印刷製本費」として計上する方法が推奨されます。

例えば、社史を50,000円で外部業者に依頼、現金で払ったケースでは、以下のように経費処理します。

• ※税込方式の仕訳例

仕入

販売目的で用いられるコピーや印刷の場合は、その費用を「仕入」の勘定科目で処理することが可能です。商品として売り出す、ポストカードやカレンダーなどの製作にかかった印刷費用などが該当します。

売上につながる費用は、利益計算に直結します。そのため、誤って他の勘定科目で処理すると、正確な売上総利益を算出できなくなるので注意しましょう。

コピー代・印刷代について勘定科目「仕入」で処理する例として、販売用のポストカードの印刷を業者に頼み、普通預金口座からの振り込みで300,000円を支払った場合、以下のように仕訳します。

• ※税込方式の仕訳例

事務用品費

コピー用紙代・印刷用紙代やインク代など、日常的に発生し消耗性があり、事務処理に関連しているコピー・印刷関連費用は「事務用品費」として経費計上できます。

似た勘定科目の「消耗品費」で、すべて経費処理することも可能ですが、「事務用品費」を用いれば事務関連の消耗品とその他の消耗品を区別できるため、費用管理や予算把握に役立てることも可能です。

コピー用紙に関する仕訳は、こちらの記事も参考にしてください。

• コピー用紙代を支払った場合の仕訳例

「事務用品費」の仕訳例を見てみましょう。例えば、コピー用紙を現金2,000円で購入して「事務用品費」で経費処理する場合、次のとおり仕訳します。

• ※税込方式の仕訳例

外注費

印刷の専門業者や製本会社などに業務の一部を委託した場合は「外注費」の勘定科目を使用できます。例えばプレゼン資料やミーティング資料の作成を外注したり、デザインや企画を含めた印刷業務を委託したりといったケースが「外注費」に該当します。

コピー・印刷を外注した際に使用する勘定科目としては、先述したとおり「印刷製本費」も挙げられます。基本的には、印刷や製本の業務が依頼の中心であれば「印刷製本費」、デザイン作成から依頼しているなど印刷や製本以外の業務も含む場合は「外注費」として区分することが可能です。取引内容を細かく管理したい場合は、「外注費」と「印刷製本費」を使い分けるといいでしょう。

「外注費」について詳しくは、以下の記事でも解説しています。

• 外注費とは？給与との違いや区分する基準、仕訳方法などを解説

例えば、プレゼン資料の作成・印刷を外部の業者に依頼し、50,000円を現金で支払った例では、以下のように仕訳します。

• ※税込方式の仕訳例

通信費

「通信費」とは、業務上の通信手段に関する費用を経費処理する勘定科目です。具体的には、切手代やはがき代、電話料金、インターネット利用料などが該当します。

そのため、取引先に送る年賀状、暑中見舞い、あいさつ状などを、印刷会社に依頼して印刷した場合、その印刷費用は通信に関するものとして「通信費」の勘定科目で経費処理できます。また、通信にかかわる特殊な書類である「送り状」のコピーや印刷にかかった費用も、「通信費」として計上が可能です。ただし、年賀状や暑中見舞いなどであっても、広告・宣伝の性質が大きいものは「広告宣伝費」の勘定科目を使用することもあります。

• 参照：国税庁「確定申告書等作成コーナーよくある質問　通信費」

取引先に送る年賀状の作成を印刷会社に依頼し、現金で50,000円を支払った場合の仕訳例は次のとおりです。

• ※税込方式の仕訳例

雑費

コンビニなどで一時的に少量の書類をコピーした際など、頻度が低く、発生する費用が少額のケースでは、勘定科目「雑費」での経費処理もできます。「雑費」とは、継続的ではなく少額で、会社・事業の運営において重要性が低い費用に使う勘定科目です。他の勘定科目に割り振れない場合に使用します。

ただし、「雑費」が多すぎると用途が把握しにくく、税務調査で指摘されることもあるため、注意が必要です。他に当てはまる勘定科目があるのであれば、その項目で経費処理しておきましょう。

