領収書の整理方法は3つ｜貼る・収納・電子化のやり方ステップを解説

2024/09/12更新

これから確定申告を控えている方、初めて申告するという方は特に、「領収書の整理はどうしたら良いのだろう？」と悩むことがあるでしょう。

紙の領収書の整理方法には、貼る方法、収納する方法、電子化する方法の3つがあります。なお、電子帳簿保存法の「電子取引のデータ保存」が完全義務化されています。2024年1月以後の電子取引でやり取りを行った領収書はデータで保存が必要なので注意しましょう。

この記事では、3つの整理方法の特徴やメリット・デメリットを紹介した後、それぞれの詳しい手順についても説明していきます。

紙の領収書の整理方法は「貼る・収納・電子化」の3種類

紙の領収書（レシート）の整理方法には、「紙に貼る」「ファイル・封筒に収納する」「電子化する」の3つの方法があります。

それぞれの方法の特徴、メリット、デメリットを説明していきます。

領収書を「貼って整理する」方法のメリット・デメリット

コピー用紙やノート（スクラップブック）に「貼って整理する」方法は、領収書の整理方法として、昔から使われているスタンダードな方法です。レシートを日付順などに整理して、コピー用紙やノートに糊付けしていきます。

メリットは、閲覧性が高く見やすいので後で領収書を探すときに見つけやすいことです。さらに、税務調査が入った際も「しっかり管理しているな」という信頼感を得ることができます。一方、デメリットとしては、順番を並び替えたり一枚一枚糊付けしたりするため、時間がかかることが挙げられます。

紙の領収書の整理方法として従来からあるスタンダードな方法なので、どの方法にするか迷ったらこの方法がおすすめです。

領収書を「ファイル・封筒・袋に収納して整理する」方法のメリット・デメリット

領収書を「ファイル・封筒・袋に収納して整理する」方法もあります。例えば、以下のように、年ごとに1月～12月に分類して「13ポケットファイル」に入れる方法です。

メリットは、ファイルや封筒に領収書を入れるだけなので、時間がかからず手軽にできる点です。デメリットとしては、領収書を探すときに、ファイルや封筒から取り出して一枚一枚確認する必要があり、時間がかかることが挙げられます。貼って管理する方法より一覧性が劣ります。

この方法が向いているのは、紙の領収書の整理に時間を掛けたくない効率重視の方といえるでしょう。

領収書を「電子化して整理する」方法のメリット・デメリット

もうひとつ、紙の領収書の整理方法は、電子化して整理する方法です。

領収書をスキャナでスキャンしたり、スマホやデジカメで写真を撮ってデータ化し、そのデータをパソコンやクラウド上で管理します。紙の領収書を電子化して保存する場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件に従って保存する必要があります。

この方法を導入するメリットとデメリットは以下の通りです。

紙の領収書を「電子化して整理する」方法のメリット

• 電子化したデータに日付や取引先などの情報も紐づいているため、検索しやすい
• 感熱紙レシートの文字消えの心配がない
• 紛失の心配がない
• 原本の保管スペースが要らない
• 経費申請時に電子化してもらう流れにすれば、経理の負担が減る

領収書を「電子化して整理する」方法のデメリット

• 管理システムの導入に費用がかかることがある
• 慣れるまではスキャンや撮影に時間がかかることがある

領収書を電子化して整理する方法には「検索しやすい」「文字消えの心配がない」「原本を保管しなくて済むため紛失の心配や保管スペースが要らなくなる」などさまざまなメリットがあります。

しかしながら、導入時点でシステム費用などがかかることがあり、少しハードルが高い方法といえるでしょう。「レシートが増えて管理が大変」「経理の負担が大きいから電子化までは部門ごとにやってほしい」という企業に向いています。

1. 貼る : 領収書をコピー用紙などに貼って整理する手順

紙の領収書（レシート）の整理方法として最もスタンダードな方法が、領収書をコピー用紙などに貼って整理する方法です。その手順を紹介します。

STEP1. 何に貼るか決めて準備する

まずは、領収書を何に貼って保管するかを決めます。

おすすめは、A4サイズのコピー用紙です。コピー用紙ならばわざわざ領収書の整理用に購入しなくても手元にあるはずだからです。

また、1枚1枚バラバラになっているため、ファイリングもでき、順番を入れ替えるのも簡単です。領収書だけをまとめてノートで管理したい方は、専用のノートやスクラップブックを購入しても良いでしょう。コピー用紙を使う場合は、穴あけパンチで穴をあけて黒紐で綴じれば、即席で領収書ファイルができあがります。

