領収書の電子保存方法は？電子帳簿保存法における電子データやスキャナ保存を解説

2024/03/07更新

2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法において、書類の電子保存を進めるための抜本的な見直しが行われました。 領収書も対象に含まれます。紙で発行・受領した領収書と、電子データで発行・受領した領収書とでは、電子帳簿保存法における取扱いのルールが異なります。

ここでは、個人事業主（フリーランス）や企業の経理担当者が知っておきたい領収書の電子保存についての税法上のルールについて解説します。紙と領収書と電子データの領収書の保存方法の違いや、領収書の電子保存する期間、電子保存の注意点などについても確認しておきましょう。

電子帳簿保存法の電子保存要件とは？

電子帳簿保存法は、仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係（法人税法や所得税法）の帳簿や、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書などといった取引関係の書類を、電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律です。1998年の制定から何度も見直しが行われ、改正が繰り返されてきました。2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法では大幅に要件が見直され、領収書もこの電子帳簿保存法の対象となる書類の1つです。

特に改正電子帳簿保存法の大きなポイントの一つは、電子取引における電子データ保存が、「義務規定」として、すべての事業者に義務づけられたことです。 これは、2022年1月からは、「電子取引でやりとりした書類は、データのまま保存しなければならない」とする制度で、電子メールやオンライン上で受け取った領収書や請求書などをデータで保存することを義務づけるものです。一方、国税関係書類の電子保存に関しては、「任意規定」（＝取り組みたい事業者が任意で行うもの）です。

領収書が関わるのは、自己が最初からPCなどで作成した領収書の写しを電子保存する場合の「電子計算機を使用して作成する電子帳簿等保存（電子データ保存）」^（※）、相手先と紙でやり取りした紙の領収書をスキャンして電子保存する場合の「スキャナ保存」、電子的にやりとりした領収書を電子保存する場合の「電子取引の電子データ保存」の3つです。

• ※ 「自己が最初からパソコンなどで作成した」とは、正しくは「自己が一貫して電子計算機を使用して作成した」場合を指します。

電子帳簿保存法における保存区分

電子帳簿保存法には、「電子計算機を使用して作成する電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの保存区分があり、それぞれ下記のように書類などを保存します。

• 電子計算機を使用して作成する電子帳簿等保存（電子データ保存）
  自己が最初からPCなどで作成した帳簿や書類は、一定の保存要件のもと、電子データのまま保存することができます。
• スキャナ保存
  相手先から受領した取引関係書類、または自社が紙で作成・発行した取引関係書類（の控え）をスキャナで電子化して、一定の保存要件のもとに保存することができます。
• 電子取引の電子データ保存【義務規定】
  電子データで相手先へ送付または受領した取引情報は、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存しなければなりません。電子帳簿保存法改正によって、2022年1月から電子データで受け取った取引情報は、電子データで保存するように義務付けられました。ただし、経過措置として、2023年12月末までは従来どおり紙に印刷した書類での保存も認められる「宥恕（ゆうじょ）期間」が設けられています。

電子保存の対象となる書類

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紙で受け取った領収書は紙のままかスキャナ保存のいずれか

従来は、紙で受け取った領収書は原本保存が基本でした。電子帳簿保存法でスキャンによる保存も認められていたものの、要件が複雑で、多くの企業にとってはハードルの高いものだったのです。

しかし、2022年1月からの改正電子帳簿保存法によりスキャナ保存の要件が緩和、または廃止され、中小企業や個人事業主でもスキャナ保存を導入しやすくなりました。例えば、改正前は必要とされていた税務署の事前承認や、スキャナ保存時の適正事務処理要件が、2022年1月の改正では廃止となりました。スキャナーやスマートフォン、デジタルカメラなどで紙の領収書を読み取ってデジタル化し、そのデータを所定の要件に従って保存していれば、紙の原本は処分することができます。

