見積書と納品書､請求書の違いは？それぞれの役割と発行のタイミング

2024/11/05更新

見積書・納品書・請求書は、どれも企業間の商取引に欠かせない証票です。それだけに、各の役割や発行タイミングの違いなどについて正確に理解していないと、取引に支障が生じかねません。そこで本記事では、見積書・納品書・請求書の違いを解説します。それぞれの違いを知ることで、商取引におけるトラブルを減らすことが可能になります。

目次: 見積書・納品書・請求書とは？役割と違い; 見積書・納品書・請求書の発行タイミング; 一般的な取引の流れをおさえておこう; 見積書と請求書の金額が一致しないケースもある; 納品書と請求書は1つにまとめることも可能; 見積書・納品書・請求書のテンプレートを活用しよう; 見積書・納品書・請求書の違いと役割を理解しよう; クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる

見積書・納品書・請求書とは？役割と違い

見積書・納品書・請求書とは、以下のような役割をもった帳票を指します。

見積書：商取引前に取引先に対し、取引内容や数量、価額などを提示する証票。
納品書：取引先に対し納品した商品・サービスの詳細を記載した証票。
請求書：取引先に対し取引の代金を請求する証票。

それぞれの詳細な役割は以下のとおりです。

見積書の役割

見積書は、受注者が取引先（発注者）に対して納品する商品やサービスの単価、納品の期限、その金額を事前に提示するためのものです。その主な役割としては以下の2つがあげられます。

トラブルを避ける

見積書を発行することで、取引内容や納期、金額などに関する認識の共有が可能です。これにより、後になって「想定より金額が高い」などのトラブルが生じるリスクを減らせます。

取引先（発注者）にとって取引の判断材料になる

見積書は、取引先にとってその商品・サービスを注文するか否か検討するための重要な判断材料です。特に高額の商取引の場合は、複数の会社に見積書の発行を依頼しどこが最適か比較検討する、相見積もりを用いる場合があります。

納品書の役割

納品書は、受注者が注文された商品・サービスを納品したことを確認するための証票で、その主な役割としては以下の2つがあげられます。

納品内容の確認

納品書に記載される情報は、納品先、発行日、納品物の内容や数量、単価と合計金額などです。これらの情報をもとに、発注者は納品内容をチェックし、注文した物が過不足なく届いているかを確認します。

取引の証明とトラブル防止

納品書には、納品物がしっかり授受されたことを証明する役割もあります。納品書がないと、「納品した/されていない」といったトラブルが発生するリスクが高まります。納品書を発行することで、納品が確実に行われたことを客観的に証明できるため、こうしたトラブルを未然に防ぐことが可能です。

請求書の役割

請求書は、商品やサービスを納品した後に、発注者へ代金の支払いを求めるために必要です。その主な役割としては以下の2つがあげられます。

代金の支払い請求

請求書には、請求内容やその単価・合計金額、請求代金の振込先、支払い期限などが記載されます。これらの情報を明確に提示することで、発注者に対して正確な支払いを求めることが可能です。

支払い漏れの防止

上述のとおり、請求書には支払期日が明記されているため、発注者側は支払いのスケジュールを確認し、期日までに計画的に支払いを行いやすくなります。これにより、受注者は安定したキャッシュフローの確保が可能です。

見積書・納品書・請求書の発行タイミング

それぞれの帳票は、役割だけでなく、発行タイミングも異なります。取引をスムーズに進め、トラブルを防止するためには、正しいタイミングで発行することが重要です。

見積書を発行するタイミング

見積書は商取引の最初に発行されます。商品・サービスの契約が成立する前の検討段階で、取引先（発注者）が金額や納期などの諸要素を確認できるように見積書の提示を求める形です。見積書をもとに依頼主と発行者の間で手続きや交渉が行われるため、注文を請ける側はなるべく迅速かつ正確に発行することが重要です。

納品書を発行するタイミング

納品書は受注者側・発注者側ともに納品物に間違いがないか確認するために使用するので、その発行タイミングは受注者は商品の納品時、発注者側は商品の到着時もしくは到着直後が理想です。商品が現物の場合は、納品物と同梱して送付する場合もあります。また、納品物より先に納品書が到着してしまうと、トラブルに発展しかねないので、発行時期に注意が必要です。

請求書を発行するタイミング

請求書の発行タイミングには、「掛売方式」と「都度方式」の2種類があります。掛売方式は締め日を設定し、その時期に合わせて請求する方法です。定期的な取引がある場合に適しています。都度方式は納品ごとに請求書を発行する方法です。企業では一般的に掛売方式が採用されていることが多いですが、単発取引の場合は都度方式が採用されることもあります。

「掛売方式」と「都度方式」とは？請求書発行のタイミングや方法を解説

一般的な取引の流れをおさえておこう

見積書・納品書・請求書はそれぞれまったく異なる役割を担っています。まずは仕事の取引の流れを確認しておきましょう。

通常の取引の流れは以下のようになります。

1.

取引先からの見積もり依頼に対し見積書を提示。
2.

見積書の内容で合意ができたら契約を取り交わす。
3.

商品の納品（納品時に納品書を送付）。
4.

請求書の発行・送付。
5.

代金の回収

見積書と請求書の金額が一致しないケースもある

事前に見積書を発行しても、必ずしも見積書と請求書の金額が一致するとは限りません。例えば、商品の価格変動や予想外の工数増加などがあれば、見積書で提示した金額以上の請求になるケースがあります。

ただし、請求書を発行する際に、受注者側が一方的に金額を変更するのは非常識であり、取引先との信頼関係を損なう行為です。そのため、請求金額の変更が必要な場合は、必ず先方と話し合い、了承を得たうえで行いましょう。発注者側は、もしも前置きなしに請求金額が見積書から変更されていた場合には、受注者に事情を確認しましょう。

納品書と請求書は1つにまとめることも可能

納品書と請求書は、「納品書兼請求書」という形でひとつに統合することも可能です。ただし、掛売方式の場合、納品書と請求書は発行タイミングが異なるので、納品書と請求書をひとつにするのは基本的に都度方式（単発取引）の場合に限られます。

なお、納品書兼請求書は、納品書のみ・請求書のみの場合と同じく、一定期間の保存が必要です。法人の場合は法人税法で7年間、会社法では10年間の保存義務が課せられています。個人事業主の場合は原則5年間の保存が必要です。納品書と請求書をまとめることは、発行・保管の手間や管理のしやすさという面でメリットがあります。

ちなみに見積書の場合、法人は原則7年、個人事業主は原則5年の保存が必要です。

見積書・納品書・請求書のテンプレートを活用しよう

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見積書・納品書・請求書の違いと役割を理解しよう

見積書・納品書・請求書は、それぞれ異なる役割をもっており、それに応じて発行タイミングも異なります。そのため、取引を円滑に進め、取引先との信頼関係を築くためには、各帳票を適切な方法やタイミングで発行することが欠かせません。

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