領収書を貼る前にあらかじめまとめて何枚かを用意して、穴を開けておくと便利です。

STEP2. 月ごとに分類する

領収書を貼る前に分類する必要があります。分類の仕方には、月別、勘定科目別、取引先別などがありますが、特にこだわりがなければ、月別がおすすめです。

事業規模が大きくなったり、取引量が増えてくると、分類方法を工夫して管理しやすくする必要があるでしょう。ただし、個人事業主や小規模事業者の場合には、ひとまず月別に分類すれば問題ありません。

こちらの記事も参考にしてください。

• 領収書・レシートの適切な保管方法は？おすすめの管理方法をご紹介

STEP3. 日付順に並び変える

1年分の領収書を、1月、2月、3月と、月ごとに分類できたら、今度はそれらを日付順に並び変えます。並び変えた領収書（レシート）は、クリップなどで留めておくと良いでしょう。

STEP4. 貼る前に会計ソフトに入力する

日付順に並び変えた領収書（レシート）は、紙に貼る前に入力するのがおすすめです。領収書を整理する場合に「入力してから貼る」というルールを定めておくと、前回どこまで入力したか分からなくなるのを防げます。

例えば、1月1日、1月2日、1月3日の領収書が3枚あった場合、以下のような流れで作業します。

• 1月1日の領収書を会計ソフトに入力→入力したらコピー用紙に貼る
• 1月2日の領収書を会計ソフトに入力→入力したらコピー用紙に貼る
• 1月3日の領収書を会計ソフトに入力→入力したらコピー用紙に貼る

このように徹底することで、ダブりや漏れが生じにくいのでおすすめです。

STEP5. 領収書を紙に貼りつける

貼り付けるコピー用紙かノートを準備して、いよいよ貼り付けていきます。コピー用紙を黒い「つづりひも」で綴じる場合には、あらかじめ穴あけパンチで穴をあけておきましょう。

領収書をコピー用紙やノート（スクラップブック）に貼る場合には、領収書同士が重ならないように貼ることだけ気を付けましょう。領収書が重ならないようにする理由は、一覧性が悪くなるためです。パッと全ての領収書が見渡せる一覧性が大切なので、レシートの内容が重なって見えなくなることは避けましょう。

重ならないことだけ注意すれば、多少曲がっても構いません。丁寧にやりすぎると時間がかかってしまいますので、慎重になりすぎないようにしましょう。

紙に貼るときの「のり」は、乾くのを待つ必要がない「テープのり」がおすすめです。

STEP6. 表紙に「年度＋領収書」と書いて保管する

全ての作業が終わったら、ノートやスクラップブックの場合はそのまま保管、コピー用紙の場合は「つづりひも」で綴じて保管します。

表紙には、「年度＋領収書」と書きましょう。2024年度なら「2024年度 領収書」と書きます。他の経理書類と同じ場所に保管するのがおすすめです。個人事業主の場合は、2024年分の領収書は「2024年分　領収書」と記載して、その年の帳簿や証憑書類、確定申告書と一緒に保存をしておきましょう。

2. 収納 : 紙の領収書をファイルに収納して整理する手順

領収書の整理方法2つめ「ファイル・封筒に収納して整理する方法」の手順を紹介していきます。

紙に貼る方法と比べると時間がかからない「時短」でできるメリットがありますが、あまりにも雑に管理してしまうと、税務調査が入った場合に「ちゃんと管理できていないな」という心証を与えてしまうことがあります。

最低限、あとになって必要な領収書を探すときに困らないようにしておきましょう。

STEP1. ファイル・封筒・袋を準備する

まずは、領収書を入れるファイルや封筒、袋を決めて準備します。

どのファイル、封筒、袋を使うかは、ご自身で使いやすそうなものを選べば問題ありません。

STEP2. 月ごとに分類する

領収書を入れる前に、どのように分類するか決めて、分類する必要があります。分類の仕方には、月別、勘定科目別、取引先別などがありますが、特にこだわりがなければ、月別がおすすめです。

事業の規模が大きくなると、分類方法を工夫して管理しやすくする必要があるでしょう。ただし、個人事業主や小規模事業者の場合には、ひとまず月別に分類すれば問題ありません。

STEP3. 収納する前に会計ソフトに入力する

月ごとに分類した領収書（レシート）は、収納する直前に入力するのがおすすめです。領収書整理のルールとして「入力してから収納する」という決まりを作っておくと、前回どこまで入力したか分からなくなるのを防げます。