なお、このスキャナ保存は「容認規定」であり、行うかどうかは事業者の任意です。従来どおり、紙で受け取った領収書を紙のまま保存していても問題はありません。

2024年1月以降、電子データで受け取った領収書は電子データ保存のみになる

電子取引での領収書のやり取りには、例えば、電子メールで領収書のデータを受け取ったり、クラウドサービスを利用して電子領収書を受領したり、Webサイトから領収書のPDFデータをダウンロードした場合などが該当します。
2022年1月1日施行の電子帳簿保存法の改正によって、電子取引で電子データとして受領した領収書などは、電子データのまま保存することが義務付けられました。これは、すべての事業者に適用される「義務規定」であり、電子データで受け取った領収書は、必ず電子保存を行わなければなりません。従来のように、データで受け取った領収書を印刷して紙で保存することは禁止されています。

ただし、2022年1月1日から2023年12月31日までは、経過措置として紙での保存も認められる「宥恕期間」が設けられています。そのため宥恕期間中は、電子データで領収書を受け取った場合、「電子帳簿保存法の電子取引要件に沿って電子保存を行う」または「紙に出力して保存する」という2つの方法から選ぶことが可能です。とはいえ、宥恕とは「大目に見て許す」という意味で、「電子保存への対応が難しい場合は2年間に限り大目に見てもらえる」というだけであり、義務そのものは2022年1月1日の改正法施行と共に発生している点に注意しましょう。

そして、繰り返しになりますが、宥恕期間は2023年12月31日までの経過措置です。それを過ぎた2024年1月1日以降は、電子データで受け取った領収書は、電子保存しか認められなくなります。

ただし、令和5年度税制改正大綱において、電子帳簿保存法での電子取引の電子データ保存に関して、二つの改正が示されています。

• ①
  電子取引の電子データを電子帳簿保存法の要件に従って保存できなかったことについて「相当の理由がある」場合には、電子データの出力書面を保存しておくなどの条件を満たしたうえで、他の要件を満たさずに電子データを保存することができる
• ②
  電子取引の電子データの出力書面を取引年月日等及び取引先ごとに整理・保存するなどの要件を満たしたうえで、検索機能なしに電子データの保存を可能とする。

• ※ 電子帳簿保存法の他の要件を満たす必要はあります。

いずれも2024年（平成6年）1月1日以後に保存が行われる電子取引に関してのものです。②の条件は示されております。①は、条件は明示されているものの「相当の理由がある」がどのような場合が該当するかについては、現時点では、必ずしも明らかではありません。そのため、税制改正が可決され、詳細情報が公開された段階で、本記事を更新予定です。

いずれにしろ、法人・個人事業主にかかわらず、電子データで受領した領収書や請求書は、電子データとして保存することが必須になります。

その場合、電子保存には下記の図表にある要件が必要になるため、あらかじめ準備が必要です。

電子取引の保存要件

領収書の保存期間は？

領収書の保存期間は、法人は法人税法、個人事業主は所得税法によってそれぞれ定められています。
法人は、「事業年度の最終日から2か月（事業年度の確定申告書の提出期限）が経った翌日から7年間」領収書を保存することが義務付けられています。また、青色申告で赤字決算の場合や、青色申告書を提出しなかった事業年度に災害損失欠損金額が生じた場合は、10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保存が必要です。法人の赤字（繰越欠損金）は10年間繰越ができますが、繰越控除を受けるには領収書などの書類の保存が求められるからです。

一方、個人事業主は、青色申告なら7年間（前々年分所得が300万円以下の方は5年間）、白色申告なら5年間の保存が必要です。この場合も、保存期間は、確定申告期限の翌日から数えるため要注意。

なお、2022年分から、副業による雑所得があり、所得税の確定申告をする方も、前々年分のその業務に係る収入金額が300万円を超える場合は、現金預金取引等関係書類を5年間保存する必要があります。現金預金取引等関係書類とは、業務で作成、または受領した請求書、領収書などのうち、現金の収受もしくは払出しまたは預貯金の預入もしくは引出しに際して作成されたものをいいます。よって、現金預金取引等関係書類にあたる領収書は5年間の保存が必要なので忘れないようにしてください。

保存期間は、紙での保存でもスキャナ保存でも同様です。いずれも、税務署などから求められたときには、すぐに取り出せるようにしておかなければなりません。

なお、スキャナ保存の場合、スキャンしたデータを所定の要件に従って保存していれば、紙の原本はすぐに破棄してしまってもかまいません。ただし、入力期間を過ぎて保存した場合や、プリンターの最大出力を超える大きな書類を読み取った場合は、電子化したものとは別に原本の保存も必要です。

