書類の保管期間について解説！電子データの保存方法も紹介

監修者：小林祐士（税理士法人フォース）

2024/08/01更新

ビジネスの過程で取り扱う書類の多くは、保管期間が会社法などによって定められています。保管期間が定められていない書類でも、社内でルールを統一し、適切に保存することが大切です。また、書類を保存する際は、紙・データいずれの場合も適切な方法で管理することが重要です。

ここでは、基本的に商取引で使用する書類を中心に各種書類の保管期間について詳しく解説します。書類の保存方法や処分方法についても紹介します。社内で書類を扱ううえでの参考にしてください。
なお、「保管」よりも「保存」という用語を用いることが一般的です。そのため本記事でも「保存」を使用していきます。

書類の保存期間が定められている理由

事業者はさまざまな書類を作成・発行したり受領したりしますが、それらの書類には保存期間が定められているものがあります。法人税法、所得税法だけでなく、会社法や消費税法、などによって規定されています。総務・人事で扱う書類は、金融商品取引法や労働基準法などで定められています。法律によって保存期間が定められている書類のことを、「法定保存文書」と呼びます。

近年はDXや働き方改革の推進、コロナ禍によるテレワークの拡大といった背景もあり、事業者のペーパーレスが加速しています。また、改正電子帳簿保存法により、2024年1月1日以後の取引から「電子取引のデータ保存」が完全義務化されました。
このような動きを受け、書類を電子データで保存している企業が増えています。電子データであっても、書類は定められた期間、要件を満たした形で保存しなくてはなりません。

なお、定められた保存期間を過ぎる前に書類を処分してしまうと、過料が科せられる場合があります。さらに、企業としての信頼を失う可能性もあるため、保存期間内は決して処分することのないよう注意してください。

法定保存文書の保存期間

法定保存文書の保存期間についてご紹介していきます。ここでは、基本的に商取引で使用する税務・経理関係の書類を中心に解説していきます。税務・経理関係の書類の保存期間は10～5年となっているため、担当部門で分類してまとめました。それ以外にも、永久保存が望ましい書類や、1年程度の保存が必要な書類などがあります。会社設立や労務・採用・庶務など、それぞれ代表的な書類を中心に紹介します。自社で書類を保存する際の参考にしてください。

2023年10月から適格請求書等保存方式（インボイス制度）が始まったことで、適格請求書（インボイス）の保存期間は、法人・個人を問わず7年に定められています。適格請求書（インボイス）に該当する書類の保存期間も認識しておきましょう。該当する書類をそれぞれご確認ください。

10年保存する書類

総務、庶務、経理、税務で取り扱う下記のような書類は、会社法などによって10年間の保存期間が定められています。

• ※国税庁「帳簿書類等の保存期間」
• ※e-Gov法令検索「会社法」

7年保存する書類

主に人事、労務、経理、税務で取り扱う下記のような書類は、法人税施行規則や消費税法などで保存期間が定められています。
なお、「決算に関する作成書類」に含まれる貸借対照表や損益計算書、総勘定元帳などは、10年保存の「会計帳簿と事業に関する重要書類」や「計算書類と明細書」と重複していますが、これはそれぞれの保存期間の根拠となる法律が異なることが理由です。
このように保存期間が異なる場合は、長期である方を優先して、10年間保存するようにしてください。

5年保存する書類

主に総務、庶務、人事、労務、経理、税務で取り扱う下記のような書類は、会社法や金融取引法などで5年間の保存期間が定められています。

永久保存した方が良い書類

永久保存した方が良い書類は下記のとおりです。永久に保存することが法的に定められているわけではありませんが、事業者にとって重要な書類であるため、永久保存が妥当と考えられています。
紛失したり誤って破棄したりしないよう、大切に保存しましょう。

なお、ここでは商取引や経理・税務関係の書類を中心に、一部総務・庶務や人事・労務関係の書類も紹介していますが、事業活動の環境への影響に関わる書類、労働関連の書類は保存期間が30～40年ほどとなっているケースが多くあります。

4年保存する書類

主に人事、労務で取り扱う下記のような書類は、雇用保険法などで4年間の保存期間が定められています。

3年保存する書類

主に総務、庶務、人事、労務で取り扱う下記のような書類は、金融商品取引法や労働基準法などによって3年間の保存期間が定められています。

2年保存する書類

主に人事、労務で取り扱う下記のような書類は、雇用保険法施行規則などで2年間の保存期間が定められています。

1年保存する書類

主に人事、労務で取り扱う下記のような書類は、金融商品取引法によって1年間の保存期間が定められています。

法定保存文書以外の保存期間

法定保存文書に該当しない書類の保存期間は、自社で検討して決めてください。その際、保存期間に関するルールは全社統一もしくは部門統一にするといった選択肢がありますが、部門ごとではバラバラになる可能性があるため、全社統一がおすすめです。

