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請求書がもらえない時はどうする?インボイス制度での対処方法を解説

監修者:中川 美佐子(税理士)

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ビジネスにおいて、請求書は取引の証拠資料のひとつとして経理業務を円滑に進めるための重要書類です。しかし、取引先から請求書を発行してもらえないケースもあり、困っている方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、請求書がもらえない場合の対処方法や、代わりに取引内容を証明できる書類などについて解説します。この記事を読むことで、請求書がもらえない場合の対策と、経理業務をスムーズに進める方法がわかります。

請求書は絶対に必要?もらった方がいい理由とは

前提として、請求書は絶対に必要な書類ではありません。取引内容を証明できれば、請求書以外の形でも経理処理などには対応できます。とはいえ、取引先から請求書をもらった方がいいのは確かです。その理由としては、以下が挙げられます。

取引先との取引の証明になる

請求書は、支払金額や取引内容などの詳細が明記されており、取引の証明資料として非常に重要です。請求書があることで、取引内容やその金額などをお互い正確に認識したうえで支払い処理が行えるようになり、後になって「代金はいくらか」などの不明点やトラブルが生じることを避けられます。特に大口取引や継続的な取引の場合、書面での証拠があった方が安心です。

経理業務を適切に行える

請求書は、発注者側にとって経理業務を適切に行うためにも役立ちます。請求書には取引先、取引日、金額、内容など、経理処理に必要な情報が一括して記載されているからです。これらを確認しながら経理業務を行うことで、支払い漏れや記帳ミスなどを防ぎつつ、スムーズに作業を進められます。

請求書が発行されない場合のインボイス制度への対応方法

2023年10月からインボイス制度が開始されました。適格請求書(インボイス)が発行されない場合、仕入税額控除を受けることが難しくなることがあるため、対応が必要です。ここでは、取引先から適格請求書(インボイス)がもらえない場合の対応方法を解説します。

インボイス制度では適格請求書(インボイス)が必要に

インボイス制度では、請求書の形式が区分請求書から適格請求書(以降はインボイスと表記)に変更されました。インボイスでは、従来の請求書の記載項目に加え、発行事業者のインボイス登録番号、適用税率、税率ごとに区分した消費税額などの記載が必要です。これらの項目が正しく記載されたインボイスを取引先から受け取り、その受領請求書を適切に保存することが求められます。

ただし、インボイスには先述のとおりインボイス発行業者として税務署から認められたことを示す「インボイス登録番号」の記載が必要なので、発行できるのは登録事業者のみです。登録事業者でない事業者からは、従来どおりの請求書を受領することになります。この場合、自社の仕入控除税額にかかわり、消費税の納税額に影響します。まずは、取引先の状況を確認することが大切です。

インボイス(適格請求書)の発行が免除されるケース

インボイス登録事業者からはインボイスが発行されることが原則ですが、特定のケースではインボイスの発行が免除される取引があることを把握しておく必要があります。具体例としては以下のようなケースです。

  • 3万円未満の公共交通機関の交通費
  • 適格簡易請求書の記載事項が含まれている入場券などが使用の際に回収される取引
  • 家賃などの継続取引

参照:国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A|2 交付義務の免除新規タブで開く(p.1)」

参照:国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A|3 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合新規タブで開く(p.1)」

参照:国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A|2 請求書等の保存新規タブで開く(p.22)」

参照:e-Gov「消費税法施行令第70条の9新規タブで開く

交通費や入場券について免除が認められているのは、事業の性質を鑑みてのことです。

他方で、家賃などの継続取引に関しては、一定期間の取引をひとつのインボイスにまとめる、複数の資料でインボイスの記載項目に該当する情報を満たして代替する、といったことが認められています。

賃貸契約書にインボイスの記載事項の一部が記載されていれば、その契約書類と取引が実際に行われた証拠書類を併せて用意することで、取引ごとのインボイスの発行は免除される形です。

インボイス(適格請求書)が発行されない場合の会計処理方法

上記のケースでインボイスをもらえない場合、支払い側は仕入れ税額控除を受けるために、以下のような対応が必要です。

3万円未満の交通費:インボイスがなくても、帳簿にその出費を「3万円未満の鉄道料金」などと記載することで対応できます。

入場券:インボイスがなくても、帳簿に「入場券等」などと記載することで対応できます。

家賃:賃貸契約書などにインボイスの記載事項の一部が含まれていれば、その書類と、通帳または銀行の振込金受取書などの支払いの事実を示す書類を併せて保存することで対応できます。インボイス制度開始前に賃貸契約を交わしており、賃貸契約書が古いままの場合、まずはインボイスの要件を記載した契約書を新たに発行してもらいましょう。

請求書がもらえない場合に必要なもの

インボイス制度の導入により、受領側としてはインボイスを受け取ることが求められます。しかし、取引先が登録事業者でない場合、通常は請求書が発行されるような取引でも請求書がもらえないことがあります。そのような場合でも、取引内容さえ証明できれば問題ありません。具体的には、「領収書」や「振込明細・通帳の記録やクレジットカードの利用明細」などを保存することで、請求書の代替とすることが可能です。

領収書

請求書の代替書類として最も一般的なのは領収書です。領収書は、支払いを受けた側が発行する書類であり、取引の成立を示します。領収書には日付、発行者名、取引内容、金額、相手先名などが記載されており、税申告における証憑書類としても利用できます。先方から請求書がもらえない場合は、まずは先述の項目を満たした領収書を発行してもらえるように交渉しましょう。高額な取引では、収入印紙が貼られて割印されることも必要です。なお、領収書の発行を受けるのが難しい場合でも、レシートがあれば代替資料にできます。

振込明細・通帳の記録やクレジットカードの利用明細

銀行振込やクレジットカード払いの場合、その場で領収書が発行されないことがあります。このような場合、振込明細書や通帳の記録、クレジットカードの利用明細が取引内容を証明する書類となります。ただし、これらの書類は取引の内容までを詳しく示していないため、帳簿にしっかりと取引内容を記録しておくことが必要です。

以上のように、請求書がなくても取引内容がわかる書類があれば税務調査などで問題になることはありません。とはいえ、冒頭で述べたとおり、請求書をもらった方がさまざまな面で安心感があるので、請求書を受領・保存できた方が望ましいことは念頭に置いておきましょう。

請求書がもらえない時は取引を証明できる書類を発行してもらおう

請求書がもらえない場合は、領収書などの取引内容が証明できる資料を受領・保存することで経理および税務上の問題を回避できます。インボイス制度関連でも、電車やバスへの乗車ではインボイスが発行されないなどのケースがありますが、その場合の対応策は国税庁などが公表しているので、慌てずしっかり調べて対応しましょう。

なお、請求書などの帳票は、弥生が提供しているクラウド型の請求書作成ソフト「Misoca」を活用すると簡単に作成・管理できます。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応していますので、ぜひ導入を検討してください。

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この記事の監修者中川 美佐子(税理士)

税務署の法人税の税務調査・申告内容の監査に29年勤務後、令和3年「

たまらん坂税理士法人新規タブで開く」の社員税理士(役員)に就任。法人の暗号資産取引を含め、法人業務を総括している。

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