また、2023年10月に開始するインボイス制度によって、領収書もしくは、領収書の控えが、インボイス（適格請求書）に該当する場合、適格請求書発行事業者は、適切な保存が必要です。具体的には、売手側である適格請求書発行事業者がインボイスとして、領収書を交付した場合は、その写しを保存しておく必要があります。保存期間は、交付した日を含む課税期間（個人事業者は1月1日から12月31日、法人は事業年度）の消費税の申告期限から数えて、7年間保存する必要があります。買手側はインボイスを保存しないと、取引で支払った消費税について原則、仕入税額控除が受けられないことになります。法人、個人事業主とも、交付した日を含む課税期間についての消費税の申告期限から7年間保存します。

このように電子帳簿保存法とインボイス制度の両方に関係する領収書は、両方の制度に従って適切に保存をしましょう。

領収書の電子保存はメリットが多い

これまで、紙で保管していた領収書を電子保存に切り替えると、どのようなメリットがあるのでしょうか。領収書を電子保存することによる主なメリットは、下記のとおりです。

管理コスト・スペースの削減

前述したように、紙でも電子データでも、領収書は5年～10年間の保存が必要です。従来のように紙で保存する場合は、ファイリング作業をはじめ、保管場所の確保、キャビネット・ファイルの購入費、整理作業の手間などが不可欠でした。しかし、電子保存にすれば、これらの手間やコストは不要になります。紙の劣化や破れなどで、大切な書類が失われることもありません。データのバックアップ体制がきちんと構築されたクラウドサービスなどを利用すれば、データの漏洩や紛失リスクも防げます。

検索作業の効率化

以前は、紙の領収書をスキャナ保存する場合は、事務処理を2名以上で行うなどの相互牽制や定期的な検査が必要とされていました。定期検査ではスキャンデータと紙の照合が求められ、検査完了まで紙の原本の保管が必要で、大きな負担だったのです。しかし、改正電子帳簿保存法では、このような適正事務処理要件が廃止され、スキャン後もすぐに原本の破棄が可能になりました。

データ化した領収書は、会計システムを使って管理すると、検索作業なども大幅に効率化できます。多くの会計システムには、スキャンしたデータの自動仕訳機能や検索機能などが導入されており、保管と同じく面倒な仕訳作業もかんたんにできるようになります。法改正に対応した会計システムを導入し、会計業務が大幅に軽減すれば、領収書の管理や仕訳に多くの時間を割けない中小企業や個人事業主にとってもメリットといえるでしょう。

経費精算業務のデジタル化

領収書をデータで保存するようになれば、経費に関わる事務作業もぐっとかんたんになります。例えば、個人事業主なら、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスなどを利用すれば、インターネット環境さえあればどこからでも領収書をスマートフォンで撮影して、電子保存も経費計上もできます。

また、法人なら、従業員の経費精算の際に、各自が撮影した領収書のデータを経理担当者に申請するような体制にすれば、確認や承認作業が非常にスムースになり便利です。

働き方改革とDXの推進

クラウドサービスを使って領収書をはじめとする書類を電子保存すれば、わざわざオフィスの所定場所にファイリングした領収書を保管しに行く必要がなくなります。法人なら、テレワークや出張中などの従業員が、経費精算のためにわざわざ出社するようなこともなくなるでしょう。

個人事業主の場合も、経理業務の手間が大幅に軽減され、その分の時間で本業に集中できるように。その結果、働き方改革や生産活動のDXを後押しすることができます。

領収書の電子化にはデメリットもある

多くのメリットがある一方で、領収書の電子保存には次のようなデメリットもあります。電子化を検討する際には、メリットとデメリットの両方を知っておくことが大切です。

業務フローに慣れる時間が必要

領収書の電子化に限らず、すべての従業員が新しい仕組みに慣れるまでには時間がかかる可能性があります。特に、経費の申請フローなどについては、社内でしっかりとやり方を共有するような働きかけが必要です。

経理担当者も、初めのうちは新しい業務に手間取ったり操作方法を間違ったりすることがありますので、十分な確認と時間を要することが考えられます。

システム導入の経費、下準備が必要

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するには、どうしても導入コストがかかります。しかし、会計システムは、領収書の電子化だけではなく、経理業務全般の大幅な効率化につながります。

