送った請求書の宛名が違う時の対処方法とは？再発行の手順やポイントを解説
監修者： 中川 美佐子（税理士）
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請求書の宛名を間違えるというミスは、取引先とのトラブルの原因になります。間違いに気付いたら、直ちに対応することが肝心です。本記事では、宛名ミスがもたらすリスクや具体的な対処法について詳しく解説します。また、請求書再発行時の注意点についても具体的に紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
請求書の宛名が違うとトラブルの原因になる
宛名が間違っている請求書は、原則として無効です。取引先がそれに基づいて支払ったとしても、事業経費として認められず、税務申告に支障をきたすおそれがあります。また、宛名のミスによって事務処理が遅れることがあり、その結果、支払いも遅延して取引先に迷惑をかけるリスクが高まります。
このように、宛名の間違った請求書は取引先に大きな影響を与えてしまいかねないため、迅速な対応が求められます。
請求書の宛名が違う時の対処方法
請求書の宛名が間違っていることに気付いた場合、取引先に迷惑をかけないために迅速な対応が求められます。以下では、具体的な対処方法について詳しく解説します。
請求書の宛名が違う場合は再発行する
請求書は税務申告の際にも欠かすことのできない重要な書類です。宛名の間違いを放置すると後々問題に発展する可能性があります。したがって、速やかに取引先へ書類が誤っていることを連絡し、取消分と正しい請求書を発行して、再発行した請求書を取引先へ素早く送付する対応が基本となります。間違っている部分を二重線や修正テープで訂正する方法は、取引先に対し失礼に当たりますし、文書の改ざんと見なされる可能性があるため避けてください。
適格請求書（インボイス）の訂正も再発行で対応
適格請求書（インボイス）の宛名などに誤りがあった場合も、発行事業者側で取消・再発行した請求書を再発行する必要があります。適格請求書（インボイス）を受け取る側は、取消分と再発行分の請求書を保存すれば問題ありません。発行者側は元の請求書と再発行分の両方を保管し、訂正内容を明確にしておく必要があります。元の適格請求書（インボイス）を廃棄してしまうと、受領者側が仕入税額控除を受ける際に不備が生じる可能性があるためです。
請求書の宛名の違いを指摘された際の対応手順
請求書の宛名が違っていると取引先から指摘を受けた場合、迅速かつ適切に対応することが信頼関係を維持するために重要です。以下では、具体的な対応手順について詳しく解説します。
取引先に電話やメールで謝罪をする
取引先からの指摘で記載ミスが発覚した場合、すぐに謝罪を行うことが最初のステップです。謝罪には迅速さが求められるため、まずは電話で謝罪したうえで対応するのが好ましいです。次に、間違いのあった請求書を特定し、さらに宛名以外にも誤りがないかを確認する必要があります。請求日、請求書の通し番号、製品名、数量、金額など、請求書に記載している項目を細かくチェックすることが大切です。
そのうえで、取引先にはどのように修正するか、再発行した請求書がいつ届くのか、郵送の場合はどのくらい時間がかかるかを明確に伝えます。郵送や電子メールといった方法のうち取引先の希望を確認し、できるだけ迅速に再発行することが信頼回復にあたっての重要なポイントです。また、謝罪のみにとどまらず、再発防止策についても具体的に説明することで、取引先の不安や不信の解消につながります。
修正した請求書を再発行して送る
謝罪を済ませた後は、誤りを修正した請求書を早急に再発行し、取引先が郵送やメールを希望されている場合は、取引先に送付してください。再発行する際には、誤った部分を正しく訂正し、取引先へ伝えておいた期日までに確実に届くよう手配します。特に郵送の場合、平常時で1週間ほど、年末年始や長期休暇期間中はさらに時間を要する可能性もあるため、早急な対応が求められます。
なお、急ぎの場合は郵送ではなく、請求書を電子化したうえでメールに添付して送ることも1つの方法です。ただし、この方法を取る場合、取引先の了承が実務上不可欠です。また、改ざん防止のために請求書をPDF化して、送付する際にパスワードを設定するなどセキュリティに配慮する必要があります。
いずれの方法を取るにしても、迅速かつ誠実な対応が、取引先との信頼を維持するうえで欠かせません。
再発防止のため対策をする
再発防止に向けた対策は、企業の信頼を守るために不可欠です。請求書の宛名のミスが発覚した場合、すぐに上司に報告し、社内で情報を共有することが重要です。そして、部署や関係者が連携して再発防止に取り組む体制を構築しましょう。
具体的には、請求書を送付する前に社内でダブルチェックを経ることが望ましい方法です。作成者自身によるチェックに加えて、文書の作成に慣れている社員や取引内容を熟知した社員が関わることで、より客観的かつ精度の高いチェックが可能となります。こうした部署全体でのダブルチェック体制を確立すれば、ミスの発生を減らすことが可能です。
修正した請求書を再発行する際の注意点
請求書を再発行する際には、取引先に混乱を招かないよういくつかの注意点を押さえておく必要があります。以下では、再発行する際に気を付けるべき具体的なポイントについて詳しく解説します。
再発行した請求書であることを記す
請求書を再発行する場合、「再発行」である旨をわかりやすく記し、訂正前の請求書との重複を防がなければなりません。例えば、タイトルを「請求書（再発行）」と変更したり、「再発行」の赤文字スタンプを押したりと、再発行であることが取引先にもはっきりと判別できるようにしてください。こうした明示がないと、取引先が重複して請求書を受け取った際に、同じ内容を二重に支払う可能性があるためです。
請求書番号は枝番を振る
再発行した請求書には、元の請求書と区別するために請求書番号に枝番を付すのが一般的です。例えば、元の請求書番号が「001」だとすると、再発行分には「001-1」といった枝番を付けることで、どちらが再発行されたものかを一目でわかるようにします。これにより、取引先が二重請求や処理ミスのリスクを避けられるだけでなく、請求書を発行する側も管理がしやすくなります。
再送期日を明記する
請求書は企業間で取引があったことを証明する重要な書類です。そして、日付の変更は透明性を保つために必要な場合があります。ただし、請求内容自体に変更がない場合は、発行日を変えずに再発行しても差し支えありません。そのため、再発行する際には取引先に発行日を変更するかどうかを確認するのが望ましいとされています。なお、発行日を変更する場合は、前回の発行日を請求書の欄外などに記載しておくと、取引先も混乱せずに対応できます。
こちらの記事でも解説していますので、参考にしてください。
請求書の宛名違いなどのミスは素早く対応しよう
請求書の宛名ミスは、取引先とのトラブルや支払い遅延の原因となります。そのため、まずは取引先に迅速に謝罪し、請求書の再発行をすることが必要です。宛名ミス防止の方法としては、ダブルチェック体制の構築が有効です。また、再発行する場合は、「再発行」と明記し、請求書番号に枝番を振ることで、重複や二重請求を防げます。
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この記事の監修者中川 美佐子（税理士）
税務署の法人税の税務調査・申告内容の監査に29年勤務後、令和3年「
たまらん坂税理士法人
」の社員税理士（役員）に就任。法人の暗号資産取引を含め、法人業務を総括している。
