請求書に電子印鑑は押印できる？無料での作り方も解説
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近年、請求書をはじめ取引関係書類を電子メールやクラウド上で送ることは、日常的なやりとりとなってきています。従来のように書類を印刷し、押印する業務は手間がかかるため、効率化のためにも電子印鑑を請求書に使用したいと考える方も多いでしょう。電子印鑑は請求書に活用できるものですが、無料のものと有料のものがあります。無料の電子印鑑は気軽に活用できる一方、有料の電子印鑑ほど機能が充実していないといった注意点もあります。
本記事では請求書に使用する電子印鑑の種類の違いや無料で作成する方法の他、そのメリット・デメリットを解説。電子印鑑に効力を持たせるうえで押さえるべきポイントも併せて紹介します。
電子印鑑とは、印影を電子データ化したもの
電子印鑑とは、会社印などの印鑑の印影を電子データ化したものです。印鑑は、はんこと同じものだと誤認されることもありますが、銀行や役所などに登録した銀行印や実印の印影を指します。はんこは印影を押す道具のことであり、印鑑は押された文字や絵のことです。
電子印鑑は、WordやPDFなどの電子データの文書に押印することができ、電子帳簿保存法やe-文書法で電子化が認められている文書に対して、実物の印鑑と同じ役割を果たします。
電子印鑑は文書の改ざんを防いだり、本人確認をするための重要なツールでもあるのです。
以上の理由から、電子データの請求書などに電子印鑑を押印することは望ましい行為といえます。
なお、商取引で電子印鑑を押印しなくてはならないという義務はありません。これは紙の請求書にも共通しており、適格請求書（インボイス）を発行する場合も同様です。
電子印鑑は、電子データの請求書に絶対に必要？
電子データで作成した請求書への電子印鑑の押印は、絶対に必要ではありません。しかし、電子データで作成した請求書に電子印鑑を押印する企業は多いといえます。なぜ多くの企業は、絶対に必要ではない電子印鑑を使用するのでしょうか。
電子印鑑が使用される理由としては、日本の商習慣が考えられます。日本には文書に押印する商習慣があり、押印は正式な文書の証明として用いられてきました。企業によっては押印のない文書は正式なものと見なさないケースもあるため、企業間取引では押印することがベターと考えられているのです。
企業間取引での商習慣は守るべき礼儀にも近いため、電子データの書類に電子印鑑を押印することは、望ましい行為といえるでしょう。
電子印鑑の種類
電子印鑑は、印影を画像化した電子印鑑と、印影に識別情報を保存した電子印鑑の2種類に分けられます。
それぞれかかるコストや法的効力の強さが異なるため、それぞれの違いを確認していきましょう。
印影を画像化した電子印鑑
印影とは、朱肉をつけたはんこを押印した際に残る跡のことです。印影をスキャンしたり、スマートフォンのアプリで取り込んだりすることで画像データ化し、電子印鑑作成用のフリーソフトやWord、Excelなどで電子印鑑として作成します。
無料で作成できるというメリットがある一方で、本人証明とはならないため法的効力は弱く、重要書類には使用できないケースもあるため注意が必要です。
印影に識別情報を保存した電子印鑑
有料のツールやソフトウェア、電子契約サービスの付随機能などを使用して作成できる電子印鑑には、押印した人や押印日時などの識別情報を保存することが可能です。識別情報を保存することで本人が押印したという証明ができるため、法的効力も持っています。
このタイプの電子印鑑であれば、契約書や会計・雇用関連といった重要書類に使用しても、法的効力があるため安心です。
電子印鑑を無料で作成する方法
認め印としての範囲で使用するのであれば、無料の電子印鑑でも問題はありません。ここでは、電子印鑑を無料で作成する方法を紹介します。
電子印鑑を作成する無料のWebサービスなどを利用する
電子印鑑を作成するWebサービスを利用すれば、無料で簡単に認め印の電子印鑑を作成できます。
PDFファイルに直接押印できるスタンプ機能をデフォルトで搭載したサービスもあるため、PDFデータで請求書をやりとりする際にも重宝するでしょう。
印影の画像を取り込んで作る
紙に押印した印影の写真をスキャンして取り込み、その画像データを使って電子印鑑を作成することもできます。写真をデジタル端末に取り込んだら、トリミングや背景の透過などの加工を施すことで電子印鑑にすることが可能です。電子印鑑の作成に使う画像は、スキャナがない場合はスマートフォンで撮影した写真データでも問題ありません。
WordやExcelで自作する