例えば、1月1日、1月2日、1月3日の領収書が3枚あった場合、以下の流れで作業します。

• 1月1日の領収書を会計ソフトに入力→入力したらファイル（または袋）に入れる
• 1月2日の領収書を会計ソフトに入力→入力したらファイル（または袋）に入れる
• 1月3日の領収書を会計ソフトに入力→入力したらファイル（または袋）に入れる

このように徹底することで、ダブりや漏れが生じにくいのでおすすめです。封筒や袋の場合は、収納する際に、封筒または袋の表面に「1月」「2月」など月を記載しましょう。

STEP4. 表紙に「年度＋領収書」と書いて保管する

全ての作業が終わったら、ファイルの表紙に「年度＋領収書」と書きましょう。2023年度なら「2023年度 領収書」と書きます。封筒や袋の場合は、12つの封筒または袋をバラバラにならないようにまとめましょう。

他の経理書類と同じ場所に保管するのがおすすめです。個人事業主の場合は、2024年分の領収書は「2024年分　領収書」と記載して、その年の帳簿やほかの証憑書類、確定申告書と一緒に保存をしておきましょう。

3. 電子化 : 紙の領収書を電子化して整理する方法

紙の領収書（レシート）を整理する方法の3つ目は、領収書をスキャンまたはスマートフォンなどで撮影して電子データにして、電子データを保存する方法です。

電子保存は、後で領収書を探すときにキーワードなどを入れればすぐに見つかるメリットがあります。その他、感熱紙の文字消えや紛失の心配もなく、保管スペースも要らないなど多数のメリットがあります。

ただし、紙で受領した領収書を電子化して保存する場合には、「電子帳簿保存法」の「スキャナ保存」の要件を満たさなければならない点に注意が必要です。

「スキャナ保存」要件は、資金や物の流れに直結する重要書類と、それ以外の一般書類に分けて定められています。領収書は、重要書類に該当します。その他の重要書類には、契約書や納品書、請求書などです。一般書類とは、見積書や注文書、検収書などが該当します。

重要書類と一般書類は、どちらも通常の業務の中で生じる書類です。どちらか一方だけをスキャナ保存するとは考えにくいので、重要書類に対応できる環境を整えておくことをおすすめします。

出典：国税庁｜電子帳簿保存法 はじめませんか、書類のスキャナ保存

要件を読むと難しそうに書いてありますが、弥生製品をご利用の方なら無料で使える「スマート証憑管理」を利用すれば、領収書などの書類を電子帳簿保存法「スキャナ保存」の要件に則った形式で保存できます。ぜひ検討ください。

スキャナ保存制度の要件を満たせば、スキャンまたは撮影が完了した領収書の原本は、原則的に破棄することが可能です。

電子化するこの方法では、領収書を並び変える必要がなく、原本の保管も不要というメリットがあります。整理や保管が面倒という方は、電子化する方法を検討してみてはいかがでしょうか。

紙の領収書を整理する上で気を付けるべきポイント

最後に、領収書（レシート）を整理する上で気を付けるべきポイントについて解説します。

領収書は一定期間保存しておく必要がある

法人税法 ・所得税法 により、法人および青色申告を行う個人事業主の場合には7年、白色申告を行う個人事業主の場合には5年のあいだ、領収書を保存する義務があります。

なぜならば、領収書は、正しく経費が申告されていることの証明になるからです。また、会社法（第432条）では会計帳簿の保存期間は10年と定められています。そのため、法人の場合は、領収書も10年保存しておく必要があります。

まとめると、法人や個人事業主は、以下の通り領収書を保存しておく必要があります。

参考：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間

参考：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告

参考：e-Gov法令検索｜会社法

ほかにも、一定規模の売り上げ規模がある副業の人も領収書の保存が必要な場合があります。2022年分の確定申告以降、前々年分のその業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超える場合、現金預金取引等関係書類を5年間保存する必要があります。領収書は現金預金取引等関係書類です。なお、300万円は所得ではなく収入金額である点に注意しましょう。

さらに、領収書が適格請求書（インボイス）に該当する場合も消費税法で保存期間が決められています。2023年10月1日にインボイス制度では、適格請求書（インボイス）発行事業者は、適格請求書等（インボイス）を要件に従って作成・保存する必要があります。

また、適格請求書等を受け取った課税事業者が仕入税額控除を受けるためには、適格請求書等の交付または提供を受けた日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間保存しなければいけません（一般課税の場合）。