「雑費」について詳しくは、以下の記事も参考にしてください。

• 雑費とは？消耗品費との違いや計上時の注意点、仕訳例などを解説

• 参照：国税庁「確定申告書等作成コーナーよくある質問　雑費」

コンビニのコピー機で、50円分のコピーをした場合の経費処理例を紹介します。なお支払いは現金で行ったとします。

• ※税込方式の仕訳例

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コピー代にかかる消費税の課税区分

コピー代・印刷代は、消費税の課税対象となるため、課税仕入として区分経理を行います。コピー代・印刷代の領収書が適格請求書（インボイス）の要件を満たしていれば、消費税の「仕入税額控除」の適用が可能です。仕入税額控除とは、簡単に言うと経費や仕入としてモノやサービスを購入する際に支払った消費税の金額を控除できる制度です。

ただし、免税事業者は消費税の納税義務が免除されているため、消費税の処理を別途行う必要はありません。記帳の際は、税抜金額と消費税額を合算した税込金額で仕訳します。

仕入税額控除については、以下の記事で詳しく解説しています。

• 仕入税額控除とは？インボイス制度の経過措置もわかりやすく解説

• 参照：国税庁「No.6451 仕入税額控除の対象となるもの」

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コピー代の勘定科目での注意点

コピー代・印刷代の勘定科目を扱う際には、いくつか注意点があります。この章では3つの注意点について解説します。

領収書を保管しておく

コピー代・印刷代などを支払ったら、領収書、あるいはレシートを必ず受け取って管理しましょう。領収書やレシートは、税務調査が行われた際に、費用が発生したことを明らかにできる証拠です。

またこれらの書類は、所得税法148条や法人税法126条の規定によって、保管が義務付けられています。なお保管期間は、法人は原則7年間です（欠損金（赤字）が生じた年度においては10年間）。それに対して、個人事業主のうち、確定申告を青色申告で行っている方は7年間（事業所得・不動産所得の前々年分の額面が300万円以下なら5年間）、白色申告を行っている方は5年間、保管しなければなりません。ただし消費税の課税事業者の場合は、白色申告の方でも7年間保管する必要があります。

• 参照：e-GOV「所得税法（青色申告者の帳簿書類）第百四十八条」
  参照：e-GOV「法人税法（青色申告者の帳簿書類）第百二十六条」
  参照：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
  参照：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
  

社内でのルールを決めて仕訳を行う

会社によっては、会計処理の担当者が複数人いるケースもあります。そのため、仕訳の間違いを防ぐためにも、社内で統一したルールを設けておくことが大切です。あらかじめルールを定めておけば、担当者によって処理方法が異なるといった事態を避けられます。コピー代・印刷代を経費としてどのように扱うか、使用する勘定科目をどうするかといった点を社内で共有し、共通の基準を持つようにしましょう。

勘定科目を決めたら変更しない

どのコピー代・印刷代にどの勘定科目を使うかを決めたら、以降は変更せずに運用することが求められます。これは、会計処理を行う際に遵守すべき企業会計原則の1つとして「継続性の原則」が定められているためです。勘定科目を途中で変更すると、過去との比較が難しくなり、正確な財務管理ができなくなってしまいます。監査や税務調査で不要な指摘を受けないためにも、一度設定した勘定科目は継続して使用するようにしましょう。

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コピー代・印刷代の勘定科目に関するよくある質問

経理担当者や個人事業主の方が、コピー代や印刷代を経費として処理する際によく抱く疑問を分かりやすく解説します。

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コピー代・印刷代の勘定科目はルールを決めて正しく計上しよう

コピー代・印刷代に関連した勘定科目は複数あり、事業の内容や状況に応じて使い分ける必要があります。さらに、取引内容をどの程度細かく管理するかによっても異なるため、どういったコピー代・印刷代をどの勘定科目で経費処理するのか、社内でルールを決め、統一して運用することが大切です。

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この記事の監修者奥 典久（奥典久税理士事務所）

奥典久税理士事務所 代表

簿記専門学校で税理士講座講師として勤めたのち、会計事務所で勤務。その後独立し、奥典久税理士事務所を開業。相続（贈与）対策や事業承継コンサルティング経営、財務コンサルティングから各種セミナーなど、幅広く税理士業務に従事。