電子印鑑は、WordやExcelの図形作成機能を使うことでも作成できます。ここではWindowsにおける、WordやExcelを使った電子印鑑の作成手順を紹介します。
まずはWordやExcelを開き、「挿入」タブにある「図形」ボタンを選択し、円形を挿入します。枠線の色を朱色に変更したら、好みの枠線の太さに調整してください。枠の中に名前を入れたら、フォントやサイズを調整してデザインを整えます。
次に、作成した図形と文字を選択し、右クリックで表示される「図として保存」を選択し、JPEGやPNGなどのファイル形式で保存すれば、電子印鑑として活用できます。
フリー（無料）ツールで作る
電子印鑑を作成できる、Web上のフリー（無料）ツールを使うのも1つの方法です。ソフトをインストールして使うものもあれば、ブラウザ上で作成できるものもあるため、用途や好みに合うツールを探してみましょう。
フリーツールであれば、自作するよりも手軽に認め印や角印などの電子印鑑が作成可能です。フォントやカラーを変更できたり、自動で背景を透過したりできる便利なツールもあります。
ここでは、フリーツールを4つご紹介します。
クリップスタンプ
「クリップスタンプ
」は、インストールすることで、WordやExcelなどのソフト上で使用できるフリーソフトです。5種類の電子印鑑を作成でき、インストールから作成完了までの操作も簡単な点が魅力です。
電子印影
「電子印影」は、Webページ上で作成した印影画像を、電子印鑑としてダウンロードできるサービスです。ソフトウェアのインストールが面倒だと感じる際には重宝するでしょう。
印鑑透過
「印鑑透過」は、Webページ上で名字を入力すれば、すぐに印影画像をダウンロードできるサービスです。
作成できるのはカジュアルな印象の認め印であるため、社内の書類や回覧用の電子印鑑を作りたい場合に使うことをお勧めします。
おまかせ電子印鑑2 Free
「おまかせ電子印鑑2 Free」は、認め印・三文判、データネーム印、ビジネス印、ユーザー印の4種類の電子印鑑を作成できるフリーツールです。有料の「おまかせ電子印鑑 2」にアップグレードすると、印鑑用の本格的なフォントが30書体も使えるようになり、さらに作成できる印鑑の種類も10種類に増えます。
- ※上記の無料サービスはサービスが予告なく停止する可能性もあります。上記の無料サービスの提供期間については、各サービスを確認してください。
無料の電子印鑑のメリット
無料の電子印鑑を導入すると、具体的にどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、3つのポイントに分けて無料の電子印鑑のメリットを見ていきます。
作成コストがかからない
電子印鑑は、ここまで解説してきたように無料で作成することができます。Webページ上のサービスやフリーツールの他、WordやExcelで作ることも可能であり、電子印鑑作成のためにコストをかけて新たなツールを導入する必要はありません。
自由なデザインで作成できる
電子印鑑は、比較的自由なデザインで作成できる点も魅力です。WordやExcelで好みのデザインに加工できる他、電子印鑑作成ツールもデザインの自由度が高いツールがあります。好きなフォントやレイアウトに調整したり、日付を入れて日付印にしたりすることも可能です。自分の好きなようにカスタムできるため、オリジナリティのある電子印鑑を作ることができます。
業務効率化につながる
近年は多くの企業が請求書などの取引関係書類を電子メールやチャット、クラウド上などでやりとりするようになり、電子印鑑を活用できるシーンも増えています。あらかじめ電子印鑑を作成しておき、いつでもパソコン上で押印できる状態にしておけば、紙に印刷して押印したものをスキャンするような手間が省けて、業務効率化につながるでしょう。
また、電子印鑑は、環境保全やテレワークの推進などにも貢献します。従来は紙でやりとりしていた書類を電子化し、電子メールやチャットで授受できるようになればペーパーレス化につながり、印刷代や郵送代も削減できます。紙の書類への押印のために出社する必要もなくなることで、テレワークの推進にも貢献することでしょう。
無料の電子印鑑のデメリット
無料の電子印鑑には、使用前に押さえておきたい注意点もあります。無料の電子印鑑は、これから紹介するデメリットも踏まえて利用してください。
偽造される危険性がある
無料で作成した電子印鑑はあくまで画像データであるため、コピーや偽造をすれば誰でも使えてしまいます。自作した電子印鑑でも、他人がデザインやフォントを合わせて作ってしまえば見分けることは困難です。
また、本人でなくても電子データの請求書などに電子印鑑を押すことは可能です。電子印鑑による押印だとしても、一見しただけではなりすまされてしまうリスクはあります。