また、領収書などの取引情報を電子データで受け取った場合、2024年1月1日以降は電子保存しか認められなくなるため、何らかのシステム導入は不可欠です。現在会計システムを導入していないのであれば、今のうちに検討しておくと、長い目で見たときにデメリットを上回るメリットを得られる可能性があります。

領収書の電子保存についての注意点

ここからは、領収書を電子保存する際に注意したいポイントを2つ解説します。

まず、義務化される電子データで領収書を受け取った場合の電子保存について、次に領収書のスキャナ保存について説明しましょう。

自社で決めた入力期限の制限に注意が必要

領収書のスキャナ保存にあたっては、「早期入力方式」と「業務処理サイクル方式」という2つの入力期間の制限があります。

早期入力方式とは、領収書を受け取った後、すみやか（おおむね7営業日以内）にデータ化して保存するやり方です。一方、業務処理サイクル方式は、あらかじめ業務サイクルに関するルールを策定することで業務処理にかかる通常の期間（最長2か月）を経過後、すみやか（おおむね7営業日以内）に保存する方法です（つまり、領収書を受領後2か月とおおむね7日以内）。それぞれ領収書を処理できる期間が異なるので、自社の業務サイクルに合わせて選択してください。

スキャンする機器の解像度が決められている

スキャナ保存制度に対応するためには、法律で定められた要件があります。具体的には、スキャンや撮影した画像は、200dpi相当以上でなければなりません。昨今のスマートフォンであれば、機能的に問題なく撮影できるはずです。

他にも、下記のような要件があるので確認してください。

スキャナに関する要件

書類を読み取り、画像データとして保存する機器（スキャナ）に関する要件は、以下のとおりです。

• ※1 国税関係書類の重要度については、「国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分 」をご参照ください

システムに関する要件

• ※1 国税関係書類の重要度については、「国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分 」をご参照ください
• ※2 すみやかに表示できるシステムである必要があります
• ※3 税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられる場合は、「二以上の任意の記録を組み合わせての条件設定」等の検索機能に係る一部要件は「不要」となります
  （注1）最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととされています。
  （注2）受領等の後、休日等をまたいで入力することも勘案して、7営業日を基本とされましたが、業種業態によっては必ずしも7営業日以内に入力することができない場合に一律に排除することは経済実態上合理的ではないことと判断された結果、「おおむね」7営業日以内とされています。
  自社の事例においてどのように取り扱われるかについては、所轄税務署にお尋ねください。

電子データで受け取った領収書の電子保存には、便利なクラウドサービスの活用を

2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法によって、電子データで受け取った領収書は、電子データのまま保存することが義務付けられました。2023年12月31日までは従来のように紙に出力して保存しても問題はありませんが、それ以降は認められなくなります。法人も個人事業主も、すべての事業者は、この2年の宥恕期間のうちに、電子取引の保存体制を整える必要があります。

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電子領収書については別の記事で解説していますので、参考にしてください。

• 電子領収書とは？導入時の注意点や法律、システムについて解説

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この記事の監修辻・本郷税理士法人

国内最大規模の税理士法人。専門分野に特化した総合力を活かし、一般企業の税務顧問をはじめ、医療法人、公益法人、海外法人など多種多様なお客様へサービスを提供。開業支援から事業承継、相続・贈与対策、オーナー向けの資産承継など、法人・個人問わずお客様のニーズに柔軟かつ的確に応えるべく、幅広いコンサルティングを行っている。
Webサイト：https://www.ht-tax.or.jp

この記事の監修辻・本郷ITコンサルティング

国内最大級の税理士法人である辻・本郷 税理士法人のグループ会社として2014年に創業。実践した数多くのDX化ノウハウをグループ内外に展開。バックオフィスに課題を抱える組織のコンサルティングから導入までをワンストップで行う。電子帳簿保存法やインボイス制度対応等、最新のコンサルティング事例にも精通。「無数の選択肢から、より良い決断に導く」をミッションとし、情報が多すぎる現代において、お客様にとっての「より良い」を見つけるパートナーを目指す。