適格請求書等は「請求書」とありますが、要件に従って必要項目を満たした領収書も該当します。したがって、個人事業主・副業の方がインボイス登録をして、適格請求書発行事業者である場合は、原則的に領収書が適格請求書に該当するなら7年間保存することが必要です。

感熱紙レシートを保管する場合は「文字消え」に注意

前述した通り領収書は5年～10年保存が必要ですが、感熱紙に印刷されたレシートの場合、印字が消えてしまうことがある点に留意しましょう。感熱紙は水や光、油、アルコールなどに弱いため、湿気や直射日光がない場所で保管する必要があります。

万が一感熱紙レシートの印字が消えても内容を証明するためには、以下のような対策が必要です。

• できるだけ日が当たらない場所に保管する
• レシートの余白に、日付や金額、内容を書いておく
• レシートをコピーするか、スキャンしておく
• レシートをスマートフォンやデジタルカメラで撮影しておく

感熱紙レシートの文字が消えるのが気になる方は、スキャンまたはスマートフォンなどで撮影する方法で電子化し、スキャナ保存の要件に従って電子保存をすることをおすすめします。

記帳漏れやダブりがないよう注意しよう

領収書を整理するタイミングで同時に記帳することを徹底し、記帳漏れやダブりが起こらないように注意しましょう。

例えば、領収書を整理するステップでも紹介した通り、「領収書を入力してから貼る」のようにルールを決めておけば、前回どこまで入力したか分からなくなるのを防げます。

ルールを徹底して、記帳漏れやダブりを防ぎましょう。

電子取引の領収書と紙の領収書が混在する場合の保管方法を検討する

領収書などの取引関係書類は、取引相手によっては電子データと紙の書類いずれでも交付される可能性があります。管理が煩雑になりやすいため、管理をどちらかにあわせて一元管理する方法をおすすめします。どちらが対応しやすいのか方法を決めておきましょう。

例えば、ECサイトで買い物をした際にWebサイト上でPDFファイルの領収書をダウンロードする場合は電子取引に該当するので、データ保存しなければなりません。一方、飲食店の飲食をした際の領収書は、通常紙で発行されます。どちらも領収書ですが、データと紙で状態が異なるため、それぞれ別々に保管する可能性があります。

この場合、領収書が「データの領収書を保存しているフォルダ」と「紙の領収書を保存している棚」の2か所に分かれてしまうと管理が煩雑です。見落としや紛失、検索が2度手間なども起こりやすくなります。

このような問題を防ぐために、下記のいずれかの対応をとるのがおすすめです。

①どちらもデータ化して保存する

紙で受け取った領収書は、前述したようにスキャナ保存の要件を満たせばデータ化して保存できます。電子取引はデータで保存しているので、あわせて領収書はデータで一元管理ができます。

電子取引のデータ保存に対応したシステムの中には、スキャナ保存にも対応しているものがあります。このようなシステムを導入して、一括して書類を管理するのが便利です。

例えば、弥生の「スマート証憑管理」は、電子取引のデータ保存とスキャナ保存の要件を満たしますので、データで取引書類を一元管理ができます。弥生ユーザーなら無料で利用できるため、ぜひお試しください。

②どちらも紙で保存する

電子取引のデータ保存は義務化されていますが、電子取引のデータ保存の要件を満たしてデータ保存したうえで、取引書類を紙に印刷して保存することは可能です。

電子取引のデータ保存の要件を満たしてデータ保存する前提で、領収書を紙に印刷して紙で受け取った領収書やレシートをまとめてファイリングするという運用方法なら、すべてを紙で管理できるでしょう。

ただし、この場合は印刷漏れやファイリング漏れ、書類の重複などが起こらないようにする必要があります。印刷やファイリングの手間、スペースの確保が必要な点もデメリットです。できるところからデータ化していくことをおすすめします。

まとめ

本記事では「領収書の整理方法」について解説してきました。最後に、要点を簡単にまとめておきます。

領収書の整理方法は「貼る・収納・電子化」の3種類

• ①
  領収書を、コピー用紙やノート（スクラップブック）に貼って整理する
• ②
  領収書を、ファイル・封筒・袋に収納して整理する
• ③
  領収書を、スキャンまたは撮影して電子化して整理する

領収書を整理する上で気を付けるべきポイント

• 領収書は一定期間の保存が必要
• 感熱紙レシートは「文字消え」に注意
• 記帳漏れやダブりがないよう注意
• データ保存か紙保存のどちらか一方で一元管理する方法も検討する

領収書を整理する方法にはメリット・デメリットがあります。自分に合う方法をぜひ見つけて、今回紹介した手順で整理してみてください。

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