見栄えに欠ける可能性がある
無料の電子印鑑は気軽に作成ができる一方、デザインのテンプレートの種類が限られています。ビジネスの取引で使用しても恥ずかしくないデザインの電子印鑑ができるか否かは、デザインを担当する人のセンスにかかってきます。無料の電子印鑑では、見栄えに満足できる電子印鑑を作ることができない可能性もあるでしょう。
取引先に受け入れてもらえない場合がある
各種書類の電子化に伴い電子印鑑も徐々に普及していますが、すべての取引先が電子印鑑を活用していたり、許容していたりするとは限りません。
特に、無料の電子印鑑は法的効力も弱いため、事前の相談もなく使用すると取引先からの印象を損ねてしまう可能性があります。
無料の電子印鑑が請求書の押印にお勧めできない理由
無料の電子印鑑は、電子データの請求書への押印にはお勧めできません。その理由は、無料の電子印鑑ではセキュリティが不十分であるためです。
無料で作成できる電子印鑑は単なる画像データにすぎないため、セキュリティ対策が不十分といえます。
もし、不正アクセスやサイバー攻撃などのリスクにさらされたとしても、それらの多くはリスクを防ぐための機能が備えられていません。電子印鑑としてのセキュリティ性を高めるためには、コストをかける必要があります。
また、無料かつ手軽に作成できる電子印鑑は、ここまで解説してきたようにデータ内に識別情報が保存されておらず、タイムスタンプも付与されていないため、誰でも比較的簡単に同じものを作成できます。
同じツールを使用したり、書類や印影をコピーしたりすれば、見分けのつかない同一の電子印鑑を手軽に作ることもできるでしょう。偽造した電子印鑑が悪用されたとしても、単なる印影データである以上は、その電子印鑑の真偽を判断することは困難です。
上記のような理由から、電子データの請求書の押印に使うのであれば、識別情報を保存した有料の電子印鑑を利用したほうが望ましいでしょう。
電子印鑑に効力を持たせるうえで大切なこと
ここまで解説してきたように、電子データの請求書に押印するのは、法的効力の強い電子印鑑であることが望ましいといえます。
電子印鑑に効力を持たせるためのポイントは、「電子証明書」と「タイムスタンプ」の2つを付与することです。それぞれの要件を詳しく見ていきましょう。
電子証明書の付与
電子印鑑の法的効力を高めるための条件としてまずあげられるのは、本人性の証明です。
電子署名法第二条にも「当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること」と記載されているように、法的効力が認められるためには、その電子印鑑が所有者本人のものであることを証明できる必要があるのです。
本人性を示すには、国の指定する認証局から発行される電子証明書を付与する必要があります。電子証明書は印鑑証明書や公正証書と同じ位置づけで、電子印鑑に電子証明書が付与されれば所有者の特定ができるしくみとなっています。
タイムスタンプの付与
電子印鑑の法的効力を高めるには、その電子印鑑が押印された時刻に文書が確実に存在し、押印後に改ざんされていないことを証明する必要もあります。
電子署名法第二条にも「当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること」と記載されており、紙の文書と比較して改ざんのしやすい電子データの文書は、電子印鑑の押印された日時の特定ができなければ法的効力も弱くなってしまうのです。
しかし、電子印鑑にタイムスタンプを付与すれば、その文書の押印された時刻が特定できるようになり、文書の存在性および非改ざん性も証明できるようになります。
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出典：e-Gov法令検索「電子署名及び認証業務に関する法律」
タイムスタンプの仕組みや注意点はこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
電子印鑑を活用すれば、業務効率化につながる
電子印鑑には無料で作成できるものもありますが、無料の場合は法的効力が弱くセキュリティ性も低いため、あくまで社内で使用する認め印などの範囲にとどめるべきだといえます。重要書類や請求書などの取引関係書類に電子印鑑を押印するのであれば、本人が押印したという証明ができるタイムスタンプも付与された有料の電子印鑑の活用をお勧めします。
電子印鑑は、ビジネスシーンによって上手に使い分けて、業務効率化やペーパーレス・テレワークの推進などに活用していきましょう。
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