保存期間を決める際は、その書類の必要性や記録性を基に重要度を定め、保存期間を決めたうえで社内展開するなどの方法があります。自社に合った保存期間の決め方を検討しましょう。

税務・経理関係の書類の保存方法

税務・経理に関わる書類の保存方法は、紙書類と電子書類で下記のように分けられます。保存方法は社内で基準を統一して展開することが大切です。

紙書類の保存方法

紙書類の保存にはいくつかの方法があります。主な保存方法は下記のとおりです。

ファイリングして保存する

紙書類の保存方法の1つにファイリングがあります。ファイリングをする際は書類を種類ごとにまとめ、キャビネット（棚）に収納します。第三者による閲覧や無断の持ち出し、改ざんなどの不正を防止するためにも、保存場所への入室権限を設ける、鍵付きのキャビネットを使うといった対策をとると有効です。
また、必要に応じて書類を速やかに参照したり、書類ごとの保存期間を把握したりするために、書類管理台帳を作成することをおすすめします。

月別・取引先別に保存する

紙書類は、月別・取引先別に保存することも可能です。「発行月（または受領月）」や「取引先」別に分類して保存することで、より管理しやすくなります。

スキャナ保存をする

スキャナ保存とは、紙で授受した請求書や領収書などの証憑書類の原本（または控え）を電子データ化して保存する方法です。スキャナやスマートフォンなどで撮影したデータを一定の要件に従って保存することで、原本である紙の書類は処分することができます。
スキャナ保存を活用すれば、紙書類の保存にかかるコストの削減や、書類の紛失によるトラブル防止などの効果が見込めます。
なお、スキャナ保存の要件は電子帳簿保存法で定められています。スキャナ保存を行うこと自体は任意です。

スキャナ保存の対象となる主な書類

• 取引相手から紙で受領した書類
• 自社が作成して取引相手に紙で交付する書類の写し
• 契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書（レシート）

スキャナ保存の要件については以下の記事を併せてご覧ください。

• 電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？要件やタイムスタンプについて解説

電子帳簿保存法における書類の保存方法

電子帳簿保存法は国税関係（法人税法や所得税法など）の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存する際の要件を定めた法律です。「電子取引のデータ保存」「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）」「スキャナ保存」の3つの区分があります。

電子取引のデータ保存【義務】

電子取引を通じて授受した請求書などを電子データのまま保存することが可能です。2024年1月1日以後の電子取引から完全義務化されています。

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）【任意】

事業者自らがパソコンなどで最初から電子的に作成した国税関係帳簿や国税関係書類を、電子データのまま保存することも認められています。対応は任意です。

スキャナ保存【任意】

スキャナ保存は前述のとおり、紙で授受した請求書や領収書などの原本（控え）を要件に従って電子化して保存することです。対応は任意となっています。

なお、電子取引のデータ保存に対応するには、電子帳簿保存法に対応したシステムの活用がおすすめです。
弥生のクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」や「スマート証憑管理」なら、請求書などの証憑書類を電子帳簿保存法の要件を満たす形で保存・管理することができますので、導入をご検討ください。

保存期間が過ぎた書類の処分方法

保存期間が過ぎた書類を処分するには、下記のような方法があります。書類の量や書類に応じて、自社に合った処分方法を選択しましょう。
なお、電子データの場合は復元できないように、完全にデータを削除するだけで処分が完了します。

シュレッダー

書類の処分方法の1つがシュレッダーです。シュレッダーは、記載された情報を読み取れない形で処分することができるため、多くの企業で導入されています。

溶解処理

溶解処理も、紙書類の処分方法です。シュレッダーは、製品によっては目が粗く、裁断しても書類の内容が判別できてしまう可能性もあります。また、大量の書類をシュレッダーにかけるには、時間も手間もかかります。

溶解処理は、溶解してくれる企業が書類を引き取って行うため、これらのデメリットを解決可能です。コストはかかりますが、溶解後には証明書も発行されるため、より安全に書類を処分することができるでしょう。

書類は保存期間を守って適切に管理しよう

会社で取り扱う書類の多くは、保存期間が定められています。保存期間内に処分してしまうと、控除が受けられない、税務調査の際に問題になりなねません。税法・会社法などに抵触する可能性もあるため、本記事を参考に、適切に保存してください。
また、電子取引のデータは電子帳簿保存法に則って保存しなければなりません。きちんと対応するためには、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することをおすすめします。

紙書類も電子書類も、保存期間を守って適切に管理することが大切です。適切な管理を実行することで、事業を前進させる力となるでしょう。

税務関連部分の監修：小林祐士（税理士法人フォース）

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この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）

東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース　代表社員

お客様にとって必要な税理士とはどのようなものか。私たちは、事業者様のちょっとした疑問点や困りごと、相談事などに真剣に耳を傾け、AIなどの機械化では生み出せない安心感と信頼感を生み出し、関与させていただく事業者様の事業発展の「ちから＝フォース」になる。これが私たちの法人が追い求める姿です。

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